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La comunicación oral

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LA COMUNICACIÓN ORAL

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Es la transmisión de información de forma verbal. Aparece en un gran número de situaciones laborales. Etapas:

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1. Analizar la situación: Se deben responder a las siguientes cuestiones: ¿Cuál es el objetivo de la comunicación? ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Cuáles son las limitaciones? 2. Preparar el mensaje: Para que el mensaje sea entendido correctamente por los receptores se debe: recopilar y ordenar las ideas que se desean transmitir siguiendo un orden cronológico o temático, formular las ideas en un lenguaje adecuado y prever si hacen falta otros soportes de apoyo como por ejemplo transparencias, diapositivas, etc. 3. Formular el mensaje: Hay que controlar el ritmo, el volumen, la dicción, los gestos, la presentación física y, sobre todo, la comunicación no verbal.

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Fallos en el receptor: En la comunicación oral hay una serie de fallos habituales que se dan en la actitud del receptor en el momento de escuchar el mensaje. Los principales defectos del receptor suele ser los siguientes: No prestar atención al emisor. No dejar al interlocutor que acabe su exposición. Evaluar el mensaje que se esta recibiendo en vez de captar el punto de vista del orador. Escuchar de forma parcial, sólo detalles o palabras. En definitiva, para que la comunicación oral sea efectiva, el emisor debe estructurar y formular adecuadamente el mensaje; y el receptor, prepararse para realizar una escucha activa con el fin de entender, en toda su dimensión, el mensaje que les es transmitido. LA COMUNICACIÓN ESCRITA

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El lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de enriquecer la comunicación con el comportamiento no verbal ni de obtener una retroalimentación inmediata. Etapas en la elaboración de un documento escrito: 1. Analizar la situación: definir el objetivo del mensaje (informar, convencer, formar, pedir), determinar el emisor (individuo, grupo o empresa) y identificar al receptor. 2. Establecer el contenido del mensaje: detallar el contenido del mensaje y estructurarlo, reagrupando la información siguiendo un orden cronológico o temático. 3. Redactar el mensaje: se debe utilizar el registro adecuado al nivel cultural del receptor y para ello hay que utilizar frases cortas, agrupar en párrafos las partes relativas a una misma idea, redactar de forma concisa y atractiva los títulos y subtítulos y utilizar un vocabulario adaptado al destinatario. La elección de uno u otro tipo de documento escrito depende de si la comunicación es interna o externa, del mensaje que se pretende transmitir y del “status” del emisor y el receptor. Tipos de documentos escritos: Tablón de anuncios Buzón de sugerencias Periódico de empresas Carta Informe Folleto Nota técnica Folleto de bienvenida Cuestionario VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

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Algunas situaciones de comunicación exigen el uso combinado de la comunicación oral y escrita. Ambos tipos de comunicación tiene sus ventajas y desventajas: La comunicación oral

Desventajas: Consume más tiempo. es necesario contar con el perfil de la posición a cubrir y la descripción del puesto: definir claramente las características que debe tener el postulante y el listado de tareas y actividades que llevará a cabo la persona que estará en ese cargo dentro de su empresa. Gran aplicación en entrevistas y reuniones. Lamentablemente son pocos los gimnasios que cuentan con estas herramientas. acotada en tiempo y espacio donde cada participante pretende obtener su propósito: el entrevistador encontrar al mejor candidato para cubrir el puesto que se necesita. con la intención de establecer una relación de comunicación. Cómo conducir la entrevista Para conducir la entrevista. En cualquier caso. Para que .  o   o     Ventajas: Más rápida. conseguir el puesto vacante. le sugiero que: Solicite sus antecedentes y repase sus datos antes y durante la entrevista. a su “manera de hacer las cosas”. preciso. En primer lugar. realice un listado minucioso de sus expectativas para ese puesto y piense un poco más allá de la realidad actual para que no el candidato elegido no le quede “chico” en el futuro. Dentro de su estilo personal. que requieren explicación y generan un clima ameno. Tenga en cuenta que la persona debe tener mucho en común con su empresa. el entrevistado. Carece de retroalimentación. Se trata de un encuentro entre el selector y el postulante. e independientemente de que la comunicación sea oral u escrita. La comunicación escrita Ventajas: Registro de la comunicación permanente. Mayor riesgo de interpretación personal. compárelos con la descripción del puesto y los atributos que usted se propuso. En todos los casos es importante mantener el buen clima de la entrevista. Utilícelo como guía para el momento de realizar las entrevistas. Contenido más riguroso. manténgase sereno y con buen humor. Desventajas: Elevado potencial de distorsión. Estos suelen ser los siguientes: Inexistencia de organización de las ideas antes de emitir el mensaje Inseguridad al transmitir el mensaje Demasiadas ideas no relacionadas Uso incorrecto del código LA ENTREVISTA Preparándose para la entrevista La entrevista personal es el recurso más utilizado en el proceso de selección. Mayor cantidad de información en menos tiempos. Requerir un instructor de fines grupal o una recepcionista no basta como descripción. Formule preguntas abiertas. Existe retroalimentación. lo cual deriva en un deficiente e incompleto reclutamiento y en una contratación a corto plazo y decepcionante tanto para el selector como para el candidato. deberá ajustarse a su cultura. hay una serie de fallos habituales en la comunicación por parte del emisor. No existe seguridad de la recepción ni de la interpretación. tangible y verificable. lógico y claro.

