Kesly patricia sepulveda Eladio Jos Palencia

Esta opcin le remitir al siguiente cuadro de dialogo el cual contiene seis opciones:

4.1. ENTRADA DE DATOS DE MOVIMIENTOS CONTABLES En esta opcin nos permit ingresar todo los documentos y comprobantes que afectan a la contabilidad de la empresa , Puede utilizarla para incluir cualquiera de los documentos definidos en 'Tipos de documentos' con sus conceptos, valores y cuentas correspondientes. El comportamiento de esta pantalla se rige por la interfase general, y tiene la siguiente presentacin:

Para crear un documento, pulse el botn Nuevo , lo que le remitir al siguiente campo:
Tipo de Documento: Puede digitar en este campo cualquiera de los tipos de documentos definidos con anterioridad. Si presiona la tecla ENTER sobre la casilla vaca, aparecer una ventana con todos los tipos de documento definidos. Para seleccionar uno, utilice las teclas de flecha y ENTER. Para buscar uno en la ventana, escrbalo en la columna BUSCAR y presione F7. Al digitar el tipo de documento, aparecer el nombre correspondiente frente a este. Nmero de Documento: Si digit un nmero inicial al definir el tipo de documento, el programa llevar automticamente el consecutivo y traer el nmero siguiente al ltimo grabado. Si no digit nmero inicial al definir tipo de documento, este campo vendr en blanco. Presionando ENTER con el campo en blanco, aparecer una ventana de los documentos existentes, para seleccionar alguno de ellos. Fecha (mm/dd/aaaa): Digite la fecha del documento en formato mes-da-ao. sta debe corresponder al perodo en el cual se est trabajando, o de lo contrario, el sistema no permitir continuar. Incluir nmero de cheque (N / S): Responda con 'S' en caso afirmativo, o con 'N' en caso negativo. Utilice esta opcin principalmente para comprobantes de egreso y recibos de caja. Si responde con 'S', el programa presentar la columna 'Cheque' en la ventana de asientos contables.

A continuacin, el programa lo ubicar en la seccin donde se encuentran tres opciones:

Si selecciona 'Imprimir', podr imprimir el documento en pantalla en uno de cuatro formatos que ofrece el programa:

Una vez impreso el documento, el cursor se posicionar en el botn Editar Movimientos.

Si selecciona 'Salir sin Grabar', el programa retornar al men anterior sin grabar el documento

Seleccionando 'Editar Movimientos', quedar posicionado en una ventana para digitar los asientos contables del documento.

Esta ventana se presenta de la siguiente forma:

Examinaremos a continuacin el comportamiento y funciones de cada columna. TEM Esta columna numera los asientos. No es modificable. Un documento puede contener hasta 999 asientos.
CONCEPTO
Al posicionarse sobre dicha columna usted encontrar diversas formas de ingresar la informacin: 1.Puede digitar conceptos hasta de 50 caracteres. Si desea repetir el concepto del asiento anterior, escriba 'RR' y ENTER. 2.Si desea seleccionar un concepto de la lista de conceptos pre-definidos, utilice la tecla '*' asterisco y presione ENTER. Aparecer una ventana de conceptos, en la cual usted puede adicionar nuevos conceptos con F5, buscar un concepto con F7 o borrar conceptos con F6. Para seleccionar un concepto de esta ventana, presione ENTER.

El programa solicitar confirmacin del concepto, y de inmediato lo ubicar en la columna correspondiente de la ventana de movimientos.

3.Si su concepto refiere a impuestos, usted puede llamar los conceptos de impuestos existentes en el sistema, utilizando la combinacin de teclas ALT + I. Al hacerlo, aparecer una ventana con los conceptos generales de impuestos, de la cual puede seleccionar uno con ENTER.

A continuacin, el sistema presentar otra ventana con los impuestos correspondientes al concepto seleccionado. Escoja el que desee con ENTER.

Una vez haya seleccionado un impuesto, el sistema le solicitar la base correspondiente. Si aplica, escriba el valor de la base.

