SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION AGROEMPRESARIAL

TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

JESER JOSUE SARMIENTO CORCHO EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

PROTOCOLO EN LA OFICINA

MODULO DE FORMACION: RELACIONES EMPRESARIALES UNIDAD: PROTOCOLO Y ETIQUETA

ADMON DE EMPRESAS. JESER J. SARMIENTO CORCHO

CAUCASIA-ANTIOQUIA 2008-09-04

EL PROTOCOLO EMPRESARIAL Protocolo en las oficinas. En la vida cotidiana del ambiente empresarial, es muy comn observar las distintas formas como los empleados se comportan frente al papel que desempean dentro de la organizacin, el cual se convierte en la carta de presentacin de las mismas. Es importante tener en cuenta factores determinantes como el vestir, el hablar, caminar y dems elementos que conforman el ser y proyectan armona. A la hora de comportarnos en la oficina, es necesario conocer algunos detalles a tener en cuenta en nuestro trato diario con los dems. Entre los principales puntos a tener en cuenta debemos destacar: La Puntualidad. Se debe llegar puntual tanto a trabajar como a las distintas reuniones que pueda tener durante el da, pues es un sinnimo de respeto por quienes nos acompaan y pulcritud para s mismo, ms an si se es el protagonista o parte principal de la exposicin. No se admiten nada ms que unos minutos de cortesa. Las reuniones suelen ir encadenadas, y esperar mucho tiempo supondra un retraso considerable en el resto de las citas o reuniones del da. El espacio. En una sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de mayor representacin. El resto de sitios pueden adjudicarse en funcin de distintas razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial. Caminar con cautela, serenidad y seguridad permite observar a las personas que hacen uso de los servicios prestados por la empresa, de esta manera nadie pasa por desapercibido. Los pasos bruscos y toscos entorpecen las buenas maneras. No se necesita hacer ruido para anunciar nuestra llegada. Bien sentado. Cuando est sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no recostado. Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa. La buena postura refleja una buena imagen personal y global de la empresa. Con respecto al personal de recepcin o de aquellos que de una u otra forma dan la bienvenida a la oficina, deben manejar una postura fsica acorde al cargo que ejerce, con altura, sencillez y agrado tanto fsico como actitudinal. Gestos. Con el lenguaje no verbal se debe tener espacial cuidado, pese que as como pueden ayudar a la hora de hablar, tambin pueden atrofiar la integralidad que refleje el buen vestir, caminar y sentarse; es desagradable

encontrar personas que juguetean con objetos o con los dedos, dan la impresin de inseguridad o falta de seriedad para con sus semejantes y/o superiores. El telfono se debe contestar con un tono de voz suave y con buena pronunciacin, al igual que con el ritmo apropiado (ni muy rpido, tampoco lento). Al contestar, se debe saludar, seguidamente se presenta la empresa y la persona que comedidamente se ofrece a colaborar al emisor. Respeto por el turno. Los turnos para hablar o preguntar se deben respetar. No se habla todos a la vez. No se grita o vocea. No se dicen tacos, palabras malsonantes o groseras. No se lanzan objetos o se amenaza fsicamente (mucho menos llegar a los empujones o agarrones). Ante todo hay que respetar a los dems y a sus Cmo me veo? Cmo me ven? He ah el dilema Pocas personas visten exclusivamente para s mismas, la mayora lo hace para los dems pero debemos tener especial cuidado con esto y preguntarnos para quin o quienes exactamente nos vestimos. Independientemente de esto debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesin u oficio, nuestro puesto y nuestra compaa. En una empresa es de mal gusto que las mujeres vistan con faldas muy cortas o trajes provocativos. En el caso de los varones de igual mal gusto es que se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridculo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educacin, demostremos que hacemos valer. Un mejor convivir en la oficina se logra: Evite que sus amigos o familiares le visiten en la oficina si no es realmente necesario. Trate de dejar su mal carcter fuera y no se "descargue" con sus compaeros. Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando que hay una persona adentro. Si alguien entra con deseos de charlar y usted est atendiendo algn asunto de trabajo, salga por un momento e indquele a la persona que podrn charlar luego. Recuerde que la amabilidad y el respeto no rien con la firmeza y defensa de sus derechos. No divulgue sus problemas personales como si fueran la ltima noticia del da. Haga respetar su vida privada y la de sus seres queridos. No se abuse de sus compaeros pidiendo dinero u objetos personales prestados amparados en la relacin, a no ser que sea realmente necesario.

Recuerde que TODOS SOMOS IGUALES en nuestra calidad de seres humanos. No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en detrimento de la dignidad de sus compaeros de trabajo. Si le disgusta algo de algn compaero de trabajo, dgaselo de frente y no divulgue errores de los dems a sus espaldas. El cliente externo no se debe enterar de los problemas o situaciones del cliente interno.