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Documento Manejo Efectivodel Tiempo
Documento Manejo Efectivodel Tiempo
No posponer separa a los que tienen xito de los que nunca lo consiguen. A todos nos pasa y nos sentimos culpables. Nos juramos que ser la ltima vez. Pero caemos una y otra vez ante el enemigo invisible de la postergacin. El peor enemigo a la hora de alcanzar tus objetivos es posponer. Es difcil empezar una tarea larga. Ser arduo, y necesitars la colaboracin de otras personas. Miedo a enfrentarse a situaciones conflictivas? Por qu se pospone tanto? Por lo desagradable que son muchas tareas. Nos da pereza realizar ese informe mensual, hacer la declaracin de la renta, contestar esa carta, contabilizar nuestros gastos o desplazarnos a ese gimnasio para castigarnos una hora con ejercicio. Infinidad de personas son maestras en el arte de posponer, la vida contina, no pasa nada. Pero es una de las trampas ms letales que existen. La oportunidad llama muchas veces, pero el postergador nunca contesta. Carreras enteras se han ido a pique debido a la postergacin. Gente brillante que se paralizaba ante los grandes proyectos y nunca llegaron a nada. Muchos son conscientes de lo realmente importante pero se autoengaan; el miedo a hacerlo mal y las posteriores crticas les paralizan, otras veces es el resentimiento subconsciente a compaeros o jefe lo que les hace posponer indefinidamente. No dejes que te ocurra lo mismo. Fjate en algunas mesas, llenas de tazas de caf vacas y documentos por todos los lados. Sus dueos nunca estn en su sitio, es su defensa para no atacar los problemas. Pero posponer cosas sencillas las transforma en complicadas. Puede que en la raz de la postergacin se encuentra un temor oculto, un miedo al vaco que sentiremos cuando nos hayamos quitado algo de delante. Nuestro subconsciente esta cmodo en su actual situacin. Qu hay detrs de haber logrado lo que nos proponemos? Puede que el miedo a lo desconocido pone en marcha este extrao mecanismo de autodefensa. Pero normalmente la razn es tan sencilla como el no querer hacer lo que nos aburre y desagrada. La postergacin tiene varios grados. Estn los profesionales de la postergacin. Estos nunca terminan nada a su debido tiempo. A ltima hora se agobian y como resultado de las prisas la calidad de su trabajo es psima. Lo dejan todo para el final y acaban postergando todo. Las tareas importantes y largas ni se las proponen. Se pasan el da enfrascados en pequeos trabajos que nunca terminan de hacer bien. Confan en que el trabajo desparecer, y su nico aliciente es evadirse para descansar (Descansar de que?) Se extenan con el ms mnimo esfuerzo y
pregonan a los cuatro vientos lo mucho que sudan. La mejor manera de combatir a un enemigo es dejndole hacer, a buen seguro pospondr las tareas clave y se hundir slo. Este no es tu caso, (sino, no leeras un libro para gestionar tu tiempo). Tu mayor problema esta en esos trabajos tan grandes. Aquellos en los que tendrs que dar el do de pecho para sacar adelante. Incluirn tareas desagradables como enfrentarte a otros para que las cosas se hagan de una determinada manera y en el plazo estipulado, reprender por un mal trabajo o hacer esa horrible llamada a un cliente insatisfecho. Casi siempre hay personas por medio. Esta es la causa fundamental del rechazo que provocan. Nadie quiere tener follones sin ms (salvo algunos polticos). Pero acurdate cuando pasaste por el aro. Mereci la pena la recompensa?
