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Diciembre 2005
DOCUMENTO BASE DEL PLAN DE MEJORA DE LA CALIDAD DE LA ADMINISTRACIN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA Introduccin:
Las circunstancias que rodean la gestin de las Universidades estn cambiando. Acostumbradas a vivir en situacin de monopolio, con la consiguiente sensacin de seguridad y estabilidad, las Universidades nos vemos inmersas en un entorno competitivo. En la conviccin de que la competencia despertar nuestro inters por mejorar, se ha establecido un sistema de financiacin en funcin de resultados. A mayor nivel de calidad, ms financiacin y esto llega precisamente en un periodo en el que los indicadores denotan un progresivo descenso del nmero potencial de alumnos universitarios de primer y segundo ciclo. Pero la competencia no afecta slo a las relaciones con universidades andaluzas sino tambin con las dems universidades del Estado Espaol y del resto de Europa, pues, ante el descenso del nmero de estudiantes de nuestro entorno geogrfico, ha comenzado la rivalidad por el cada vez ms importante mercado internacional de estudiantes, que propicia el Espacio Europeo de Educacin Superior. En un sistema de competitividad se imponen los juicios comparativos sobre la calidad de los programas e instituciones. Nuestros alumnos, nuestros usuarios y en general nuestros clientes, tienen la oportunidad de elegir y para ello tienen derecho a conocer el nivel de calidad del mercado universitario. En efecto, las leyes respetan el derecho de la Universidad a una mayor autonoma en la gestin, as la sociedad exige ms informacin y transparencia pero a la vez se pretende un mayor control de resultados, para ello se necesitan datos. Las evaluaciones de la calidad de los planes de estudios, de las titulaciones y de los servicios, tienen ese fin. En ese sentido la LOU, en su Prembulo establece que son objetivos irrenunciables de la Ley la mejora de la calidad del sistema universitariola profundizacin en la cultura de la evaluacinla mejora de la calidad de la gestin, proponindose implantar un sistema universitario mejor coordinado, ms competitivo y de mayor calidad y su artculo 31 establece que la promocin y la garanta de la calidad de las Universidades espaolas, en el mbito nacional e internacional, es un fin esencial de la poltica universitaria y tiene como objetivos: a) La medicin del rendimiento del servicio pblico de la educacin superior universitaria y la rendicin de cuentas a la sociedad. b) La transparencia, la comparacin, la cooperacin y la competitividad de las Universidades en el mbito nacional e internacional. En esta lnea, incide la LAU, cuyo Art. 91 dispone que el modelo de financiacin se organizar en dos grupos de fuentes de financiacin, uno de financiacin bsica, y otro de financiacin afecta a resultados, destinado a fomentar la mejora en la calidad de la prestacin del servicio. Para ello, exige (Art. 92 LAU) que cada Universidad pblica elabore su respectivo Plan Estratgico, que se concretarn en Planes Operativos de Mejora de Calidad que servirn de base para la firma de los Contratos Programa y determinar su financiacin afecta a Pgina 2
resultados. En los Contratos Programas se acuerdan los objetivos de calidad y la financiacin que se establecer en funcin de determinados indicadores, que tambin afectan a la gestin de la Administracin y los Servicios. Tambin nuestro Estatuto reconoce como funcin de la Universidad La promocin y evaluacin de la calidad de sus actividades, que estar garantizada por los principios de competencia y dedicacin del profesorado, participacin del alumnado y eficacia de los servicios. La calidad debe tambin llegar a la gestin de la Administracin y los Servicios, que tambin forman parte relevante de la Institucin, constituyendo un deber de los profesionales que la integran contribuir a la mejora del funcionamiento de la Universidad de Sevilla como servicio pblico, segn