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Misin ................................................................................................................................................ 1 Gestin de proyectos y gestin multiproyecto. Aplicabilidad del mtodo ............................. 1 Enfoque y caractersticas del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos ............................ 2 Elementos que componen el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos ............................. 4 Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos .................................... 4
2. Mtodo
Estructura del mtodo ...................................................................................................................... 5 Etapa precontractual ........................................................................................................................ 7 Fase 1. Iniciacin ............................................................................................................................... 8 Proceso 1.0.1. Propuesta de iniciacin del proyecto (Propuesta de elaboracin de oferta) ............... 11 LC1. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 12
Decisin ejecutiva DE1. Autorizacin para la iniciacin del proyecto (Autorizacin para la elaboracin de oferta) ......................................................................................................................... 13 Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas .................................. 14 Proceso 2.0.1. Definicin de la misin y contenido del proyecto.................................................... 18 Proceso 2.1.1. Estructura de desglose primario del trabajo. Contraste con la informacin histrica existente .............................................................................................................................. 19 Proceso 2.1.2. Estructura de desglose ampliado del trabajo.......................................................... 20 Proceso 2.2.1. Estimacin de coste y calendario del proyecto ...................................................... 21 Proceso 2.3.1. Consolidacin de estimaciones. Anlisis financiero. Elaboracin de la oferta (propuesta para proyectos internos) ................................................................................................ 22 LC2. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 23
Decisin ejecutiva DE2. Aprobacin de la oferta ................................................................... 24 Fase 3. Negociacin de ofertas .................................................................................................... 25 Decisin ejecutiva DE3. Autorizacin para comenzar la realizacin del proyecto ........... 26 Etapa contractual............................................................................................................................. 27 Fase 4. Planificacin del proyecto................................................................................................ 28 Proceso 4.0.1. Definicin del proyecto............................................................................................. 32 Proceso 4.1.1. Estructura de desglose del trabajo. Definicin, determinacin de coste y duracin de sus elementos ............................................................................................................... 33 Proceso 4.2.1. Estructura de desglose primario del trabajo. Definicin de sus elementos ......... 34 Proceso 4.2.2. Estructura de desglose ampliado del trabajo. Determinacin de coste y duracin de sus elementos ............................................................................................................ 35 Proceso 4.3.1. Establecimiento del calendario y costes preliminares del proyecto ...................... 36 Proceso 4.4.1. Establecimiento del plan integrado de trabajo, calendario y costes...................... 37
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. Manual Versin 1.2. Octubre de 2000
Plan de calidad Plan de gestin de configuracin Plan de riesgos Plan de organizacin Plan de comunicacin Plan de aprovisionamientos
Proceso 4.6.1. Consolidacin del plan de proyecto......................................................................... 42 LC4. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 43
Decisin ejecutiva DE4. Aprobacin del plan consolidado del proyecto........................... 44 Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control................................................................................... 45 Proceso 5.0.1. Supervisin y anlisis de desviaciones respecto al plan ....................................... 49 Proceso 5.1.1. Identificacin de acciones correctivas y para la mejora continua.......................... 50 LC5. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 51
Decisin ejecutiva DE5. Autorizacin de cierre del proyecto .............................................. 52 Fase 6. Cierre ................................................................................................................................... 53 LC6. Lista de autocomprobacin de la fase................................................................................ 56
3. Formatos
Formato 1.0.1/F1. Propuesta de elaboracin de oferta. Propuesta de iniciacin del proyecto Formato DE1/F1. Autorizacin para la elaboracin de oferta. Autorizacin para la iniciacin del proyecto Formato 2.0.1/F1. Misin y contenido del proyecto Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del proyecto Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta Formato DE2/F1. Aprobacin de la oferta Formato SOP/F1. Informe de Estado/Cambio de Estado Formato DE3/F1. Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto Formato 4.0.1/F1. Definicin del proyecto Formato 4.1.1/F1. Estructura de desglose del trabajo Formato 4.2.1/F1. Estructura de desglose primario del trabajo Formato 4.2.2/F1. Estructura de desglose ampliado del proyecto (por departamento/unidad organizativa) Formato 4.5.1/F1. Plan de riesgos Formato 4.5.1/F2. Matriz de asignacin de responsabilidades RSCI Formato 4.6.1/F1. Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos Formato 4.6.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) Formato 4.6.1/F3. Recursos y costes presupuestados por subestructuras Formato 5.1.1/F1. Informe de gestin
4. Glosario
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. Manual Versin 1.2. Octubre de 2000
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Misin
La misin del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos es proporcionar a la compaa y a los gestores de proyectos de la misma un instrumento eficaz para gestionar los diferentes tipos de proyectos que se realizan en ella, culminndolos repetitivamente con xito.
* En la literatura especializada frecuentemente se denomina a la gestin conjunta de proyectos y operaciones en un entorno definido de mercado y recursos (personas, tecnologa, competencias...), gestin de programas.
