EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCION: En la actualidad al considerar a la empresa como un sistema, se hace patente la importancia que tiene para ella corregir su propia actuacin aprovechando su experiencia y utilizando la informacin que obtiene de la misma. Pero es tambin en el control donde se reside la facultad de la percepcin de la intensidad de sus esfuerzos en la posicin que ofrece el ambiente, equilibrando sus energas entre el cumplimento de sus objetivos. El control ha existido en todo tipo de organizacin, desde el momento en que estas se han creado para cumplir algn objetivo. El control interno es el conjunto de mtodos y procedimientos que se adoptan por una organizacin con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de la informacin financiera y promover eficiencia. En todo ente econmico es importante implementar un sistema de control interno.

1. DEFINICIN DE CONTROL INTERNO

Definicin de Jess Mara Pea Bermdez (2002), el cual define el control interno como aquel que se ejerce por la misma empresa, con personal vinculado a ella y con suficiente capacidad objetiva e identificacin empresarial con su objeto, que amerita credibilidad a sus conclusiones.

Segn Joaqun Gmez Morfin (2004) el control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de

las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de

procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. Es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una empresa u organizacin con el fin de asegurar que los activos estn protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a sus metas y objetivos previstos.

2. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO En 1958 se dividi por el Comit de Procedimientos del AICPA el alcance del Control Interno en dos reas principales, los controles contables y los controles administrativos. CONTROL INTERNO CONTABLE: Son las medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la informacin contable EJEMPLO: La normativa de efectuar un conteo fsico parcial mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. Consiste en los mtodos, procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a la proteccin de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO: Son las medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros contables. EJEMPLO: De un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo, o la definicin de quienes pueden pasar a determinadas reas de la empresa. Son procedimientos y mtodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, polticas e informes administrativos. Entonces el Control Interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad.

3. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO: AMBIENTE DE CONTROL

La organizacin debe establecer un entorno que permita el estmulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son:

Integridad y valores ticos. Se deben establecer los valores ticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeo de sus actividades propias.

Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la organizacin, para desempear satisfactoriamente su actividad.

EVALUACIN DE RIESGOS

Toda organizacin se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificacin y anlisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organizacin al establecer su misin y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los objetivos y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros en poder de la organizacin, son actividades de control. INFORMACIN Y COMUNICACIN

La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su manejo y control. SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO

Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo. Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por mltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisin permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno.

La Administracin tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea

fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa peridicamente. Corresponde a la administracin la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluacin busca identificar las debilidades del control, as como los controles insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La evaluacin puede ser realizada por las personas que diariamente efectan las actividades, por personal ajeno a la ejecucin de actividades y combinando estas dos formas.

4. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LAS MEDIDAS PARA SU FUNCIONAMIENTO

1. Proteccin de los activos del patrimonio: Servicio de vigilancia Sistema de proteccin contra incendios Separacin de funciones y responsabilidades Restriccin de acceso Control de supervisin

2. Obtencin de informacin adecuada Comparacin de datos actuales con los histricos Comparacin de informacin propia con la de terceros

3. Promocin de la eficiencia operativa: Estructura humana Divisin de trabajo Manual de funciones y procedimientos Medios materiales y tecnolgicos

5. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es obligatorio considerar algunas de sus caractersticas fundamentales al momento de establecerlo. Entre algunas de esas caractersticas estn:

OPORTUNO sta caracterstica es la esencia del control, debido a que es la presentacin a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicacin; es importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconoceran sus verdaderos alcances, ni despus puesto que ya no serviran para nada.

CUANTIFICABLE Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los esperados, es necesario que sean medibles en unidades representativas de algn valor numrico para as poder cuantificar, porcentual o numricamente lo que se haya alcanzado.

CONFIABLE Para que el control sea til, debe sealar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningn tipo, a fin de que se pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos parmetros.

ESTNDARES Y NORMAS DE EVALUACIN

Al medir los resultados alcanzados, stos debern compararse de acuerdo

con los estndares y normas previamente establecidos, a fin de contemplar las mismas unidades para planear y controlar; con esto se logra una estandarizacin que permite valorar adecuadamente los alcances obtenidos

6. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

El control interno implica que ste se debe disear tomando en cuenta los Siguientes principios: El principio de igualdad: consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales. El principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no slo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la sociedad. Los valores morales surgen primordialmente en el individuo por influjo y en el seno de la familia, y son valores como el respeto, la tolerancia, la honestidad, la lealtad, el trabajo, la responsabilidad, etc. Los valores morales perfeccionan al hombre en lo ms ntimamente humano, hacindolo ms humano, con mayor calidad como persona. El principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. El principio de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin. El principio de valoracin de costos ambientales: consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un valor importante en la toma de decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales sus operacin pueda tenerlo.

7. VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO: Evita la duplicidad de funciones y el descuido de otras, de tal manera que las actividades realizadas por los empleados se complementen entre s. Evitar que el personal lleve a cabo hechos delictivos, por medio de un control interno, reduciendo la posibilidad de cometer fraude. La obtencin de un informe y un anlisis de estas actividades en forma confiable. Evitar desperdicios en la utilizacin de los recursos organizacionales. Obtener una mayor productividad en la empresa.

8. DESVENTAJAS DEL CONTROL INTERNO: Solo brinda seguridad razonable, pero no absoluta Se puede presentar errores humanos (como mal entendidos) Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. 9. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO: El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

PARA QU SIRVE EL CONTROL INTERNO?

Sirve para garantizar que cada uno de los procesos, polticas, metas y actividades se cumplan de acuerdo a lo preestablecido, dando el mximo de rendimiento en cumplimiento de su misin.

10. INFLUENCIAS DEL CONTROL INTERNO: INFLUENCIA SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

La evaluacin del Control Interno tiene una gran influencia sobre los procedimientos de Auditora a desarrollar pues de acuerdo a las fortalezas y debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede determinar las pruebas a realizar, la extensin de las mismas y la oportunidad en que estas deban ser practicadas. La evaluacin del Control Interno le indicar al auditor el grado de confianza que deber tener en el mismo y en qu puntos se debern aplicar con mayor rigor las pruebas necesarias para la obtencin de la evidencia suficiente y competente.

CONCLUSIONES:
El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtencin de tres objetivos principales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficacia de las operaciones. Es importante que funcione adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado.. Los principales componentes de control interno son: Ambiente de control, Proceso de evaluacin del riesgo, El sistema de informacin contable, Actividades de control, Monitoreo de los controles. Los cuales son tiles para que el control interno funcione apropiadamente. El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderacin de la importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la necesidad de efectuar una revisin total. En otras palabras gracias a l, el Auditor se dirige a los aspectos y actividades que ms lo requieran e influyan sobre las cifras que presentan los estados financieros. Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad, debe estar en vigilancia permanente, para que pueda revisarse y actualizarse permanentemente. El Control Interno es una responsabilidad de la Administracin de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo, es el de su evaluacin y la formulacin de sugerencias.