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ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIN
INTRODUCCIN A LA
ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS

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MDULO 1
FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y
LA ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS

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La obl i gaci n de l os r ganos
del Est ado de pr opor ci onar
i nf or maci n a cual qui er
per sona ( ar t .1.) si n que se
mot i ve o j ust i f i que su
ut i l i zaci n ( ar t .40.I V) except o
l a i nf or maci n consi der ada
r eser vada y conf i denci al

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Tr anspar ent ar l a
Gest i n Pbl i ca ( ar t .4)
Obj et i vo:
Benef i ci ados:
Las per sonas y sus
or gani zaci ones ( ar t .2)

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Los t r es gr andes ej es:
DISEO INSTITUCIONAL
OBLIGACIONES ESTTICAS
OBLIGACIONES DINMICAS

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Se cr ea el I nst i t ut o Feder al
de Acceso a l a
I nf or maci n Pbl i ca
( ar t . 33)
DI SEO I NSTI TUCI ONAL

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OBLI GACI ONES ESTTI CAS
Est abl ece l a obl i gaci n
del Est ado, de publ i car
i nf omaci n r eel evant e
par a t r anspar ent ar l a
Gest i n Pbl i ca ( ar t s.7-12) ,
except o l a r eser vada y
conf i denci al ( ar t s.13-19) a
ms t ar dar el 12 de
j uni o de 2003 ( ar t .2
t r ansi t or i o)
GOBIERNO

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Est abl ece l a obl i gaci n
del Est ado de at ender
l as sol i ci t udes de
i nf or maci n de l os
ci udadanos, debi endo
ent r egar l a en un pl azo
no mayor de 20 das
hbi l es ( ar t s. 40, 41, 44 y
8 t r ansi t or i o)
OBLIGACIONES DINMICAS

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COMIT DE
INFORMACIN
Coor di na y super vi sa
acci ones t endi ent es a
pr opor ci onar i nf or maci n
e i nst i t uye pr ocedi mi ent os
par a acceso a l a
i nf or maci n
Real i za gest i ones a
t r avs de l a Uni dad
de Enl ace par a
l ocal i zar
i nf or maci n
Conf i r ma,
modi f i ca o r evoca
l a cl asi f i caci n de
l a i nf or maci n
Est abl ece cr i t er i os
especf i cos par a l a
conser vaci n,
or gani zaci n de
ar chi vos
El abor a
i nf or mes

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Recibe y
trmita
solicitudes de
informacin
Lleva registros
de solicitudes
Propone
procedimientos
al comit de
informacin
Coordina las
obligaciones de
transparencia

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Artculo 32
Obl i gaci ones:
Asegur ar el adecuado
f unci onami ent o de l os
ar chi vos,
El abor ar y poner a
di sposi ci n del pbl i co
una gua si mpl e de sus
si st emas de cl asi f i caci n y
cat al ogaci n y,
Compl et ar l a or gani zaci n
del ar chi vo

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PLAN NACI ONAL DE DESARROLLO
2002-2006
POL TI CA I NTERI OR
Par a el l o pr opondr l a act ual i zaci n
del mar co j ur di co cor r espondi ent e
y cont r i bui r a l a moder ni zaci n de
l os si st emas con l os que oper an l os
ar chi vos que r esguar dan y
cat al ogan l a i nf omaci n el abor ada
por i nst anci as guber nament al es
of i ci al es.
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y
CONSERVACIN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PUBLICA
FEDERAL DOF 20/02/04

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LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
DI SPOSI CI ONES GENERALES
DE LA ORGANI ZACI N DE LOS ARCHI VOS
_ CONTROL DE GESTIN
ARCHIVOS DE TRMITE,
CONCENTRACIN E HISTRICO
. INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL
EXPEDIENTES DE ARCHIVO
DE LA CONSERVACI N DE ARCHI VOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNI COS
TRANSI TORI OS

