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NDICE
1. 2. 3. 4. 5. INTRODUCCION OBJETO ALCANCE PERSONAL DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO 5.1. Jefe de Banquetes 5.2. Comercial de Banquetes 5.3. Matre de Banquetes 6. 7. 8. TIPOS DE EVENTOS DESARROLLO ANTES DE LA COMERCIALIZACION 8.1. Diseo y planificacin de Mens 8.2. Tipos de Men 8.3. Algunas reglas de base 8.4. Estudio de Espacios (Salas, Terrazas, Jardines, Discoteca, etc.) 8.5. Presupuestos 9. ACCIONES COMERCIALES 9.1. Documentos de apoyo del departamento comercial 10. 11. 12. LA VISITA DEL CLIENTE EL CONTRATO LA ORGANIZACIN PREVIA 12.1. Orden de Servicio 12.2. Reunin con los diferentes departamentos 4 5 5 5 6 6 7 8 9 9 10 10 10 13 14 16 16 19

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13. 14.

TIPOS DE MONTAJE PREVIO Y DURANTE EL EVENTO 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. Algunos ratios Limpieza en Sala Montaje en Sala Servicio en un banquete

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15. 16.

DESMONTAJE DEL EVENTO DESPUES DEL EVENTO 16.1. Control de costes reales 16.2. Facturacin 16.3. Carta de evaluacin Encuesta de calidad

17. 18. 19.

PROBLEMAS TIPICOS Y SOLUCIONES LOS MAYORES RETOS DEL DEPARTAMENTO RESOLUCION DE QUEJAS E INCIDENCIAS

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1. TIPOS DE EVENTOS
Un banquete es una comida esplndida a la que concurren muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensin de contactos internacionales y de mbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han trado como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin nmero de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales. Cada tipo de evento tiene sus particularidades y los clientes vendrn con necesidades diferentes. Es importante tener claro qu tipo de eventos permitiremos en el hotel. Igualmente, las instalaciones propias del hotel podrn limitar el tipo de eventos que se puedan organizar. Los Eventos se clasifican en: Bodas Comidas de Negocios Cenas de Gala Homenajes Cenas Especiales (Fin de Ao, San Valentn, Reyes, etc) Seminarios Presentaciones (personajes, libros, productos, campaas) Congresos y convenciones Conferencias Cumpleaos, Aniversarios, Comuniones, etc Ccteles Rueda de prensa Desfiles de Moda Reuniones de empresa

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2. DESARROLLO
El desarrollo del departamento de Banquetes se divide en varias etapas bien definidas: Antes de la comercializacin 1. 2. 3. 4. Diseo y planificacin de Mens Estudio de Espacios (Salas, Restaurantes, Jardines, Discoteca, etc) Presupuestos Acciones comerciales

Antes de la aceptacin del presupuesto 5. 6. 7. 8. Visita del cliente y presentacin de las instalaciones Estudio de posibilidades y variaciones Negociacin Informacin sobre polticas de cancelacin

Despus de la aceptacin del presupuesto Este punto es el ms largo puesto que incluye todo el proceso de planificacin, organizacin y montaje. 9. Recibir depsito y firmar contrato del evento 10. Planificacin y organizacin logstica o (los puntos se desarrollan ms en profundidad a continuacin) El da del Evento Despus del Evento

3. ANTES DE LA COMERCIALIZACION

3.1.

Diseo y planificacin de Mens

El diseo y planificacin de mens es un trabajo de equipo. El Jefe de Banquetes debe colaborar con el Jefe de Cocina para disear los mens que el hotel va a ofrecer para cada tipo de evento. El nmero y tipo de mens depender del tipo de eventos que el hotel vaya a proporcionar. Es decir, no es lo mismo crear un men para una boda que para una cena de empresa.
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En este apartado es muy importante tener bien claro el presupuesto del departamento y los objetivos que debe lograr. El Jefe de cocina deber elaborar mens que respeten los mrgenes establecidos por el departamento, y que puedan ser vendidos a un precio adecuado por el departamento de Banquetes.

3.2.

Tipos de Men

a. Cctel / Aperitivo / Recepcin Un cctel es en la mayora de los casos un paso previo a otro evento en el establecimiento. Sirve para que los asistentes puedan pasear y charlar con otros invitados, antes de pasar a la cena. En otros casos puede celebrarse despus de otro evento por ejemplo, despus de una rueda de prensa, presentacin, etc. Sin embargo, otros son simplemente un evento ms informal para reunir a personas con motivo de una presentacin, celebracin, etc. Dependiendo de las necesidades y presupuesto del cliente, se pueden montar mesas de comida y algunas de bebida donde los camareros preparan y sirven a los invitados. Otra opcin es que los camareros salgan de la cocina con bandejas preparadas con copas de bebida / canaps, etc. Y se paseen entre los invitados. Y otra opcin es tener una combinacin de las dos cosas. No hay que olvidar tener espacio suficiente para que los clientes puedan deshacerse de copas, platos, servilletas, etc. En un cctel normalmente no se facilitan plazas para sentarse puesto que la idea es que la gente se mueva e interacte con otros invitados. Sin embargo, hay que estar preparado para eventualmente facilitar sillas para personas mayores, embarazadas, etc. Ver anexos para mens de cctel

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