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Diseo organizacional
DEFINICIN
Es un proceso que permite ajustar la estructura sobre la base del anlisis organizacional.
Identificar y evaluar las necesidades de servicio, de los usuarios internos y externos de la entidad. Identificar los servicios que debe prestar la entidad para satisfacer estas necesidades. Disear los procesos para la produccin de los servicios requeridos. Establecer resultados e indicadores; propuestas de ajustes soluciones a problemas detectados.
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Identificar y conformar reas y unidades que llevarn a cabo las operaciones necesarias, especificando su mbito de competencia. Determinar el tipo y grado de autoridad de las unidades y su ubicacin en los niveles jerrquicos. Definir los canales y medios de comunicacin dentro de la estructura. Determinar las instancias de coordinacin interna.
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Definir los tipos e instancias de relacin interinstitucional. Elaborar: Manual de Objetivos y Polticas Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procesos.
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SUBORDINADO 1
SUBORDINADO 2
SUBORDINADO 3
Se identificarn y establecern los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las necesidades de los usuarios. El diseo de los procesos ser formalizado en el Manual de Procedimientos.
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Se proceder al diseo de los procesos en forma general o de las actividades, de acuerdo con los requerimientos de la entidad: Los procesos descritos en forma general, seguirn las etapas determinadas en el Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa.
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Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirn al menos, las siguientes etapas: Definicin del objetivo del proceso. Ordenamiento lgico y secuencial de tareas necesarias, como tambin su descripcin. Identificacin de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. Identificacin de la unidad responsable de la ejecucin de cada tarea, o del cargo respectivo. Jose David Arzabe Armijo
Descripcin de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. Identificacin de los resultados verificables. Definicin de periodos de seguimiento y ajustes.
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Una vez definidos los usuarios, los servicios y los procesos de la entidad, se identificarn y conformarn sobre la base de estos, las unidades organizacionales, las que tendrn objetivos organizacionales especficos. Posteriormente, se conformarn las reas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre s, y se determinar su mbito de competencia.
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El diseo organizacional se formalizar en los siguientes documentos: Manual de Organizacin y Funciones Manual de Procedimientos.
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Los objetivos El nivel jerrquico y relaciones de dependencia. Las funciones. Las relaciones de coordinacin interna y externa.
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Manual de Procedimientos
Denominacin del proceso. Objetivo del proceso. Normas de operacin. Descripcin del proceso y sus procedimientos debidamente detallados. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas. Fecha de vigencia. mbitoJose David Arzabe Armijo de aplicacin.
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Diagrama de Flujo
Es una representacin grfica de los pasos en un proceso. Util para determinar como funciona. Sirve para examinar los diferentes pasos. Ayuda a descubrir causas de problemas, cuellos de botella, pasos innecesarios, circulos de duplicacin para lograr mejoras.
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Encargado de Almacenes
Inicio
B
Recepcin del Form. y Seleccin del proveedor
Solicitud del Form. Solicitud De Mat.y/o Compras Con Fondo Fijo De Caja Chica
SI
NO
B A
Material Requerido ? Comunica Deficiencia a Almacenes O Resp. Caja Chica
SI
Form. Solicitud
A D
NO
Form. Solicitud De Mat. y/o Comp.
D D
Verificacin del Material Para el cambio respectivo Y entrega del mismo
si
Utiliza el Material
FIN
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