Curso ADMINISTRACIN PARA AGENTES INMOBILIARIOS

UNIDAD I PRINCIPIOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN

CAPACIDADES: Comprende los conceptos y principios bsicos de la administracin. Conoce, comprende y explica el proceso inmobiliario.

1.1 DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN:

El trmino administracin puede ser, y a menudo es, usado de diferentes formas. Por ejemplo, puede referirse al proceso que los gerentes siguen para alcanzar metas organizacionales; referirse a tambin un bagaje puede de

conocimiento. En este contexto, la administracin acumulado de es un cuerpo que

Fuente: http://muycomputerpro.com

informacin

provee luces sobre cmo administrar.

El trmino administracin tambin puede referirse a los individuos que guan y dirigen las organizaciones, o a una carrera dedicada a la tarea de guiar y dirigir organizaciones. Una comprensin de las diferentes acepciones y de las definiciones relacionadas al trmino le ayudar a evitar problemas de comunicacin durante las discusiones que se relacionan con la administracin.

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La administracin tambin puede definirse como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipo, alcancen eficientemente las metas planteadas.

En

este

mdulo

la

palabra

administracin se usa comnmente como el proceso de alcanzar las metas de la organizacin, trabajando con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales.
Fuente: http://www.cio.com.co/

Una comparacin de esta definicin con las definiciones ofrecidas por varios pensadores contemporneos de la administracin, nos muestra que hay un gran acuerdo de que la administracin tiene las siguientes tres caractersticas principales:

Es un proceso o serie de actividades continuas y relacionadas.

Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organizacin.

Estas metas se alcanzan trabajando con y por medio de los servidores o personal y de otros recursos organizacionales.

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1.2 LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN EN EL PROCESO INMOBILIARIO:

A continuacin presentamos las caractersticas de las cuatro funciones administrativas bsicas, actividades administracin. que conforman el proceso de la

INTERRELACIN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN

Metas de la Organizacin

Planeacin

Direccin

Control

Organizacin

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a) LA PLANEACIN:

Comprende la etapa de escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los logros de la organizacin, bosquejar cmo las tareas se deben ejecutar, e indicar cundo deben ser ejecutadas. Las actividades de planeacin se enfocan estrictamente en alcanzar las metas. Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las organizaciones deben hacer para tener xito. A la planeacin le compete el xito de la organizacin en el futuro cercano (a corto plazo) y tambin en el futuro (a largo plazo).

Fuente: http://www.eduvyt.com.mx

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PASOS DE LA PLANEACIN:

1. Atencin a las Oportunidades A la luz de: mercado, competencia, deseos de los clientes, nuestras fortalezas y nuestras debilidades.

2. Establecimiento de objetivos o metas Dnde quisiramos estar y qu deseamos hacer y cundo.

3. Consideracin de premisas de planeacin En qu condiciones (internas o externas) operarn nuestros planes?

4. Identificacin de Alternativas Cules son las alternativas ms promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?

5. Comparacin de alternativas con base en las metas propuestas Qu alternativas nos ofrecen mayores posibilidades de cumplir con nuestras metas al menor costo y mayores utilidades? 8. Conversin de planes en cifras 7. Formulacin de planes de apoyo Como planes para: Compra de equipo, contratacin y capacitacin. Desarrollo de un nuevo producto. mediante la realizacin de presupuestos Desarrollo de presupuestos como: precio de venta, gastos de operacin, inversiones en bienes de capital.
Harold Konntz, Heinz Weirich

6. Eleccin de una alternativa Seleccin del curso de accin que seguiremos.

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b) LA ORGANIZACIN: Es el desarrollo o ejecucin de las tareas que fueron definidas en la planeacin. La organizacin, entonces, crea un mecanismo para llevar los planes a la accin, a los empleados, dentro de la organizacin, se le asignan tareas y trabajos que contribuyen a cumplir con las metas de la compaa. Las tareas se organizan de modo que la produccin de cada individuo contribuya al xito del departamento que, a su vez, contribuye al xito de la divisin o rea y que, por ltimo, contribuye al xito de la organizacin.

An cuando se ha escrito mucho sobre la importancia de definir una organizacin como funcin propia de la gestin y requisito indispensable para la direccin de las

empresas, en la mayora de empresas sta es todava una debilidad relevante.

Fuente: http://motoliniaslp.edu.mx

En principio, es necesario sealar que la estructura, las funciones y los procedimientos no pueden ser aplicados mecnicamente ni, mucho menos, copiados entre las diferentes empresas1. Segn Barragn (2002) existen cuatro estructuras organizativas bsicas: La estructura simple, estructura funcional, estructura divisional y estructura matricial, cada una se adapta a un tamao y complejidad de los procesos de las empresas empezando por la estructura simple hasta llegar a la matricial. A continuacin se describen los principales aspectos de cada una de ellas:

Fernando Cilloniz Benavides Gerenciando una mype PROINVERSION.

