2012 Planeacin Leonardo Becerra Trejo

LA PLANEACIN Importancia de la planeacin como primera etapa del proceso administrativo proceso de planeacin, tipos de planes herramientas para la planeacin

PLANEACIN ________________________________________ CONCEPTOS Administracin: Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de una organizacin y de coordinar el uso racional y adecuado de los recursos en ella disponibles, para lograr con eficacia y eficiencia los objetivos organizacional es preestablecidos Antes de Iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futura s y los elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se logra a travs de la planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administracin por dems fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeacin precede a las dems etapas del proceso admini strativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas a cerca de lo que se habr de realizar en el futuro. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo . La eficiencia en la ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y lo s buenos resultados no se logran por s mismos: es necesario planearlos con anteri oridad. ________________________________________ Elementos del concepto 1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultado s deseados (recordar la pregunta: qu es lo que se quiere?). 2. Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos ca minos, formas de accin o estrategias, para conseguir los objetivos. 3. Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin, de la decisin ms adecuada.

4. Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. ________________________________________ Definicin de Planeacin: Con los elementos anteriores es posible definir a la planeacin como: La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, c on base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realiza rse en un futuro. ________________________________________ Importancia de la Planeacin Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son los siguien tes: 1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin ra cional de los recursos. 2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro , ms no los elimina. 3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presen ten, con las mayores garantas de xito. 4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr mejorar las cosas. 5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las co razonadas o empirismos. 7. 8. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las base s a travs de las cuales operar la empresa. 10. 11. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administra dor magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. 13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin.

14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la e mpresa hacia dnde se dirigen los esfuerzos. 15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los nive les de la empresa.

________________________________________ Principios de la Planeacin Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa. Para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principi os. 1. Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elabor ar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. 2. Objetividad y cuantificacin: Cuando se planea es necesario basarse en dat os reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, es peculaciones, o clculos arbitrarios. Este principio, es conocido tambin como el pr incipio de Precisin, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales com o estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilstico s, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo lo s riesgos. 3. olgura cursos nes de Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de h que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer colcho seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.

La planeacin ser ms confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volume n, etc.). La cuantificacin facilita la ejecucin y evaluacin del progreso de los pla nes. 4. Unidad: Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un p lan general, y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe exis tir entre stos. 5. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relacin al tiemp o (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuesto, para lograrlos. No hay que confundir este ica el establecimiento de estrategias comprende la fuerza mayor que originan principio con el de flexibilidad ya que este ltimo impl mrgenes para ciertos ajustes, mientras que el cambio de modificacin completa del plan por causa de factores de la necesidad de cambios definitivos.

PLANES Concepto de Planes Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como d iseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especifi caciones necesarias para realizarlos.

________________________________________ Clasificacin de los planes En cuanto al periodo establecido para su realizacin: 1. Corto Plazo. Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o i gual a un ao. stos a su vez pueden ser. Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses. Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis meses, o menor de doce meses. Mediano Plazo. Su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos. Largo Plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor a tres aos.

2. 3.

En los casos en que la planeacin abarca la empresa en su totalidad, integrando to dos los planes a la organizacin, se le puede considerar como Planeacin Integral, t ambin conocida como Planeacin Total.

En cuanto a la integracin de los planes, la planeacin puede ser: 1) Estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin. Sirviend o de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disp osicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la orga nizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa. 2) Tctica o Funcional. Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgi cos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes fu ncionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. 3) Operativa. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la pla neacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms det alladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo ge neral, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los pl anes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en qu e se divide un rea de actividad.

ETAPAS DE LA PLANEACIN 1. 2. a. b. i) ii) iii) iv) c. d. PROPSITOS INVESTIGACIN O INFORMACIN Definicin del problema Obtencin de informacin Observacin Experimentacin Encuesta Muestreo Determinacin de la hiptesis Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis

e. 3. a. b. i) ii) 1. 2. iii) iv) v) 4. a. b. c. i) ii) 5. a. b. c. 6. a. b. i) ii) iii) 7. a. b. 8.

