ANALISIS DE VULNERBILIDAD REGISTRADURIA ESPECIAL DE CALI SEDE CAMBULOS

ANTOINETHE CANO CIFUENTES antoinethe21@yahoo.com

UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI 2012 ANALISIS DE VULNERBILIDAD REGISTRADURIA ESPECIAL DE CALI SEDE CAMBULOS

ANTOINETHE CANO CIFUENTES

Director: JOSE DAVID LEAL RAMON

UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS 2

SANTIAGO DE CALI 2012 Nota de aceptacin

Firma del Jurado ___________________________

Santiago de Cali, 2012. 3

PROLOGO DEL AUTOR

Hace 16 aos inicie este camino que por muchos momentos cre que no tena final, hoy despus de varios retiros y reingresos, por fin veo como todo ese esfuerzo se convierte en un cartn. El cual lleva en su esencia, aprendizaje, conocimiento, alegras, trasnochos y tambin lgrimas, todo eso en un cartn. Por eso hoy no me queda ms que dar gracias a Dios por prestarme la vida, a mi Madre por su amor, su apoyo incondicional y mantener la esperanza de ver cumplida mi meta, a mis hijos, por haber nacido y ser mi motor para seguir adelante esforzndome cada da por ser mejor persona. A mis abuelos por su amor y sus enseanzas, a mi esposo, por estar ah conmigo por tantos aos, a mis tos, primos por siempre brindndome su apoyo, a David Leal, por su paciencia, y a mi amada Universidad del Valle por brindarme todas la oportunidades.

AGRADECIMIENTOS

Ante todo

agradecer a la Universidad de Valle por

acogerme durante

tantsimos aos, brindndome todos los recursos necesarios para una formacin integra.

A mi respetado y querido Director de Trabajo de Grado Jos David Leal Ramn quien con su enorme conocimiento, experiencia encaminar una idea hacia un trabajo de grado. A la Registradura Especial de Cali en cabeza de los Doctores Rosario y paciencia, logro

Eugenia Tafur Muoz y Jos Francisco Daza Silva colocaron a disposicin las instalaciones de la entidad para realizar las visitas correspondientes, brindado toda su colaboracin y buena disposicin. Igualmente extiendo el agradecimiento institucin. A mis compaeros de trabajo que conocimiento recomendaciones dadas. brindaron toda su colaboracin y hasta la Dra Sandra Mara Piamba Delegada Departamental del Valle del Cauca (e) quien autoriz las visitas a la

en el desarrollo de las visitas y acogieron las

TABLA DE CONTENIDO AGRADECIMIENTOS......................................................................................5 INTRODUCCION..............................................................................................7 RESUMEN EJECUTIVO DEL CONTENIDO.................................................10 1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.........................................................11 1.1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA.......................................................11 1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA.....................................................12 2. OBJETIVOS...............................................................................................13 2.1 GENERAL.............................................................................................13 2.2 ESPECFICOS......................................................................................13 3. JUSTIFICACIN........................................................................................14 4. DISEO METODOLGICO.......................................................................15 4.1 TIPO DE INVESTIGACIN..................................................................15 4.2 FUENTES Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN....15 4.3 POBLACIN Y MUESTRA...................................................................16 5. MARCO DE REFERENCIA........................................................................17 5.1 MARCO TEORICO...............................................................................17 5.2 MARCO LEGAL....................................................................................19 5.3 MARCO CONCEPTUAL......................................................................22 5.4 MARCO HISTRICO, EMPRESARIAL, CIENTFICO, TECNOLGICO, .......................................................................................26 5.4.6 Principios Corporativos..................................................................33 5.4.7 Valores ..........................................................................................33 5.4.8 Organigrama.............................................................................35 6 IMPACTO ECONMICO DEL AUSENTISMO E INCAPACIDADES POR ENFERMEDADES GENERALES Y PROFESIONALES..............................37 6.1 PLAN DE ACCION 2013.....................................................................38 6.2 PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y CORRECCIN DE LAS MALAS PRCTICAS DE SO Y SI......................................................47 7. RESULTADOS..........................................................................................54 6

7.1

ANLISIS Y DESCRIPCIN DE RIESGOS QUE OFRECE EL

EDIFICIO ....................................................................................................54 8. CONCLUSIONES.......................................................................................80 BIBLIOGRAFA...............................................................................................81

INTRODUCCION La Registradura Especial de Cali, Valle es una entidad del Estado

centralizada, autnoma e independiente, que tiene a su cargo la funcin de identificar a los colombianos y garantizar la organizacin y transparencia de los procesos electorales de diferente ndole. Con la cooperacin de funcionarios de la Registradura Especial de Cali, se tiene como resultado un anlisis de vulnerabilidad de esta institucin donde se tiene como directriz un proyecto orientado al mejoramiento de las prcticas de salud ocupacional y minimizar los riesgos. En este trabajo se analizan los puestos de trabajo de los funcionarios de la Registradura de Cali para conocer el impacto que genera sobre su desempeo laboral la 7

mala higiene postural y la no adecuacin del lugar de trabajo institucin (s es positivo como una oportunidad, s es negativo como una amenaza) y como la misma interacta con las empresas del sector. Teniendo como base las visitas realizadas a la Registradura Especial de Cali y el apoyo del seor Luis Eduardo Moreno Bombero Voluntario y tcnico en seguridad se logro realizar entrevistas con los funcionarios quienes con su amable disposicin colaboraron en la realizacin de un anlisis acertado de acuerdo con las caractersticas del entorno laboral. Los cambiantes entornos obligan a las organizaciones a superar retos cada vez ms altos, adaptndose a las nuevas condiciones, buscando asegurar su posicionamiento en el mercado. Estos retos conllevan a adquirir compromisos de mejoramiento continuo en temas de seguridad industrial y salud ocupacional de sus colaboradores, teniendo en cuenta que el talento humano es el factor relevante para la produccin de bienes y servicios. En el desarrollo de este trabajo de investigacin, debe aplicar los conocimientos y herramientas que se han adquirido a lo largo de la carrera de manera que sea importante para aquellas personas que tienen el inters en el tema y que se preocupan por el aspecto empresarial pero lo ms importante, la implementacin al interior de un programa de salud ocupacional y brigadas de seguridad industrial, de manera que se disminuyan los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, adems que permite determinar alternativas de mejoramiento en la gestin gerencial, la identificacin de indicadores y el seguimiento en el proceso administrativo de la organizacin, proporcionando mayor bienestar y motivacin a los empleados. Es importante sealar que el trabajo de grado va a elaborarse sobre una empresa real, que tiene necesidades de mejoramiento. .

Dentro de los beneficios que se pretende alcanzar, estn los de: Demostrar a los usuarios el compromiso con un sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional eficiente y demostrable. Mantener un buen clima laboral Mejorar la imagen corporativa de la organizacin y la competitividad en el Mercado. Mejorar la calidad de vida de los empleados de la organizacin, reduciendo las posibilidades de que se presenten accidentes laborales. Conducir procesos de mejoramiento continuo.

RESUMEN EJECUTIVO DEL CONTENIDO El presente trabajo de grado est basado un anlisis de vulnerabilidad a la Registradura Especial del Estado Civil de Cali, institucin donde se tiene como directriz un proyecto orientado al mejoramiento de las prcticas de salud ocupacional con el fin de minimizar los riesgos a los que se exponen da a da los empleados, contribuir con el bienestar de ellos, disminuir el ausentismo y mejorar la calidad en materia de salud ocupacional. Lo primero que se realiz fue un anlisis y descripcin de los riesgos que ofrece el edificio, los elementos e implementos de trabajo y la higiene postural de los funcionarios. Se diseo el plan de accin preventivo y correctivo para ajustar la situacin de la entidad frente a los requisitos exigidos por la normatividad Colombiana vigente en materia de salud ocupacional, con el fin que la entidad lo utilice y genere en sus funcionarios una actitud de auto cuidado en desempeo de sus actividades. Posteriormente se presentan una serie de propuestas para el mejoramiento y correccin de las malas prcticas en salud ocupacional y seguridad industrial. Finalmente se sacan las conclusiones de la realizacin de la investigacin y la propuesta presentada para contribuir al mejoramiento de la calidad laboral de los funcionarios de la Registradura Especial de Cali, en materia de salud ocupacional y prevencin de riesgos en seguridad industrial.

