Clase N 11:

Administracin Efectiva del Tiempo

QU SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?

Tener un control de los eventos de nuestra vida.

PORQU ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO MANEJO DEL TIEMPO?

Para obtener mayor productividad.

Para lograr paz con uno mismo.

LA PIRMIDE DE LA PRODUCTIVIDAD

Actuar

Planificar

Descubrir Construir

QU DEBO DESCUBRIR / CONSTRUIR?

Mis valores Mis roles Mi Misin Personal

MIS VALORES:
Son mis ms altas prioridades.

Identificarlos
Priorizarlos Clarificarlos

MIS ROLES:
Constituyen los lugares que ocupo en funcin de mis relaciones claves y las responsabilidades inherentes a las mismas.

Identificarlos es el paso previo a saber cmo voy a emplear mi tiempo. Para cada rol establezco objetivos que estarn en funcin de mis valores.

MI MISIN PERSONAL:
Es un enunciado que expresa mi sentido de propsito en la vida. Rige la eleccin de mis conductas y evala mis decisiones. Se asienta en mis valores. Contribuye a que podamos liderar nuestra propia vida.

PLANIFICAR
Qu es? Es predeterminar el curso de los eventos.

Decidir con anticipacin las acciones y sus

circunstancias.

Para qu sirve?
Hace ms eficiente el proceso.

Corrobora su viabilidad.

OTROS BENEFICIOS DE
LA PLANIFICACIN: Anticipa y reduce el impacto de una crisis. Genera la emergencia de alternativas y planes de contingencia.

Ahorra recursos.
Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.

Alivia tensiones.
Invertir en planificacin es ahorrar en ejecucin.

CMO PLANIFICAR?

Tres momentos:
Priorizar
Capturar

Monitorear

CONDUCTAS QUE FAVORECEN LA PLANIFICACIN: Revisin de objetivos anuales por rol. Programacin semanal en agenda.

Adaptacin diaria.
Flexibilidad.

Saber decir no.

Matriz de la administracin del tiempo.

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE

I
IMPORTANTE
Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen

II
Actividades: Prevencin, actividad de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificacin, Recreacin

NO IMPORTANTE

III
Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades populares

IV
Actividades: Trivialidades, ajetreo intil Algunas cartas Algunas llamadas telefnicas Prdida de tiempo Actividades agradbles

EL PROCESO DE SEIS PASOS PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIN PERSONAL

-

1 - Definicin de la Misin personal/profesional 2 - Identificacin de los roles ms importantes

3 - Metas a alcanzar en cada rol

4 - Planificacin semanal

5- Cumplir con lo planificado, ejercitar la

integridad 6 - Evaluacin de la semana.

FOCALIZACIN:
Clarificar cules son las ms altas

prioridades.
Comprometerse con las mismas.

Convertirlas en acciones.
Ejecutarlas con disciplina.

 VALORES
MISIN

OBJETIVOS
PLANES ACCIONES

Mito

Una buena administracin del tiempo implica hacer cosas de manera ms eficiente.

Realidad

Una buena administracin del tiempo implica decidir cmo alcanzar nuestras metas ms importantes de la manera ms efectiva.

Mito

Son siempre ms las cosas para hacer que el tiempo para hacerlas.

Realidad

Hay tiempo ms que suficiente para hacer las cosas que son importantes.

MITO Algunas personas no pueden evitar ser desorganizadas. La desorganizacin indica debilidad y falta de carcter. REALIDAD El buen uso del tiempo es una habilidad que se adquiere. No forma parte de los genes, ni de la personalidad, ni es un don espiritual.

MITO Aquellos que organizan bien su tiempo estn siempre ocupados (y exhaustos).
REALIDAD El buen uso del tiempo lleva a menos activismo y ahorra mucha energa. El descanso y la relajacin son importantes para lograr ser efectivos.

Mantenerse bien espiritual, social y fsicamente. Tener un sentido claro de propsito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente. Tomar tiempo peridicamente para evaluar los logros hacia la meta.

 Vencer la apata. Un 20 % de esfuerzo produce un 80 % de resultados. Encontrar ese 20 % . Preguntarse varias veces al da: Cul es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento?

 Poner planes y prioridades

por escrito.

Utilizar un sistema simple para registros por ejemplo, una agenda y volcar todo en un mismo lugar.
Evitar sobrecargarse de compromisos.

Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas ms importantes y difciles. Buenas habilidades grupales: reuniones bien organizadas, responsabilidades y requerimientos claros, encontrar la persona correcta para el trabajo, uso de tcnicas de planeacin.