Como eliminarla
Todo es empezar. Los que consiguen todo afirman que la parte mas dura es ponerse a hacerlo, el resto viene rodado. Si partes todo en pequeos trozos y pones fechas lmite, mezclado con algunos premios, lo conseguirs. Empieza por un plan detallado de tu megaproyecto y descomponlo en pequeas partes. Luego calcula la fecha lmite. Si las superas, vuelves a poner otra. Empieza por la parte difcil. Madruga siempre a la misma hora y empieza con la parte dura. Empieza pronto y ataca la parte dura, no importa el desorden ni el caos, ya tendrs tiempo de afinarlo todo en otros momentos. El resto del da ser una fiesta sabiendo que te has quitado lo importante. Ponte pequeos premios en el camino en forma de pausas de caf. Dedcate solo a tu megaproyecto, evita la trampa de hacer pequeas cosas como llamadas o microgestiones fciles de hacer y que tachas a gusto en tu lista de asuntos pendientes. Esas djalas para ltima hora, cuando ests ms cansado. chale imaginacin, si trabajas cmodo tumbado, hazlo as, si la msica te inspira o lo puedes compaginar todo viendo la televisin, no lo dudes. Lo importante es tu comodidad para rendir. Cambia de sitio o trabaja a deshoras, cualquier cosa es vlida. Cretelo. No tienes miedo a nada y eres el mejor, (porque lo eres si te enfrentas a semejante tarea). Solo se trata de demostrarte a ti mismo que puedes con todo., que esta por encima de la media y te atreves con lo que otros tienen miedo. Piensa en los beneficios. Esa subida de sueldo, esa casa mejor decorada o esas nuevas amistades. Cuantas ms veces lo imagines mejor, ser el combustible para ponerte en marcha. Muchas de las cosas no debern estar perfectas. Delega o subcontrata todo lo posible y haz un continuo seguimiento de lo que delegues. Si no controlas cada uno lo har a su manera y seguro que no coincide con la tuya. Cuando expliques algo que te repitan con sus propias palabras lo que han entendido, veras como
difieren de tu idea. Si el trabajo corresponde a otro, que el ponga la fecha lmite. Rebajara su resistencia y tendr que organizarse bien. Atento a los cuellos de botella. Aqu es donde se cuece todo. Concentra tu esfuerzo y seguimiento en ellos. Esas acciones bisagra donde todo depende de cmo se hagan sern tu 20/80, el 20% de las acciones que deciden el 80% del xito. Puede ser disear el precio exacto en esa oferta, saber elegir el equipo adecuado o mantener un contacto permanente con ese cliente.
2 Mesa limpia
Estas acostumbrado a ver tu mesa con cienmil papeles, Post-Its por todos los lados, una agenda abierta, informes y folletos desparramados, revistas de tu sector y una taza de caf peligrosamente cerca del teclado para completar el panorama? Crees que es una manera de tenerlo todo a mano y de trabajar mucho? Tener la mesa as estresa. Crees que trabajas, pero te consumes buscando lo que pierdes y cambiando continuamente de tarea. Tu mesa refleja tu personalidad. Un escritorio desordenado es la viva imagen del caos. Crees que trabajas mucho (Soy muy creativo, por eso tengo la mesa desordenada), pero te asociarn con la incompetencia. Algunos creen que una mesa despejada mata la creatividad, pero los rboles no te dejan ver el bosque. Cmo puedes ser creativo si el desorden te impide pensar? Con un escritorio estilo campo de batalla vas con el freno de mano puesto. Consumes tu tiempo buscando ese informe que se esconde o ese telfono que necesitas urgentemente. Crees recordar donde esta todo, pero en la prctica pasas el da buscando cosas. Te cuesta empezar algo y si lo logras, te atascas por la mitad, pasndote a otro tema y dejando lo que tenas. As no terminaras nunca. El tiempo en retomar la atencin, es tiempo perdido. Cmo romper este desorden?