Presentacin del informe PREMISAS Internas Externas De carcter poltico De carcter legal Tendencias fiscales Tendencias en la legislacin Econmicas Sociales Otros Factores OBJETIVOS Estratgicos o generales Tcticos o departamentales Operacionales o especficos Seccionales Individuales ESTRATEGIAS Determinacin de los cursos de accin o alternativas Evaluacin Seleccin de alternativas POLTICAS Reglas Polticas Estratgicas o generales Tcticas o departamentales Operativa o especficas PROGRAMAS Tcticos Operativos PRESUPUESTOS

NIVEL JERRQUICO FORMA DE CLCULO SISTEMA INTEGRAL a) Estratgicos o corporativos b) Tcticos o departamentales c) Operativos a) Fijos o rgidos b) Flexibles c) Por programas a) Presupuestos de operacin b) Presupuestos de capital c) Presupuesto financiero 9. PROCEDIMIENTOS Y MTODOS

1. Propsitos La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los propsitos, los cuales se pu eden conceptualizar as: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social. En otras palabras, los propsitos son fines esenciales o directrices que definen l a razn de ser, naturaleza y carcter de cualquier grupo social. Los propsitos proporcionan pautas para el diseo de un plan estratgico. Se expresan genricamente y su determinacin es una funcin reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duracin en el futuro.

La mayora de los propsitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la e mpresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operacin de cualquier grupo social. Toda organizacin debe establecer los propsitos como base para la formulacin de un p lan. De los propsitos parte la accin inicial de un organismo social; las siguient es cuatro caractersticas los diferencian de los objetivos: a. Son bsicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento de los dems elementos. b. Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos. c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organizacin. d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado. Importancia de los propsitos

Al ser las aspiraciones generales de la empresa. La importancia de los propsitos queda fuera de discusin, aunque, fundamentalmente, dicha importancia radica en qu e: Sirven de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los dems pos de planes. Permiten orientar a los responsables de la planeacin, sobre el curso de accin que deben seguir al formular los planes. Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de respo nsabilidad social. Son la razn de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en s u proyeccin hacia el futuro. Definen el xito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices gen erales de los mismos. Caractersticas que deben reunir los propsitos: El administrador, al establecer los propsitos, debe recordar los siguientes linea mientos: Evitar que la direccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas. Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa Evitar dogmatizarlos Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social. No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la orga nizacin. Deben implantarse, si es que no se han considerado. No deben definirse, con frases ambiguas y vacas, el autoengao no ayuda a la implan tacin de planes. CLARIFICACIN DE LOS PROPSITOS Una vez que los directivos han visualizado, en forma general, a la empresa deben generar un conjunto de propsitos o metas deseadas, las que deben afinarse confor me se va clarificando el entorno y la competitividad de la empresa y posteriorme nte establecer su estrategia y objetivos correctos, sus estructuras (organizacin interna), sus tcticas de accin y operaciones. 2. Investigacin La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procur a obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y pr edecir la conducta de los fenmenos.

La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a l as etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. El considerarla e n esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las dems; aun que se utiliza ms al planear, por ser esta actividad netamente intelectual. Para que la planeacin pueda ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y cert era, requiere invariablemente de la investigacin. La investigacin aplicada a la planeacin consiste en la determinacin de todos los fa ctores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. El proceso de investigacin cientfica est constituido por las siguientes etapas: a) Definicin del problema. En esta fase se determina y analiza el problema q ue se desea resolver. La no definicin exacta del problema implica esfuerzos intile s y prdidas innecesarias. b) Obtencin de la informacin. Consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solucin. La obtencin d e informacin se realiza a travs de las siguientes tcnicas:

1. Observacin hechos o heurstica* documental laboratorio monumental de conductas participante no participante 2. Experimentacin 3. Encuesta 4. Muestreo *disciplina que trata de establecer las reglas de la investigacin. c) Determinacin de la hiptesis. Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como solucin de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. d) Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis. Consiste en someter a prueba la hiptesis mediante la aplicacin de las tcnicas anteriormente enunciadas, a fin de c omprobar su validez o rechazarla. Tambin se establecen hiptesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta. e) Presentacin del informe. Una vez comprobada la hiptesis se procede a elab orar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el anlisis del mism o, se cuenta con bases objetivas para la toma de decisiones. 3. Premisas Todo aqul que participa en la elaboracin de un plan puede tener certeza sobre la e xistencia de determinados eventos, ms no as de otros que afectarn su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstanci as o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposicin que se establece antes, com o suposicin introductoria o implcita. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pue den afectar el desarrollo de un plan. Las premisas, de cuerdo con su naturaleza, pueden ser: A) Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en e l logro de los propsitos. B) Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Las premisas externas pueden ser: a) De carcter poltico Situacin poltica y social (local, regional, nacional e internacional) b) De carcter legal Tendencias fiscales Tendencias en la legislacin Econmicas Sociales Tcnicas Otros factores