Cuídese de no alimentar falsas expectativas. más lo conocerá. Demuestre interés en lo que escucha. una entrevista realizada con profesionalismo debe dar como resultado una conclusión que contemple fortalezas y debilidades en relación con los requisitos planteados con la posición. clarifique las expectativas que rodean al trabajo. Una vez seleccionados. y vuelva a revisar las cualidades del candidato con su lista inicial y compárelo con otros candidatos. los más astutos sabrán que tienen poder de negociación e intentarán redefinir el trabajo para adaptarlo a sus intereses o atribuirán las fallas a la falta de apoyo. Al evaluar en forma comparativa a un empleado interno de la empresa y a un postulante externo. A pesar de lo que diga durante la entrevista. por último. el candidato que parece ideal durante la entrevista no es el mejor para el trabajo. luego saque al candidato de su libreto y. En síntesis. de control del riesgo operacional o programa de control de pérdidas. poco a poco se ha ido adoptando como habitual en las empresas que inician un plan de protección de los recursos. pero probablemente el segundo aporte nuevas aptitudes y una perspectiva diferente a su empresa. Tenga presente que usted debe mantener el control. Tenga en cuenta que algunos candidatos harán y dirán lo que sea para conseguir el puesto. charla operacional diaria o también llamada charla de cinco minutos. LA CHARLA La charla diaria de seguridad. Recordará las partes de la descripción del trabajo que se ajusta a lo que sabe hacer mejor y restará importancia a los puntos débiles que pueda resultar un obstáculo. déjelo con una idea clara de cuál es su situación. quien pregunta sostenidamente es el que lleva las riendas de la entrevista. El candidato perfecto no existe. . Antes de hacerle la oferta. un postulante que parece no reunir los requisitos. motive al entrevistado a explayarse. Como entrevistador solicite al entrevistado que exprese sus puntos de vista sobre determinada situación que él mismo ha relatado ¿Cómo lo hubiera resuelto usted? ¿Qué haría en el caso de…? Pregunte ¿Por qué? cada vez que crea necesario aclarar. tómese cierto tiempo para que desaparezca el impacto de su personalidad. Pida sugerencias. pase a las preguntas. recuerde que el primero cuenta con ventajas: ya conoce el territorio.el postulante se manifieste con naturalidad y comodidad y verlo “tal cual es”. ventajas y desventajas en relación con los otros entrevistados. Cómo evaluar la entrevista A veces. Cuanto más hable. la gente siempre escucha lo que quiere oír. Trate de determinar si la persona se sentirá satisfecha en el trabajo. si tiene suficiente entusiasmo y ambición puede hacer frente al desafío.

La charla permite demostrar el grado de compromiso de la empresa con la seguridad y los trabajadores. PREPARARSE ANTES DE DAR UNA CHARLA DE SEGURIDAD Seguramente todos los supervisores y la mayoría de los trabajadores han asistido a muchas charlas y cursos en la empresa. Usted puede cambiar definitivamente esa situación. . También es usada para analizar accidentes ocurridos en la empresa u otra empresa del rubro. LA CHARLA EFECTIVA La ventaja más importante de una charla de prevención de riesgos radica en que se puede dar en cualquier momento.No trate de engañar a sus trabajadores o compañeros de trabajo con datos incorrectos o falsos porque posiblemente perderá el respeto de ellos y no le prestarán más atención. que puede servir de ejemplo y ayudar a controlar riesgos que pueden producir accidentes con lesiones o daños. significa exactamente eso. La charla diaria es una instancia de participación de todos los trabajadores. En cualquier momento.Datos. etc. ya que es el momento adecuado para dar sus opiniones. repetía algunas palabras. Todo lo que tiene que hacer se reduce a poner en práctica las recomendaciones siguientes. Posiblemente recordará que fue insoportable tener que escucharle. Lo más probable es que esa persona estaba nerviosa. en cualquier momento que lo requiera la situación. experiencias o aportes del trabajo que se va ha realizar. en cualquier parte y con cualquier medio. bostezaba y quería irse.Es necesario que usted posea todos los datos esenciales sobre el tema del que va a hablar. Lo habitual es que en ella el supervisor a cargo de ejecutar el trabajo. no sabía que decir. comente los riesgos que en ella existen y sus formas de control. necesita saber lo más posible sobre su tema. analice el trabajo del día. . se equivocaba permanentemente. en ella se permiten analizar situaciones que pueden llegar a un accidente. antes de poder hablar como una autoridad. . por lo tanto es probable que alguna vez haya escuchado a una persona que no estaba bien preparada. .