Papeles fuera
La nica solucin para encontrar todo y ser verdaderamente creativo es una mesa inmaculada. No rindes mas por estar rodeado de papeles. As que se acabo el dejar varias cosas sobre la mesa a modo de recordatorio y que al terminar el da todo sigue all. Al principio te sentirs extrao, creers perder el control del resto con una nica cosa sobre tu mesa, pero ganars horas trabajando en un mismo tema a la vez. Todo apilado en su correspondiente sitio y delante solo lo que necesites en ese preciso momento. Lo que tengas alrededor te estorbar y bajar tu concentracin. Rendirs el triple dedicndote nicamente en la tarea a mano. El resto archvalo en su correspondiente bandeja. Con ms de una gestin a la vista, pensars en varios temas a la vez y estars disperso. Y sin concentracin, tardars hasta diez veces ms en terminar algo. En ltima instancia, si no sabes como ordenar; amontona tus documentos. En un caso desesperado, aplalo todo en el suelo. Mucho mejor que desparramado por tu escritorio. Una sola cosa delante para trabajar es la llave para encontrar todo
a la primera y concentrarte mejor. Cuando planifiques tu prioridad y dediques todos tus esfuerzos a ello, el resto del material de tu mesa no te entretendr. Pista libre para la creatividad. Despeja tu mesa de papeles ya, aunque solo sea por que las estadsticas muestren que se tiende a ascender a personas con mesas ordenadas, las que dan la impresin de saber mantener el orden en todo momento y controlar la situacin. Todava crees que estas demasiado ocupado para ponerte al da con tu mesa?
Dia 1 5 . 00 5 . 15 5 . 30 5 . 45 06 . 00 06 . 15 06 . 30 06 . 45 07 . 00 07 . 15 07 . 30 07 . 45 08 . 00 08 . 15 08 . 30 08 . 45 09 . 00 09 . 15 09 . 30 09 . 45 10 . 00 10 . 15 10 . 30 10 . 45 11 . 00 11 . 15 11 . 30 11 . 45 12 . 00 12 . 15 12 . 30 12 . 45 13 . 00 13 . 15 13 . 30 13 . 45 14 . 00 14 . 15 14 . 30 14 . 45 15 . 00 15 . 15 15 . 30 15 . 45 16 . 00 16 . 15 16 . 30
Ducha Desayuno Desplazamiento Desplazamiento Desplazamiento Trabajo Interrupcin Caf Trabajo Interrupcin Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Llamadas Tf. Llamadas Tf. Interrupcin Caf Trabajo Trabajo Interrupcin Caf Llamadas Tf. Llamadas Tf. Caf Trabajo Trabajo Llamadas Tf PAUSA COMIDA
16 . 45 17 . 00 17 . 15 17 . 30 17 . 45 18 . 00 18 . 15 18 . 30 18 . 45 19 . 00 19 . 15 19 . 30 19 . 45
Llamadas Tf. Llamadas Tf. Trabajo Trabajo Interrupcin Caf Trabajo Desplazamiento Desplazamiento Desplazamiento Recado Caf Recado
Te das cuenta que las horas que dedicas a trabajar en lo que te importa llegan a ser mnimas? Haz la prueba. Rellena las casillas de la derecha.
Toma medidas Utiliza la tabla durante un par de semanas. Los resultados dan que pensar. No trabajamos tanto como creemos, ni nos dedicamos a lo que queremos. Repasa tu tabla sino. Observa el color rojo, cuanto mas aparece, mas tiempo pierdes. Lo bueno es que el solo hecho de ver por donde se te escapa el tiempo es un gran paso. Nadie se lo apunta. Ataca el rojo despiadadamente, eliminando gestiones, trabajando ms de seguido y agrupando las tareas triviales. Te das cuenta de que si llevas la taza de caf a tu mesa, agrupas publicaciones para hojear al medioda en la comida y que te enfrascas en lo importante cuando ests a tope, ganars varias horas al cabo del da. Pequeos cambios en el da a da que marcarn la diferencia.
4 Averigua tu 80/20
El principio 80/20 se basa en el desequilibrio entre el esfuerzo y el resultado. El 80%, la gran mayora, con poco impacto y el 20%, una pequea minora con un impacto brutal, en lo que hay que concentrarse.