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 1. Introduccin Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 1
Gestin de clientes Gestin conjunta de actividades, calendario y costes Aseguramiento de calidad Gestin de configuracin Gestin de riesgos
y facilita la aplicacin de otros procesos complementarios o de mejora de la gestin como Ingeniera Concurrente o Calidad Total Proporciona guas y herramientas para facilitar su aplicacin Es una herramienta fcilmente transmisible y aplicable por los subcontratistas, proveedores y asociados en los proyectos, favoreciendo el establecimiento con ellos de un proceso integrado para la gestin del proyecto y reforzando el liderazgo de Indra
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 1. Introduccin Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 2
Es un instrumento eficaz en el mbito de la gestin de proyectos para la mejora de la posicin competitiva de la compaa y para reforzar la integracin de las diferentes reas y personas que la componen, que: Facilita la alineacin de los objetivos y el enfoque de los proyectos con los objetivos corporativos, de las diferentes reas y programas de la empresa, clasificndolos desde su inicio como Proyectos plataforma (renen una o varias de las caractersticas siguientes)
Desarrollo de un producto, sistema o aplicacin sustancialmente distintos de los anteriormente realizados por la compaa y/o primera incorporacin de una tecnologa clave, nueva o emergente Entrada en un mercado o negocio sustancialmente distintos de los habituales Establecimiento de una forma radicalmente nueva de relacin con el cliente y/o los asociados en el negocio
Adaptacin, mejora, nueva versin de productos, sistemas y aplicaciones anteriores y/o tecnologas familiares para la compaa Diversificacin hacia negocios y/o mercados prximos (parecidos) a los habituales de la compaa
Proyectos de continuidad
Proyectos de productos, sistemas y aplicaciones, que aplican tecnologas en los que la compaa dispone de un conocimiento y experiencia contrastados, para mercados y clientes habituales
y analizando la correspondencia del proyecto con los objetivos de la compaa, mercado y programa correspondiente; estableciendo, en concordancia con ellos, los objetivos especficos para el mismo y asignndole un patrocinador del proyecto al nivel jerrquico requerido por su importancia estratgica Soporta el establecimiento de sistemas de informacin y comunicacin para facilitar la gestin corporativa, la gestin multiproyecto, la planificacin de recursos y la gestin del conocimiento mediante la aplicacin de etapas, fases, procesos, formatos, terminologa y sistemas de medida comunes a todos los proyectos de la compaa Facilita la construccin de equipos de proyecto eficientes y el desarrollo de las competencias de las personas para la gestin de proyectos y la resolucin de problemas, y proporciona guas y herramientas para ello Es fcilmente actualizable y transmisible por la red corporativa, internet o mediante CD, lo que refuerza su utilidad para la gestin de proyectos con equipos trabajando en diferentes localizaciones (proyectos virtuales) y para la formacin de las personas. Establece una terminologa comn en el mbito de Indra Puede utilizarse como instrumento de marketing para reforzar la imagen corporativa de Indra como empresa de un alto nivel de competencia y capacidad para la gestin de proyectos en entornos de alta complejidad tecnolgica
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 1. Introduccin Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 3
2. Carpeta de guas, tcnicas y herramientas, y normas aplicables Contiene guas, tcnicas y herramientas, y normas aplicables a la gestin de proyectos corporativas, del rea y unidad de negocio Se actualiza y completa permanentemente de acuerdo a las necesidades de cada gestor de proyecto para facilitar la aplicacin del Mtodo
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 1. Introduccin Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 4
1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
El Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos abarca la totalidad de la vida de los proyectos, desde su concepcin hasta la conclusin total y cierre de los mismos. Est basado en el ciclo de vida del proyecto estructurado en las dos etapas y seis fases siguientes: Etapa precontractual Fase 1. Iniciacin Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas Fase 3. Negociacin de ofertas
Etapa contractual Fase 4. Planificacin del proyecto Fase 5. Ejecucin, Seguimiento y Control Fase 6. Cierre
La etapa precontractual y la etapa contractual forman ambas parte integrante del proyecto y de su ciclo de vida. La mayor parte de los problemas que se manifiestan a lo largo de la vida de un proyecto se originan durante la definicin de ste y la negociacin de sus objetivos, contenido y alcance con los clientes del mismo. Una adecuada gestin de la etapa precontractual es el mejor camino para prevenir problemas posteriores. Al final de cada una de las 5 primeras fases en que est estructurado el Mtodo, se produce un resultado especfico que facilita una decisin clave que enfoca y orienta la actuacin de la siguiente fase del proyecto, reduciendo de esta forma el riesgo y la incertidumbre iniciales del mismo.
