Delegatura de Portafolios de Inversin 143000

ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTACIN Y ESPACIOS PARA LA SALUD

Fecha:

Bogot D.C., 26 de mayo de 2012

ELABORADO POR:

Angie Daniela Lpez Moreno

1 OBJETIVOS: Dar a conocer algunas de las problemticas de la delegatura. Identificar los factores que contribuyen al desarrollo de dichas problemticas. Determinar los diferentes mecanismos para la solucin de la acumulacin de documentos y la evasin de las pausas activas.

2 RESUMEN 2.1 DOCUMENTACIN En la delegatura de portafolios de inversin cada funcionario es responsable de realizar unos documentos llamados oficios, segn la entidad que le haya sido asignada. Segn el tema tratado en los oficios, estos se clasifican en diferentes trmites. El funcionario debe finalizar el proceso tratado en cada oficio y luego enviarlo a radicar, es decir asignarle un nmero de consecutivo para el control de los documentos.

Resumen ejecutivo ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTACIN Y ESPACIOS PARA LA SALUD

Estos documentos deben cumplir un proceso para su organizacin, el cual se trata de clasificar, archivar, foliar y digitar. Despus de haber cumplido su debido proceso se envan al archivo de la superintendencia todos estos documentos. Cada funcionario es responsable de realizar ciertos documentos u oficios, pero as mismo son responsables de su organizacin, pero no est ocurriendo as. Los funcionarios estn dejando acumular todos estos oficios finalizados, no estn realizando el debido proceso con todos estos documentos. Y se observan documentos de mucha antigedad, pero como es una gran cantidad de documentos, esto se convirti en la problemtica principal de la dependencia. . 2.2 PAUSAS ACTIVAS

Estos espacios son adoptados por diferentes empresas pues son necesarios para el desarrollo eficiente del trabajo. En la superintendencia se evidencia la falta de pausas activas, pues el tiempo que se debera destinar para estos ejercicios se destina para otro tipo de actividades que son innecesarias. Las pausas activas adems de romper con la rutina de trabajo y de renovar la energa fsica y mental del cuerpo, son una manera de prevenir enfermedades ocupacionales o diferentes lesiones fsicas ocasionadas por la mala posicin del cuerpo o demasiada tensin muscular. Adems existen demasiados ejercicios que sirven de bastante ayuda para relajar y destensionar el cuerpo en estas jornadas laborales en los que se maneja mucho estrs. Solo se requiere de ms conciencia y responsabilidad por parte de los trabajadores para poner en prctica todos estos ejercicios.

Resumen ejecutivo ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTACIN Y ESPACIOS PARA LA SALUD

CONCLUSIONES Se evidencia un alto grado de documentos acumulados. Hay poca responsabilidad y colaboracin por parte de los funcionarios en la organizacin de los documentos. La acumulacin de documentos es una problemtica con solucin. Hay poca conciencia e informacin por parte de los funcionarios acerca de las pausas activas. Se necesita ms capacitacin a los trabajadores acerca de estos temas, adems de la responsabilidad de cada uno.

RECOMENDACIONES. Se debera tener ms control de parte de cada funcionario sobre sus documentos. Debera haber un tiempo de entrega de archivo ms frecuente. Se deberan realizar ms charlas acerca de la importancia de las pausas activas. Debera haber ms compromiso y responsabilidad por parte de los trabajadores al realizar estas pausas.

ANGIE DANIELA LPEZ MORENO Asistente Administrativa

Redactor: Daniela Lpez Moreno. Transcriptor: Gina Alexandra Velzquez.