El 20% de trabajadores ganan el 80% del dinero. El 20% de conocidos y amigos te proporcionarn el 80% de alegras. Solo el 20% de tus clientes te da el 80% de los beneficios. El 20% de los productos representa el 80% de las ventas. El 20 % de tu tiempo te da el 80% de buenos resultados. El 80% de las veces que comes fuera se concentra en el 20% de los restaurantes que conoces. Solo el 20% de nuestras actividades nos proporcionan el 80% de alegras. El 80% del dinero se lo lleva un 20% altamente remunerado. Si te fijas en los primeros puestos de cualquier lista, estos se llevarn el 80% del total de ingresos. (Incluso en la lista de los 10 deportistas mejor pagados que ocupan un piloto de Formula 1 y otro golfista; se llevan el 80% del total.) A otro nivel, si entras en las nminas de cualquier empresa, habr una minora de trabajadores estrella que se llevarn todo. Puedes seguir sacando tus propios ejemplos.
estos momentos un par de factores, que pueden cambiar tu vida si te vuelcas en ellosas que atencin a esa vocacin tuya que tan bien dominas o a esa tendencia en el consumo que observes, pueden ser tu clave. El 20% de tu entorno que te dar el xito. Piensa 80/20. Pregntate continuamente que 20% te dar el 80% de los resultados. No se trata de trabajar duro, sino inteligentemente. Olvida el sentimiento de culpa por no trabajar 10 horas. 3 horas focalizadas en lo ms importante pueden hacer mucho ms. Corta con el 80% de tus actividades. Pregntate si dan un valor y sino elimnalas. Y hazlo sencillo. El 80% de resultados vendr del 20% de tu trabajo. Qu haces con el resto de tiempo improductivo del da? Avergualo que tu futuro est en juego.
Vive 80/20
Porque triunfaron muchos artistas, polticos o empresarios? Por concentrarse en lo importante. Picasso se concentraba en su pintura con devocin, lo dems le daba igual, aunque le proporcionara fama de pasotismo. Otros vieron en un producto o tipo de gestin un filn inmenso y se concentraron tanto en lo importante que su fortuna no tard en crecer. Escaparon de las actividades de poco valor, aun cogiendo fama de excntricos. Haz tu lo mismo, que te de igual lo que digan. Deja muchas tareas de lado, ni se darn cuenta de que no las haces. Elige ese nuevo trabajo, pareja, grupo de amigos o tipo de vida. Que no te importe estar un da entero tumbado pensando, o una semana entera leyendo nicamente. Los resultados sern increbles. Si no encajas en esa organizacin, cambia de aires, no pasa nada.
Replantate seriamente: Vivo en la ciudad adecuada? Controlo lo que hago? Estoy contento con los amigos que me rodean? Llevo una vida que me permite concentrarme en lo importante? Viajo demasiado para concentrarme en lo que me gusta? Viajo demasiado poco para no inspirarme en lo que me gusta? Paso el suficiente tiempo pensando y planifican do?