De manera automtica sern remplazados los siguientes campos: Concepto Dbitos o Crditos segn el caso Cuenta Base Algunos de los impuestos que el sistema ya trae incluidos y que se pueden aplicar en forma automtica son: IVA Retenciones hechas a terceros Anticipos de impuestos o retenciones hechas por terceros Otros impuestos CHEQUE Esta columna aparecer si respondi afirmativamente a la pregunta Incluir nmero de cheque. Digite aqu el nmero de cheque. Si desea repetir el nmero del asiento anterior, escriba 'RR' y ENTER.

DBITOS Escriba el valor dbito del asiento, si el asiento es dbito. El programa automticamente ajustar las comas y los puntos. El programa sumariza automticamente los dbitos a medida que se van digitando, y presenta esta suma en pantalla. Si el asiento es crdito, deje este campo en cero (0) para pasar al siguiente.
CRDITOS

Si el asiento tiene un valor dbito, este campo no se solicitar. El programa automticamente ajustar las comas y los puntos. El programa sumariza automticamente los crditos a medida que se van digitando, y presenta esta suma en pantalla.

CUENTA Existen varias maneras de asignar la cuenta a un asiento. Examinaremos cada una de ellas: 1. Digitando la cuenta directamente. Solamente las cuentas auxiliares pueden tener movimientos. Si digita correctamente la cuenta que desea asignar, el sistema presentar su nombre en la parte inferior de la pantalla, y pasar a la siguiente columna. Si va asignar un nmero de cuenta nuevo, escrbalo. El sistema le preguntar si desea crear una nueva cuenta. Si es as, aparecer una ventana especial de creacin de cuentas. 2. Solicitando las cuentas pre-definidas para el tipo de documento. Utilizando la tecla'*' y ENTER, aparecer un cuadro con las cuentas pre-definidas para el tipo de documento que se est digitando, (Si las hay). De este cuadro, puede seleccionar la cuenta deseada, y si esta no es una cuenta auxiliar, el programa pasar inmediatamente al plan de cuentas de la compaa, del cual puede seleccionar una cuenta en particular.

3.- Presionando ENTER con el campo de cuenta en blanco. Al hacer esta operacin, el programa presentar todo el plan contable desde la primera cuenta, y puede posicionarse con las teclas de flecha en la cuenta auxiliar que desee. Posteriormente presione ENTER, y esta cuenta ser asignada.

4. Digitando una parte de la cuenta Si digita una cuenta mayor o una subcuenta, el programa presentar el plan contable a partir de dicha cuenta, y podr seleccionar la cuenta auxiliar que desee, y presionar ENTER. Por ejemplo, puede digitar cuentas como '1110', '4', '51', etc. 5. Buscando la cuenta en forma alfabtica Para esto, debe escribir la letra 'A' y presionar ENTER en el campo cuenta. A continuacin el programa preguntar el nombre de la cuenta que desea ubicar. Digite el nombre o una parte de este. El programa presentar el plan contable ordenado alfabticamente a partir del nombre ms cercano al que ha digitado. Seleccione la cuenta deseada y presione ENTER.

NOTA: Siempre que aparezca la ventana de cuentas, estar posicionado en la columna BUSCAR. Para localizar una cuenta en particular, simplemente escrbala en esta columna, y presione F7. Si el ordenamiento de la ventana es alfabtico (por Nombre de cuenta), puede escribir los primeros caracteres del nombre y presionar F7.

CENTRO DE COSTO Esta columna se solicita si defini utilizar centros de costo en la opcin 'Definicin de Niveles de Cuenta y Centros de Costo' del men de 'Informacin General'. Si la cuenta de este asiento maneja centros de costo, este campo ser requerido, de lo contrario, puede continuar con ENTER sobre este campo en blanco. Existen varias maneras de asignar el centro de costo a un asiento. Examinaremos cada una de ellas: 1. Digitando el centro de costo directamente. Para esto, escriba el cdigo de centro de costo que desee. Si existe, el sistema lo localizar y presentar su nombre en la parte inferior de la pantalla. Si no existe, le permitir crearlo directamente sin salir de esta entrada de datos. 2. Escribiendo 'A' y presionando ENTER. De esta manera aparecer una ventana con los centros de costo en orden alfabtico. Seleccione el que desee con ENTER, o localice uno en particular escribindolo en la columna BUSCAR y presionando F7. 3. Presionando ENTER con el campo en blanco. Si la cuenta de este asiento maneja centros de costo, aparecer una ventana con los centros de costo en orden de cdigo. Seleccione el que desee con ENTER, o localice uno en particular escribindolo en la columna BUSCAR y presionando F7. Si la cuenta de este asiento no maneja centros de costo, al presionar ENTER con el campo en blanco, pasar a la siguiente columna.

