LA COMUNICACIÓN ORAL

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Es la transmisión de información de forma verbal. Aparece en un gran número de situaciones laborales. Etapas:

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1. Analizar la situación: Se deben responder a las siguientes cuestiones: ¿Cuál es el objetivo de la comunicación? ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Cuáles son las limitaciones? 2. Preparar el mensaje: Para que el mensaje sea entendido correctamente por los receptores se debe: recopilar y ordenar las ideas que se desean transmitir siguiendo un orden cronológico o temático, formular las ideas en un lenguaje adecuado y prever si hacen falta otros soportes de apoyo como por ejemplo transparencias, diapositivas, etc. 3. Formular el mensaje: Hay que controlar el ritmo, el volumen, la dicción, los gestos, la presentación física y, sobre todo, la comunicación no verbal.

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Fallos en el receptor: En la comunicación oral hay una serie de fallos habituales que se dan en la actitud del receptor en el momento de escuchar el mensaje. Los principales defectos del receptor suele ser los siguientes: No prestar atención al emisor. No dejar al interlocutor que acabe su exposición. Evaluar el mensaje que se esta recibiendo en vez de captar el punto de vista del orador. Escuchar de forma parcial, sólo detalles o palabras. En definitiva, para que la comunicación oral sea efectiva, el emisor debe estructurar y formular adecuadamente el mensaje; y el receptor, prepararse para realizar una escucha activa con el fin de entender, en toda su dimensión, el mensaje que les es transmitido. LA COMUNICACIÓN ESCRITA

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El lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de enriquecer la comunicación con el comportamiento no verbal ni de obtener una retroalimentación inmediata. Etapas en la elaboración de un documento escrito: 1. Analizar la situación: definir el objetivo del mensaje (informar, convencer, formar, pedir), determinar el emisor (individuo, grupo o empresa) y identificar al receptor. 2. Establecer el contenido del mensaje: detallar el contenido del mensaje y estructurarlo, reagrupando la información siguiendo un orden cronológico o temático. 3. Redactar el mensaje: se debe utilizar el registro adecuado al nivel cultural del receptor y para ello hay que utilizar frases cortas, agrupar en párrafos las partes relativas a una misma idea, redactar de forma concisa y atractiva los títulos y subtítulos y utilizar un vocabulario adaptado al destinatario. La elección de uno u otro tipo de documento escrito depende de si la comunicación es interna o externa, del mensaje que se pretende transmitir y del “status” del emisor y el receptor. Tipos de documentos escritos: Tablón de anuncios Buzón de sugerencias Periódico de empresas Carta Informe Folleto Nota técnica Folleto de bienvenida Cuestionario VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

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Algunas situaciones de comunicación exigen el uso combinado de la comunicación oral y escrita. Ambos tipos de comunicación tiene sus ventajas y desventajas: La comunicación oral

Existe retroalimentación. La comunicación escrita Ventajas: Registro de la comunicación permanente. Contenido más riguroso. tangible y verificable. compárelos con la descripción del puesto y los atributos que usted se propuso. Desventajas: Consume más tiempo. Lamentablemente son pocos los gimnasios que cuentan con estas herramientas. En todos los casos es importante mantener el buen clima de la entrevista. le sugiero que: Solicite sus antecedentes y repase sus datos antes y durante la entrevista. e independientemente de que la comunicación sea oral u escrita. Para que . realice un listado minucioso de sus expectativas para ese puesto y piense un poco más allá de la realidad actual para que no el candidato elegido no le quede “chico” en el futuro. que requieren explicación y generan un clima ameno. lógico y claro. manténgase sereno y con buen humor. Desventajas: Elevado potencial de distorsión. acotada en tiempo y espacio donde cada participante pretende obtener su propósito: el entrevistador encontrar al mejor candidato para cubrir el puesto que se necesita. Se trata de un encuentro entre el selector y el postulante. Estos suelen ser los siguientes: Inexistencia de organización de las ideas antes de emitir el mensaje Inseguridad al transmitir el mensaje Demasiadas ideas no relacionadas Uso incorrecto del código LA ENTREVISTA Preparándose para la entrevista La entrevista personal es el recurso más utilizado en el proceso de selección. Formule preguntas abiertas. el entrevistado. Requerir un instructor de fines grupal o una recepcionista no basta como descripción. Carece de retroalimentación. conseguir el puesto vacante. lo cual deriva en un deficiente e incompleto reclutamiento y en una contratación a corto plazo y decepcionante tanto para el selector como para el candidato. es necesario contar con el perfil de la posición a cubrir y la descripción del puesto: definir claramente las características que debe tener el postulante y el listado de tareas y actividades que llevará a cabo la persona que estará en ese cargo dentro de su empresa. No existe seguridad de la recepción ni de la interpretación. Utilícelo como guía para el momento de realizar las entrevistas. con la intención de establecer una relación de comunicación. Dentro de su estilo personal. En cualquier caso. a su “manera de hacer las cosas”. Mayor riesgo de interpretación personal. Cómo conducir la entrevista Para conducir la entrevista. preciso. Gran aplicación en entrevistas y reuniones. Mayor cantidad de información en menos tiempos.  o   o     Ventajas: Más rápida. Tenga en cuenta que la persona debe tener mucho en común con su empresa. deberá ajustarse a su cultura. En primer lugar. hay una serie de fallos habituales en la comunicación por parte del emisor.