Ahora rememora xitos pasados: A que vinieron de tan solo un par de pequeas ideas? A que solo requirieron un 20% de tus esfuerzos? Con tus amistades lo mismo, algunas te catapultaron. Ahora busca otras 2 o 3 personas clave. Solo con esto te podr ir el doble de bien. No esperes mas, identifica tu 20/80. Empieza ya y tu vida cambiar. Multiplica tus fuerzas y elimina tus puntos dbiles. Concntrate en un par de objetivos y sigue estas mximas: Premia la productividad, no el esfuerzo. Busaca atajos. Se selectivo. Busca la excelencia en lo poco importante, no ser bueno en muchas cosas. Delega y utiliza el Outsourcing al mximo, en forma de proveedores, servicios domsticos o especialistas. Elige tu trabajo con precisin. Contrata a los empleados con el mximo esfuerzo, utiliza todos los trucos en el proceso de seleccin (tipo ponerles una entrevista las 10.00 de la noche para ver su grado de sacrificio o observar la primera reaccin preguntndoles que haran si tuvieran que venir dos semanas seguidas los 7 das durante 12 horas), seleccionar un bun empleado est dentro del 20% de factores que dar el 80% de resultados. Trabaja menos pero limtate a las metas importantes. Lee, el conocimiento es poder. No leas un libro entero, salvo por placer. El 80% del valor esta en un 20%. Aprende de los mejores. Independzate pronto. Subcontrata. Negociar. Aplica el 80/20 tambin. Utilizando esta tctica, con el 20% de la negociacin obtendrs el 80% de los beneficios. Pide lo imposible y cuando no te lo concedan
conformarte con algo que sea lo realmente importante, as habrs ganado lo que queras. Una pequea parte de la negociacin en la que invertirs todo tu esfuerzo. Especialzate en algo en que seas bueno. Mira a tu alrededor, la industria, los servicios, los nuevos campos como la biotecnologa, los nuevos movimientos sociopolticos, algo habr que se adapte a ti. Encuentra tus buenos clientes y vulcate en ellos. Sigue aprendiendo de tus amistades y conocidos y sobre todo probando nuevas formas de hacer tu trabajo. Cuando menos te lo esperas encontrars un atajo para hacer el doble en el mismo tiempo. Decisiones. La mayora se decisiones no son importantes. Cmo detectar las pocas que los son? El 20% (o el 1% en muchos casos) de tiempo que inviertas en pensar, te dar el 80% de resultados. As que aumenta tu tiempo de reflexin. Los que construyen imperios dedican horas y horas a la tarea de pensar.
Vive 80/20.
5 10 Minutos de reserva
Muchos trabajos se completan enseguida, pero no te llevan muy lejos. Para estudiar un idioma, reformar tu casa, reorganizar un negocio o escribir un libro, tienes que dar la talla. Necesitas semanas o meses. Medirn t futuro y tambin te darn las mejores satisfacciones. Por contra, si no los haces no hay futuro. Cuesta, los gigantes nos imponen y los resultados tardan en verse. La postergacin encuentra aqu sus presas, que se enfrascarn en todo tipo de tareas pequeas antes que enfrentarse a un mastodonte. Preferirn incluso tareas desagradables como hacer una llamada a un cliente admitiendo el incumplimiento de unos plazos de entrega que trabajar tres horas sin levantase. Por lo menos, tardan menos. Pero, como todo, las obras faranicas tienen truco, que consiste en descomponerlas en pequeos trozos.
La clave: 10 minutos
Incluso los ms eficientes postergan indefinidamente. Tienen miedo al primer paso y no saben por donde empezar. Pero t tienes tu mtodo para no caer en la trampa, que es invertir una parte mnima del da en esa megatarea. Diez minutos son suficientes, incluso cinco. Sabiendo que solo durar unos minutos, estars ms motivado. No tienes que completarlo an y acabars pronto. Imagnate que quieres escribir un libro. Fcilmente te llevar un mes a tiempo completo, pero tienes que empezar. Son slo 10 minutos de intenso trabajo que pasarn enseguida. Logrars maravillas en ese lapso. Una vez dado el paso ms importante, ya sabes como seguir. Antes te aterraba el proyecto y no sabas por donde atacar, pero ahora ya ests dentro y conoces las piezas faltantes: los consejos de algn libro que te ahorren tiempo para completar ese estudio, la ayuda extra de alguien que te puede guiar en como reorganizar tu departamento, ese viaje para comprar algo relativo a la habitacin que quieres reformar Avanzars lo impensable en esos diez minutos diarios, prevers lo que necesitas y el resto del da te dar pistas sobre como continuar. Muchas veces vers que tu megaproyecto no era para tanto, que la obra que queras realizar en tu casa no iba a durar tantos das. Descubrirs atajos y tardars menos de lo que suponas inicialmente.