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ESTRUCTURA SIMPLE:

Es aquella en la que la empresa se rige por el control individual de una persona. En este caso el Gerente Propietario controla todas las actividades y toma todas las decisiones referentes al funcionamiento de la empresa.

Es la ms comn en las pequeas empresas, as mismo suele tener actividades como asesora legal o contable que es provedo por una tercera persona fuera de la empresa (subcontratacin). Sin embargo, si la empresa crece, el control por una sola persona se hace ms difcil.

Sus principales caractersticas son: La realizacin de las tareas es supervisada directamente por el propietario. El sistema de coordinacin, evaluacin y recompensa es altamente informal. La toma de decisiones se centraliza en una sola persona, por lo general el propietario de la empresa. Poca especializacin en las tareas internas. Esta estructura se puede aplicar a un negocio pequeo (o microempresa), que ha sido recientemente iniciado, que cuenta con 4 5 personas o que debido a su rubro o especializacin no necesita de tanto personal dado su nivel de ventas.

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ESTRUCTURA FUNCIONAL:

Estructura tpica de pequeas empresas que han crecido lo suficiente como para que una sola persona no sea capaz de dirigir todas las actividades de la empresa. Por eso se contratan especialistas en cada rea. La actividad principal del Director consiste entonces en coordinar e integrar todas las reas. Se sustenta en actividades clsicas que son necesarias llevar a cabo, como produccin, contabilidad, marketing, finanzas, entre otras y que son trabajadas dentro de la empresa.

Sus principales caractersticas son: Mejor uso del recurso humano especializado. Mejora la coordinacin entre las diversas reas y el control. Pueden generar conflictos entre reas funcionales.

VENTAJAS
Favorece la especializacin. Mejora la coordinacin dentro de cada funcin. Ayuda a la economa por operacin. Facilita la flexibilidad econmica.

DESVENTAJAS
Elevada concentracin. Retrasa la toma de decisiones. Complica la direccin. Hace ms difcil el control. Dificulta la coordinacin global.
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ESTRUCTURA DIVISIONAL:

Es aquella que divide la empresa en unidades o divisiones en funcin de los productos o servicios, reas geogrficas o procesos. Por lo general, cada una de las divisiones incorpora especialistas funcionales y se organiza por departamentos.

Sus principales caractersticas son: Incrementa el control operacional y estratgico. Flexibilidad ante los cambios del entorno. Enfoca los recursos de la empresa en los productos y mercados objetivos. Aumento de los costos administrativos (personal, operaciones e inversiones).

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ESTRUCTURA MATRICIAL:

Es una combinacin de la estructura funcional y la divisional. Por lo general, los departamentos funcionales se combinan con los grupos de productos bajo un mismo proyecto.

Es utilizada en aquellos casos en los que existen varios factores que condicionan el tipo de estructura y en los cuales ni la estructura divisional ni la funcional se adaptan correctamente.

Director General Director de Proyectos Proyecto A Proyecto B Director de Produccin Director de Marketing

Proyecto C

Sus principales caractersticas son: Incrementa la respuesta al mercado gracias a la colaboracin y al trabajo conjunto entre las diferentes reas. Permite un uso ms eficiente de los recursos de la empresa. Mejora la comunicacin, coordinacin y flexibilidad entre las distintas reas de la empresa.

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ORGANIGRAMAS Y MANUALES DE ORGANIZACIN:

Los organigramas y manuales de organizacin son los dos principales elementos que constituyen la base de una buena organizacin empresarial. La ley no exige tenerlos pero nos ayudarn de mucho para definir las funciones y responsabilidades de cada integrante de la empresa.

Los organigramas son las presentaciones grficas de la estructura de una empresa. Su finalidad es representar claramente las reas de

responsabilidad y los niveles jerrquicos que conforman la empresa.

Los manuales de organizacin, a su vez, tienen por objeto indicar por escrito lo que se espera de cada empleado en materia de tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelacin con los clientes y proveedores. Muchas empresas carecen de manual de procedimientos y funciones o no lo emplean de manera adecuada.
Fuente: http://www.oysbdm.com

Con frecuencia estos temas son considerados burocrticos o de poca utilidad, an cuando constituyen la base para el buen funcionamiento de la empresa. Los manuales de organizacin, tienen por objeto indicar por escrito lo que se espera de cada empleado en materia de tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelacin con los clientes y proveedores.

