Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

El Informe de Auditora y la Redaccin de Hallazgos

Sr. Sr. Edwin Edwin H. H. Rodrguez Rodrguez Hernndez, Hernndez, CFE, CFE, CFS, CFS, CICA, CICA, CBM CBM Subdirector Subdirector Divisin Divisin de de Asistencia Asistencia en en Litigacin Litigacin y y Auditora Auditora Forense Forense

Objetivos
Compartir informacin sobre la redaccin de informes en la OCPR. Proveer informacin sobre normas bsicas para la redaccin de hallazgos.

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Normas de Redacci n en Redaccin la OCPR

Normas de Auditora del Contralor (N-DA-1, V.3)
Normas Generales Normas de Trabajo de Campo Normas para la Presentacin del Informe

y Normas de Redaccin de Informes de Auditora (N-DA-2, V.2)

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INFORMES DE AUDITORA
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Proceso de Auditor a Auditora

Cmo se realiza?
Normas adoptadas por el Contralor

Etapas
Planificacin Trabajo de campo Comunicaciones con la gerencia Informe final
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Informe de Auditor a - PROP SITO Auditora PROPSITO

Documento oficial con valor legal Propsito
Informar los hallazgos
Entidad Otras agencias o partes interesadas

Explicar la interpretacin de los hechos Emitir la opinin del auditor Hacer recomendaciones Servir de punto de partida para referimientos a otras agencias
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Comunicaciones con la Gerencia

Tipos de comunicaciones
Solicitud de informacin Cartas a la gerencia Borrador de informe Informe final

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Contenido de la Carta a la Gerencia

Carta de trmite
Perodo auditado Operaciones examinadas Fecha para contestar la carta

Hallazgos preliminares
Ttulo Dirigido Dirigido al al jefe jefe Situacin de la agencia. de la agencia. Criterio Confidencial Confidencial Efecto No se incluyen las causas ni recomendaciones
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Contenido del Informe Final

Primera parte/carta de trmite (8 secciones)
Base legal Datos sobre la unidad auditada Alcance y metodologa Comentarios especiales Opinin Recomendaciones Comunicaciones con la gerencia y la contestacin a stas
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Informe Informe Pblico Pblico

9Relacin detallada de los hallazgos Todos los atributos Contestaciones de la gerencia 9Anejo de funcionarios principales 9Otros anejos

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Cont. Contenido del Informe... Base legal

Indica qu se realiz (auditora, evaluacin, el estudio) Base legal para efectuar la auditora, el estudio, etc. Datos de las reas examinadas

Datos sobre la unidad auditada

Breve descripcin de la unidad (creacin, funciones, organizacin) Datos financieros generales Litigios o demandas
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Cont. Contenido del Informe...

Alcance y metodologa
Declaracin de Cumplimiento con Normas de Auditora Perodo auditado Mtodos utilizados

Comentarios especiales
No necesariamente implican violaciones a leyes Situaciones significativas para las operaciones de la unidad Se incluye slo si lo amerita

Opinin: Dictamen sobre el resultado de las pruebas

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Cont. Contenido del Informe...

Recomendaciones
Remedio para corregir las situaciones sealadas Dirigidas al funcionario responsable de la accin Dirigidas a la causa del hallazgo

Comunicaciones con la gerencia y contestacin

Cartas a la gerencia y otros comentarios de la gerencia Indicacin si no se recibieron comunicaciones

Relacin detallada de los hallazgos

Todos los atributos Contestaciones de la gerencia
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Cont. Contenido del Informe... Anejo de funcionarios principales

Nombre de los funcionarios ms importantes Puesto ocupado Perodo

Otros anejos
Grficas, anlisis, listas, tablas, etc.

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Informe de Auditora - Caractersticas

1. Completo 2. Objetivo
Contiene toda la informacin Promueve la comprensin Imparcial, sin exagerar Datos correctos Sin juicios valorativos Motiva a atenderlo

3. Formal

Primera persona plural (nosotros) Conclusiones lgicas

4. Persuasivo Convincente
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Cont. Caractersticas
5. Claro
Fcil de leer y entender Organizacin, estilo y presentacin

6. Preciso 7. Conciso 8. Positivo

Datos correctos, concretos y medibles

No ms extenso que lo necesario Expresiones asertivas

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REDACCI N DE REDACCIN HALLAZGOS

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Contenido de un Hallazgo
Incluye toda aquella informacin necesaria para que:
El lector pueda entender y juzgar por s mismo el informe. Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados.