Etapa precontractual
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Etapa contractual
Fase 5 Fase 6
Ejecucin Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas Negociacin de ofertas Planificacin del proyecto
Iniciacin
DE 1
DE 2
DE 3
DE 4
DE 5
Cierre
Seguimiento y Control
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Para cada una de las fases del proyecto el mtodo establece: Los objetivos de la fase, una visin general y los aspectos importantes a considerar Los procesos a desarrollar durante la fase (excepto para la Fase 3. Negociacin de ofertas) La descripcin detallada para el desarrollo de cada proceso:
El contenido de cada proceso Los aspectos importantes a considerar Los datos de partida (informacin que deber utilizarse durante el desarrollo del proceso y cuya disponibilidad deber procurarse en la medida de su necesidad) Los pasos recomendados para el desarrollo del proceso Los resultados a obtener Las guas, tcnicas y herramientas aplicables Los formatos que recogen la informacin clave a definir durante el proceso
Las listas de comprobacin a ser utilizadas al final de la fase para la identificacin de las reas que no han podido ser definidas o cumplimentadas durante ella (excepto para la Fase 3. Negociacin de ofertas) La informacin y datos del proyecto a ser documentados e imputados a los Sistemas de Informacin de la Compaa, al final de cada una de las fases del proyecto y en cada hito, establecido por el Procedimiento para la gestin administrativa y control de proyectos, para el seguimiento y control de proyectos durante su ejecucin
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Etapa precontractual
Etapa precontractual
Cmo ganar las batallas antes de librarlas
La etapa precontractual arranca en el momento en que se manifiesta la oportunidad comercial o la necesidad de preparar una oferta para la realizacin de un proyecto para un cliente de Indra o una propuesta para la realizacin de un proyecto interno para la propia Indra. En el primer caso, suele denominarse tambin etapa comercial del proyecto. Durante la misma se definen, concretan y acuerdan con los clientes externos e internos, la misin, contenido, productos, alcance, calendario, precio (o coste para proyectos internos) y otros condicionantes del proyecto. Por ello, durante esta etapa es especialmente importante establecer y mantener el nivel adecuado de intercambio de informacin, comunicacin y negociacin con los clientes. A la conclusin de esta etapa con el establecimiento de un contrato con un cliente externo o de una autorizacin de la Direccin de Indra para la realizacin de un proyecto interno, queda definido el compromiso adquirido por Indra y por los responsables del proyecto frente al cliente (externo o interno) y, consecuentemente, el coste y riesgo que el cumplimiento del mismo entraa. Se define tambin la contraprestacin en forma de pago o beneficios que recibir la compaa por la realizacin del proyecto. Por tanto, durante la etapa precontractual, se determina en su mayor parte el beneficio que el proyecto aportar a la compaa, su coste y las probabilidades de culminarlo con xito. Para reducir al mximo posible los riesgos e incertidumbres de un proyecto y aumentar con ello sus probabilidades de xito; esto es, las probabilidades de conseguir los beneficios esperados por el cliente, por la propia Indra y por los participantes e interesados en el proyecto, deben involucrarse en la etapa precontractual en la medida de lo posible los mismos responsables (comerciales, gestores y tcnicos) sobre los que recaer la responsabilidad del proyecto en las etapas posteriores, y todas aquellas personas de Indra que tienen un inters, influencia (stakeholders) o una participacin relevantes en el proyecto y sus resultados. Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas que se indican a continuacin.
Etapa precontractual
Fase 1 Fase 2 Fase 3
Iniciacin
DE 1
DE 2
Negociacin de ofertas
DE 3
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Fase 1. Iniciacin
Si no se identifica previamente el destino es fcil arrancar en la direccin equivocada
OBJETIVOS El propsito de esta fase es lograr una autorizacin ejecutiva formal, aprobando la iniciacin del proyecto y estableciendo las bases fundamentales para acometer las siguientes fases del mismo, antes de comprometer costes y recursos significativos.
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Los proyectos se inician por una o ms de las siguientes causas: Una expectativa o demanda del mercado (Ej: redes corporativas integrando internet e intranet) Una peticin de un cliente (Ej: un sistema para la gestin del trfico areo para un aeropuerto) Una necesidad de la compaa (Ej: desarrollar un programa de formacin para aumentar la competencia de los empleados en gestin de proyectos) Un avance tecnolgico (Ej: operaciones quirrgicas a distancia mediante robots comandados va internet) Una exigencia legal (Ej: el tratamiento de residuos txicos y contaminantes) Estos estmulos representan oportunidades o exigencias del negocio que requieren una decisin ejecutiva sobre cmo afrontarlos. El trabajo de preparacin de un proyecto y la elaboracin de una propuesta solvente para su realizacin, tanto para proyectos internos de la compaa como para los clientes externos, es una actividad que consume recursos y requiere frecuentemente de la participacin de diferentes personas y unidades organizativas de la empresa para ser realizada adecuadamente. Desgraciadamente en muchas ocasiones una gran cantidad de recursos y esfuerzo se han gastado antes de que se decida que el proyecto no debe continuar. Por otra parte, la forma en que los proyectos se inician ocasiona con frecuencia problemas a los gestores de stos si se les pide que realicen desarrollos de concepto y ofertas para los que son necesarios anlisis y desarrollos muchas veces costosos y complejos sin proporcionarles la autoridad, los medios y los recursos necesarios para ello. La fase de iniciacin del proyecto trata de evitar estos problemas mediante una estimacin preliminar del contenido, alcance, dimensin y beneficios para Indra del proyecto potencial, una clasificacin inicial del mismo y una estimacin del conocimiento disponible, de las dificultades para conseguir la asignacin del proyecto y las limitaciones previsibles para su desarrollo. Con ello se facilita la decisin empresarial relativa a la conveniencia de iniciar o no los trabajos para la elaboracin de la oferta o propuesta del proyecto, la seleccin del gestor y equipo de proyecto ms adecuados para realizarlos y la asignacin a los mismos de los recursos, autoridad y apoyo requeridos para las siguientes fases del proyecto.