advierte nuestro Estatuto. En ese sentido, el Programa de Gobierno del Rector, propone incrementar la calidad en la prestacin de los servicios, atendiendo las legtimas aspiraciones de promocin del PAS, realizar una gestin ms eficaz de los recursos humanos e incrementar, en consecuencia con lo anterior, el rendimiento y calidad en la gestin y servicios universitarios. Esta transformacin es muy difcil de llevar a cabo si no se dispone de una visin de futuro de hacia donde queremos que vaya la Universidad, que nos facilitar el Plan Estratgico que prev el Programa de Gobierno del Rector. Este Plan de Calidad y Mejora Continua de la Administracin y Servicios, en definitiva quiere ser una aportacin del PAS al Plan Estratgico de la Universidad, habiendo sido elaborado de forma eminentemente participativa, impulsando un cambio en la forma de gestin, al objeto de proporcionar los recursos necesarios y con el objetivo fundamental de mejorar continuamente la prestacin de los mismos. El presente plan de mejora continua de la Administracin y Servicios de la Universidad de Sevilla, ha contado con el respaldo y apoyo del Rector y su equipo de gobierno, con el asesoramiento de profesionales de reconocido prestigio en la materia, as como con los propios recursos de la institucin y ha sido consensuado con una amplia participacin del Personal de Administracin y Servicios de la propia Universidad, habiendo sido ampliamente debatido por los grupos de trabajo constituidos en los diferentes centros y unidades y en la Jornada convocada para este fin el pasado 20 de octubre de 2005.
1. Formar a los mandos intermedios en aquellas cuestiones relativas al liderazgo, concienciacin en el proyecto, gestin de grupos de trabajo... 2. Potenciar la participacin de todos los trabajadores en el proyecto, fomentando el trabajo en grupo y herramientas de gestin de la calidad para todos. Al mismo tiempo se intensificaron las reuniones de la Direccin de Recursos Humanos con los profesionales de la Administracin y los Servicios y se foment la constitucin de grupos de mejora en los distintos Centros, Servicios y Unidades al objeto de implementar acciones en relacin con la implantacin de la cultura de la calidad y la mejora continua. Como primera medida el Proyecto PCASUS se someti a debate en el seno de los grupos constituidos. Las aportaciones realizadas al mismo por stos, junto con las realizadas durante la Jornada Tcnica, en la que representantes de estos grupos y otros invitados tuvieron la oportunidad de opinar sobre todas las cuestiones aportadas previamente. En dicha Jornada tcnica de trabajo y formacin, se pudo contar con disertaciones tericas de elevado nivel como la de D. Emilio Diez de Castro, as como exposiciones de representantes de otras universidades a la vanguardia de la calidad, que expusieron sus experiencias, coordinadas por el Director General de Universidades de Andaluca, y que han sido tenidos en cuenta para la elaboracin de este Plan. Asimismo se han tenido en cuenta los resultados de una encuesta dirigida a toda la plantilla que recoga opiniones relacionadas con el conocimiento del Plan, liderazgo, participacin en la vida universitaria, clima laboral etc. As pues, la participacin de los trabajadores en la elaboracin del Plan ha quedado asegurada, las cifras lo demuestran: 41 grupos de Mejora constituidos, hasta la jornada de octubre. 300 miembros de grupos 339 sugerencias al borrador del plan 361 encuestas respondidas N reuniones a las que se ha asistido por parte de la direccin: 35 A esas fechas, se puede garantizar (segn respuestas de la encuesta) que el plan es conocido por el 83,66% de los encuestados y que los deseos de participar en el mismo alcanzan al 92,80%. El despliegue del plan y la puesta en marcha de las propuestas de mejora de los grupos constituidos en los diferentes servicios y centros de trabajo mantiene esa lnea de participacin en el diseo de los planes de mejora continua.