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1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA La Registradora especial de Cali fue creada en el ao de 1956 a la par de la Registradora Nacional del Estado Civil con sede en la calle 7 No. 8- 34, donde funciono hasta 1985, en este ao es trasladada al barrio Bellavista de Cali a la Cra. 4 Oeste con calle 12, en esta sede funciono entre 1985 y 1989 en este ao por gestin sindical se inicia el proceso de consecucin de un edificio propio, es as como se adquiere el inmueble ubicado en la Cra. 1 No. 24 - 110 barrio piloto de Cali, al cual se le han realizado 5 reformas, para intentar cumplir el objetivo de atencin cmoda y eficiente al pblico, adems de brindar un mnimo de comodidades para los funcionarios. El objetivo no se logro por lo cual se inicia una nueva bsqueda de un edificio que cumpla con las expectativas. Ante estas necesidades se toma en alquiler el edificio ubicado en la Cra. 41 No. 8 51, barrio Cmbulos, sobre el cual se realiza este estudio. Anlisis. Cabe anotar que al edificio antes de ser ocupado por la Registradura se le realizaron adecuaciones de cableado para el funcionamiento de los computadores y redes, mas no se tuvo en cuenta al momento de la adecuacin la comodidad de los funcionarios, quienes deben soportar pasar sus ocho horas diarias en espacios improvisados ya que el mobiliario que se utilizo en esta sede es el mismo que se hizo a medida de la Cra. 1 No. 24 - 110, el cual por obvias razones no es el adecuado para suplir las necesidades de funcionalidad de los puestos de trabajo.

1.1

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA es la inexistencia de una

El problema en la Registradura Especial de Cali

sede propia que cumpla con las necesidades de los usuarios y los funcionarios para que puedan trabajar de forma adecuada, garantizando su salud y su seguridad. Adems de la notable falta de preocupacin en 11

aspectos tan importantes como bienestar social, salud ocupacional y riesgos profesionales La entidad objeto del estudio, no cuenta con un sistema que le permita lograr el mejoramiento continuo en el rea de Salud Ocupacional, con el cual pueda realizar peridicamente un diagnstico para que posteriormente acceda a evaluar y controlar de manera ms eficiente las condiciones de trabajo, de salud y seguridad de la poblacin trabajadora, buscando la eliminacin o disminucin de los factores de riesgo que afectan el desempeo de los colaboradores dentro de la organizacin y mida el impacto de las actividades propuestas en el programa de salud ocupacional 1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Qu elementos son necesarios para realizar un anlisis de vulnerabilidad y presentacin de una propuesta viable para minimizar los riesgos profesionales en las instalaciones de la Registradura Especial de Cali? .

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2. OBJETIVOS 2.1 GENERAL y presentacin de una propuesta

Realizar un anlisis de vulnerabilidad Registradura Especial de Cali 2.2 ESPECFICOS

viable para minimizar los riesgos profesionales en las instalaciones de la

Identificar los riesgos que ofrece el edificio y como puede esto incidir en la salud de los funcionarios Determinar el impacto econmico que trae consigo el alto nivel de

ausentismo incapacidades por enfermedades generales y profesionales. Disear un plan de accin para llevar a cabo la divulgacin y puesta en prctica de las propuestas. Presentar propuestas encaminadas al mejoramiento y correccin de las malas prcticas de so y si

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3. JUSTIFICACIN Teniendo en cuenta que la entidad a nivel del Departamento del Valle del Cauca y especialmente su capital Cali, no cuenta con un programa estructurado en Salud Ocupacional, aunque existe el Comit Paritario de Salud ocupacional (Copaso), el cual ejecuta acciones aisladas que no contribuyen de manera significativa a radicar los riesgos de vulnerabilidad que existen en materia de la salud ocupacional. Adems, de las recurrentes quejas de funcionarios y usuarios sobre lo inadecuado de la nueva sede donde funciona la Registradura Especial de Cali, surgen cuestionamientos de la funcionalidad del edificio para el cumplimiento de la misin y a la vez, buscar algunas alternativas que permitan mejorar el estado de la salud ocupacional y minimizar los riesgos de accidentalidad, enfermedades generales o profesionales.

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4. DISEO METODOLGICO

4.1

TIPO DE INVESTIGACIN

El mtodo de investigacin utilizado para el desarrollo del presente proyecto es de tipo descriptivo, el cual se realiz a travs de la observacin directa y recoleccin de informacin. Haciendo nfasis en el anlisis de la informacin existente, bases de datos, confrontacin permanente de las actividades llevadas a cabo al interior de la Organizacin y contacto permanente con el personal involucrado. Todo esto con el fin de hacer una evaluacin de la situacin actual y emitir recomendaciones para la mejora contina del programa. 4.2 FUENTES Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

La informacin fue recolectada por medio de trabajo de campo, en el cual se observaron las diferentes condiciones en que se desempeaban los empleados, al igual que se observ y estudi el desarrollo de las actividades de cada uno, teniendo en cuenta la documentacin de la Organizacin para soportar dichas observaciones, al igual que sirvieron de apoyo para el proceso investigativo trabajos de grado orientados hacia la salud ocupacional y libros especializados en el tema. Toda la informacin compilada fue analizada y clasificada de acuerdo a las medidas establecidas por la legislacin colombiana en cuanto a Salud Ocupacional y la orientacin del asesor del proyecto. Para posteriormente ser entregado a la entidad como informe final, un documento soportando la evaluacin del estado actual del Programa de Salud Ocupacional de la 15

misma, con las respectivas recomendaciones y al mismo tiempo presentarlo como trabajo de grado.

4.3

POBLACIN Y MUESTRA

Para la ejecucin de este trabajo se tom en cuenta toda la poblacin de empleados de la entidad objeto de estudio, distribuido en todas las instalaciones, empleando la observacin directa y la informacin registrada por la organizacin, con el fin de levantar un anlisis de las falencias en cuanto a salud ocupacional.

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5. MARCO DE REFERENCIA

5.1

MARCO TEORICO

Los cambios de enfoque administrativo, pensando cada vez ms en el ser humano como eje de toda organizacin conlleva a buscar y desarrollar programas tendientes a optimizar el desempeo de las labores de cada uno de sus integrantes con el fin de hacerlas rentables y con mayores ventajas competitivas, este hecho ha obligado a las organizaciones a concientizarse mucho mas de la importancia en la prevencin de los diferentes tipos de fenmenos que pueden afectar la produccin o la prestacin de un servicio, entre los que se destacan las enfermedades profesionales derivadas de prcticas laborales equivocadas, la higiene postural en el desarrollo del trabajo, descuidos de las mismas empresas, estos hechos hacen necesario el desarrollo de programas para prevenir y corregir estos fenmenos. Mientras las organizaciones buscan afanosamente identificar plenamente los factores de riesgo laboral y la enfermedad profesional, los diferentes estudios de la actividad del trabajador as como del ambiente y del espacio determinan cules son esas causas, pero lo ms importante, cuales son las acciones a tomar para corregir y evitar la continuidad del fenmeno lo que da una relevante dimensin al anlisis realizado. La naturaleza de las funciones que desempea la poblacin activa la hace susceptible a dos tipos de riesgos para su salud: Aquellos propios del ambiente y condiciones de trabajo y los inherentes a la salud de toda la comunidad (enfermedades naturales). Se trata en consecuencia de una poblacin doblemente vulnerable. Es por esta razn que a travs de la evolucin de las sociedades, el trabajo como base de creacin y desarrollo de las mismas, conlleva a la 17

preocupacin de la medicina por la salud de los trabajadores cuyo objetivo es proteger y mejorar la salud fsica, mental y social en los puestos de trabajo y sus actividades, repercutiendo positivamente en la empresa. Por eso la importancia que exista un programa de salud ocupacional en las trae como empresas ya que mejora la salud de los trabajadores y de los productos y servicios que esta ofrezca. La salud ocupacional est compuesta por tres ramas principales: la medicina preventiva, la higiene y la seguridad. La medicina preventiva tiene como finalidad la promocin, prevencin y control de la salud de los trabajadores frente a los factores de riesgo ocupacionales. Tambin, recomienda los lugares ptimos de trabajo de acuerdo a las condiciones psico-fisiolgicas del funcionario, con el fin de que pueda desarrollar sus actividades de manera eficaz. La medicina preventiva comprende actividades como: exmenes mdicos ocupacionales de ingreso, peridicos y de retiro, actividades de promocin de la salud y prevencin para evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; readaptacin de funciones y reubicacin laboral, calificacin del origen de la enfermedad, visitas a puestos de trabajo e investigacin del ausentismo laboral. La higiene y la seguridad comprenden actividades de identificacin, evaluacin, anlisis de riesgos ocupacionales y las recomendaciones especficas para su control, a travs de la elaboracin de panoramas de riesgo, visitas de inspeccin a las reas de trabajo, mediciones ambientales y asesora tcnica. 18

consecuencia mayor satisfaccin por parte del personal mejorando la calidad

5.2

MARCO LEGAL
EMITIDO DESCRIPCION

NORMA LEGAL LEY 9 DE 1979 RESOLUCIN NMERO 2400 DE 1979

POR Ministerio de Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de Salud los individuos en sus Ocupaciones Ministerio de Disposiciones sobre Vivienda, Higiene y seguridad Trabajo seguridad Social. Ministerio de Reglamento de Higiene y Seguridad para la industria de Trabajo y construccin. y industrial en establecimientos de trabajo

Resolucin Nmero 02413 seguridad de mayo 22 de 1979 Social. Ministerio de Establecimiento de Comits de Salud Ocupacional.