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Debe existir al menos un breve documento, que recoja explcitamente la autorizacin ejecutiva para desarrollar el concepto y elaborar la oferta o propuesta soportada para la realizacin del proyecto, estableciendo las bases fundamentales para hacerlo. Este documento constituye el punto de arranque de procesos posteriores consumidores de tiempo y recursos de la organizacin. Patrocinador del proyecto En los proyectos cuya dimensin o importancia estratgica para la compaa o el rea hagan recomendable el patrocinio del proyecto por un directivo de la misma para aportar liderazgo y apoyo a los responsables del proyecto, facilitarles la relacin con el cliente y ayudarles en las decisiones crticas del proyecto y la resolucin de los conflictos potenciales, dicho patrocinador deber ser identificado durante esta fase.
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FASE 1. INICIACION
PROCESOS PROCESOS
1.0.1
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Fase 1. Iniciacin
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 1.0.1/F1: Propuesta de iniciacin del proyecto. Formato 1.0.1/F1: Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta Propuesta de elaboracin de oferta
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Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los responsables de la fase de iniciacin y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, dichos responsables se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. Se ha definido la necesidad u oportunidad del proyecto 2. Se han identificado las razones que justifican dicha necesidad u oportunidad 3. Se han estimado los beneficios que obtendr el cliente de la realizacin del proyecto
4. Se han identificado los procesos de negocio del cliente a los que afectar el proyecto 5. Se ha considerado la plataforma tecnolgica que conllevar el proyecto 6. Se ha recopilado la documentacin relevante disponible 7. Se han definido las caractersticas que se prevn para el proyecto: soluciones y servicios que comporta 8. Se han determinado en la medida de lo posible los productos y el alcance del proyecto potencial 9. Se han identificado las funciones y requisitos preliminares de los productos 10. Se ha realizado una clasificacin preliminar del proyecto como Plataforma, de Derivacin o de Continuidad 11. Se ha indagado en busca del conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto 12. Se ha estimado la magnitud aproximada del coste total del proyecto 13. Se ha realizado una estimacin preliminar de la duracin del proyecto 14. Se han identificado las unidades organizativas de Indra y los colaboradores externos (aliados estratgicos, suministradores, subcontratistas crticos...) cuya participacin previsiblemente se requerir si se realiza el proyecto 15. Se han considerado las limitaciones previsibles (de conocimiento, personal especializado, recursos...) que podran afectar al proyecto 16. Se ha comprobado si el proyecto potencial est en lnea con la estrategia del rea y/o la unidad de negocio de Indra en que se desarrolla 17. Se ha analizado la informacin comercial referente al proyecto (competidores vs. Indra) 18. Se ha estimado el esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y coste) y se ha establecido la estrategia comercial recomendable en la elaboracin de oferta y accin comercial 19. Se han identificado los beneficios que obtendr Indra con la realizacin del proyecto 20. Se ha considerado la probabilidad de continuacin del proyecto tras su finalizacin 21. Debera procederse a la siguiente fase de este proyecto
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DE 1
Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para proceder a la Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, definiendo las bases de actuacin durante la misma: Cdigo de la oferta Denominacin del proyecto Interlocutor responsable ante el cliente Gestor y equipo del proyecto Personas y unidades organizativas cuya colaboracin se requiere Patrocinador del proyecto (si procede) Limitaciones de la aprobacin
La Decisin ejecutiva DE1 se documenta en el formato: Formato DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto
Autorizacin para la elaboracin de oferta
La autorizacin para la iniciacin del proyecto (elaboracin de oferta) queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 1.0.1/F1.- Propuesta de iniciacin del proyecto
Propuesta de elaboracin de oferta
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OBJETIVOS El propsito de la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, es definir la misin, productos y alcance del proyecto, as como estimar las actividades que comporta, su coste, calendario de ejecucin, riesgos y limitaciones principales con el nivel de detalle y precisin necesarios para poder elaborar una oferta competitiva para clientes externos o una propuesta soportada para proyectos internos de la compaa. Durante esta fase se definen asimismo los factores clave para el xito del proyecto. VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Esta fase se suele denominar tambin fase de puesta en marcha, fase de diseo preconceptual, fase conceptual o fase de propuesta. Durante ella se define gradualmente el propsito principal del proyecto, su contenido, las tareas que deben realizarse y los factores clave para el xito del mismo, y se establece un compromiso de los costes y el calendario para el proyecto. Importancia de las consultas con los clientes Las comunicaciones y consultas con los clientes constituyen una parte crtica de la fase de desarrollo de concepto y elaboracin de ofertas, especialmente cuando el producto o el cliente son nuevos para Indra. El interlocutor con el cliente, el gestor y el equipo de proyecto deben identificar y realizar las que sean necesarias para precisar y acordar con el cliente, tanto como sea posible, la misin, contenido y alcance del proyecto, demandando el apoyo y colaboracin, que para ello sea preciso, de sus superiores, el patrocinador del proyecto y otras personas de la compaa. Reducirn as los malentendidos e indefiniciones de partida que son la causa del fracaso de gran nmero de proyectos. Inicio de la construccin del equipo de proyecto En esta fase de desarrollo de concepto y elaboracin de ofertas y propuestas, es deseable que estn involucrados, siempre que sea posible, el gestor y los miembros clave del equipo de proyecto que posteriormente ser responsable de su realizacin; ya que se establecen durante la misma los objetivos a alcanzar y se define un compromiso de coste y calendario para lograrlos. El gestor del proyecto debe fomentar durante esta fase que se comparta la informacin y conocimiento disponibles en el mbito del equipo de proyecto, la participacin y asuncin de responsabilidades por parte de todos sus miembros y la toma de decisiones por consenso en la medida de lo posible para comenzar a sentar las bases de un equipo ganador. Deber asimismo formarse una opinin y contrastarla con la Direccin sobre cul deber ser la composicin ms adecuada del equipo de proyecto para las fases posteriores.