Pida sugerencias. Tenga presente que usted debe mantener el control. por último. ventajas y desventajas en relación con los otros entrevistados. charla operacional diaria o también llamada charla de cinco minutos. clarifique las expectativas que rodean al trabajo. Antes de hacerle la oferta. si tiene suficiente entusiasmo y ambición puede hacer frente al desafío. pero probablemente el segundo aporte nuevas aptitudes y una perspectiva diferente a su empresa.el postulante se manifieste con naturalidad y comodidad y verlo “tal cual es”. Trate de determinar si la persona se sentirá satisfecha en el trabajo. déjelo con una idea clara de cuál es su situación. . la gente siempre escucha lo que quiere oír. pase a las preguntas. Demuestre interés en lo que escucha. motive al entrevistado a explayarse. Recordará las partes de la descripción del trabajo que se ajusta a lo que sabe hacer mejor y restará importancia a los puntos débiles que pueda resultar un obstáculo. Cómo evaluar la entrevista A veces. una entrevista realizada con profesionalismo debe dar como resultado una conclusión que contemple fortalezas y debilidades en relación con los requisitos planteados con la posición. luego saque al candidato de su libreto y. Cuídese de no alimentar falsas expectativas. El candidato perfecto no existe. de control del riesgo operacional o programa de control de pérdidas. Una vez seleccionados. A pesar de lo que diga durante la entrevista. Como entrevistador solicite al entrevistado que exprese sus puntos de vista sobre determinada situación que él mismo ha relatado ¿Cómo lo hubiera resuelto usted? ¿Qué haría en el caso de…? Pregunte ¿Por qué? cada vez que crea necesario aclarar. más lo conocerá. quien pregunta sostenidamente es el que lleva las riendas de la entrevista. recuerde que el primero cuenta con ventajas: ya conoce el territorio. el candidato que parece ideal durante la entrevista no es el mejor para el trabajo. y vuelva a revisar las cualidades del candidato con su lista inicial y compárelo con otros candidatos. LA CHARLA La charla diaria de seguridad. poco a poco se ha ido adoptando como habitual en las empresas que inician un plan de protección de los recursos. un postulante que parece no reunir los requisitos. Al evaluar en forma comparativa a un empleado interno de la empresa y a un postulante externo. Cuanto más hable. tómese cierto tiempo para que desaparezca el impacto de su personalidad. En síntesis. los más astutos sabrán que tienen poder de negociación e intentarán redefinir el trabajo para adaptarlo a sus intereses o atribuirán las fallas a la falta de apoyo. Tenga en cuenta que algunos candidatos harán y dirán lo que sea para conseguir el puesto.

repetía algunas palabras. en ella se permiten analizar situaciones que pueden llegar a un accidente. por lo tanto es probable que alguna vez haya escuchado a una persona que no estaba bien preparada. significa exactamente eso. ya que es el momento adecuado para dar sus opiniones. . bostezaba y quería irse. experiencias o aportes del trabajo que se va ha realizar. . en cualquier parte y con cualquier medio. Lo habitual es que en ella el supervisor a cargo de ejecutar el trabajo. . antes de poder hablar como una autoridad.No trate de engañar a sus trabajadores o compañeros de trabajo con datos incorrectos o falsos porque posiblemente perderá el respeto de ellos y no le prestarán más atención. Usted puede cambiar definitivamente esa situación. La charla diaria es una instancia de participación de todos los trabajadores. no sabía que decir. También es usada para analizar accidentes ocurridos en la empresa u otra empresa del rubro. PREPARARSE ANTES DE DAR UNA CHARLA DE SEGURIDAD Seguramente todos los supervisores y la mayoría de los trabajadores han asistido a muchas charlas y cursos en la empresa. analice el trabajo del día. etc. Todo lo que tiene que hacer se reduce a poner en práctica las recomendaciones siguientes. Posiblemente recordará que fue insoportable tener que escucharle.Es necesario que usted posea todos los datos esenciales sobre el tema del que va a hablar.La charla permite demostrar el grado de compromiso de la empresa con la seguridad y los trabajadores. que puede servir de ejemplo y ayudar a controlar riesgos que pueden producir accidentes con lesiones o daños. LA CHARLA EFECTIVA La ventaja más importante de una charla de prevención de riesgos radica en que se puede dar en cualquier momento. . en cualquier momento que lo requiera la situación. comente los riesgos que en ella existen y sus formas de control.Datos. Lo más probable es que esa persona estaba nerviosa. se equivocaba permanentemente. necesita saber lo más posible sobre su tema. En cualquier momento.