4. Objetivos Una vez que se han establecido los propsitos e investigado las premisas que puede n afectar su realizacin, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices bsicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos. Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fine s por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse tr anscurrido un tiempo especfico. Dos caractersticas primordiales poseen los objetivos, que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeacin: a) Se establecen a un tiempo especfico. b) Se determinan cuantitativamente. Clasificacin de los objetivos En funcin del rea que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser: 1. Estratgicos o Generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a la rgo plazo. 2. Tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o departamento de la empre sa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano p lazo. 3. Operacionales o especficos. Se establecen en niveles o secciones ms especf icas de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, e invariablemente so n a corto plazo. Se determinan en funcin de los objetivos departamentales y, obvi amente, de los generales.

Los objetivos operacionales pueden ser: a) b) Seccionales. Cuando se refieren a una seccin o grupo. Individuales. Son metas personales

Lineamientos para establecer objetivos Aparte de que un objetivo debe reunir siempre las dos caractersticas ya mencionad as, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:

Asentarlos por escrito No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administracin: Qu, cmo, e, quin, cundo y por qu?. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miemb ros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. 5. Estrategias La estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos qu e implica la competencia, y la vida de la empresa en s. Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direc cin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 2. Evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en co nsideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxilindose de la inve stigacin y de algunas tcnicas como investigacin de operaciones, rboles de decisin, et c. 3. Seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor e ficiencia y eficacia los objetivos de la empresa. Una empresa debe considerar un mnimo de reas clave (ventas, produccin, costos, prod uctividad, rentabilidad, etc.) en torno a las cuales se establezcan las estrateg ias; esto facilitar la eleccin de las alternativas, y la utilizacin de los recursos para lograr los objetivos. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est re lacionada con el desarrollo total de la misma. Importancia Las estrategias son trascendentales, ya que:

 La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos. Son lineamientos generales que permiten guiar la accin de la empresa, al establec er varios caminos para llegar a un determinado objetivo. Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisin. Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella d e la que se esperan mejores resultados. Establecen otras alternativas, como previsin para caso de posibles fallas en la e strategia decidida. La creciente competencia hace necesario su establecimiento. Desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.

Lineamientos para establecer estrategias Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario:

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. Determinarlas con claridad. No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la acci on los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugeri r un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin. Caractersticas Las particularidades sobresalientes de las estrategias son: a) Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones c ompetitivas. b) Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos par a los que fueron diseadas; una vez alcanzados los objetivos, a la par del estable cimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. c) Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en cierto mome nto fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo ob jetivo. d) Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es d ecir, que una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo: productivida d, no podr aplicarse para penetracin de mercado. e) Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos. 6. Polticas a) Reglas Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comporta miento, que deber seguir o evitar en situaciones especficas el personal de una emp resa. Las reglas son estrictas, determinan lineamientos muy precisos que deben cumplir se tal y como se especifica; comnmente su incumplimiento se sanciona. En ellas l as personas que ejecutan la accin deben cumplirla tajantemente y al pie de la let ra. b) Polticas

Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian en el logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias, habien do sido establecidas en funcin de stas. Las polticas son flexibles, determinan lmites ms amplios y permiten mayor iniciativ a por parte de las personas que realicen la accin. Clasificacin de las polticas Las polticas, de acuerdo con el nivel jerrquico en que se formulen y con las reas q ue abarquen pueden ser: a) Estratgicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integr ada. b) Tcticas o departamentales. Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento. c) Operativas o especficas. Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departam ento. Por lo regular se asignan a los niveles inferiores. Las polticas, no importando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contr ibuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo, su redaccin debe ser cla ra, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea unif orme. En cuanto a su origen las polticas pueden ser: a) Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa. b) Consultadas. Normalmente, dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para pod er solucionar un problema, originndose, as, estas polticas. c) Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsit o de guiar la correcta accin y decisin, del personal en sus actividades. d) Implcitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfr enta a situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente estableci da, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por co stumbre en la organizacin. Importancia Las polticas son imprescindibles para el xito del plan, dado que: Facilitan la delegacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones . Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesaria s que pueden hacer sus subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones. Facilitan la Induccin del nuevo personal. Lineamientos para su formulacin

Para que una poltica sea operante y cumpla con su finalidad, debe: Establecerse por escrito y drsele validez. Redactarse claramente y con precisin. Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. Coordinarse con las dems polticas. Revisarse peridicamente. Ser razonable y aplicable a la prctica. Estar acorde con los objetivos de la empresa. Debe ser estable en su formulacin. Ser flexible.