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PROBLEMTI CA A NI VEL I NSTI TUCI ONAL
RECURSOS
FUNCI ONAMI ENTO
ORGANI ZACI N
ARCHI VOS
DOCUMENTACI N
I NFORMACI N
CONFUSI N OPERATI VA
ORGANI ZACI N HETEROGENEA
DI SPERSI N ORGANI ZATI VA
COTECI AD (I RREGULAR)
FUNCI ONAMI ENTO TCNI CO LI MI TADO
I NDEFI NI CI N DE POL T. Y PROCEDI MI ENTOS
FUNCI ONAMI ENTO DE 4 PAREDES
UCAD, DI FI CULTAD EN EL CONTROL,
PROGRAMACI N Y SERVI CI O
MATERI ALES: LOCALES I NHOSPI TOS;
MOBI LI ARI O Y EQUI PO DE DESECHO.
HUMANOS: PERSONAL NO ESPECI ALI ZADO
SI N ESTI MULOS SALARI ALES Y PROFESI ONALES.
FI NANCI EROS: AUSENCI A GENERALI ZADA
I NEXI STENCI A DE DI SPOSI CI ONES
JUR DI CAS GLOBALES TENDI ENTES A:
REGULAR LA PRODUCCI N, USO Y CONTROL
DE LOS DOCUMENTOS OFI CI ALES
DEFI NI CI N PARA LA ORGANI ZACI N Y
FUNCI ONAMI ENTO I NTEGRAL DE LOS ARCH.
REGULAR LA DI SPOSI CI ON Y USO DE
RECURSOS I NTEGRANDO POL TI CAS DE
DESARROLLO.
SI TUACI N
JUR DI CA

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PROBLEMTI CA A NI VEL DOCUMENTAL
PRODUCCI N
CI RCULACI N
USO
CONTROL
CRECI MI ENTO Y
COMPLEJI DAD EN
LA
ADMI NI STRACI N
PBLI CA
EXPLOSI N
DOCUMENTAL
ANRQUI CA. ABUSO DE TCNI CAS DE REPRODUCCI N,
FALTA DE TCNI CAS DE I DENTI FI CACI N Y
ORGANI ZACI N DOCUMENTAL
I NEXI STENCI A O LI MI TADAS TRANSFERENCI AS DE
ARCHI VOS, I NDEFI NI CI N DE PLAZOS DE
CONSERVACI N, SATURACI N DE ARCHI VOS,
DI SPENDI O DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE
DEPURACI N
USO I NADECUADO DE TESTI MONI OS OFI CI ALES,
PROPI EDAD PRI VADA DE DOCUMENTOS PBLI COS,
CONSERVACI N I NEFI CI ENTE, USO LI MI TADO DE LA
I NFORMACI N DOCUMENTAL EN LAS GESTI ONES
PBLI CAS
DOCUMENTAL EN LAS I NSTI TUCI ONES, AUSENCI A DE
POL TI CAS DE CONTROL, AUSENCI A DE MECANI SMOS
I NTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NI VEL
DE ORGANI ZACI N DE LAS UNI DADES ENCARGADAS
DE DI CHA RESPONSABI LI DAD COMO A NI VEL DE SU
FUNCI ONAMI ENTO
RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACI DAD I NFORMATI VA

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ARCHI VOS DE LA
ADMI NI STRACI ON
PBLI CA DEL
GOBI ERNO DEL D.F.
OBJETI VO DE
TRABAJO
DOCUMENTACI N
I NFORMACI N
PROBLEMAS GLOBALES
A NI VEL
I NSTI TUCI ONAL
A NI VEL
DOCUMENTAL
ORGANI ZACI N
FUNCI ONAMI ENTO
RECURSOS
JUR DI COS
PRODUCCI N
CI RCULACI N
USO
CONTROL
PROBLEMTI CA

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DI SPERSI N Y DEBI LI DAD ORGANI ZATI VA.
HETEROGENEI DAD Y OBSOLESCENCI A TCNI CA.
MASI FI CACI N DOCUMENTAL.
PASI VI DAD E I NEFI CI ENCI A EN LOS SERVI CI OS.
FALTA DE PREPARACI N Y MOTI VACI N DEL PERSONAL.
I NCONVENI ENCI A DE LOCALES, MOBI LI ARI OS Y EQUI PO.
ALTOS COSTOS Y RI ESGOS DE OPERACI N.
MARGI NACI N ADMI NI STRATI VA.
DEPREDACI N Y APROPI ACI N DE ARCHI VOS.
I NCREMENTO DE TRMI TES O DESCONOCI MI ENTO.
CI RCULO VI CI OSO

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SI STEMA DE I NFORMACI N:
I nf or maci n
Document aci n
Ar chi vos