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Desarrollo de concepto
Necesidades y expectativas que debe satisfacer el proyecto. Beneficios de su realizacin El primer proceso de la fase consiste en determinar la misin, contenido y alcance del proyecto. Se establece en primer lugar su misin, esto es, las necesidades y expectativas del cliente y los usuarios del producto o servicio resultante y de la propia Indra que debera satisfacer la implementacin exitosa del proyecto. Se define as una visin de los principales beneficios que producir. Productos y servicios que comprende, asunciones, limitaciones y factores clave del xito Se procede a continuacin a describir tan claramente como sea posible el producto o servicio resultado del proyecto, sus componentes y los servicios colaterales incluidos en l, as como las normas y regulaciones que le afectarn. Se establece as la definicin del contenido y alcance del proyecto. Cuando se trata de un proyecto plataforma, los atributos del producto y el alcance del proyecto pueden no estar inicialmente bien definidos y slo llegan a definirse mejor a medida que el proyecto progresa. Esta es una limitacin que debe documentarse y tratar de resolverla lo ms tempranamente posible. Se deben documentar tambin las asunciones que se han realizado y las limitaciones adicionales que, afectando al proyecto, se conocen. Ambas entraan factores de riesgo que deben ser prevenidos para asegurar el xito en su implementacin. Durante este proceso se establecen asimismo los factores clave para el xito del proyecto de acuerdo a su clasificacin, dimensin, complejidad e inters estratgico para Indra.
Elaboracin de ofertas
Identificacin de los elementos que comporta la realizacin del proyecto y estimacin del coste, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto Una vez definidos la misin, contenido y alcance del proyecto, y realizada una primera estimacin de las limitaciones y riesgos para su desarrollo, se inician los procesos destinados a la elaboracin de la oferta, los primeros de los cuales estn destinados a proporcionar una relacin suficientemente precisa de los elementos (actividades, adquisiciones, subcontratas...) que comporta la realizacin del proyecto para establecer una estimacin fiable de los costes y calendario del mismo, de los riesgos y limitaciones existentes para lograr los objetivos propuestos. Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) La forma ms adecuada para la identificacin de los elementos que comporta la realizacin del proyecto es el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (WBS).
Ver Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS)
En el proceso para la elaboracin de ofertas, la EDT (WBS) debe llegar al nivel de desglose que permita identificar, con un grado de precisin adecuado, los costes, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto a efectos de poder realizar una oferta competitiva del mismo a los clientes. En el establecimiento de la EDT (WBS), y en la estimacin de costes, calendario, riesgos y limitaciones del proyecto deben participar, o prestar la colaboracin precisa, los responsables o unidades organizativas de la compaa (calidad, compras, fiscal, RRHH y laboral, comercio exterior...) cuya participacin ser necesaria si el proyecto se ejecuta. La informacin histrica disponible de proyectos similares puede permitir reducir el nivel de detalle al que es necesario llegar en la EDT (WBS), acortando y reduciendo el coste de elaboracin de ofertas.