Decreto Nmero 586 de Salud febrero 25 de 1983 RESOLUCIN 8321 DE 1983 Ministerio de Normas sobre la proteccin y conservacin de la Salud audicin, de la salud y el bienestar de las personas

Decreto Nmero 614 de Ministerio de Determinacin de las bases para la organizacin y marzo 14 de 1984 Salud administracin de Salud Ocupacional en el pas.

RESOLUCIN 2013 DE 1986

Ministerio de Trabajo y seguridad social.

Reglamentacin de la organizacin y funcionamiento de los comits de medicina, higiene y seguridad Industrial en los lugares de trabajo de las tablas de evaluacin de incapacidades resultantes de accidentes de trabajo.

Ministerio de Modificacin Decreto Nmero 776 de Salud abril 30 de 1987

Ministerio de Readaptacin profesional y el empleo de personas Decreto Nmero 2177 de Salud septiembre de 1989 Resolucin Nmero 13824 Ministerio de Medidas de proteccin de salud. Salud de octubre 2 de 1989 RESOLUCIN 1016 DE Ministerio de Reglamentacin de la organizacin y 1989 Salud funcionamiento y forma de los invlidas.

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programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del pas. RESOLUCIN 1792 DE Ministerio de Valores Lmites permisibles para la exposicin Trabajo y ocupacional al ruido 1990 seguridad social. RESOLUCIN 6398 DE 1991 Ministerio de Procedimientos en materia de salud Trabajo y ocupacional (exmenes de Ingreso a la Seguridad empresa) Social Ministerio de Actividades en materia de salud ocupacional: Salud incluye frmaco dependencia, alcoholismo, y tabaquismo en los P.O.S. Ministerio de Determina la organizacin y administracin del sistema Trabajo 1994 DECRETO 1772 DE 1994 seguridad Social. Ministerio de Reglamenta la afiliacin y las cotizaciones al Salud sistema general de riesgos Profesionales Ministerio de Salud Decreto Nmero 1831 de 3 de agosto de 1994 DECRETO 1832 DE Ministerio de Salud Adopta la tabla de enfermedades Expide la tabla de clasificacin de actividades econmicas para el sistema general de Riesgos Profesionales y dicte otras disposiciones. y general de riesgos profesionales.

RESOLUCIN 1075 DE 1992 DECRETO 1295 DE

1994 profesionales Decreto 1833 de 3 de Ministerio de Determina la administracin y funcionamiento del fondo agosto de 1994 Salud de Riesgos Profesionales. Decreto 1834 de 3 de Ministerio de agosto de 1994 Salud Reglamento de integracin y funcionamiento del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales. Tabla nica para las indemnizaciones por prdida de la DECRETO 2644 DE 1994 Ministerio de capacidad laboral entre el 5% y el 49.99% y las trabajo y prestaciones econmicas correspondiente. seguridad social. Ministerio de

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salud RESOLUCIN 4059 DE Ministerio de 1995 proteccin social Se adopta el formato nico de reporte de accidentes de trabajo y el formato nico de reportes de enfermedad CIRCULAR 004 DE 1997 profesional Direccin Clasificacin y pago de cotizaciones de Tcnica de conformidad con la tabla de Riesgos clasificacin de actividades econmicas profesionales Ministerio de Afiliacin al rgimen de seguridad social en salud, prestacin de los beneficios trabajo del servicio pblico esencial de seguridad social y como servicio de inters Direccin Tcnica Riesgos RESOLUCIN 2569 DE 1999 CIRCULAR 008 DE 2000 general en todo el territorio nacional Actividades de carnetizacin, divulgacin, taza de de accidentalidad, balance social y operativo y guas tcnicas

DECRETO 806 DE 1998

CIRCULAR 001 DE 1998

profesionales Ministerio de Enfermedad professional Salud Ministerio de Calificacin de prdida de la capacidad proteccin laboral, determinacin de origen y social fecha de estructuracin

DECRETO 321

Presidencia/ Plan de Contingencias Ministerio del Interior Ministerio del Medidas para promover y controlar la afiliacin Medio Ambiente Congreso y el pago de aportes en el sistema general de seguridad social en salud

DECRETO 1703 DE 2002 LEY 776 DE 2002

CIRCULAR 001 DE 2003

Normas sobre la organizacin administracin y prestaciones del sistema nacional general de riesgos profesionales Ministerio de Vigilancia y control para la afiliacin, proteccin promocin social y prevencin en riesgos Profesionales.

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5.3 MARCO CONCEPTUAL RIESGOS: Es la probabilidad de que ocurra un evento como consecuencia de situaciones inseguras no corregidas a tiempo, el cual pueda generar efectos negativos en las personas, los materiales, equipos, o medio ambiente. EMERGENCIA: Es una alteracin o situacin que se presenta en forma imprevista causando generalmente prdidas humanas, econmicas y ambientales. CATASTROFE: Toda emergencia que por su magnitud, traspasa las fronteras de un establecimiento, llegando a afectar una ciudad, departamento o un pas y desestabilizando su normal funcionamiento. ANALISIS DE VULNERABILIDAD: Consiste en determinar el grado de vulnerabilidad (falta de preparacin o conocimiento) de un establecimiento ante sus riesgos, determinando la posibilidad de ocurrencia de eventos y su gravedad; definiendo perdidas y la forma como puede afectar la estabilidad del liceo; y por ltimo, las dificultades en el control de las emergencias que se puedan presentar. PLAN DE EMERGENCIAS: Conjunto de procedimientos y acciones que deben realizar las personas para prevenir o afrontar una situacin de emergencia, con el objeto de evitar prdidas humanas, tcnicas y econmicas haciendo uso de los recursos existentes en las instalaciones. PLAN DE EVACUACION: Conjunto de actividades y procedimientos tendientes a conservar la vida y la integridad fsica de las personas, en el evento de verse amenazadas, mediante el desplazamiento a travs y hasta lugares de menor riesgo. 22

BRIGADA PARA EMERGENCIAS: Es la organizacin de un grupo de personas debidamente motivadas, entrenadas y capacitadas para atender, ante todo, labores de prevencin de accidentes, control general de riesgos y, por ltimo, si las circunstancias lo exigen, actuar en forma oportuna y eficaz en las emergencias que se presenten. SIMULACRO: Consiste en evaluar el conocimiento del personal

comprometido y encargado de la ejecucin de los procedimientos de emergencia y probar su reaccin ante situaciones especiales por medio de una representacin simulada lo ms estrechamente posible con las emergencias reales. Actividad: Descripcin de las acciones realizadas por los funcionarios en el desarrollo de un procedimiento. Alianza estratgica: Asociaciones en participacin entre dos o ms empresas que se establece para obtener una ventaja competitiva en el mercado. Boletines: es un medio informativo que resume las actividades a desarrollar en un determinado periodo. Cambio: Factor de gran importancia para las organizaciones, sobre todo las nuevas reglas de juego y tecnologas para enfrentar a un medio que evoluciona rpidamente y nos reta a ser mejores. Cdula de ciudadana: Es el documento de identidad exigido por la ley colombiana para personas mayores de 18 aos.

