¿Qué haría yo si fuera DE en Eddea_Iddip a 1 de

febrero de 2009?
Notas rápidas, para un arranque rápido

1 PRELIMINAR

Acabamos de explicar cómo Eddea Iddip va a organizar los equipos para mejorar el
CE de cada proyecto y poder así sobrevivir en estos tiempos turbulentos.
Hemos aportado una primera evaluación de cada equipo con estos datos:
• Costo
• Carga de trabajo
• Rendimiento esperado
Ahora toca trasladar estas estrategias hacia abajo, al resto del equipo y de la
empresa, y el primer escalón supone que los DE empiezen a trabajar con este
herramienta y con esta mentalidad.

Estas son una serie de notas que pueden ayudarles a encajar las nuevas directrices
IMPORTANTE
En la Gestión de Proyectos se aprende como sistema novedoso para planificar el
LPS o Last Planner System, para programar tareas.

• Basa su éxito en el concepto de que sólo con COMPROMISO se consiguen

las metas.
• Y parte del hecho de que el compromiso existe cuando quien realiza la tarea
participa en la planificación de la misma y la hace suya.
• Exige ciertas pautas regladas de Planificación a Largo plazo (trimestral ahora)
y Revisión a corto plazo (semanal) y de toma de medidas en el caso de que
no se cumpla con las tareas

Desde el equipo de socios, a través del equipo de Dirección, lo que tratamos es

de conseguir este compromiso de los DE, por lo tanto, tenéis todo el derecho y
la obligación de cuestionar estos datos y tratar de buscar soluciones mejores,
por que al final, tratamos de que las asumáis.

2 VISTAZO GENERAL. ASEGURARME DE QUE LO HE

COMPRENDIDO
La foto grande del problema y su solución:
 • Necesitamos trasladar parte de la presión financiera a toda la
estructura.
• Esto depende de todos, empezando por asumirla los socios, y
trasladarla a los técnicos en los equipos.
• Afectará a cómo nos relacionamos económicamente con los
técnicos, con grandes diferencias:de " eddea paga y soporta "
pasamos a " todos soportamos y en base a esto cobramos ".
• Para esto necesitamos Control Económico en la Producción.
• Nuestros equipos de producción están bien organizados para los
proyectos que tenemos, así que hay que introducir herramientas
de CE y no cambiar los equipos.
• Cada equipo debe tratar de ser rentable, hay que medir el
resultado en cada equipo. Y en cada equipo hay que repartir
beneficios y carga.
• Cada Técnico es una unidad de negocio en si, y sumados dan el
equipo, que es otra, y sumados dan eddea iddip, que es la mayor.
• Sin PLANIFICAR, CONTROLAR y ALIMENTAR el sistema no
tenemos solución.
• Podemos ganar más o menos
• Desde la dirección de Eddea nos comprometemos a fijar un
mecanismo que permita devolver el esfuerzo que se hace ahora,
siempre vinculado al desempeño de cada uno. No tardaremos
mucho en marcarlo
• En ciertos niveles de la estructura, esta cuestión prácticamente no
se notará.

No olvidar que como DE tenemos que tener muy controlado el largo plazo del
equipo, y por tanto de esta hoja (meses y trimestres)

2.1 Estar seguro de ciertos conceptos

Convendría asegurarnos de que hemos comprendido tanto el porqué es importante
implantar este control como en qué consiste el mismo. Conceptos que todos
debemos tener muy claros:
• Planificación de un proyecto, en recursos y tiempos
• CEPO del proyecto, o CEPO reducido
• Honorarios totales
• Margen de Contribución
• Honorarios netos
• Horas facturables
• Mi 50% de tiempo facturable como DE
• El 75% de tiempo facturable de mi CP
 • Costo de cada recurso
• Costo multiplicado por 120
• Sueldo variable, de 100 a 80 ó a 120, en función de lo realizado
• Pirámide ideal del equipo
• Contribución y obligaciones de los Becarios
• Repercusión de los Socios en mis proyectos
• Honorarios facturados, facturables, no facturables, cobrados, no
cobrables
Si algunas de estas cuestirones no están claras debemos preguntar de
inmediato

2.2 Chequear mi Hoja de Ruta

A modo de Cheklist, tenemos que asegurar que la hoja recibida está correcta en
todos sus conceptos:
• Coste del personal, horas imputables de mi equipo
• Proyectos asignados, con Socio Responsable identificado
claramente.
• Avance de Proyecto real para el trimestre previsto. Tener en cuenta
que en las DO se estima un plazo para acabar la obra que si está mal
introducido dará problemas tarde o temprano.
Importante: por proyecto entendemos siempre también ofertas o concursos o
direcciones de obra, o estudios de viabilidad...