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Ofertas competitivas Debe considerarse como un condicionamiento prioritario que la oferta satisfaga las peticiones y limitaciones (de plazo de ejecucin, presupuestarias, de informacin...) expresadas por el cliente en su pliego de condiciones y los contactos mantenidos con l. Una oferta competitiva es la que facilita la consecucin de un contrato beneficioso para Indra y para el cliente y la culminacin con xito del proyecto derivado de la misma, reduciendo al mximo posible las indefiniciones, limitaciones y riesgos que podran poner en peligro dicho xito. Una oferta completa suele definir habitualmente los siguientes aspectos del proyecto y del producto ofrecidos: 1. Necesidad del cliente y los usuarios que satisfar el producto 2. Descripcin del producto, componentes y prestaciones del mismo, incluyendo los servicios colaterales que incorpora 3. Alcance del proyecto (qu est incluido en l) 4. Enfoque y planteamiento generales del proyecto 5. Metodologa y tecnologas a aplicar 6. Plan y calendario del proyecto 7. Organizacin y equipo de proyecto 8. Contribucin requerida por parte del cliente y actividades a ser realizadas por l para el desarrollo del proyecto 9. Beneficios para el cliente de la realizacin del proyecto 10. Descripcin de Indra y de sus capacidades para la realizacin del proyecto y referencias de proyectos similares 11. Precio y condiciones de pago El diseo y redaccin de la oferta debe ajustarse a las normas de Indra y del rea o unidad organizativa a la que la misma corresponda. Importancia de identificar y describir los beneficios para el cliente Los clientes de Indra adquieren aplicaciones de las tecnologas de la informacin para satisfacer necesidades de su propio negocio o para adquirir ventajas competitivas en su sector. Las nuevas tecnologas y las nuevas aplicaciones de las tecnologas existentes, proporcionan en muchas ocasiones beneficios y ventajas competitivas a los clientes que stos desconocen. El conocimiento de las necesidades del negocio del cliente y de las ventajas en relacin a sus competidores que los proyectos que Indra le propone pueden proporcionarle, y su descripcin con la mayor concrecin posible, suele ser un factor determinante para que las ofertas de los mismos se materialicen en un contrato.
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PROCESOS PROCESOS
2.1.2
Estructura de Estructura de desglose desglose ampliado del ampliado del trabajo trabajo
2.0.1
2.1.1
2.2.1
2.3.1
Definicin de la Definicin de la misin y misin y contenido del contenido del proyecto proyecto
Estructura de Estructura de desglose primario desglose primario del trabajo. del trabajo. Contraste con la Contraste con la informacin informacin histrica existente histrica existente
NO SI
Estimacin de Estimacin de coste y calendario coste y calendario del proyecto del proyecto
Consolidacin de Consolidacin de estimaciones. estimaciones. Anlisis financiero. Anlisis financiero. Elaboracin de la Elaboracin de la oferta (propuesta oferta (propuesta para proyectos para proyectos internos) internos)
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 2. Mtodo Versin 1.2. Octubre de 2000 Pgina 17
NO SI
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Oportunidad de mercado Oportunidad de mercado Necesidad del cliente Necesidad del cliente Necesidad de Indra Necesidad de Indra Estrategia del rea organizativa Estrategia del rea organizativa Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin de productos y proyectos de competidores Informacin de productos y proyectos de competidores
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Consultas a los clientes y usuarios 2. Consultas a los clientes y usuarios 3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y 3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y usuarios usuarios 4. Identificacin del personal clave del cliente 4. Identificacin del personal clave del cliente 5. Definicin de necesidades y expectativas de Indra 5. Definicin de necesidades y expectativas de Indra 6. Identificacin de productos y alcance del proyecto 6. Identificacin de productos y alcance del proyecto 7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente en 7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente en Indra aplicable al proyecto Indra aplicable al proyecto 8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la realizacin 8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la realizacin del proyecto (factores de riesgo) del proyecto (factores de riesgo) 9. Identificacin de los factores clave para el xito del 9. Identificacin de los factores clave para el xito del proyecto proyecto 10. Documentacin de los resultados 10. Documentacin de los resultados
RESULTADOS RESULTADOS Descripcin consensuada de la misin, contenido, alcance, Descripcin consensuada de la misin, contenido, alcance, asunciones, limitaciones y factores clave para el xito del asunciones, limitaciones y factores clave para el xito del proyecto proyecto
Los formatos cumplimentados de gestin del proyecto Los informes de contactos, reuniones y acuerdos con el cliente, usuarios, proveedores y stakeholders Los documentos escritos intercambiados con ellos
Los informes de las reuniones del equipo de proyecto Otros documentos relevantes relativos al proyecto La existencia y administracin eficaz de este archivo se hace indispensable para la excelencia en la gestin de proyectos complejos y/o de gran dimensin
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.0.1/F1: Misin y contenido del proyecto Formato 2.0.1/F1: Misin y contenido del proyecto
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NO SI
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
PROCESO 2.1.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE PRIMARIO DEL TRABAJO. CONTRASTE CON LA INFORMACION HISTORICA EXISTENTE
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico
Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria del proyecto 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria del proyecto 4. Anlisis comparativo con informacin histrica relevante 4. Anlisis comparativo con informacin histrica relevante de proyectos y ofertas anteriores de proyectos y ofertas anteriores 5. Evaluacin de la informacin de que se dispone para la 5. Evaluacin de la informacin de que se dispone para la estimacin de los costes, calendario y riesgo del proyecto estimacin de los costes, calendario y riesgo del proyecto con el nivel de precisin adecuado (Se puede proceder con el nivel de precisin adecuado (Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta o es necesario ampliar la ya a la elaboracin de la oferta o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?) estructura de desglose del trabajo?) 6. Establecimiento de consenso sobre el curso a seguir 6. Establecimiento de consenso sobre el curso a seguir para la elaboracin de la oferta para la elaboracin de la oferta
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Datos relevantes para el proyecto (costes, recursos, Datos relevantes para el proyecto (costes, recursos, complejidad tcnica, riesgos...) derivados de proyectos complejidad tcnica, riesgos...) derivados de proyectos anteriores con estructura de desglose del trabajo similar anteriores con estructura de desglose del trabajo similar Decisin sobre aplicar el proceso 2.1.2 o pasar Decisin sobre aplicar el proceso 2.1.2 o pasar directamente al 2.2.1 directamente al 2.2.1
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 2.2.1 al final del proceso 2.2.1
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NO SI
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria 2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria cuyo desglose debe ser ampliado para poder estimar su cuyo desglose debe ser ampliado para poder estimar su coste y duracin con el nivel de precisin adecuado coste y duracin con el nivel de precisin adecuado 3. Ampliacin de la EDT (WBS) primaria con la colaboracin 3. Ampliacin de la EDT (WBS) primaria con la colaboracin de los departamentos y unidades organizativas de Indra de los departamentos y unidades organizativas de Indra involucrados en el proyecto que sea preciso involucrados en el proyecto que sea preciso
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente Los procesos 2.1.1, 2.1.2 y 2.2.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 2.2.1 al final del proceso 2.2.1
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NO SI
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA EDT (WBS) del proyecto EDT (WBS) del proyecto Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS) Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Misin y contenido del proyecto Misin y contenido del proyecto Calendario laboral Calendario laboral
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Estimacin de recursos, coste y duracin de los elementos 2. Estimacin de recursos, coste y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose. Identificacin de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose. Identificacin de sus dependencias de precedencia de sus dependencias de precedencia 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS). 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS). Establecimiento del calendario preliminar del proyecto e Establecimiento del calendario preliminar del proyecto e identificacin del camino crtico identificacin del camino crtico 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias externas que 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias externas que condicionan el calendario del proyecto (plazos impuestos condicionan el calendario del proyecto (plazos impuestos por el cliente, suministros externos que condicionan el por el cliente, suministros externos que condicionan el calendario...). Ajustes del calendario preliminar y costes si calendario...). Ajustes del calendario preliminar y costes si procede procede 5. Establecimiento del calendario propuesto del proyecto 5. Establecimiento del calendario propuesto del proyecto (fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT o (fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT o WBS). Clculo del coste del proyecto y de la evolucin de WBS). Clculo del coste del proyecto y de la evolucin de costes en el tiempo costes en el tiempo
RESULTADOS RESULTADOS Propuesta del plan de proyecto: Propuesta del plan de proyecto: Estimacin de recursos, duracin y costes de los Estimacin de recursos, duracin y costes de los elementos de la EDT (WBS) del proyecto elementos de la EDT (WBS) del proyecto Estimacin del coste total y duracin del proyecto Estimacin del coste total y duracin del proyecto Previsin de la evolucin de costes en el tiempo Previsin de la evolucin de costes en el tiempo
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costes y calendario del proyecto proyecto Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales (Desglose) (Desglose) Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados Formato 2.2.1/F3. Resumen de costes presupuestados
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NO SI
Se puede proceder ya a la elaboracin de la oferta (estimacin de costes, calendario... con un nivel de precisin aceptable) o es necesario ampliar la estructura de desglose del trabajo?
PROCESO 2.3.1: CONSOLIDACION DE ESTIMACIONES. ANALISIS FINANCIERO. ELABORACION DE LA OFERTA (PROPUESTA PARA PROYECTOS INTERNOS)
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Peticin de oferta del cliente Peticin de oferta del cliente Pliego de condiciones de concurso pblico Pliego de condiciones de concurso pblico Definicin de la misin y contenido del proyecto Definicin de la misin y contenido del proyecto EDT (WBS) del proyecto EDT (WBS) del proyecto Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Lista y definicin de los elementos de la EDT (WBS) Estimacin de coste y calendario del proyecto Estimacin de coste y calendario del proyecto Previsin de evolucin de los costes en el tiempo Previsin de evolucin de los costes en el tiempo Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin histrica de proyectos y ofertas similares Informacin disponible de competidores Informacin disponible de competidores