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I NFORMACI N
CONOCI MI ENTO
QUE ES
COMUNI CADO
DOCUMENTO
UNA UNI DAD DE
I NFORMACI N
REGI STRADA EN UN
SOPORTE, SI RVE DE
CONSULTA

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DOCUMENTO DE ARCHIVO
ES I NFORMACI N CONTENI DA EN CUALQUI ER
SOPORTE Y TI PO DOCUMENTAL, PRODUCI DA,
RECI BI DA Y CONSERVADA POR CUALQUI ER
ORGANI ZACI N ( PBLI CA O PRI VADA) O PERSONA
EN CUMPLI MI ENTO DE SUS OBLI GACI ONES LEGALES O
EN EL EJERCI CI O DE SU ACTI VI DAD O FUNCI N

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CARCTER DE LOS DOCUMENTOS
UNICIDAD: SON NICOS A DIFERENCIA DE OTROS
COMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SON
MLTIPLES.
ORGNICOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO,
DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O
INSTITUCIN QUE LOS PRODUJO Y SOLO
ALCANZAN SENTIDO RELACIONNDOSE
ENTRE SI.
SERIADOS: SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VAN
ACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOS
ARCHIVOS, FORMANDO SERIES.

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SERI E DOCUMENTAL
D _ .
_.+ _.+ _.
+ _. + _.
Qu es? Un conj unt o de expedi ent es de
Est r uct ur a y cont eni do homogneo
De Qui n? De un mi smo r gano o suj et o
pr oduct or
Cundo? En el ej er ci ci o de sus at r i buci ones o
Funci ones especf i cas

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ARCHIVO
ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS
ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR
UNA PERSONA O INSTITUCIN (PBLICA O
PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIN
DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS
PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER
FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y
CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO
TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIN A LAS
PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS
PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO
FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.

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ADMINISTRACIN
DE
DOCUMENTOS
Conjunto de mtodos y prcticas destinadas a
planear, dirigir y controlar la produccin,
circulacin, conservacin, uso, seleccin y
disposicin final de los documentos de archivo.
Propsito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo
de los mismos a lo largo de su ciclo de vida

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ELEMENTOS QUE COMPONEN LA
ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
LEGISLACIN
ESTRUCTURA
PROGRAMA

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LEGISLACIN
Ley marco referent e a
archivos (pblicos, privados,
administ rat ivos e hist ricos)
Normas que reglament en el
uso, la conservacin, el
manej o y el fluj o de los
document os.
Sanciones a quienes
cont ravengan lo dispuest o.

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ESTRUCTURA
El ement os :
COORDINADOR
DE ARCHIVOS
Oficiala de Partes
ARCHIVO DE TRMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
ARCHIVO HISTRICO
Recursos humanos
Un rgano normat ivo y de
decisin
Los rganos operat ivos
Los canales de
comunicacin necesarios
ent re los dist int os rganos
del sist ema.
COMIT DE
INFORMACIN

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PROGRAMA
Los el ement os que l o componen:
HHHHHH HH

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PROGRAMA
Pr oducci n
Ci r cul aci n
Uso
Conser vaci n
Sel ecci n
El i mi naci n
Cuadr o de Cl asi f i caci n
Cat l ogo de Di sposi ci n Document al
Los el ement os que l o componen

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CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
Etapas (fases, edades) en las
que se divide al documento de
archivo conforme a su uso, valor
y ubicacin
ACTIVA
INACTIVA
SEMIACTIVA

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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIN
CARACTERSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
TIPO DE ARCHIVO TRMITE CONCENTRACIN HISTRICO
USO CONSTANTE
POTENCIAL
CONSERVACIN
PRECAUCIONAL
DIVERSO
SOCIAL,
RELIGIOSO,
ACADMICO,
POLTICO, ETC.
USUARIOS ADMINISTRACIN E
INTERESADOS
ADMINISTRACIN TODOS
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
SECUNDARIOS
TESTIMONIAL
EVIDENCIAL
INFORMATIVO
TRANSFERENCIA
DESTINO
PRIMARIA SECUNDARIA
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
VALORACIN
CONSERVACIN
PERMANENTE
ELIMINAR
PROYECTOS DE
DIFUSIN