antes de que su conducta provoque una lesión o una pérdida grave para la propiedad y para la persona Otra clase de charla informal de prevención de riesgos es la que se puede realizar cuando los trabajadores se están poniendo su ropa de trabajo. . Las reuniones en la empresa LAS REUNIONES DE TRABAJO 1.El principal recurso del moderador: utilización eficaz de las preguntas.Los asistentes se limitan a escuchar. .Determinar el tiempo DESAROLLO .Convocatoria de la reunión . . Debe recordarse que cuando sea necesario criticar o reprender a un trabajador por alguna acción. . Doble vertiente: Formal: difundir información .Más importante la habilidad del director para responder que para preguntar.Depende de los objetivos que se persigan . DEBATE DESCENDIENTE: . Concepto y función de las reuniones La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.Recursos materiales .Determinación de los asistentes y su número . o por ejemplo.Pretende transmitir información a los asistentes. Puede tratarse de un trabajador nuevo que esté usando incorrectamente una herramienta manual. los elogios y los reconocimientos deben presentarse frente a otras personas ya que esto hace que el elogio tenga más significado para el receptor e indica a los otros trabajadores cómo deben realiza. en una atmósfera cordial. A pesar de que esta charla no se considere una disertación de prevención de riesgos. de un trabajador antiguo que por exceso de confianza no usa su careta facial para esmerilar. posiblemente en un representante de la gerencia. El objetivo principal. siempre debe seguirse el procedimiento de charla de persona a persona. 3. Inversamente. Este método es muy efectivo y oportuno para transmitir un mensaje.Recoge información de los asistentes. es la oportunidad de decirle a la persona qué es lo que está haciendo mal en el momento en que se presenta la ocasión. ya que también contribuye a mejorar las relaciones de trabajo y coloca al supervisor en un nivel de igualdad en vez de convertirlo en un predicador o. Fases de una reunión laboral PREPARACIÓN . en estos casos. ASCENDENTE: .Elección del tema y definición del objetivo de la reunión Preparación de la información . ASCENDENTE. Tipos de reuniones en la empresa DESCENDIENTE. Nunca debe criticarse o llamarle la atención a un trabajador frente a sus compañeros de trabajo. realmente lo es. ya que la audiencia se compone desde una persona.Función moderador = entrevistador .Informal: necesidades humanas (contacto) 2.Los asistentes deben responder con sinceridad a las cuestiones planteadas.El supervisor puede detener su trabajo de rutina y dar una charla espontánea a la persona interesada cuando observe que ésta realiza algo incorrectamente y puede ser causa de una perdida.