3 Contar con mi coordinador. Somos un equipo, no dos DE…

Este punto es delicado y ha dado lugar a muchas incidencia en los últimos meses:
• Los DE son DE, y no sólo DP, es decir, controlan un equipo, no el equipo de
algunos proyectos
• En este sentido, no reparten la responsabilidad entre proyectos con el CE,
sino que se apoyan en él para mantener al equipo informado, activo,
contento y rindiendo.

Es importante romper esta inercia ahora al principio de esta nueva fase

Como CE tenemos que tener muy controlado el corto plazo de esta hoja
(semanas y meses)

SOBRE TODO, RECORDANDO EL" LPS " LO QUE SE PRETENDE ES

COMPROMETER A LOS CE EN ESTAS TAREAS.
• SIN COMPROMISO NO HABRÁ BUENOS RESULTADOS.
 • PARA QUE HAYA COMPROMISO DEBEN CONOCER TODOS LOS
MECANISMOS Y RESORTES QUE TENEMOS
• DEBEN ASUMIR LA PLANIFICACION DE TIEMPO Y RECURSOS COMO
SUYA, POR LO QUE TIENEN DERECHO Y OBLIGACIONES DE HACER
SUGERENCIAS HASTA QUE SE ACUERDEN LAS CIFRAS FINALES...

3.1 Compartir todo lo anterior

El siguiente paso sería empezar a implicar al resto de mi equipo, empezando por el
coordinador. Es importante que él conozca el reto que tenemos, sepa a donde
vamos y cómo vamos en cada momento y nos ayude a mantener la dirección.
Sería bueno:
• Repasar la hoja de ruta trimestral con él al principio, repasar todos los
conceptos y empezar a revisar resultados cada semana.
• Pedirle que en nuestra ausencia, sea él el que anime al resto a cumplir
objetivos, especialmente en el corto plazo, en el día a día o semana a
semana.
• Darle las herramientas de Synergy para que pueda por si sólo averiguar
resultados, seguir la evolución de los números y proponer medidas a
corto

NOTA
1.- El DE debe conocer todos los proyectos del equipo con detalle,
especialmente aspectos económicos.
2.- El CE debe conocer todos los proyectos del equipo e general, y con
detalle los suyos, incluso los aspectos económicos.

3.2 Analizar conjuntamente cada proyecto

Repetir el análisis que hayamos hecho con JMC y CB con ellos, proyecto a
proyecto. Dedicar un rato, el tiempo necesario. Deben:
• Entender lo que les estamos mostrando.
• Asumir las planificaciones y cargas previstas, o proponer cambios
razonados
• Haceros notar su compromiso.

3.3 Repartir control

Dos personas coordinadas deben ser capaces de mantener esta hoja de ruta bajo
control. Hay que involucrar al CE en el control del avance de los proyectos,
repartiéndonos con el la carga de esta actividad. Este trabajo debe ser compartido,
pero no la RESPONSABILIDAD, que sigue siempre en manos del DE
Los CE están en formación en esta materia, se trata de marcarles hitos, pautas y
darles confianza para que poco a poco se sientan cómodos hablando de estas
 materias. Empezar hoy mismo con esto. Algunos CE tienen más experiencia que
otros, y podemos aprender cosas de ellos. Aprovechar todo lo que podamos.