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Al objeto de poder identificar el plan de mejora de la Administracin y Servicios respecto de otros posibles planes que existan en la organizacin, as como del propio Plan Estratgico de la Universidad se acuerda dotar al mismo con un nombre especfico que lo defina y lo diferencie claramente. Desde el Equipo Director se propuso PCASUS (Plan de Calidad de la Administracin y Servicios de la Universidad de Sevilla) como nombre del plan, propuesta que no ha recibido objeciones, ha sido bien acogido, reconocido y actualmente en uso entre los miembros de la comunidad universitaria, por lo que se consolida la formulacin.
Para la elaboracin del DAFO se ha hecho uso de distintas fuentes de informacin como el anuario estadstico de la Universidad de Sevilla, elaborado por la Gerencia as como con la experiencia consensuada de los participantes.
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El Equipo Director
Al objeto de coordinar, y como medida de apoyo al despliegue, se constituy el equipo director, formado por Jos Manuel Lpez Gmez, Director de Recursos Humanos, M ngeles Hinojosa Lizana, Subdirectora de Planificacin de Recursos Humanos, M Regla Mora Pazos, Vicegerente de Organizacin, Amparo Molina Blanco, Administradora de la E.U. de Arquitectura Tcnica, Gregorio Valentn Parrilla Barrera, Jefe de Seccin de Acceso. del Servicio de Alumnos, Agustn Luque Fernndez, Encargado de Equipo de Conserjera, Adela Valdenebro Garca de Polavieja, Jefa de Servicio de Planificacin y Proyectos, Jos M Snchez Berenguer, Jefe de la Unidad de Compras y Emilio Veas Lpez, Director de rea de Aplicaciones Corporativas del Servicio de Informtica y Comunicaciones, profesionales del PAS, comprometidos con la calidad y conocedores del complicado funcionamiento de la administracin y servicios universitarios, cuya misin principal es la de coordinar todo el Plan de mejora, aportar los recursos necesarios e impulsar el desarrollo del Plan. La primera actividad del equipo director fue, como ya se ha expuesto, la de elaborar una primera propuesta de PCASUS que ha sido consensuada, que ha quedado definitivamente de la siguiente forma:
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Oportunidades 1. Espacio Europeo de Enseanza superior. 2. Prestigio internacional e imagen de la Universidad de Sevilla. 3. El Patrimonio histrico-artstico de la Universidad de Sevilla. 4. Financiacin afecta a resultados en un sistema de competitividad. 5. Proceso de elaboracin de un plan estratgico institucional 6. Existencia de acuerdos de complemento de productividad y mejora de los servicios, ligados a la mejora de los mismos. 7. Creacin de la Agencia andaluza de evaluacin y acreditacin de la calidad. 8. Compromiso pblico por la implantacin de la administracin electrnica. 9. Compromiso a nivel de comunidad de aumento de financiacin (PIB) 10. Establecimiento de alianzas con el mbito empresarial.
Amenazas 1. Descenso progresivo de alumnos por motivos demogrficos, de empleo, creacin de nuevas universidades, potenciacin de los Ciclos Formativos de grado superior. 2. Competitividad con otras universidades 3. Avance de las ideas que propugnan la externalizacin de los servicios, como alternativa al servicio pblico. 4. Incertidumbre ante la reestructuracin de los estudios universitarios. 5. Escaso reconocimiento del empleado publico. 6. Deterioro de las instalaciones y equipos por la falta de implicacin de los clientes con la institucin.
activa en procesos de mejora continua y su afn de superacin, distinguindose en el marco universitario internacional como marca de calidad. Se menciona expresamente que, una vez el Plan Estratgico de la Universidad haya definido la Misin y la Visin para la Universidad de Sevilla, las definiciones realizadas para la Administracin y Servicios debern ser revisadas, y en su caso reformuladas de manera que guarden coherencia con las generales de la Universidad.