Recursos materiales . posiblemente en un representante de la gerencia. Tipos de reuniones en la empresa DESCENDIENTE. siempre debe seguirse el procedimiento de charla de persona a persona. .Determinación de los asistentes y su número . . El objetivo principal. realmente lo es.Pretende transmitir información a los asistentes. Inversamente. ya que también contribuye a mejorar las relaciones de trabajo y coloca al supervisor en un nivel de igualdad en vez de convertirlo en un predicador o.Informal: necesidades humanas (contacto) 2. A pesar de que esta charla no se considere una disertación de prevención de riesgos.Función moderador = entrevistador .Convocatoria de la reunión .Depende de los objetivos que se persigan . o por ejemplo. Doble vertiente: Formal: difundir información . Este método es muy efectivo y oportuno para transmitir un mensaje. .Elección del tema y definición del objetivo de la reunión Preparación de la información .El supervisor puede detener su trabajo de rutina y dar una charla espontánea a la persona interesada cuando observe que ésta realiza algo incorrectamente y puede ser causa de una perdida.Determinar el tiempo DESAROLLO . Concepto y función de las reuniones La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.Los asistentes se limitan a escuchar. Nunca debe criticarse o llamarle la atención a un trabajador frente a sus compañeros de trabajo.El principal recurso del moderador: utilización eficaz de las preguntas. de un trabajador antiguo que por exceso de confianza no usa su careta facial para esmerilar. 3. ASCENDENTE.Los asistentes deben responder con sinceridad a las cuestiones planteadas. los elogios y los reconocimientos deben presentarse frente a otras personas ya que esto hace que el elogio tenga más significado para el receptor e indica a los otros trabajadores cómo deben realiza. Puede tratarse de un trabajador nuevo que esté usando incorrectamente una herramienta manual. Debe recordarse que cuando sea necesario criticar o reprender a un trabajador por alguna acción. ASCENDENTE: . DEBATE DESCENDIENTE: . ya que la audiencia se compone desde una persona. es la oportunidad de decirle a la persona qué es lo que está haciendo mal en el momento en que se presenta la ocasión. en una atmósfera cordial. Las reuniones en la empresa LAS REUNIONES DE TRABAJO 1. antes de que su conducta provoque una lesión o una pérdida grave para la propiedad y para la persona Otra clase de charla informal de prevención de riesgos es la que se puede realizar cuando los trabajadores se están poniendo su ropa de trabajo. .Recoge información de los asistentes. en estos casos.Más importante la habilidad del director para responder que para preguntar. Fases de una reunión laboral PREPARACIÓN .