por ejemplo. Comités a menudo sirven varias funciones diferentes:  Gobernabilidad: en las organizaciones consideradas demasiado grandes para todos los miembros a participar en las decisiones que afectan a la organización como un todo. las organizaciones compuesta por unidades más pequeñas. y el fandom . se reúnen en su conjunto en la convención mediante el envío de delegados de las unidades para deliberar sobre los problemas comunes de la organización. con más funciones especializadas . es una reunión de personas que se reúnen en un lugar acordado y el tiempo para discutir o participar en algún interés común. muestra. capítulos o casas de campo. Ciencia ficción convenciones tradicionalmente participan de la naturaleza de ambas convenciones profesionales y las convenciones de fans. un comité (como un Consejo de Administración o "Comité Ejecutivo") se le da el poder para tomar decisiones. ya sea por el personal de la empresa de alojamiento de la convención o por especialistas externos.Elección del objetivo y participantes (5-10) . todos los vicepresidentes sénior) podrían reunirse periódicamente para debatir la evolución de sus áreas. y demás información y actividades de interés para los organizadores del evento y los asistentes. La Constitución de los EE. los proyectos de revisión que trascienden las fronteras organizacionales. más grande asamblea deliberante. Esto ocurrió a ratificar la constitución original y aprobar el primer vigesimoséptima modificación . Donde hay un comité grande. un convenio es una reunión de delegados o representantes. una vez recibidas o hechas. es común tener comités más pequeños. y de fraternidades y hermandades . y las ventas basadas en la cultura pop y personalidades invitadas. Este proceso nunca se ha producido. . Tales convenios son generalmente organizados por las sociedades dedicadas a la promoción del tema de interés. Profesional convenciones centrarse en cuestiones de interés para la profesión y los avances en la profesión. además de su legislatura permanente. Los convenios más comunes se basan en la industria . También existen convenios de aficiones diversas. Una convención.Todos los participantes tienen voz y voto. no pueden ser devueltos o deshecho por la ley. Preparación: . tales como los sindicatos . Coordinación: las personas de diferentes partes de una organización (por ejemplo. COMITE Un comité (o "comisión") es un tipo de pequeña asamblea deliberante que por lo general destinados a permanecer subordinado a otro. las sociedades de honor . convenios del Comercio se centran en una industria o segmento de la industria. La mayoría de las grandes ciudades tendrán un centro de convenciones dedicado a la celebración de eventos tales.Objetivo: analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. Convenciones de fans por lo general disponen de pantallas.Importante el tema Etapas: Acogida Presentación del tema desarrollo orden del día cierre 4. Algunos o todos los poderes pueden ser limitados o ilimitados con eficacia.DEBATE: . etc. En el sentido técnico. con el equilibrio que varía de uno a otro. también se ha dispuesto para las enmiendas constitucionales debe ser aprobado por las convenciones estatales de la gente. o tomar acciones. Por ejemplo de este último caso. CONFERENCIA O CONVENCIÓN DE NEGOCIOS . que puso fin a la prohibición . la Junta Directiva con frecuencia puede entrar en contratos vinculantes y tomar decisiones que. hable sobre las opciones de futuro. gastar dinero. Muchos estados soberanos tienen disposiciones para las convenciones.UU. con excepción de la redacción original de la Constitución. por profesionales de los planificadores de reuniones y convenciones . se llama " Comisión Plenaria ". La Constitución de los Estados Unidos de América tiene una disposición para convocar una convención constitucional . profesión . en el sentido de una reunión. mediante el cual los delegados de los estados están convocados a una reunión especial para modificar o proyecto de la Constitución . a menudo en detalle exigente. que cuando se organizan para que la acción en el comité requiere el voto de todos sus miembros con derecho. y disponen de los oradores principales. los Consejos de Administración de las grandes  . Convenios se han planificado y coordinado. muestra de proveedores. Tipología de los participantes Tímido Distraído Preguntón Mudo voluntario Liante Discutidor Obstinado Sabelotodo. a pesar de que casi sucedió en varios casos. tales como juegos o ferrocarriles modelo . Más a menudo.

el secretario tratará de que la asamblea llegue al consenso sobre las conclusiones. . agotadas las opiniones sobre la primera pregunta. 3. Designar un secretario. Desempeñar durante la discusión el papel de moderador de la discusión. Poner en consideración el objetivo. 5. 2. y preparar los contenidos teóricos.  EL DEBATE Es una discusión dirigida entre dos personas o grupo q ante auditorio exponen sus ideas. Dar las instrucciones que rigen a los participantes y cerciorarse de que han sido comprendidas 4. Realizar la evaluación con la asamblea. esto no es desconocido. Durante el debate el coordinador debe: 1. etc. Preparar el material y las ayudas. una organización teniendo en cuenta una importante inversión de capital de trabajo podría crear una comisión temporal de varias personas para examinar las opciones y hacer recomendaciones a la alta gerencia o la Junta de Directores. quien determina el esquema de trabajo que en algunos casos puede ser un cuestionario con preguntas elaboradas de tal manera que susciten la controversia. 6. 4. 2. tanto con la preparación como con las exposiciones para facilitar la toma de decisiones. Gestión de proyectos: mientras que en general se considera una mala gestión para dar la responsabilidad operacional de un comité para gestionar efectivamente un proyecto. 3. 7. Normas para su preparación: 1. El problema es que ninguna persona puede ser responsable por mal desempeño de la comisión.  Investigación y recomendaciones: comités se forman a menudo para hacer la investigación y hacer recomendaciones sobre un posible proyecto o en proyecto o el cambio. cada participante pensando en lo que va a expresar y escuchando con respeto los planteamientos de los demás. Anunciar el tema y ubicarlo dentro del proceso. Por ejemplo. por todos. grandes conferencias académicas suelen ser organizadas por un comité de coordinación procedentes de un colegio profesional. Formular la primera pregunta y dar la palabra en orden a los participantes. 2. Sus objetivos son: 1. Elegir un tema de interés y que suscite controversia. Estas comisiones suelen ser disuelto después de la emisión de recomendaciones (a menudo en forma de un informe final).corporaciones suelen tener una (en curso) del comité de auditoría. Es una manera de presentar puntos de vista opuestos sobre un mismo tema. Ejercitarse en la expresión oral y escucha. Conformar grupos que defiendan o ataquen los planteamientos en pro y en contra. comité de finanzas. Exponer y defender opiniones sobre un tema. Describir la actividad. sobre todo si el presidente de la comisión es vista como un facilitador. 3. comité de compensación. 5. Escoger un coordinador o moderador. sustentándolas con argumentos q chocan entre sí. pasar a formular las siguientes Terminado el debate. Adquirir elementos de juicio.

periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.EL FORO El foro es una exposición en grupo realizada hacia un auditorio. dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya. los integrantes deben preparar todo el tema en grupo y no individualmente. El coordinador o mantenedor pone en consideración el objetivo. asignar un subtema a cada ponente. Una vez conocidos los temas. Debe prepararse el tema estudiando y consultando libros. 4. 2. 6. Anuncia el tema. acordar el orden de exposición. . hecho. lo mismo que los nombres de los subtemas y los de las personas que lo van a exponer Normas para su realización: 1. Sugerimos que el tiempo sea dividido en: 5 minutos para la presentación del tema. Normas para su preparación: 1. 30 minutos para la exposición de los ponentes. revistas. emplear. Para mantener unidad temática y coherencia. En una reunión previa debe nombrarse el mantenedor. Para animar al participante que se encuentra tímido o renuente a participar puede lanzarle una de las preguntas preparadas con antelación. 3. para así despertar el interés. 15 minutos para las preguntas del auditorio. problema o actividad que se va a discutir o analizar y lo ubica dentro del proceso. 6. Suministra los contenidos teóricos y concede la palabra a los participantes. 5. se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan el tiempo exacto que van a 2. Orienta y estimula la participación de los asistentes centrando las intervenciones hacia el tratamiento del tema y utilizando las ayudas que crea conveniente. el coordinador o el secretario hace una síntesis de lo expuesto antes de seguir tratando los aspectos restantes. teniendo en cuanta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad. asistentes. da las instrucciones sobre las normas que regulan la participación de los 4. exposición de los ponentes y preguntas del auditorio. 3. Declara iniciado el foro. Cuando se considere que se ha agotado el tratamiento de un aspecto del tema. El mantenedor debe aprenderse de memoria el nombre y el interés del tema general. 5. Describe la actividad que se va a realizar.

Envía una copia de la agenda. Si conoces algunos otros puntos que consideres importantes y que no se exponen aquí no dudes en comentarlos. en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas. En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo. No te extiendas demasiado. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión. Es muy común que durante las juntas de trabajo. así como la hora de finalización de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos. Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren. y enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente. Cerciórate que hayan recibido la agenda. las personas se desvíen con comentarios o ideas. el objetivo o propósito de la junta. fecha. Si durante la realización de la junta de trabajo se presentan problemas. esto con el fin de enriquecer los temas tratados. marcadores. los tiempos asignados para cada tema. Evita las desviaciones. o te puedes valer de la asignación de un orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas. para evitar así una mayor desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Diversifica la participación. esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas a tratar. así como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. así como los objetivos o propósito de la junta de trabajo. todos los temas a tratar. tiempos asignados. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. fax o copia fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión. que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Lleva a cabo la sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda. etc. para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo. debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su agenda. ya sea por vía correo electrónico. Mediante una breve introducción repasa con el grupo. Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema.JUNTAS Puntos Prepara la agenda de la junta por escrito. ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. como podrían ser copias de informes. puedes aprovechar este periodo de tiempo. Lleva un par de copias más a la junta de trabajo. También me gustaría conocer si estos puntos te han ayudado a mejorar tus juntas de trabajo por lo cual te invito a que nos compartas tus experiencias . Esto es uno de los principales problemas que se presentan. Repasa la agenda con el grupo. hora de inicio y término de la junta. que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión. Y se encuentren en la misma sintonía. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Resume los temas tratados. Asigna tiempos para hablar. Por lo cual debes de prestar suma atención a los comentarios de los participantes e intervenir rápidamente. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos. así como con los tiempos previamente establecidos. Puede realizar una minuta. Especifica claramente lugar. ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar. Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversación. Bastará con un par de enunciados. Empieza y termina la junta a la hora pactada. Para poder dar seguimiento a los temas tratados. Este punto se deja a consideración de la persona responsable o líder de la junta. que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión. Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos.

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