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Ciudadana: Es la pertenencia plena de una persona a un Estado, la participacin y el control del poder pblico, la realizacin como ser social y poltico. Cliente: Es la razn de ser de la empresa y su principal activo. Codificacin: Esquema numrico, alfabtico o alfanumrico que se utiliza para facilitar e identificar rpidamente los procesos. Computador: Maquina capaz de realizar electrnicamente procesos de almacenaje, entrada, manipulacin y salida de datos. Costo: Otro aspecto importante del proceso. Las empresas siempre incurren en erogaciones cuando desarrollan algn trabajo. Dependencia: Unidad, divisin o departamento de una empresa. Eficacia: Hacer lo correcto. Alcanzar la meta. Eficiencia: Hacer las cosas bien. Se refiere a la relacin que existe entre insumos y produccin, busca minimizar los costos de los recursos. Entorno: Esta constituido por las diferentes condiciones de tipo econmico, poltico, social, tecnolgico, y otros en que directamente se desenvuelve la empresa y ejerce considerable influencia sobre su desarrollo y supervivencia. Flujograma: Es la representacin grfica de los procesos, la cual se convierte en un instrumento de mucha importancia para guiar su ejecucin en forma ordenada, el cual busca mostrar en forma dinmica y lgica la secuencia del trabajo. 24

Tipos de Flujo-gramas: Existen diferentes tipos de flujogramas, a continuacin relacionamos los que se caracterizan por su uso generalizado y facilidad de diagramacin. Pictrico: En este flujo-grama los smbolos y las convenciones dan lugar a representaciones sugestivas, alusivas a la idea que se quiere exponer y a la observacin del proceso, se suprimen los smbolos tcnicos para facilitar su comprensin por la personas a quienes van dirigidos, publico en general, clientes, alta direccin, entre otras. De Bloque: Representacin sencilla y apropiada para mostrar en forma simple el proceso pudiendo emplearse para los clientes y personal no experimentado en la interpretacin de diagramas y los directivos, obtenindose una idea completa y rpida del proceso. Vertical: La representacin grfica del proceso de arriba hacia abajo utilizando simbologa o simplemente rectngulos de los pasos. Horizontal: Se presenta un diseo grfico en forma contraria a ala anterior, resulta til para procedimientos de pocos pasos. Funcionario: Persona que desempea una funcin publica por disposicin inmediata de la ley, por eleccin o por nombramiento de la autoridad competente. Mejoramiento: Parece tener diversas connotaciones, mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo ms efectivo, eficiente y adaptable. Procedimiento: Conjunto de actividades que proporcionan un resultado especifico. 25

Proceso: Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a este y suministre un producto a un cliente externo o interno. Registrador: Funcionario que expide el documento de identidad, del cual se requiere su firma. Registro Civil: Registro en el que consta el estado civil de las personas fsicas, la primera inscripcin es la del nacimiento, y la ultima la del fallecimiento, entre ambas puede existir la del matrimonio, separacin, divorcio, emancipacin, incapacitacin. Tarjeta de identidad: Es el documento exigido por la ley colombiana para nios mayores de 7 y menores de 18 aos. Tiempo de ciclo: Es la cantidad de tiempo requerido para completar un proceso, no solo incluye la cantidad de tiempo que se requiere para realizar el trabajo, sino tambin el tiempo en trasladar documentos, esperar, almacenar, revisar, etc. 5.4 MARCO TECNOLGICO, 5.4.1 Historia Registradura Los orgenes de la Registradura HISTRICO, EMPRESARIAL, CIENTFICO,

Nacional como entidad llamada a responder por la elaboracin de la cdula de ciudadana, puede remontarse al ao 1934, cuando en la Polica Nacional se design a la Seccin Electoral para encargarse de las funciones relacionadas con la cedulacin.

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Ms tarde, hacia 1935, en atencin a que el volumen de trabajo se haca cada vez mayor, se dispuso que en el Ministerio de Gobierno funcionara la Oficina Nacional de Identificacin Electoral, con tarjetas dactiloscpicas decadactilares, negativos fotogrficos de los ciudadanos, archivos alfabtico, numrico y dactiloscpico. Por decreto de 1935, se asign a la Contralora General de la Repblica las estadsticas electorales de cada municipio del pas. Se separ la oficina de Identificacin de la Polica Nacional y se fijaron las siguientes bases para la organizacin que demandaba el gran volumen de trabajo: Aumento del personal Fijacin de promedios de trabajo para cada empleado. Disminucin de sueldos por dficit de rendimiento o trabajo mal ejecutado. Aumento de sueldos por rendimiento y mayor actividad. Control directo del Ministerio de Gobierno, por ser este ente el encargado de garantizar la efectividad del derecho del sufragio y la libre expresin de voluntad popular. El apoyo prestado por esta oficina se extendi, adems, a los campos civil y criminal. Hacia 1948, con la expedicin de la Ley 89, se concibe que esta labor deba ser desempeada por una entidad autnoma e independiente que pueda responder de manera directa y sin influencias por la labor de identificacin y organizacin de las elecciones. Se crea la Organizacin Electoral, a cargo de: Una Corte Electoral con sede en Bogot, integrada por el ms antiguo expresidente de la Repblica, los dos magistrados ms antiguos de la Corte Suprema de Justicia de diferente filiacin poltica, el rector de la Universidad Nacional y el Gerente del Banco de la Repblica. Se rene por primera vez la Corte Electoral en el Palacio Presidencial el 18 de diciembre de 1948. 27

 Las comisiones escrutadoras y de recuentos de votos en los Departamentos, Intendencias, Comisaras y Municipios. El Registrador Nacional del Estado Civil. Los Delegados del Registrador Nacional en los Departamentos. Los Registradora Municipales y sus delegados en las mesas de votacin. La creacin de la Organizacin Electoral obedeci a dos objetivos principales: Evitar la influencia de los partidos polticos en la obtencin de la cdula de ciudadana, en la formacin de los censos electorales, en las votaciones y en los escrutinios Garantizar la plena responsabilidad y la imparcialidad poltica de los funcionarios adscritos a ella. Esta ley autoriza al Gobierno para contratar una misin tcnica extranjera que estudie y recomiende los sistemas que deban emplearse en la identificacin y cedulacin y en la formacin de los censos electorales, as como la organizacin de la Oficina Nacional de Identificacin Electoral. En virtud de esta disposicin se contrat con la Misin Tcnica Canadiense en la cual en 1949, present al Ministerio de Gobierno un informe detallado de la situacin encontrada, sus deficiencias e irregularidades, referidas bsicamente a: Falta de confrontacin dactiloscpica antes de la expedicin de la cdula de ciudadana. Este era el error bsico. Archivos de tarjetas dactiloscpicas en quince Departamentos separados, haciendo as extremadamente difciles las verificaciones. 28

Imposibilidad de hacer una confrontacin adecuada debido al nmero de tarjetas dactilares defectuosas, la mayora de las cuales estaban en ese momento sin clasificar y muchas otras eran inclasificables. Falta total de medidas severas para asegurar la devolucin de la cdula de ciudadana y de un modo especial, en el caso de personas que haban muerto. La facilidad con que las personas podran obtener una segunda cdula aduciendo solamente la prdida anterior. Insuficientes medidas de seguridad para impedir que los menores obtuvieran la cdula de ciudadana. Mala calidad de la cdula en cuanto a su presentacin y mtodo deficiente de compilacin. La fotografa poda ser cambiada fcilmente. Se presentaban, adems, otras deficiencias como: Insuficientes medidas para cancelar en los censos las inscripciones correspondientes a ciudadanos fallecidos. Deficientes medios de prueba para acreditar la vecindad. Inconvenientes de orden prctico con motivo de la expedicin de cdulas a homnimos. Falta de concordancia de los nombres y apellidos con que apareca en ciudadano en la cdula y los que figuraban en la partida de bautismo. La Misin Tcnica Canadiense propuso las siguientes recomendaciones tcnicas para superar tales deficiencias:

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Centralizacin en Bogot de los archivos dactiloscpico, alfabtico, numrico, fotogrfico y estadstico. Adopcin del sistema de clasificacin dactiloscpica Henry Adopcin del sistema fotogrfico Monroe Duo. Organizacin de la oficina principal de identificacin, comisiones locales permanentes y mviles. Establecimiento de cupos numricos para cada departamento. Adopcin de la cdula de ciudadana laminada con la firma del Registrador Nacional. Conformacin de censos electorales. As mismo, la Misin Tcnica Canadiense hace minuciosas

recomendaciones en cuanto a los procedimientos, el personal necesario, el espacio requerido, equipos y suministros, recomendaciones adoptadas a partir de 1951. Se inici tambin el adiestramiento de un grupo de funcionarios en el sistema Henry, del cual se escogieron los mejores para dirigir otros cursos hasta completar el personal necesario y extender la cedulacin a todo el pas. En 1952 se expide la primera cdula laminada al doctor Laureano Gmez Castro, Presidente de la Repblica. En 1956 se expide la primera cdula femenina a doa Carola Correa de Rojas. En 1970, mediante el decreto 1260, se faculta a la Registradura para expedir la tarjeta de identidad a los colombianos mayores de 7 y menores de 21 aos. La ley 96 de 1985 y el Decreto 2241 de 1986 o Cdigo Electoral, reemplazan la Corte Electoral por el Consejo Nacional Electoral y dictan nuevas

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disposiciones en materias administrativas, de identificacin y electoral. Esta misma Ley 96 crea el Fondo Rotatorio de la Registradura. Para esta poca, el Consejo de Estado nombra a los consejeros del Censo Nacional Electoral -perodo de 4 aos- y ste ltimo nombre al Registrador Nacional perodo de 5 aos-. En 1985, la Registradura Nacional traslada su sede de las oficinas Centrales del centro de Bogot al centro Administrativo Nacional, CAN. A partir de 1987 la Registradura asume gradualmente el Registro Civil. En 1991, el Ttulo IX de la Nueva Constitucin define a la Organizacin Electoral como un organismo autnomo e independiente. En 1997 se inicia el proceso de modernizacin tecnolgica y administrativa, para la cual se contrata a la firma SAGEM Colombia.