BASE Este campo corresponde al valor de la base en los asientos de retencin o IVA, y es solicitado nicamente si en el concepto se encuentra la palabra 'RETENCION' o la palabra IVA o I.V.A. Por lo tanto, para los asientos de retencin en la fuente o IVA, debe incluir en alguna parte del concepto la palabra 'RETENCION' o la palabra IVA / I.V.A. Igualmente, este campo vendr lleno cuando se ha seleccionado un impuesto con la combinacin de teclas ALT + I.

NIT Este campo es obligatorio si la cuenta del asiento fue definida como cuenta que maneja terceros. Si no es as, puede presionar ENTER, y pasar al siguiente asiento. Existen varias maneras de asignar el Nit o cdula a un asiento. Examinaremos cada una de ellas:
1.- Digitando el Nit directamente. Si digita correctamente el Nit que desea asignar, el sistema presentar el nombre correspondiente en la parte inferior de la pantalla, y pasar al siguiente asiento. Si va asignar un nmero de Nit nuevo, escrbalo. El sistema le preguntar si desea crear un Nuevo Nit. Si es as, aparecer una ventana especial de creacin de Nits.

2.- Buscando el Nit en forma alfabtica Para esto, debe escribir las primeras letras del nombre que est buscando y presionar ENTER. El programa presentar el directorio de Nits ordenado alfabticamente a partir del nombre ms cercano a las letras que ha digitado. Puede desplazarse con las teclas de flecha para ubicar el Nit o cdula que desee. Posteriormente presione ENTER, y este ser asignado. Si desea buscar un tercero en la ventana, escriba la parte inicial del nombre en la columna BUSCAR, y presione F7. De esta manera puede incluir los datos en las columnas de cada asiento. El programa lleva automticamente la suma de dbitos y crditos, y la diferencia si la hay. Si desea borrar algn tem, utilice la tecla F6 o la combinacin de teclas Ctrl-T. Aparecer un pequeo cuadro negro a la izquierda del registro bajo al columna tem, indicando que este asiento est listo para ser borrado. Si estando marcado un asiento de esta manera, decide no borrarlo, vuelva a oprimir F6 o Ctrl-T, y el registro ser reactivado. Para terminar la digitacin de un documento o comprobante, utilice la tecla F10 o la combinacin de teclas Ctrl-W. El programa solicitar confirmacin para continuar en la ventana de movimientos o salir.

Finalmente, haga clic en el botn de Grabar , si desea almacenar los datos en pantalla, o en el botn 'No Grabar' si desea terminar sin grabar los datos. El programa no permite grabar documentos que no estn balanceados.

4.2. DOCUMENTOS REPETITIVOS (COPIAR DOCUMENTOS)

El propsito de esta opcin es permitir la copia de un documento contable de cualquier perodo al perodo actual, con otro tipo o nmero de documento. Algunas aplicaciones prcticas de este mdulo son: Comprobantes de Depreciacin Comprobantes de Pagos o cobros repetitivos Comprobantes de Nmina Al ingresar a esta opcin, encontrar una pantalla similar a la siguiente:

Examinaremos a continuacin cada uno de los campos de esta pantalla: Conoce el perodo dnde est el documento a copiar ? Indique con 'S' o 'N' si conoce o no el perodo al cual pertenece el documento que se va a copiar.

Perodo (mm/aa) El perodo (mes-ao) se solicita si respondi afirmativamente a la pregunta anterior. Seleccione el mes digitndolo o bien empleando las flechas del lateral derecho de la casilla.