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Barreras que impiden la Redacci n Eficiente Redaccin

Desconocimiento del asunto o falta de informacin Percepcin de que la redaccin es una tarea compleja e ineficiente Hbitos y actitudes Miedo a comprometerse con la informacin Limitacin de tiempo
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Atributos y Clasificaci n de Clasificacin los Hallazgos

Atributos
1. Ttulo 2. Situacin 3. Criterio 4. Efecto 5. Causa 6. Recomendacin
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Clasificacin
1. Principales 2. Secundarios

Cont. Atributos del Hallazgo

Ttulo - Informa de qu se trata. Describe brevemente y de forma objetiva y especfica el asunto.
Falta de un programa subsidiario de las cuentas por cobrar Falta de intervencin a los documentos relacionados con las ventas de licencias de vehculos de motor Procedimientos operacionales sin aprobar por el Director Ejecutivo
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Ejemplos Ejemplos

Cont. Atributos del Hallazgo

Situacin - Describe o relata lo que sucedi. Comunica los hechos concretos que revelan que no se cumpli con las normas requeridas.
Introduccin Qu no se hizo correctamente?

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Cont. Atributos del Hallazgo Estructura de la Situacin

Establece Establece la la pertinencia pertinencia y y materialidad materialidad del del asunto. asunto. Ubica Ubica al al lector. lector.

Breve introduccin para ubicar al lector

Datos sobre qu se examin Informacin de fechas, importes, cantidades Descripcin de transacciones o procesos

Asunto objeto de sealamiento

Frase introductoria: El examen revel que... Especfico (no mezclar dos situaciones en un prrafo)
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Cont. Atributos del Hallazgo Evitar Palabras Imprecisas:

Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones En el futuro, en el pasado Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca
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Determinar cantidad

Precisar fecha

Trminos absolutos, definir

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Cont. Atributos del Hallazgo

Criterio - Norma utilizada para evaluar la situacin. Debe ser especfica al asunto sealado.

Estndares

Indirectos o implcitos

Leyes Reglamentos Guas Acuerdos Contratos

Experiencia Opinin de un perito Normas de sana administracin y de control interno Metas y objetivos programticos Uso y costumbre en la industria

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Cont. Atributos del Hallazgo

Referencia a leyes o reglamentacin
...Artculo 33, Seccin 6 del Reglamento 587 aprobado por el Director Ejecutivo el 25 de enero de 2005 ...Ley Nm. 91 del 29 de junio de 1954, Ley de Contribuciones sobre Ingresos, segn enmendada... ...Memorando Nm. 31 emitido el 23 de noviembre de 1983 por el Secretario de Hacienda...
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Cont. Atributos del Hallazgo

Efecto - El resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o ms criterios y lo que ello significa para el inters pblico.
Prdida de ingresos Gasto indebido Ineficacia al realizar un trabajo Desmoralizacin del personal

Prdida de imagen o de prestigio

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Cont. Atributos del Hallazgo Causa - La razn fundamental que motiv al incumplimiento.
Falta de supervisin adecuada Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes o reglamentos Falta de planificacin y de organizacin Ausencia de comunicacin de las decisiones y de las normas Falta o deficiencia en el control interno Guas inadecuadas, obsoletas o imprcticas Deshonestidad, descuido o negligencia del personal
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Cont. Atributos del Hallazgo Recomendaciones

Propsito:
Mejorar las operaciones de la unidad Indicar que se cumpla con las recomendaciones de auditoras anteriores Indicar que hay que cumplir con las leyes y los reglamentos

Deben ser:
Especficas, claras y precisas Ser prcticas costo/beneficio Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver o implantar la recomendacin
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Conclusi n Conclusin
Tenemos que brindar igual atencin y dedicacin a la redaccin del informe, que la que brindamos a los procesos de auditora.

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 Preguntas? Preguntas?

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CONTAMOS CON SU COOPERACIN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LA PROPIEDAD Y LOS FONDOS PBLICOS.

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Este adiestramiento tiene el propsito, entre otras cosas, de compartir informacin y estrategias para lograr una sana administracin pblica. El mismo se ofrece independientemente del resultado de las auditoras que realizaremos sobre el uso de la propiedad y de los fondos pblicos en las unidades examinadas.
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