REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA EL DISEO DEL PGD

Plan Integral de Capacitacin

Fundamentos archivsticos Conceptualizacin de un PGD Elaboracin de TRD Aplicacin de TRD Organizacin de Fondos Acumulados

Integralidad de la GD con todas las funciones Administrativas

Sistemas de informacin Aplicativos y herramientas informativas MECI Gestin de la Calidad Oficina de Control Interno Oficina de Planeacin

Administracin de Archivos

Definicin de reas para archivos de Gestin, Central e Histrico Definicin de Perfiles de personal para los archivos Creacin Comit de Archivo

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REQUISITOS TCNICOS PARA EL DISEO DEL PGD

Documentos esenciales
Manuales de Procesos Manuales de Procedimientos Manual de Correspondencia Tablas de Retencin Documental Tablas de Valoracin Documental

Marco Normativo

Estrategias

Levantamiento de normatividad para los 8 procesos del diseo del PGD Normalizacin

Elaboracin de un mapa gua que evidencie los procedimientos de la Entidad Modelo de Administracin de las comunicaciones oficiales Metodologa para actualizacin de TRD y Reglamento interno de archivo

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PROCESOS DEL PGD

Identificacin de dependencias productoras

Tipologas documentales Formatos y formularios Nmero de copias

1. PRODUCCIN

Creacin y Imagen Corporativa diseo de Logotipo documentos Caractersticas

Diplomtica

Medios y Soportes Tcnicas de Gramajes Produccin Tamaos

Tintas

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PROCESOS DEL PGD

Correo electrnico -Fax Recibo de documentos oficiales Verificacin de folios, firmas y anexos Correo tradicional

Identificacin de Medios de Recepcin

2. RECEPCIN
(Unidad de Correspondencia)

Radicacin

Elaboracin de rtulo Planillas de radicacin y control Asignacin de nmero

Registro

Asignacin de datos(nombre de la persona que firma, entidad, cdigos, funcionario responsable del trmite)

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PROCESOS DEL PGD

Definicin de dependencias destinatarias por competencia Clasificacin, organizacin, enrutamiento y reasignacin de Documentos las comunicaciones externos Registros de control de entrega

3. DISTRIBUCIN
Documentos internos

Identificacin de Dependencias Enrutamiento de documentos a dependencias competentes Registro de control de entrega de documentos internos

Documentos enviados

Definicin de medios de distribucin, (Fax, correo electrnico, correo tradicional, Apartado Areo,). Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo. Control y firma de guas y planillas
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PROCESOS DEL PGD

Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de plantilla de control y ruta del trmite Identificacin del trmite competencias , tiempo de respuesta

4. TRMITE

Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin Proyeccin y preparacin de respuesta

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PROCESOS DEL PGD

Identificacin de unidades administrativas y funcionales Actualizacin de TRD (conformacin de series, subseries y tipos documentales) Control en el tratamiento y organizacin de los documentos

Clasificacin

5. ORGANIZACIN Ordenacin

Relacin entre unidades documentales Conformacin y apertura de expedientes Determinacin de los sistemas de ordenacin Organizacin de series Foliacin

Descripcin

Anlisis de informacin Extracto de contenidos Diseo de instrumentos de recuperacin (guas, catlogos, inventarios e ndices) Actualizacin de instrumentos Transferencias documentales

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PROCESOS DEL PGD

Necesidad y precisin de la consulta Determinacin de competencia Condiciones de acceso Restricciones por reserva o conservacin Reglamento de consulta

Formulacin

6. CONSULTA

Estrategia de Bsqueda

Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin Establecimiento de herramientas de consulta Ubicacin de los documentos

Respuesta

Atencin y servicio al usuario Servicios de archivo Sistemas de registro y control de prstamo Control de devolucin Medios para localizacin de informacin

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PROCESOS DEL PGD

Sistema Integrado de Conservacin

Diagnstico integral Prevencin y atencin de desastres. Monitoreo y control Limpieza de reas y documentos

7. CONSERVACIN Sensibilizacin
Difusin y capacitacin del sistema integrado de conservacin

Control

Seguimiento y verificacin Responsabilidad de los servidores pblicos

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PROCESOS DEL PGD

Eliminacin

Seleccin

8. DISPOSICIN FINAL

Conservacin Total

Microfilmacin o Digitalizacin

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