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CI CLO VI TAL DE LA DOCUMENTACI N EN
SOPORTES TRADI CI ONALES
TI EMPO DE
CONSERVACI N
I NST.
TCNI COS
ETAPA
USUARI O VALORES UBI CACI N
ACTIVA
A partir de la creacin o
recepcin del
documento durante su
gestin y hasta la
conclusin del asunto.
Archivo de
Trmite
Archivos de
oficina
Archivos
centrales
Los generadores o
responsables del trmite del
documento o pblico
conforme a la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica
Primarios:
Administrativos
Contables o
Fiscales
Legales o
Jurdicos
Se conservan en oficinas
durante el tiempo que
dura el trmite y hasta su
conclusin, son de uso
frecuente
Transferencia primaria
cuando el uso es
expordico
Registro
Cuadro de
clasificacin
Inventario
Control de prstamos
Tabla de vigencias
Expedientes en
formacin
SEMIACTIVA
No prescriben los
valores primarios pero
su uso es expordico
Archivo de
Concentraci
n
Las unidades administrativas
que hacen la transferencia a
travs de las cuales la
Unidad de Enlace solicitar
los documentos que les
demande la ciudadana en
atencin a lo que seala la
LFTAI.
Primarios:
Administrativos
Contables o
Fiscales
Legales o
Jurdicos
Permanecen en el
archivo hasta cumplir sus
vigencias, se realiza el
proceso de valoracin
para determinar su baja
o transferencia al archivo
histrico
Registro y control
Tabla de vigencias
Inventarios
Formatos de
prstamo
INACTIVA
Han prescrito sus
valores primarios
Baja
documental
o
transferencia
secundaria
al Archivo
Histrico
Pblico en general
Secundarios:
Informativos
Testimoniales
Evidenciales
Se tramita la
autorizacin de baja.
Contienen valores
secundarios,
transferencia al Archivo
Histrico
Control y registro
Guas, inventarios,
catlogos
Difusin

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CI CLO VI TAL DEL DOCUMENTO
ELECTRNI CO
TI EMPO DE
CONSERVACI N
ETAPA
I NST.
TCNI COS
VALORES
UBI CACI N
USUARI O
ADMINISTRATIVA
Desde la generacin, registro,
trmite y conclusin hasta cumplir
su vigencia documental
El servidor central de
la Dependencia o
servidores de
unidades
administrativas que
cuenten con sistemas
de manejo y
conservacin de
archivos validados
Los autorizados para acceder a
todos los servicios del sistema o
parte de los mismos.
Abiertos a la consulta ciudadana
cuando no se encuentren dentro de
las reservas que marca la Ley de
Acceso y Transparencia a la
Informacin Pblica Gubernamental
Primarios:
Administrativos
Contables o
Fiscales
Legales o
Jurdicos
El que corresponda a las
vigencias establecidas
para las series y/o
documentos
Procede baja,
autoriza AGN.
Sistema de
manejo y
preservacin de
archivos
electrnicos
*Cuadro de
clasificacin
*Tabla de
vigencias
HISTRICA
Servidor asignado
para la conservacin
permanente de
documentos y
archivos
institucionales
En su control y manejo se
establecern Unidades Informticas
En acceso y consulta al pblico en
general
Primarios:
Administrativos
Contables o
Fiscales
Legales o
Jurdicos
El Sistema deber
garantizar que los
archivos sean
conservados y utilizados
Sistema de
manejo y
preservacin de
archivos
electrnicos

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Teora de las tres edades.
Rousseau
Documentos
activos
Creacin de documentos
Procedencia
interna
Procedencia
externa
Valor primario mximo
Conservacin
en los espacios
administrativos
100% de
documentos creados
Eliminacin de
cierto nmero
de documentos
TRANSFERENCIA
Documentos
Semiactivos
Centro de
procesamiento
de semiactivos
o centro de
archivo
a) Primario reducido
b) Primario dbil
c) Primario nulo
Eliminacin de
cierto nmero
de documentos
Documentos
inactivos
Valor secundario
mximo
Depsito
de archivo
5 a10% del
conjunto de
documentos
creados

A
r
c
h
i
v
o

G
e
n
e
r
a
l

d
e

l
a

N
a
c
i

n

2
0
0
4
SISTEMA DE:
INFORMACIN-DOCUMENTACIN Y ARCHIVOS
Sistema de informacin que recibe, registra,
describe, clasifica, integra, preserva y
proporciona acceso a los documentos de
archivo de acuerdo con sus vigencias
documentales y dispone de los mismos
cuando stas han prescrito.