Tipo de Documento Escriba el tipo de documento. Si no lo conoce, presione ENTER con el campo en blanco, y seleccinelo en la tabla de tipos de documento que aparece. Nmero de Documento

Escriba el Nmero del documento a copiar y presione ENTER. Si no lo conoce, simplemente presione ENTER. Al cabo de unos momentos, aparecer una lista de los documentos correspondientes al tipo especificado. Esta lista puede ser de un solo perodo o de varios perodos. Seleccione con ENTER el documento que desea copiar.

Nuevo Tipo Por defecto ser el mismo tipo de documento especificado anteriormente. Si lo desea, lo puede cambiar, o seleccionar de la lista.

Nuevo Nmero Si el consecutivo se lleva automticamente, el sistema traer el siguiente nmero correspondiente a ese tipo de documento. Si no es as, debe escribirlo. El sistema no permitir copiar sobre un nmero ya existente.

4.3. IMPORTAR MOVIMIENTOS Mediante esta opcin puede trasladar movimientos desde otras aplicaciones hasta la contabilidad de su Sistema Total, lo que le permitir traer informacin contable que se encuentra en un formato distinto al del sistema. Las aplicaciones desde las cuales puede trasladar movimientos son las siguientes:

IMPORTACIN DESDE LOTUS, QUATTRO O EXCEL Al seleccionar esta opcin, aparecer una pantalla indicando los nombres de los campos o columnas, y las especificaciones exactas que estos deben tener para trasladar la informacin en forma exitosa. Es decir, si tiene un cuadro de datos en Excel, este cuadro debe contener exactamente las mismas columnas (campos), y la informacin correspondiente a la longitud y tipo especificada. Los nombres de los campos y sus caractersticas son las siguientes:

Recuerde su hoja de clculo debe tener estas mismas columnas, definidas de la misma manera. Si la informacin se encuentra tal cual es solicitada, usted puede continuar el proceso, A la pregunta Desea continuar? responda afirmativamente

A continuacin el programa le solicitar, la ubicacin y el nombre exacto del archivo a partir del cual se tomar la informacin.
Usted debe digitar el nombre incluyendo directorio y extensin. Por ejemplo: C:\LOTUS\MOVI.WKS o bien puede emplear el botn de puntos suspensivos para realizar la bsqueda por directorios y carpetas. Una vez, digite el nombre del archivo, confirme que este dato es correcto, el programa comenzar la verificacin y el traslado de la informacin.

IMPORTACIN DESDE FOXPRO, DBASE O CLIPPER Para importar archivos de formato DBF, debe definir un archivo con los siguientes campos:

pregunta Desea continuar? responda afirmativamente. A continuacin el programa le solicitar, la ubicacin y el nombre exacto del archivo a partir del cual se tomar la informacin. Los datos que desee importar deben estar grabados en un archivo DBF con estos mismos campos y caractersticas.

Usted debe digitar el nombre incluyendo directorio y extensin. Por ejemplo: C:\DATOS\MOVI.DBF o bien puede emplear el botn de puntos suspensivos para realizar la bsqueda por directorios y carpetas. Una vez, digite el nombre del archivo, confirme que este dato es correcto, el programa comenzar la verificacin y el traslado de la informacin.

IMPORTACIN DESDE ARCHIVOS TIPO TEXTO (ASCII) Al seleccionar esta opcin, aparecer una pantalla indicando los nombres de los campos, y las especificaciones exactas que estos deben tener para trasladar la informacin en forma exitosa. Los nombres de los campos y sus caractersticas son las siguientes:

Puede usar este formato de importacin, si utiliza otra hoja electrnica como SuperCalc, o cualquier otro programa. Para esto, simplemente cree una estructura de campos o columnas igual a la aqu estipulada, y convirtala a un archivo tipo texto. (Algunos programas traen la opcin 'Print to File' mediante la cual se generan archivos tipo texto). A continuacin el programa le solicitar, la ubicacin y el nombre exacto del archivo a partir del cual se tomar la informacin.

Usted debe digitar el nombre incluyendo directorio y extensin. Por ejemplo: C:\LOTUS\MOVI.TXT o bien puede emplear el botn de puntos suspensivos para realizar la bsqueda por directorios y carpetas. Una vez, digite el nombre del archivo, confirme que este dato es correcto, el programa comenzar la verificacin y el traslado de la informacin.

4.4. AJUSTES DE INFLACIN