también se ha dispuesto para las enmiendas constitucionales debe ser aprobado por las convenciones estatales de la gente. La Constitución de los EE.Todos los participantes tienen voz y voto. Los convenios más comunes se basan en la industria .por ejemplo. y las ventas basadas en la cultura pop y personalidades invitadas. los Consejos de Administración de las grandes  . además de su legislatura permanente. las sociedades de honor . y de fraternidades y hermandades . o tomar acciones. Profesional convenciones centrarse en cuestiones de interés para la profesión y los avances en la profesión. También existen convenios de aficiones diversas. Preparación: . CONFERENCIA O CONVENCIÓN DE NEGOCIOS . todos los vicepresidentes sénior) podrían reunirse periódicamente para debatir la evolución de sus áreas. un comité (como un Consejo de Administración o "Comité Ejecutivo") se le da el poder para tomar decisiones. . Tales convenios son generalmente organizados por las sociedades dedicadas a la promoción del tema de interés. La Constitución de los Estados Unidos de América tiene una disposición para convocar una convención constitucional . Convenciones de fans por lo general disponen de pantallas. y el fandom . las organizaciones compuesta por unidades más pequeñas. convenios del Comercio se centran en una industria o segmento de la industria. que puso fin a la prohibición .Importante el tema Etapas: Acogida Presentación del tema desarrollo orden del día cierre 4. una vez recibidas o hechas. tales como juegos o ferrocarriles modelo . que cuando se organizan para que la acción en el comité requiere el voto de todos sus miembros con derecho. y demás información y actividades de interés para los organizadores del evento y los asistentes. se llama " Comisión Plenaria ". la Junta Directiva con frecuencia puede entrar en contratos vinculantes y tomar decisiones que. a pesar de que casi sucedió en varios casos. gastar dinero. con más funciones especializadas . y disponen de los oradores principales. no pueden ser devueltos o deshecho por la ley.UU. con el equilibrio que varía de uno a otro. Algunos o todos los poderes pueden ser limitados o ilimitados con eficacia. hable sobre las opciones de futuro. es común tener comités más pequeños. Tipología de los participantes Tímido Distraído Preguntón Mudo voluntario Liante Discutidor Obstinado Sabelotodo. profesión . mediante el cual los delegados de los estados están convocados a una reunión especial para modificar o proyecto de la Constitución .Objetivo: analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. a menudo en detalle exigente. con excepción de la redacción original de la Constitución. Más a menudo. en el sentido de una reunión. tales como los sindicatos . más grande asamblea deliberante. La mayoría de las grandes ciudades tendrán un centro de convenciones dedicado a la celebración de eventos tales. los proyectos de revisión que trascienden las fronteras organizacionales. Coordinación: las personas de diferentes partes de una organización (por ejemplo. Muchos estados soberanos tienen disposiciones para las convenciones.Elección del objetivo y participantes (5-10) . un convenio es una reunión de delegados o representantes. Comités a menudo sirven varias funciones diferentes:  Gobernabilidad: en las organizaciones consideradas demasiado grandes para todos los miembros a participar en las decisiones que afectan a la organización como un todo.DEBATE: . Esto ocurrió a ratificar la constitución original y aprobar el primer vigesimoséptima modificación . muestra. es una reunión de personas que se reúnen en un lugar acordado y el tiempo para discutir o participar en algún interés común. capítulos o casas de campo. Ciencia ficción convenciones tradicionalmente participan de la naturaleza de ambas convenciones profesionales y las convenciones de fans. ya sea por el personal de la empresa de alojamiento de la convención o por especialistas externos. Por ejemplo de este último caso. Convenios se han planificado y coordinado. Donde hay un comité grande. por profesionales de los planificadores de reuniones y convenciones . COMITE Un comité (o "comisión") es un tipo de pequeña asamblea deliberante que por lo general destinados a permanecer subordinado a otro. se reúnen en su conjunto en la convención mediante el envío de delegados de las unidades para deliberar sobre los problemas comunes de la organización. etc. Una convención. muestra de proveedores. En el sentido técnico. Este proceso nunca se ha producido.

. 5. 4. Preparar el material y las ayudas. sobre todo si el presidente de la comisión es vista como un facilitador.corporaciones suelen tener una (en curso) del comité de auditoría. comité de compensación. Escoger un coordinador o moderador. Exponer y defender opiniones sobre un tema. Poner en consideración el objetivo. Designar un secretario. Por ejemplo. pasar a formular las siguientes Terminado el debate. Sus objetivos son: 1.  Investigación y recomendaciones: comités se forman a menudo para hacer la investigación y hacer recomendaciones sobre un posible proyecto o en proyecto o el cambio. una organización teniendo en cuenta una importante inversión de capital de trabajo podría crear una comisión temporal de varias personas para examinar las opciones y hacer recomendaciones a la alta gerencia o la Junta de Directores. Gestión de proyectos: mientras que en general se considera una mala gestión para dar la responsabilidad operacional de un comité para gestionar efectivamente un proyecto. Anunciar el tema y ubicarlo dentro del proceso. el secretario tratará de que la asamblea llegue al consenso sobre las conclusiones. por todos. Realizar la evaluación con la asamblea. quien determina el esquema de trabajo que en algunos casos puede ser un cuestionario con preguntas elaboradas de tal manera que susciten la controversia. 2. Dar las instrucciones que rigen a los participantes y cerciorarse de que han sido comprendidas 4. tanto con la preparación como con las exposiciones para facilitar la toma de decisiones. Ejercitarse en la expresión oral y escucha. El problema es que ninguna persona puede ser responsable por mal desempeño de la comisión. comité de finanzas. etc. 2. Elegir un tema de interés y que suscite controversia. Durante el debate el coordinador debe: 1.  EL DEBATE Es una discusión dirigida entre dos personas o grupo q ante auditorio exponen sus ideas. Es una manera de presentar puntos de vista opuestos sobre un mismo tema. Estas comisiones suelen ser disuelto después de la emisión de recomendaciones (a menudo en forma de un informe final). Adquirir elementos de juicio. esto no es desconocido. 3. Conformar grupos que defiendan o ataquen los planteamientos en pro y en contra. Normas para su preparación: 1. 5. agotadas las opiniones sobre la primera pregunta. sustentándolas con argumentos q chocan entre sí. Formular la primera pregunta y dar la palabra en orden a los participantes. Describir la actividad. cada participante pensando en lo que va a expresar y escuchando con respeto los planteamientos de los demás. 6. 2. 3. Desempeñar durante la discusión el papel de moderador de la discusión. grandes conferencias académicas suelen ser organizadas por un comité de coordinación procedentes de un colegio profesional. 7. y preparar los contenidos teóricos. 3.