5.4.2 Estado actual

Con base en facultades extraordinarias

dadas por el Congreso al Presidente de la Repblica, se expide la ley que autoriza la reestructuracin de la Entidad. En desarrollo de esta Ley, el 6 de junio del ao 2000 se dictan los Decretos 1010, 1011, 1012, 1013 y 1014 por medio de los cuales se determina la nueva situacin de la Entidad en materia de estructura interna, planta de personal, nomenclatura y clasificacin de los empleos, sistema de remuneracin, carrera administrativa, funciones y requisitos de los cargos. De acuerdo a la nueva organizacin interna, la estructura de la planta de personal se divide en dos niveles: central y desconcentrado.

31

De conformidad con el Acto Legislativo No. 1 del 3 julio de 2003, el Consejo Nacional Electoral es elegido por el Congreso de la Repblica en pleno para un periodo institucional de 4 aos. El Registrador Nacional del Estado Civil ser escogido por los presidentes de: la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado, mediante concurso de mritos segn la Ley, por un periodo de 4 aos. 5.4.3 Origen Mediante la Ley 89 del 16 de diciembre de 1948, se crea

la Organizacin Electoral, ajena a la influencia de los partidos, de cuyo funcionamiento ningn partido o grupo poltico pueda derivar ventajas sobre los dems. 5.4.4 Misin (Decreto 1010 de 2000 Artculo 4) Es misin de la

Registradura Nacional del Estado Civil, garantizar la organizacin y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participacin social en la cual se requiere la expresin de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, as como promover y garantizar en cada evento legal en que deba registrarse la situacin civil de las personas, que se registren tales eventos, se disponga de su informacin a quien deba legalmente solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idneos establecidos por las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas. 5.4.5 Visin La Registradura Nacional del Estado Civil ser una

Institucin reconocida por la ciudadana colombiana, por su excelencia en la prestacin de los servicios a su cargo, garantizando la facilidad de acceso a toda la poblacin, mediante la utilizacin de tecnologas modernas y el 32

compromiso de sus funcionarios en la consolidacin de un sistema de registro civil e identificacin gil, confiable y transparente, en la expedicin de los documentos de identidad y la oportunidad, transparencia y eficiencia en la realizacin de los procesos electorales. 5.4.6 Principios Corporativos Imparcialidad Secreto al Voto y publicidad del Escrutinio Eficacia del voto Capacidad Electoral Proporcionalidad Habeas data Debido proceso Responsabilidad tica Transparencia

5.4.7 Valores (Compromiso tico Organizacin Electoral Registradura Nacional del Estado Civil) Compromiso Honestidad Lealtad Tolerancia Respeto Responsabilidad Comunicacin Autoestima Generosidad 33

Prudencia

34

5.4.8

Organigrama

35

36

IMPACTO ECONMICO DEL AUSENTISMO E INCAPACIDADES POR ENFERMEDADES GENERALES Y PROFESIONALES.

En el transcurso de la investigacin, con el propsito de determinar que tanto se afecta la entidad en su capacidad de respuesta, en el servicio al pblico, en su recurso humano y en su recurso presupuestal, cuando se presentan este tipo de eventos; se consult con las personas encargadas en la oficina de talento humano de la Delegacin Departamental del Valle, de cules son los porcentajes de ausentismo e incapacidades y cmo se establece dicha informacin. La respuesta fue que no existe informacin estadstica que permita consolidar una informacin exacta sobre el impacto econmico que causa el ausentismo y las incapacidades por enfermedades generales o profesionales. Sin embargo se conoce, de manera no oficial, de varios casos de funcionarios que se encuentran para la calificacin de medicina laboral por enfermedad profesional, lo cual indica que se viene presentando este fenmeno laboral y debe implementarse un mecanismo que conduzca a cuantificar el grado de afectacin para la entidad.

La carencia de informacin en este tema deja a la entidad en una situacin de desventaja al desconocer la cuanta que genera esta clase de eventos laborales ocasionados por la falta de atencin al recurso humano y polticas claras de prevencin de riesgos en materia de salud ocupacional y seguridad industrial. Es preocupante que una entidad del Estado, del orden nacional, no tenga establecida una poltica referente a la cuantificacin y afectacin del presupuesto con referencia a este tema, por lo cual se sugiere en el plan de accin propuesto que se produzca una estadstica peridica al respecto y se adelante un seguimiento a las incapacidades presentadas por este tipo de enfermedades. 37

6.1

PLAN DE ACCION 2013

Se proponen tres objetivos a cumplir en este plan de accin: Generar en los funcionarios de la Registradura Especial de Cali una actitud de autocuidado en desempeo de sus actividades. Contribuir en la minimizacin de los riesgos en las actividades laborales, con el aporte de conocimientos necesarios en salud ocupacional. Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios .

ACTIVIDADES: 6.1.1. Visitas de Inspeccin / Control ARP. Programadas: 7 Por solicitud: 0 ACTUALIZACIN PANORAMAS DE RIESGO: Actualizacin de la informacin sobre factores de riesgo ocupacional (estado actual, niveles de exposicin, personas expuestas, nuevos factores de riesgo) por edificacin, centro de trabajo o proceso en las sedes Cmbulos Registradura Especial de Cali y en la seccin entrega de documentos y las 5 registraduras auxiliares. Actividades Programadas: 7 Sedes: REC, Entrega de Cedulas y Registraduras Auxiliares Revisar que cumplimiento se

ha dado a las recomendaciones hechas en visitas anteriores por parte de la

38

Evaluacin de necesidades de elementos de proteccin y prevencin de enfermedades profesionales. Definir que tipo de elementos requiere cada uno de los funcionarios de las diferentes dependencias, tales como descansa pies, sillas ergonmicas, porta teclados, guantes, tapabocas entre otros. Programadas: 32 Poblacin Estimada: 70 ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO, ANLISIS DE MOBILIARIO: Abarca los diferentes estudios que se puedan realizar en cada puesto de trabajo para indicar sobre en la situaciones relacionadas con el riesgo Especial de Cali. biomecnico Registradura

Incluyen actividades como: desplazamiento a las reas; evaluacin de los funcionarios; levantamiento de informacin del entorno y entrega de los informes con recomendaciones pertinentes. Visitas: 40 Por solicitud: Las requeridas por las dependencias.

MEDICIONES AMBIENTALES / PERSONALES (Iluminacin, Dosimetra de ruido, Vapores y Ventilacin): comprende el planear, ejecutar y evaluar las mediciones con el fin de dar un diagnostico que permita encauzar acciones de mejoramiento en Higiene y seguridad ocupacional. Programadas: 32

CENSAR LOS FUNCIONARIOS PARA DETERMINAR LA POBLACION EN MAYOR RIESGO: Recoger informacin de cada uno de los funcionarios en

39

el puesto de trabajo, para determinar los riesgos a que se encuentran expuestos. Censo: 1 (clasificados de acuerdo al riesgo) PREVENCION: CONSULTA MDICA DE CONTROL, EXMENES DE VIGILANCIA OCUPACIONAL Y JORNADAS DE INMUNIZACION: De acuerdo con artculo 348 del Cdigo Sustantivo de Trabajo; el literal a) del artculo 83 de la Ley 9 de 1979, el numeral 12 del artculo 2 del Decreto 205 de 2003 y el artculo 56 del Decreto 1295 de 1994 este Ministerio emiti la Resolucin 2346 de 2007 Los funcionarios deben realizar exmenes (Audiometra, Tamizaje Auditivo, Espirometra, Dosimetra Radiacin, Evaluaciones Morfofuncionales, pruebas psicolgicas entre otros y exmenes de laboratorio), consultas medicas peridicas y vacunarse contra hepatitis b, ttanos, influenza entre otras con la finalidad de establecer su estado de salud y prevenir padecimientos futuros. Poblacin Estimada: 70 EXMENES OCUPACIONALES DE INGRESO Y RETIRO: De conformidad con lo dispuesto en el artculo 348 del Cdigo Sustantivo de Trabajo; el literal a) del artculo 83 de la Ley 9 de 1979, el numeral 12 del artculo 2 del Decreto 205 de 2003 y el artculo 56 del Decreto 1295 de 1994 este Ministerio emiti la Resolucin 2346 de 2007, por la cual se regula la prctica de evaluaciones mdicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clnicas ocupacionales. La presente disposicin establece la obligacin para todos los empleadores sin diferenciar la modalidad del contrato de trabajo suscrito de practicar exmenes de ingreso, peridicos y de egreso. Poblacin estimada: 70 Responsable: oficina de Talento Humano 40