7. Programas Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeacin, es necesari o elaborar un programa, el cual puede definirse como: Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que hab rn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en s mismo, o bien. Puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa general. As, v emos que se pueden establecer programas que van desde un rea general, como mercad otecnia, hasta actividades ms detalladas como la publicidad de un producto. La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento. 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. 3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe r ealizarse antes de otra, qu actividades se dan simultneamente y, por ltimo, qu activ idades deben efectuarse posteriormente. 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los re cursos necesarios. Un programa establece la ejecucin completa de las actividades. El xito de un prog rama es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y, a su ejecucin en cuanto a la fecha de i niciacin y terminacin de cada actividad. Clasificacin Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en: 1. Tcticos. Son aquellos que se establecen nicamente para un rea de actividad. Su funcin consiste en establecer el programa de un rea de actividad, as como coo rdinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido. 2. Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un rea de actividad. El programa operativo es mucho ms especfico que el tctico. Es necesario aclarar que un programa no se da en el nivel estratgico, debido a qu e en dicho nivel se establecen lineamientos generales y no especficos. En sntesis, los programas, ya sean tcticos y operativos, son parte de una estructu ra compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y se informen cada una de sus partes, ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros , y todos se interrelacionan con el plan general de la organizacin.

Importancia La elaboracin de los programas es fundamental, debido a que: Suministran informacin e indican el grado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamen te. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos. Lineamientos para elaborar un programa Para la elaboracin de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observac iones: Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquell os que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relaci onados con las posibilidades de la empresa. La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aque llos que estn involucrados en el mismo. Deben ser factibles. Evitar que los programas se contrapongan entre s. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; asimismo, debe considerar las consecuencias que operarn en el futuro. 8. Presupuestos Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a l as actividades, refirindose bsicamente al flujo de dinero dentro de la organizacin; implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos y de las unid ades o productos, requeridos para lograr los objetivos. El presupuesto es un plan de todas o algunas fases de actividad de la empresa ex presado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especfico, que determin a por anticipado, en trminos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el ori gen y asignacin de los recursos de la empresa, para un periodo especfico. Caractersticas distintivas El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeacin en que: Es un esquema, pues, Es un plan expresado Es general porque se Es especfico porque ganizacin.

se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. en trminos cuantitativos. establece para toda la empresa. puede referirse a cad una de las reas en que est dividida la o

Es diseado para un periodo determinado.

Clasificacin de los presupuestos Los presupuestos, en relacin con el nivel jerrquico para el que se determinen, pue den ser: 1. Estratgicos o corporativos. Cuando se establecen en el ms alto nivel jerrq uico de la empresa y determinan la asignacin de recursos de toda la organizacin. 2. Tcticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las reas de actividad de la empresa. 3. Operativos. Se calculan por secciones de los departamentos. De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser: 1. Fijos o rgidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operacin. 2. Flexibles. En stos se hacen clculos a distintos niveles de operacin, lo qu e permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha. 3. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa, para que la distribucin de los recursos se dirija a las actividade s que rediten mayores beneficios. La elaboracin de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales est ablecidos por la direccin; se calculan aquellos de acuerdo con los pronsticos y da tos numricos de ejercicios anteriores. En su determinacin participan los responsa bles de los departamentos y/o secciones involucradas. Existen diversos presupuestos, las empresas generalmente utilizan algunos, pero son una minora las tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe inclui r: 1. Presupuestos de operacin. Que abarca presupuesto de Ventas, produccin, co mpras, mano de obra, gastos diversos. 2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos, tales como: maquinar ia y equipo, edificios y construcciones, mobiliario. 3. Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance, estado de res ultados, de origen y aplicacin de recursos, de flujo de caja. Importancia del presupuesto Convierte los aspectos de la ejecucin de los planes, en unidades de medida compar ables. Mide el desempeo de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa. Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias. Coordina las actividades de los departamentos o secciones, en forma conjunta. Es un medio de control que permite controlar operaciones. Determina el lmite y alcance de las erogaciones. Establece una base para la accin correcta, ya que las desviaciones son fcilmente i dentificadas. Estipula, por centros de responsabilidad, quienes son responsables de su uso y a plicacin. Genera una comprensin ms clara de las metas organizativas. Presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las actividades. Reduce al mnimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materia les, tiempo, etc.

Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: Hay que mantener una revisin constante de las cifras fijadas. Es difcil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo. Tienen que proporcionar libertad de accin a los dirigentes, por lo tanto, no debe n ser muy rgidos. Deben manifestar el lmite y alcance de las cifras establecidas. No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede o cultar defectos.

9. Procedimientos y Mtodos Procedimientos Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividade s rutinarias y especficas; se establecen de acuerdo con la situacin de cada empres a, de su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, dispo nibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores. Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades q ue deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Importancia Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que: las.

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y especializacin. Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades. Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe reali Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Lineamientos para su implantacin Para que los procedimientos cumplan su funcin, es necesario que: . Mtodos Previamente a su aplicacin, se capacite al personal. Sean muy accesibles y fciles de interpretar. Se representen grficamente. Que se evite la automatizacin del personal. Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles. Se revisen peridicamente. Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada departamento y/o seccin No deben ser demasiado rgidos. Deben ser estables, los cambios contnuos confunden al personal. La supervisin no debe ser muy rigorista.

Un mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente estable cida. Los mtodos son ms detallados que los procedimientos y se establecen en las activid ades rutinarias y repetitivas.

Diferencias y similitudes entre los procedimientos y los mtodos El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de activi dades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos que van implcitos en el procedimiento. Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente relacionados, ya que los p rimeros determinan el orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades, y los segundos indican cmo efectuar dichas actividades, por tanto, los mtodos son parte de los procedimientos. Dadas las caractersticas de los procedimientos en lo que se refiere a que son muy especficos y detallados, su establecimiento, bsicamente, corresponde al nivel ope rativo. Cada unidad de las que forman un rea tendr un procedimiento especfico. El tr mino bsicamente no elimina la posibilidad de que un procedimiento se implante en el nivel tctico. De hecho se implantan a este nivel, abarcando, especficamente, u n rea de actividad. Planes Como ya se analiz, los planes son esquemas resultantes de la planeacin, de tal man era que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeacin, vertidas por escr ito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamien tos especficos para su elaboracin, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseo sea efectivo. 1. Autorizacin. Slo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. La autorizacin debe existir para: Iniciar el estudio del plan. Prepararlo. Ejecutarlo. Controlarlo. 2. Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos cientficos. 3. Actualizacin. La aplicacin de los planes requiere de su adaptacin constant e a los cambios de la empresa. 4. De la naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el conten ido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa. 5. Sencillez. Cualquier plan debe ser fcilmente comprensible. 6. Adecuacin. Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrn en prctic a. 7. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. 8. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los particip antes en su realizacin.

TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes. La finalidad de las tcnicas de la planeacin es que el administrador que las utilic e tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin especfica del medio y d e la organizacin en donde acte; la complejidad de stas tcnicas vara y su utilizacin de pender de los recursos, tamaos y factores inherentes a cada una de las empresas. Algunas tcnicas auxiliares en la toma de decisiones para planeacin se refieren a: I ) Mtodos cuantitativos Investigacin de operaciones: Mtodo Simplex Modelo de transporte Modelo de asignacin Redes: Mtodo PERT (Program Evaluation Review Technique) / Tcnica de Revisin y Eval uacin de un Programa. Mtodo CPM ( Critical Path Method) / Mtodo de la Ruta Crtica. Mtodo RAMPS Simulacin Modelos de inventarios Algoritmo de Johnson Problema de ordenamiento Lneas de espera Teora de juegos rboles de decisin II ) III ) Tcnicas de Ingeniera econmica Valor presente Anlisis de recuperacin Punto de equilibrio Tasa interna de retorno Mtodos cualitativos (tcnicas heursticas) Grfica de Gantt : Grficas para calendarizar la produccin. Delfos Tormenta de ideas Tcnicas de juego Dramatizaciones Casos Grupos T Anlisis FODA (TOWS o SWOT) Puntos fuertes y puntos dbiles Oportunidades, riesgo y medios Cadena de fines y medios