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MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dinmica de actuacin sobre propiedades

A. Antes de firmar la exclusiva o autorizacin: Informe de valoracin (ANALISIS DEL MERCADO) sobre el precio de la propiedad (por escrito). B. Firma del contrato de exclusiva/autorizacin: Propiedad Privada por el propietario o propietarios de la vivienda (fotocopia DNI, copia de la partida registral, HR, PU, en caso de tratarse de una persona natural y Copia del testimonio, poderes legales, DNI de los representantes legales, partida registral, HR, PU y toda documentacin que fuera requerida por la Inmobiliaria. C. Activar la propiedad en el programa (48 horas mximo) desde firma de la

exclusiva/autorizacin: Los datos de caractersticas de la vivienda, precio, honorarios si son compartidos entre uno o ms agentes. D. Visita compartida: Ante una visita compartida, el agente del cliente comprador llevar su hoja de visita que firmarn (Los dos agentes participantes con sus respectivos clientes) y la cual estar en poder del agente captador. E. Modificaciones y actualizacin: Cualquier modificacin de la propiedad como un cambio de precio es deber del agente captador F. Cada agente es el interlocutor nico de su cliente: Ante una visita compartida cada agente representa a su cliente. G. Oferta por escrito: El agente vendedor, recoger la oferta siempre por escrito y con una separacin mnima de $500 dlares. Enviar por mail o directamente la oferta por escrito y comprobante del depsito. Si la oferta es aceptada por el propietario (por escrito) la cantidad entregada en depsito por el agente vendedor, automticamente se convertir en parte de la inicial. H. Firma minuta: A la firma de la minuta el gerente y el agente captador devengarn los honorarios. Se liquidar con los agentes participantes previo descuento de impuestos y porcentajes establecidos.

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c) LA DIRECCIN:

Es otra de las funciones bsicas en el proceso de administracin. Tambin llamada motivacin, liderazgo o

influencia, les concierne en primera instancia a los empleados o trabajadores dentro de la organizacin.
Fuente: http://pymesempresariales.com/

La direccin puede ser definida como la gua de las actividades de los miembros de la organizacin en la direccin apropiada. Una direccin apropiada es la que ayuda a que la organizacin se dirija hacia el logro de sus metas. El propsito de la direccin es aumentar la productividad.

Automotivacin: Los administradores tienen la responsabilidad de crear condiciones favorables al desempeo; pero cada individuo es responsable de su automotivacin. George Odiorne, profesor de administracin, investigador y consultor ha hecho recomendaciones especficas al respecto, aqu algunas de ellas:
Fuente: http://3.bp.blogspot.com

1) Fjese en una meta personal, y no la pierda de vista. 2) Complemente sus objetivos a largo plazo con metas a corto plazo y acciones especficas. Hacer algo ya es un comienzo. 3) Aprenda cada ao la realizacin de una nueva y desafiante tarea. Un titulo es en realidad un comienzo, no un fin del aprendizaje. 4) Haga diferente su trabajo. Con un poco de imaginacin es probable que incremente considerablemente su productividad. 5) Desarrolle un rea de pericia. Haga pleno uso de sus fortalezas, o convierta en fortaleza una de sus debilidades. Tal vez le gustara ser reconocido como el mejor agente inmobiliario de nuestro medio. 6) Dese retroalimentacin y prmiese. El establecimiento de metas verificables le ofrecer una norma sobre la cual medir su desempeo. Por qu no concederse una cena especial para celebrar sus logros?

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d) EL CONTROL:

Es la funcin de administracin por la cual los gerentes: Recogen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la organizacin. Compara el desempeo actual con desempeos estndares preestablecidos. De esta comparacin, se determina si la organizacin debera modificarse para cumplir con los estndares preestablecidos. En la literatura antigua sobre administracin, el trmino motivacin se utilizaba ms para referirse a las funciones de la administracin orientadas hacia las personas. El trmino influencia se usa en este texto porque es ms amplio y permite mayor flexibilidad cuando se refiere a temas relacionados con personas. Ms adelante, la motivacin se discute como una parte importante de la influencia.

El control es un proceso de seguimiento. Los gerentes continuamente recogen informacin, hacen comparaciones y tratan de buscar nuevas maneras de mejorar la produccin a travs de cambios organizacionales.

Fuente: http://www.educacionparapoder.com.ar/images/controlgestion.jpg

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EL PRESUPUESTO COMO TCNICA DE CONTROL:

La empresa privada utiliza ventajosamente el presupuesto para controlar sus gastos; aprovechando sus posibilidades y ventajas, dado que el presupuesto es una

herramienta de caracteres precisos que nos dar facilidad para el ordenamiento en toda empresa.
Fuente: http://2.bp.blogspot.com/presupuesto.jpg

Un presupuesto gubernamental difiere de un presupuesto de la empresa privada porque los gobiernos primero estiman sus gastos y luego enfrentan la forma de financiarlos; en cambio las empresas privadas primero estiman sus ingresos por efecto de sus ventas para despus predeterminar su aplicacin.

El presupuesto privado se puede conceptualizar como el conjunto de estimaciones coordinadas que hace posible prever las condiciones de operacin y los resultados de cierto perodo de tiempo.

A travs del presupuesto se logra lo siguiente:

1. Obliga a una adecuada y funcional organizacin de la empresa. 2. Exige una coordinacin de todos y cada uno de los departamentos haciendo que operen como un conjunto unificado hacia un objetivo comn. 3. Es base para un control, se utiliza para comparar los resultados obtenidos por las estimaciones planeadas. 4. Permite el anlisis de las diferencias. 5. Facilita la adopcin de decisiones y polticas a seguir.

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