SEGUIMIENTO Y CIERRE DE CASOS POR ACCIDENTES DE TRABAJO CON RIESGO BIOLGICO: Acatamiento al protocolo para atencin de urgencias y el seguimiento de los accidentes de trabajo, incluyendo los exmenes de control de la fuente y del accidentado, entrega de medicamentos, seguimiento y cierre del caso hasta los exmenes de control de laboratorio, un ao despus de ocurrido el evento. El seguimiento y cierre del A.T. Funcin realizada de 2010 POSITIVA - ARP. INVESTIGACIN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO: Teniendo como marco la legislacin ocupacional correctivos necesarios. CAPACITACIONES, VISITAS Y ASESORIAS: capacitar y dar vigente realizar las investigaciones necesarias dar las recomendaciones e implementar los

acompaamiento continuo a las diferentes Registraduras de Cali (Especial y Auxiliares) en temas como Salud ocupacional, Riesgos ocupacionales, seguridad industrial, higiene postural, brigadas de emergencia, ARP, prevencin y atencin de accidentes laborales, entre los ms importantes. Actividades programadas: 12 Poblacin estimada: 70 CREACION BRIGADA DE EMERGENCIA Y ACTIVIDADES: acopia partes de la formacin de un brigadista como educacin particular y en grupo, conocimientos especficos y el entrenamiento. Poblacin Especfica: 15 Poblacin total: 70 Numero de sedes: 7 41

CREACIN PLANES DE EVACUACION: Un plan de evacuacin se le llama a la planificacin preventiva, en cuanto a seguridad de estructuras fsicas y humana, sobre un hecho posible a nivel de siniestros naturales u operativos. Cada funcionario capacitado debe cumplir la funcin de multiplicador con cada uno de los compaeros de trabajo. Adems organizar peridicamente simulacros de evacuacin. NORMAS Y CONCEPTOS TCNICOS: Encierra el estudio, preparacin y entrega de informes, que tienen como objetivo normalizar los procesos y el manejo por los funcionarios en las reas mas comprometidas y de conceptos relacionados.

INFORMES ESTADSTICOS: Elaboracin de documentacin por el rea de Recurso Humano. Programados: 36

No MEDIDA

de reportes, informes y

ACCIONES

RESPONSABLE

PLAZO

1. Revisar la lista de hallazgos de la visita anterior y verificar la COPASO - ARPVISITAS 1 DE aplicacin de correctivos. INSPECCION Y CONTROL 2. Establecer los nuevos hallazgos que estn presentando. 3. Seguimiento a las recomendaciones de prevencin de riesgo. 2 ACTUALIZACIO DE 1. Realizar la visitas a cada una de las sedes para formular diagnostico de los riesgos existentes en esta. Planeacin PANORAMAS 2. Levantar un mapa de riesgos, clasificando los factores en Planeacin DE RIESGO orden de prioridades N corto corto Talento Humano. corto COPASO - ARPTalento Humano. corto COPASO - ARPTalento Humano. mediano

42

3. Capacitar a los funcionarios sobre la importancia de saber Talento identificar los riesgos existentes en su entorno. EVALUACION DE NECESIDADES DE ELEMENTOS DE 3 PROTECCION Y PREVENCION DE ENFERMEDADE S ACCIDENTES PROFESIONALE S Y 3. Suministrar elementos que permitan desarrollar una cultura de higiene postural en los funcionarios(Escritorios y 2. Brindar los espacios para capacitacin sobre el tema. a los servidores ARP 1. Realizar entrevista a cada uno de los funcionarios para determinar cules son sus necesidades en cuanto a proteccin, Copaso

Humanocorto

prevencin y recuperacin de accidentes y enfermedades Talento Humano profesionales. ARP corto

pblicos que permitan adquirir los conocimientos suficientes Talento Humano mediano

sillas Delegacin Departamental Delegacin Departamental Registradura Especial de Cali corto mediano

ergonmicas, descansa pies, teclados funcionales)

1. Realizar la distribucin de cada uno de los puestos de trabajo buscando la mejor ubicacin para un ptimo desempeo con el menor riesgo de salud. ANALISIS PUESTO 4 TRABAJO, ANALISIS MOBILIARIO 3. Solicitar el presupuesto para la realizacin de los trabajos de mantenimiento preventivo planificado a las DEL DE

2. Solicitar el presupuesto para la realizacin correcciones en Delegacin el aspecto de mala ubicacin del mobiliario. Departamental mediano

instalaciones Delegacin Departamental mediano

mobiliarios y equipos. 4 Velar por el correcto uso del presupuesto destinado a estas actividades, teniendo en cuenta las necesidades y 5 MEDICIONES AMBIENTALES Y PERSONALES

la Delegacin mediano mediano

funcionalidad. Departamental 1. Solicitar la contratacin de un especialista en esta rea para Delegacin que levante un diagnostico de necesidades. Departamental

43

2. Adecuar

las diferentes instalaciones con equipos que Delegacin Departamental mediano

permitan controlar la temperatura ambiente y la iluminacin.

3. Implementar cronograma permanente para la organizacin y Registradura aseo de los puestos de trabajo Especial de Cali mediano

4. Desarrollar un programa de reciclaje que permita minimizar el Registradura riesgo de contaminacin. Especial de Cali mediano

5. Capacitar en el manejo de desperdicios txicos como Delegacin cartuchos de tinta, tubos de tinta de resea, pilas, entre otros. Departamental mediano

6. Instalar

bateras sanitarias, para cada rea de trabajo, Delegacin Departamental mediano

designando un funcionario para su mantenimiento diario.

CENSO DE LOS 1.Disear un modelo de encuesta que permita conocer la FUNCIONARIOS realidad en el tema de salud ocupacin de cada uno de los CON EL FIN DE funcionarios. Planeacin DETERMINAR LA POBLACION EN RIESGO PREVENCION EN MEDICA CONTROL, EXAMENES DE VIGILANCIA OCUPACIONAL Y DE INMUNIZACION JORNADAS 4. Implementar seguimientos a los tratamientos de funcionarios Talento pacientes de enfermedades profesionales. Copaso HumanoSALUD: 1. Invitar a los funcionarios que se sometan a chequeos peridicos para verificar su estado de salud. DE Talento Humano HumanoCONSULTA MAYOR 2. Tabular los resultados de la encuesta, para obtener un diagnstico ms preciso de los riesgos y las necesidades en prevencin y atencin de enfermedades y riesgos laborales. Planeacin

corto

corto

corto

2. Programar peridicamente brigadas de salud (medicas, Talento odontolgicas, auditivas, visuales) pausas activas. Copaso 3. Instruir y motivar a los funcionarios para que practiquen las Talento

mediano Humanocorto

Copaso - ARP

corto

44

EXAMENES OCUPACIONAL 8 ES INGRESO RETIRO DE Y 1. Aplicacin de la normatividad vigente en la prctica de los Talento exmenes de salud para el ingreso y retiro de personal 1. Realizar seguimiento a incapacidades generadas por Talento Humano corto Copaso Humanocorto

enfermedad o accidente de trabajo. SEGUIMIENTO Y CIERRE 9 CASOS ACCIDENTES DE TRABAJO DE POR 2. Realizar seguimiento a los tratamientos y recomendaciones dadas por los mdicos a los pacientes por enfermedad o accidente de trabajo. 3. Realizar seguimiento a las causales de accidentes laborales y enfermedades profesionales.

Talento Humano

corto

Talento Humano corto Talento Humano Departamental Talento Humano Talento Humano corto corto corto

4. Aplicar correctivos necesarios a las causales de accidentes Delegacin laborales y enfermedades profesionales. INVESTIGACIO N 10 INCIDENTES ACCIDENTES DE TRABAJO 3.Verificar el cumplimiento de las normas ocupacional y seguridad industrial. vigentes en salud Talento Humano corto DE 1. Investigar las causas de accidentalidad en el trabajo.

Y 2. Establecer la frecuencia de accidentalidad laboral.

1. Abrir convocatoria entre los funcionarios para la conformacin Talento Humano de la brigada de emergencias. 2. Informar en qu consiste emergencias. CREACION 11 BRIGADA DE 4. Gestionar la consecucin de instructores para el curso de Talento Humano entrenamiento de la brigada de emergencia. 5. Gestionar la aprobacin de la brigada de emergencia. Copaso mediano Talento Humano Copaso mediano EMERGENCIA Y ACTIVIDADES 3. Seleccin de los brigadistas de acuerdo al perfil necesario. Copaso mediano y para qu sirve la brigada de Talento Humano Copaso mediano Talento Humano Copaso mediano

6. Divulgacin a los funcionarios sobre la existencia de la brigada Talento Humano de emergencia. Copaso mediano

45

Talento Humano 1. Levantar un plano o mapa de la distribucin de las reas Delegacin dentro de las instalaciones. Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano un protocolo de evacuacin y publicarlo en un Delegacin Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano planeados y Delegacin Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano

2. De acuerdo con el plano estudiar las posibles rutas de Delegacin evacuacin. CREACION 12 PLANES DE EVACUACION 3. Establecer lugar visible.