3. - OBJETIVOS
En cuanto a los objetivos del Plan, son consensuados los siguientes: A. Incrementar la satisfaccin de los clientes, elevando el nivel resultados en los servicios. B. Implantar un sistema de Recursos Humanos que incremente satisfaccin laboral y facilite la consecucin de los objetivos del Plan. C. Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestin: Direccin participativa y gestin por procesos. D. Mejorar la comunicacin interna/externa, con apoyo de Administracin electrnica. de la La la
Para determinar el orden as como el porcentaje de aportacin de cada uno de los objetivos anteriores al Plan, se ha empleado la Matriz de SAATY2 como herramienta, quedando por tanto como sigue: 1= Igual de importante 3= Ligeramente ms importante (1/3 ligeramente menos importante) 5= Ms importante (1/5 Menos importante) 7= Bastante ms importante (1/7 Bastante menos importante) 9= Mucho ms importante (1/9 Mucho menos importante)
B 9 1 1 1/5 11,20
C 5 1 1 1/5 7,20
D 5 5 5 1 16,00
Orden 1 3 2 4
Por lo tanto el orden definitivo de importancia de los objetivos en relacin al Plan, queda de la siguiente forma: Objetivo 1: Incrementar la satisfaccin de los clientes, elevando el nivel de resultados en
Las puntuaciones referidas en la matriz provienen de las valoraciones aportadas por los asistentes a la jornada del da 20 de octubre de 2005 donde se acordaron definitivamente los Objetivos de PCASUS.
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Objetivo 2: Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestin: La Direccin participativa y gestin por procesos. (16,83%) Objetivo 3: Implantar un sistema de Recursos Humanos que incremente la satisfaccin laboral y facilite la consecucin de los objetivos del Plan. (15,36%) Objetivo 4: Mejorar la comunicacin interna/externa, con apoyo de la Administracin electrnica. (6,01%)
4. - ESTRATEGIAS
En relacin con los objetivos anteriores se establecen las siguientes estrategias:
Objetivo 1: Incrementar la satisfaccin de los clientes, elevando el nivel de resultados en los servicios. E1 Establecer mecanismos peridicos de evaluacin de la prestacin de los servicios en relacin con las expectativas y necesidades de los clientes. Valorar coste de los servicios estableciendo planes que mejoren la eficiencia de los mismos. E2 Establecer compromisos de calidad con los clientes.
Objetivo 2: Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestin: La direccin participativa y la gestin por procesos. E3 Establecer la gestin por procesos E4 Potenciar el estilo de direccin de liderazgo participativo.
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Objetivo 3: Implantar un sistema de Recursos Humanos que incremente la satisfaccin laboral y facilite la consecucin de los objetivos del Plan E5 Implementar sistemas que proporcionen coherencia interna entre los principales procesos de Administracin y Gestin de personal en relacin con los objetivos de la organizacin. E6 Establecer sistemas para el reconocimiento y la percepcin de incentivos profesionales
Objetivo 4: Mejorar la comunicacin interna/externa, con apoyo de la administracin electrnica. E7 Implementar acciones dirigidas a la gestin y acceso a la informacin competencia de la Administracin y los Servicios con ayuda de las nuevas tecnologas.
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Una vez han sido establecidas las estrategias, se elabora la matriz de despliegue en orden a relacionar los objetivos con las estrategias y stas entre si, cuantificando igualmente su aportacin al plan:
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5.- DESPLIEGUE
El Plan ser desplegado conforme al siguiente esquema:
Esquema del despliegue Plan PCASUS El grfico anterior muestra en sntesis cmo se desarrolla el plan. Como puede verse existen dos grandes flujos, DESCENDENTE (desde el plan y sus objetivos hacia los grupos de mejora) y desde stos, de manera ASCENDENTE, hacia la revisin de los objetivos y la toma de decisin basada en datos (CUADROS DE MANDO3) tanto para la Direccin como para los propios GRUPOS DE MEJORA, a travs de las distintas mediciones que para la mejora debern realizarse.
La norma UNE 66175:2003 define Cuadro de Mando como herramienta de gestin que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta direccin y a las funciones responsables una visin comprensible del negocio o de su rea de responsabilidad. La informacin aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organizacin.