4 Actuar sobre el resto del equipo

Contando con nuestros CE, hay que trasladar toda esta forma de pensar a nuestro
equipo, empezando por los técnicos que coordinen equipos o actividades.
A los técnicos debemos darle tareas muy concretas y precisas en este sentido, y
sólo hablarles de los proyectos en los que estén involucrados:
1.- Deben conocer la carga final de horas y la fecha, para el proyecto en el cual
trabajan.
2.- Deben conocer a quién le afecta dentro del equipo o fuera, el resultado de
su trabajo.
3.- Deben poder medir día a dia como va evolucionando su trabajo.
4.- Deben saber la bolsa que les corresponde a ellos y la que corresponde al
resto
5.- Deben poder comunicarnos con facilidad incidencias, resultados, metas o
dificultades...de manera ágil y sencilla: correos, charlas, comentarios de cafés.
Según lo visto con el LPS, no vamos a tener un buen resultado si no ESTÁN
COMPROMETIDOS, y esto sólo pasa si asumen la planificación como suya.
Por tanto se hace imprescindible implicarlos como hemos hecho con todos los
miembros restantes del equipo: Socios, DE, CE...Hasta el último escalón.

4.1 Definir bolsas de horas finitas

Es muy importante definir desde el primer dia las bolsas de horas existentes
para cada tarea. No comenzar ninguna sin este dato. Mejor no empezarla que
hacerlo a ciegas (es mucho más peligroso disparar el balón con los ojos cerrados,
puedes marcar a tu propio portero.)

4.2 Cerrar bolsas de horas infinitas

Desde el primer día, en importante como el punto anterior es cerrar aquellas bolsas
a las que se les han ido sumando horas sin control. Este comportamiento ha sido
habitual y para erradicarlo hay que ser muy contundentes
• Identificarlas en Synergy
• Hacer Lista Negra de Proyecto Prohibidos (LNPP)
• Publicarlas en el portal del proyecto, en el corcho del equipo, o
recordarlas cada semana en las reuniones de equipos
SOLO SE IMPUTAN HORAS A BOLSAS ABIERTAS Y PACTADAS. EL RESTO DE
HORAS NO EXISTE PARA EDDEA_IDDIP

4.3 Trasladar a cada equipo el resumen de cada proyecto

Cada equipo de proyectos debe conocer con detalle su Cepo reducido, y tenerlo
grapado en la pared.
 Recordarles que las tareas planificadas a medio o largo, sólo se cumplen si se van
cumpliendo a corto, por lo es necesario REVISAR y AJUSTAR constantemente

5 Establecer un Plan_Do_Check_Feedback System

La planificación como hemos visto exige de unas pautas para lograr su cumplimiento:
1.- Compromiso de todos las partes, especialmente del que ejecuta la tarea
2.- Planificaión a largo (Pull Schedule)
3.- Planificación a corto (Look Ahead Plan)
4.- Seguimiento
5.-Retroalimentación del sistema, tratando de identificar las causas que han
impedido que se cumpla con la planificación prevista de la tarea.

5.1 Anotar causas posibles

Podemos hacer una lista de causas y tratar de analizar la estadística de las misma al
final del trimestre:
• No había los recursos necesarios
• No había el tiempo necesario
• No se definió bien el problema
• No se usaron los hitos para chequear con los responsables y hubo
que repetir tareas
• El cliente interrumpió la tarea o no cumplió su compromiso de
revisión o aceptación a tiempo
• Etc.

5.2 Establecer medidas para mejorar

Debemos pactar una lista y establecer un criterio para anotar la causa común, de
manera que uniformemos criterios
Según el teorema de Pareto, el 80% de los retrasos e incumplimientos lo causan el
20% de las causas, con lo que será fácil empezar a notar la mejora de establecer
estas pautas.

6 Conclusiones
Manos a la obra, y a ver como sale todo esto, a final del trimestre vamos seguro a
poder ver el resultado, y este avance nos va a animar para seguir implementando este
sistema de trabajo.
 Preliminar

Vistazo general Estar seguro de ciertos conceptos

Asegurarme de que lo
he comprendido Chequear mi Hoja de Ruta

Compartir todo lo anterior

Contar con mi coordinador Analizar conjuntamente cada proyecto
Somos un equipo, no dos DE
Repartir control

¿Qué haría yo si fuera DE en

Eddea_Iddip a 1 de febrero de 2009?
Notas rápidas para un arranque rápido Definir bolsas de horas finitas
Actuar sobre el resto del equipo Cerrar bolsas de horas infinitas
Trasladar a cada equipo el resumen de cada proyecto

Establecer un Anotar causas posibles

Plan_Do_Check_Feedback System Establecer medidas para mejorar

Conclusiones

Que haria yo como DE de Eddea Iddip.mmap - 11/02/2009 -