4. Establecer la ruta y los medios ms eficientes de evacuacin Delegacin desde cada una de las reas de trabajo.

5. Difundir el plan de evacuacin a todos los funcionarios, en Delegacin especial a la brigada de emergencias. 6. Programar simulacros de evacuacin

coordinados por la brigada de emergencias.

1. Establecer las necesidades de sealizacin dentro y fuera de Delegacin 13 SEALIZACION las instalaciones de la REC

2. Fijar la sealizacin de acuerdo con las normas establecidas Delegacin en cuanto al tema de seguridad industrial.

NORMAS 14 CONCEPTOS TECNICOS

1.Capacitar a los funcionarios involucrados en normatividad vigente en este conocimientos cuando se a necesario

Talento Humano cuanto a Delegacin tema y actualizar estos Departamental mediano Talento Humano -

2. Fijacin en un lugar visible del reglamento de seguridad Delegacin industrial Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano Departamental mediano Talento Humano Delegacin 3. Relacionar cuadro de informe de incapacidades laborales. Departamental mediano

1. Implementar el registro estadstico por ausentismo laboral; Delegacin indicando sus causas. 15 INFORMES ESTADISTICOS

2. Implementar cuadro Estadstico por causal de accidentes e Delegacin incidentes laborales.

46

6.2

PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y CORRECCIN DE LAS MALAS PRCTICAS DE SO Y SI

6.4.1 Recomendaciones

Instalar sealizacin de emergencia en los

accesos a gradas de cada piso, as como las dems reas de la edificacin donde haya mayor afluencia de personas; dicha sealizacin debe indicar la ruta de evacuacin, extintores, salidas y punto de encuentro; adems, cumplir las normas nacionales e internacionales de seguridad industrial.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Instalar en las gradas bandas antideslizantes para evitar que las personas resbalen y caigan accidentndose. Adquirir e instalar los equipos porttiles para lucha contra incendio (extintores) apropiados para las clases de fuego que se pudieran presentar en el edificio.

47

Dotar la edificacin con botiquines idealmente uno por piso, el nico botiqun existente se encuentra en el cuarto de desperdicios y totalmente abandonado.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Adecuar la puerta interna del segundo piso como ruta de evacuacin para los funcionarios ya que dicha puerta conduce a las gradas metlicas de la bodega, son antissmicas, son rectas y desembocan en la puerta peatonal de la bodega; con esta medida se descongestionaran las gradas al pblico en caso de presentarse una evacuacin masiva de personas.

48

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Es de gran importancia adosar los cables de los computadores en las diferentes oficinas y puestos de trabajo para disminuir los accidentes ocasionados por riesgo elctrico. En la cocina es de gran importancia acondicionar la mesa donde est la estufa, as como la adecuacin de la instalacin elctrica de la misma. Contratar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para las diversas sillas en los escritorios pues la mayora se encuentran averiadas, les faltan tornillos, y algunas estn totalmente deterioradas. De ser posible, implementar un programa de salud ocupacional que elabore normas de higiene y seguridad as como un programa de Seguridad, orden y Limpieza tendiente a mejorar la imagen con que cuenta la edificacin en la actualidad Implementar una alarma de emergencia y socializarla con toda la comunidad de funcionarios de la Registradura especial de Cali.

49

Es necesario adecuar recipientes para la basura clasificados segn las normas ambientales recientes, como se muestra en la siguiente grafica.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Elaborar un Plan de Emergencias para ser divulgado a todos los funcionarios de la registraduria. Conformar una Brigada de Emergencias estructurada segn la norma colombiana Icontec y con los siguientes lineamientos:

6.4.2 Composicin de la brigada

Para que una organizacin

pueda garantizar su permanencia y un control efectivo de los riesgos, debe tener una Brigada de Emergencias constituida por los siguientes grupos: Seguridad, Incendios, Primeros Auxilios, Evacuacin y Comunicaciones. Esta brigada est constituida por personal voluntario de la registraduria y que en el momento de presentarse la emergencia, actan de acuerdo con procedimientos establecidos por esta empresa del estado mientras llegan los organismos de socorro especializados.

50

6.4.3 Marco legal La LEY 9 DE 1979.

siguiente

es

la

principal

legislacin

vigente

relacionada con las brigadas para emergencias: RESOLUCION 2413 DE 1979. RESOLUCION 1016 DE 1989. DECRETO 2222 DE 1993. TEORIA DEL 10% - 20% Dice que en las instituciones que tienen poca poblacin flotante, los brigadistas deben ser el 10% de los trabajadores y, en aquellas instituciones en donde la poblacin flotante es alta, como cines, centros comerciales, colegios, universidades, iglesias, hospitales, etc., la brigada de emergencias debe estar compuesta por el 20% de los trabajadores. Se recomienda antes de definir el nmero de brigadistas, analizar los siguientes aspectos: Los recursos disponibles y necesarios. Los riesgos existentes. La factibilidad tcnica y operativa de cada opcin de brigada. 6.4.4 Objetivos principales de la brigada de emergencias. por medio de procedimientos preventivos. Restablecer las condiciones seguras rpidamente y sin crear pnico. Evitar la repeticin del evento, aplicando las medidas correctivas necesarias. Cada uno de los grupos tiene funciones y responsabilidades que cumplir ANTES, DURANTE Y DESPUES de la emergencia. ANTES DE LA EMERGENCIA: Disear, actualizar y difundir peridicamente el Plan de Emergencias de la organizacin. Disminuir

las posibles prdidas humanas y econmicas, anticipndose a los hechos

51

Mantener actualizados los contactos institucionales con los grupos de apoyo externos (Bomberos, Polica, Cruz Roja, defensa Civil, etc.). Inspeccionar peridicamente las reas comunes y mantener actualizado el panorama de riesgos. Realizar programas de capacitacin y actualizacin permanente. Mantener en buen estado los equipos para la atencin de emergencias. Realizar entrenamientos permanentes para el desarrollo de habilidades y destrezas por pate de los brigadistas. DURANTE LA EMERGENCIA: Realizar las actividades necesarias para controlar la emergencia. Realizar las actividades de salvamento y rescate de vctimas. Realizar el control y extincin de incendios, segn su magnitud y los equipos disponibles. Prestar asistencia de Primeros Auxilios y transporte a las vctimas que lo requieran. Coordinar las actividades con la organizacin interna y con los grupos de apoyo externo. DESPUES DE LA EMERGENCIA: Vigilar las personas y las reas afectadas. Inspeccionar las reas y evaluar factores contribuyentes que puedan aumentar la emergencia. Implementar los controles necesarios para prevenir la ocurrencia de una nueva emergencia. Realizar las actividades necesarias para el restablecimiento del equilibrio del sistema. Reiniciar las actividades realizadas antes de que se presentara la emergencia

52

6.4.5 Perfil de los brigadistas

Bsicamente, cualquier funcionario

de la Registradura puede ser brigadista, sin embargo, se recomienda que los integrantes de la brigada renan ciertas caractersticas: Ser voluntarios. Tener responsabilidad y alto sentido de compromiso. Tener absoluta disposicin de ser capacitado y entrenado. Tener permanencia en la empresa. Demostrar liderazgo que permita la participacin y creatividad de otros integrantes. Poseer estado fsico y de salud normal. Tener estabilidad emocional en situaciones de crisis. Es muy grato para mi aplicar todo el conocimiento adquirido a lo largo de mi carrera apoyando el diseo, implementacin y ejecucin de los procedimientos de emergencia para la Registradura especial de Cali, pues tengo la certeza que la prevencin no solo es el mejor camino en la seguridad de las personas sino el ms econmico de los procedimientos; prevenir es ms econmico que reconstruir.

53

7. RESULTADOS 7.1 ANLISIS Y DESCRIPCIN DE RIESGOS QUE OFRECE EL EDIFICIO En la visita de toma de informacin para la elaboracin del presente anlisis se observaron los siguientes aspectos: 7.1.1 Piso 3 Es necesario realizar anlisis de higiene postural al

puesto de trabajo de Martha Cecilia Arenas y realizar adecuaciones entre las que incluyen: descansa pies, ubicar mouse en el porta teclado y adosar cables de computador.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) La oficina de jurados carece de equipos contra incendio (extintores) adecuados para la clase de fuegos que se pudiera presentar en esta dependencia; cabe resaltar que en este piso se encuentra bastante material combustible representado en papeleria de archivo, equipos de computo, insumos de aseo.