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Obsrvese que el ncleo fundamental del sistema est conformado por los grupos de mejora, que debern establecer sus propios objetivos (alineados con los de PCASUS), utilizando para ello las herramientas que proporcionar el propio Plan (Procedimientos Operativos4) 6. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Plan de Comunicacin PCASUS. Plan de formacin del PAS. Procedimiento operativo de gestin por procesos. Procedimiento operativo de implantacin y gestin de sistemas de indicadores. Procedimiento operativo de Mejora general de Centros, Servicios y Unidades administrativas. Procedimiento operativo de elaboracin y gestin de encuestas. Procedimiento operativo de Mejora de atencin al pblico. 7. GRUPOS DE MEJORA Los grupos de mejora son los encargados de llevar a cabo el despliegue que para la consecucin de los objetivos planteados sea necesario, en el convencimiento de que el trabajo en grupo es una herramienta fundamental para la implementacin de las acciones necesarias para la mejora, particularmente en nuestro contexto. Se conformarn grupos de mejora en todos los Servicios, Centros y Unidades encargados de impulsar y desarrollar las acciones necesarias de cara a la consecucin de los objetivos de mejora que en cada uno de ellos se definan, que debern estar a su vez, orientados a los de PCASUS. Adems de los anteriores se conformarn otros grupos de trabajo, ad hoc, destinados a la elaboracin de Procedimientos o para abordar otras cuestiones que se precisen a lo largo de la vida de PCASUS.
Conjunto de fases sucesivas de un fenmeno u operacin artificial y que se caracteriza por estar definido explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que establecen las responsabilidades y los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la standarizacin y la racionalizacin de tareas realizadas en la gestin y prestacin de servicios. Son objeto de procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una determinada rea funcional en funcin de: el consumo de recursos, el impacto en la satisfaccin de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente establecido.
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9. EVALUACIN Y CONTROL DEL PLAN El plan ser evaluado y controlado desde dos perspectivas complementarias: Grado de cumplimiento:
Indicador 1: Procedimientos Operativos elaborados Definicin: N de PO elaborados en relacin con los previstos en este documento en la fecha prevista en el cronograma Forma de medicin: Recuento de Procedimientos operativos publicados. mbito temporal: semestral Toma de datos: 1 muestra junio de 2006. 2 muestra 1 diciembre 2006. Umbral primera muestra: 70% del total de Planes a elaborar. Umbral segunda muestra: 100% de Planes elaborados Indicador 2: N de servicios, Centros y Unidades con acciones de mejora en marcha. Definicin: N de servicios, Centros y Unidades con acciones de mejora en marcha en relacin con n de Servicios, Centros y Unidades potenciales a realizarlas. Forma de medicin: Recuento de n de Servicios Centros y Unidades que se encuentren trabajando efectivamente en materia de calidad cualquiera que sea su modelo. mbito temporal: semestral Toma de datos: 1 muestra junio de 2006. 2 muestra enero 2007. 3 muestra junio 2007. 4 marzo 2008. Pgina 15
Indicador 3: N de Acciones de mejora emprendidas por los distintos grupos Definicin: N de acciones de mejora emprendidas por los grupos de mejora en relacin con el Objetivo 1 del PCASUS. Forma de medicin: Recuento de n de acciones de mejora de cada Servicio Centros y Unidad que se encuentren trabajando efectivamente en materia de calidad en relacin al Objetivo 1 del PCASUS. mbito temporal: anual Toma de datos: 1 muestra diciembre 2006. 2 muestra diciembre 2007. 3 muestra previa finalizacin del Plan. Umbral: 50% del total de las acciones posibles totales. 10. RECURSOS El Plan pretende su mxima eficiencia, por lo que bsicamente los recursos a emplear son: Persona/hora dedicadas al plan. Coste de la formacin en esta materia. Coste del material y recursos necesarios para su adecuado desarrollo.
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