Anuncia el tema. El coordinador o mantenedor pone en consideración el objetivo. los integrantes deben preparar todo el tema en grupo y no individualmente. Para mantener unidad temática y coherencia. Para animar al participante que se encuentra tímido o renuente a participar puede lanzarle una de las preguntas preparadas con antelación. asistentes. . 3. Sugerimos que el tiempo sea dividido en: 5 minutos para la presentación del tema. 3. En una reunión previa debe nombrarse el mantenedor. problema o actividad que se va a discutir o analizar y lo ubica dentro del proceso. Debe prepararse el tema estudiando y consultando libros. teniendo en cuanta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad. Una vez conocidos los temas. Cuando se considere que se ha agotado el tratamiento de un aspecto del tema. 2. 4. 5. para así despertar el interés. 5. Suministra los contenidos teóricos y concede la palabra a los participantes. se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan el tiempo exacto que van a 2. emplear. Describe la actividad que se va a realizar. Normas para su preparación: 1. 15 minutos para las preguntas del auditorio. lo mismo que los nombres de los subtemas y los de las personas que lo van a exponer Normas para su realización: 1. revistas. el coordinador o el secretario hace una síntesis de lo expuesto antes de seguir tratando los aspectos restantes. periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.EL FORO El foro es una exposición en grupo realizada hacia un auditorio. Orienta y estimula la participación de los asistentes centrando las intervenciones hacia el tratamiento del tema y utilizando las ayudas que crea conveniente. asignar un subtema a cada ponente. dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya. hecho. 30 minutos para la exposición de los ponentes. 6. 6. da las instrucciones sobre las normas que regulan la participación de los 4. acordar el orden de exposición. exposición de los ponentes y preguntas del auditorio. El mantenedor debe aprenderse de memoria el nombre y el interés del tema general. Declara iniciado el foro.

Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión. En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo. hora de inicio y término de la junta. Diversifica la participación. Lleva a cabo la sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda. y enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente.JUNTAS Puntos Prepara la agenda de la junta por escrito. Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema. Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Si durante la realización de la junta de trabajo se presentan problemas. ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos. que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente. Cerciórate que hayan recibido la agenda. o te puedes valer de la asignación de un orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas. Este punto se deja a consideración de la persona responsable o líder de la junta. esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. ya sea por vía correo electrónico. Bastará con un par de enunciados. esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas a tratar. tiempos asignados. Si conoces algunos otros puntos que consideres importantes y que no se exponen aquí no dudes en comentarlos. Puede realizar una minuta. fax o copia fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión. Para poder dar seguimiento a los temas tratados. marcadores. así como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Por lo cual debes de prestar suma atención a los comentarios de los participantes e intervenir rápidamente. Evita las desviaciones. Esto es uno de los principales problemas que se presentan. Resume los temas tratados. las personas se desvíen con comentarios o ideas. Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta. que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. etc. como podrían ser copias de informes. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversación. así como la hora de finalización de la junta. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. fecha. Asigna tiempos para hablar. ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión. en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas. para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo. Envía una copia de la agenda. Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren. puedes aprovechar este periodo de tiempo. que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Especifica claramente lugar. para evitar así una mayor desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Y se encuentren en la misma sintonía. todos los temas a tratar. debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su agenda. También me gustaría conocer si estos puntos te han ayudado a mejorar tus juntas de trabajo por lo cual te invito a que nos compartas tus experiencias . Lleva un par de copias más a la junta de trabajo. Mediante una breve introducción repasa con el grupo. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos. Repasa la agenda con el grupo. Es muy común que durante las juntas de trabajo. Empieza y termina la junta a la hora pactada. No te extiendas demasiado. el objetivo o propósito de la junta. los tiempos asignados para cada tema. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. así como con los tiempos previamente establecidos. así como los objetivos o propósito de la junta de trabajo.

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