54

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Este piso carece de sealizacin de emergencia para la ruta de evacuacin, carece de botiqun, adicionalmente el cielo raso se encuentra roto en algunas secciones generando riesgo para la integridad de las personas por cada de objetos y tiene bombillas fundidas generando deficiencia y sobreesfuerzo visual para las personas que laboran en esta rea; se observa humedad causada por goteras del tejado.

55

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

SALIDA EMERGENCIA RUTA

DE O DE

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

56

La mesa del comedor se encuentra desprendida y cuada por elementos no aptos para la funcin que este mueble representa.

Fuente:

Trabajo

de

Campo

presente estudio (2012)

57

La repisa adecuada para los elementos de cafetera no se encuentra en optimas condiciones de seguridad y orden, a su vez se observan elementos de la bodega mal ubicados en el rea de comedor.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

El bao del 3er piso ha sido destinado como bodega de aseo, lo cual genera contaminacin cruzada o posible asfixia para quien utilice dicho bao debido a la alta concentracin de qumicos contenidos en estos productos de aseo; adicionalmente se encuentra en desorden.

58

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) El rea destinada como cafetn no cuenta con los requerimientos mnimos de seguridad pues el cable de la estufa se encuentra empalmado con cinta adems, la estufa se encuentra instalada sobre un mueble inseguro y los elementos para consumo de alimentos se encuentran en malas condiciones de orden y aseo.

59

60

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

61

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

62

a la importancia que representa para el bienestar de los funcionarios esta rea es necesario instalar canecas para el depsito de residuos slidos o basuras que cumplan con las normas ambientales para la clasificacin de dichos residuos, de igual manera se debe adecuar un sitio ordenado para guardar los elementos de aseo.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) 7.1.2 Segundo piso. En el rea de archivo y correspondencia es

necesario instalar equipo contra incendio (extintor) adecuado para el riesgo de incendio existente en esa rea; adicionalmente en el puesto de trabajo de la funcionaria encargada de la correspondencia se debe: adosar cables del computador, realizar mantenimiento correctivo al espaldar de la silla para disminuir fatiga en la regin lumbar, se debe instalar porta mouse y descansa pies, en esta oficina se observa problema con goteras cuando llueve las cuales mojan el equipo de computo y la documentacin all 63

procesada; esta oficina presenta deficiencia con la iluminacin debido a bombillas fundidas as como altas temperaturas al carecer de aire acondicionado.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

64

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

65

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) En el departamento electoral se debe adosar cables de los computadores en los puestos de trabajo, ubicar cajas en un rea donde no impidan el proceso de evacuacin o control de incendios en caso de emergencia.

66

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Puesto de Nubiola Giraldo: Se debe adosar cables, es necesario instalar porta mouse, subir el teclado, instalar descansa pies, cambiar silla de escritorio e implementar programa SOL (seguridad, orden y limpieza); lo anterior con el fin de favorecer el ambiente laboral de la funcionaria, corregir postura ergonmica y evitar incapacidades por enfermedad profesional.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

67

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Puesto de Andrea Castro: Se debe instalar poetateclado, porta mouse, dotar con descansapies, adosar cables.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

68

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Puesto de Liliana Ortigoza: En este puesto de trabajo la funcionaria presenta falencias con la ergonoma debido al mal estado de la silla; dicha silla no tiene los tornillos de graduacin impidiendo ajustarla a comodidad de la funcionaria, razn que esta persona debe usar en miembros superiores. El equipo de cmputo de esta funcionaria se encuentra con cables sueltos bajo el escritorio los cuales se deben adosar, el escritorio de este puesto de trabajo no est bien sujetado lo que genera alto riesgo mecnico en el momento que ocurra una emergencia. un cojn para trabajar cmoda, es necesario adecuar el porta teclado y porta mouse para evitar enfermedad profesional

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Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

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Puesto de trabajo de Rosalba Tafur: En este puesto de trabajo se encontr la silla deteriorada dificultando ajustarla a la necesidad de la funcionaria, adems se debe adosar el cableado de la oficina, algunos tubos de las lmparas se encuentran fundidos lo cual genera sobreesfuerzo y fatiga visual a la funcionaria al momento de realizar sus labores; se observo en el bao de esta oficina un toma corriente sin la respectiva tapa en la pared lo cual genera alto riesgo de electrocucin. Se debe adecuar escritorio para que la funcionaria pueda utilizar adecuadamente el porta teclado.

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012)

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Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Puesto de Jos Francisco Daza: En este puesto de trabajo se observo deficiencia en la iluminacin a causa de tubos de la lmpara fundidos, el cielo falso cuenta con un roto en el cual se visualizan los tubos del cableado elctrico, se observa un toma corriente desencajado de la pared as como un multitoma de caucho sobrecargado los cuales generan alto riesgo elctrico por sobre corriente o corto circuito; adicionalmente es necesario implementar normas de seguridad, orden y aseo en esta oficina pues buena parte de ella se ha destinado como bodega.

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Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) 7.1.3 Piso 1. Durante el recorrido por el primer piso del edificio se

observo que tanto las gradas generales como las gradas internas carecen de bandas antideslizantes causando un gran factor de riesgo para quienes diariamente las transitan, el unico extintor existente en el edificio se encuentra en este piso mas se encuentra vencido en cuanto a la recarga, no es el adecuado para la clase de fuego que se pudiera presentar y adicionalmente se encuentra escondido; los equipos de computo en esta area se encuentran con los cables sueltos bajo los escritorios, se debe instalar sealizacion de emergencia que facilite los procesos de evacuacion de personas en caso de emergencia.

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Puesto de Luz ngela Grisales, Resea: En este puesto de trabajo el conjunto mesa y silla para resea no son los adecuados para la labor debido a que la silla queda muy baja pero la mesa es alta causando dolor en las rodillas de la funcionaria; es necesario dotar la funcionaria con descansa pies para disminuir dolor en articulaciones as como inflamacin de vasos sanguneos.

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Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Puesto de Claudia Triana (rectificacin): En este puesto de trabajo la silla se encuentra deteriorada, el espaldar no ajusta debido a tornillos, resorte y soporte reventados; se debe instalar una caneca de basura que garantice higiene y orden, dado el poco espacio en este modulo el equipo de computo de la funcionaria no queda frente al rostro 75

de la misma generando cervicalgia y lumbalgia, es necesario adecuar dicho equipo e instalar porta teclado y porta mouse, se debe adosar cables debajo del escritorio.

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Correspondencia Judicial (fiscalas): En este puesto de trabajo se debe adosar cables bajo los escritorios, asegurar los escritorios pues se encuentran flojos, esta rea carece de papeleras o recipientes para depositar la basura; se debe instalar extintores adecuados a la clase de riesgo existente, se debe implementar norma de seguridad, orden y aseo.

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Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) Puesto de MirianLizeth Cardona: En este puesto de trabajo se debe instalar descansapies, portamouse e implementar norma de seguridad, orden y limpieza. 78

Fuente: Trabajo de Campo presente estudio (2012) En el area de registro civil la mayoria de sillas se encuentran deterioradas, sus tornillos no permiten ajustarlas a las necesidades ergonomicas de los funcionarios, los equipos de computo no tiene adosados los cables, se debe implementar norma de seguridad, orden y limpieza en esta area; se observa disminucion en la iluminacion, deficiencia en la ventilacion y los funcionarios carecen de portamouse.

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En el rea de bodega se observo cables sueltos en el piso, almacenamiento de cajas en forma insegura, carece de sealizacin, se debe implementar norma de almacenamiento seguro y norma de seguridad, orden y limpieza; la iluminacin es deficiente as como la ventilacin.

8. CONCLUSIONES La definicin de unos objetivos claros que permitieron adelantar una positiva investigacin en el tema, aplicando los conceptos,

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conocimientos y herramientas que se han adquirido a lo largo de la academia. El conocimiento de normas en salud ocupacional y seguridad industrial que proporcionan la proteccin de la integridad del trabajador y la prevencin de Riesgos laborales. El alto nivel de riesgo a que estn expuestos los funcionarios por lo inadecuado de las instalaciones locativas. El diseo de un plan de accin para disminuir las falencias que presenta la entidad en lo relacionado con prevencin del riesgo en salud ocupacional y seguridad industrial. La presentacin de una propuesta concreta y especifica, encaminada a la implementacin de programas que garantizan la prevencin de riesgos, la proteccin de la integridad de los funcionarios y el mejoramiento en materia de salud ocupacional. Dejar un aporte con mis conocimientos a la entidad donde laboro, adems se llevo a cabo una parte practica de mi formacin como administradora de empresas, confrontando la teora con la realidad que enfrentamos en el desarrollo de nuestra vida laboral.

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