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Establecimiento del perfil tecnolgico del proyecto 2. Establecimiento del perfil tecnolgico del proyecto 3. Evaluacin de los riesgos y limitaciones del proyecto 3. Evaluacin de los riesgos y limitaciones del proyecto 4. Establecimiento de coste, reservas para cobertura de 4. Establecimiento de coste, reservas para cobertura de riesgos, si procede riesgos, si procede 5. Definicin del ndice y contenido de la oferta o propuesta 5. Definicin del ndice y contenido de la oferta o propuesta del proyecto del proyecto 6. Redaccin preliminar 6. Redaccin preliminar 7. Anlisis de coherencia, contenidos y formatos 7. Anlisis de coherencia, contenidos y formatos 8. Revisin de conclusiones (utilizar lista de 8. Revisin de conclusiones (utilizar lista de autocomprobacin LC2) y redaccin definitiva autocomprobacin LC2) y redaccin definitiva 9. Establecimiento de una propuesta de precio de venta, 9. Establecimiento de una propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y pago (ofertas para clientes condiciones de facturacin y pago (ofertas para clientes externos) externos)
RESULTADOS RESULTADOS Oferta del proyecto para clientes externos o propuesta de Oferta del proyecto para clientes externos o propuesta de proyecto interno proyecto interno Propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y Propuesta de precio de venta, condiciones de facturacin y pago para clientes externos pago para clientes externos
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos Formato 2.3.1/F1. Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta de la oferta Oferta del proyecto/Propuesta de proyecto interno Oferta del proyecto/Propuesta de proyecto interno
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Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas del cliente respecto al proyecto 2. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de los usuarios respecto del producto/servicio resultante 3. Se dispone de informacin sobre la experiencia del cliente en proyectos o iniciativas similares 4. Se han definido apropiadamente el alcance y los objetivos del proyecto 5. Se ha establecido una descripcin detallada y precisa del producto/servicio 6. Se ha comprobado las normas y reglamentos que son aplicables al producto 7. Se ha comprobado la legislacin (laboral, fiscal...) aplicable al proyecto, especialmente para proyectos internacionales 8. Se han definido los beneficios que obtendr el cliente con la realizacin del proyecto 9. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de Indra con respecto a este proyecto 10. Se han identificado los factores clave para el xito del proyecto 11. Se han identificado y estn disponibles los recursos e informacin necesarios para llevar a cabo el proyecto 12. Se han identificado y definido las limitaciones que afectan o pueden afectar al proyecto 13. Se han establecido los supuestos a considerar como ciertos o reales en la planificacin 14. Se ha determinado una fecha intencional de terminacin del proyecto y los hitos del mismo de acuerdo a las necesidades del cliente 15. Se han identificado las actividades necesarias para la ejecucin del proyecto, estimado los costes y el calendario del mismo 16. Se han identificado los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y definido su perfil profesional de acuerdo al Catlogo de Conocimientos de la Compaa 17. Se ha considerado, entre las actividades necesarias para realizar el proyecto, la garanta que hay que ofrecer al cliente y actividades complementarias como la formacin de usuario... 18. Las estimaciones de costes y calendario del proyecto se han basado en su mayor parte en informacin histrica de proyectos similares anteriores, por lo que su nivel de fiabilidad es alto 19. No existe informacin histrica de proyectos similares anteriores, pero las estimaciones de coste y calendario del proyecto son fiables por la calidad del anlisis realizado 20. Se ha establecido el perfil tecnolgico del proyecto 21. Se han evaluado los riesgos para la ejecucin del proyecto o pedido 22. El gestor y equipo de proyecto participan en el proceso de elaboracin y negociacin de la oferta 23. Se ha analizado la viabilidad de la implantacin-instalacin del producto final 24. Tenemos confianza en nuestra capacidad de desarrollar el proyecto a satisfaccin del cliente y produciendo los beneficios esperados por Indra
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DE 2
(Solamente aplicable a ofertas para clientes externos) Aprobacin de la oferta, establecimiento del precio, condiciones de facturacin y pago, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, y autorizacin ejecutiva para presentar la oferta al cliente y negociarla con l, definiendo: Condiciones econmicas de la oferta Responsable de la negociacin con el cliente Colaboracin requerida en la negociacin Patrocinador del proyecto (si procede) Limitaciones de la negociacin
La aprobacin de la oferta queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 2.0.1/F1.- Misin y contenido del proyecto 2.2.1/F1.- Estimacin de costes y calendario del proyecto 2.2.1/F2.- Previsin de recursos profesionales (Desglose) 2.2.1/F3.- Resumen de costes presupuestados 2.3.1/F1.- Perfil tecnolgico y estimacin de riesgos de la oferta DE2/F1.- Aprobacin de la oferta
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OBJETIVOS El propsito de la fase de negociacin de ofertas es concluir en un acuerdo beneficioso para el cliente y para Indra para la realizacin del proyecto ofrecido.
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR No est incluido entre los objetivos del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos y excede de su alcance incidir en el proceso de negociacin de ofertas en s mismo. No obstante lo anterior y por lo que se refiere a la gestin del proyecto, durante dicha negociacin es importante: Aclarar con el cliente las indefiniciones y los malentendidos que pueden producirse en relacin al proyecto y su contenido, productos y servicios que comprende Identificar la variacin de la EDT y el impacto en coste y plazo de ejecucin del proyecto de los cambios que se propongan, sus riesgos y las limitaciones para aplicarlos Actualizar la informacin relativa a la oferta recogida en los Sistemas de Informacin Corporativos siempre que los cambios en la negociacin impliquen una variacin significativa del proyecto (misin, contenido, EDT, recursos, necesidades, costes, plazo, riesgos...) Negociar las contraprestaciones (precio, ampliacin del plazo de ejecucin) para la aplicacin de cambios respecto a la oferta Precisar las facilidades que debe proporcionar el cliente y las tareas a realizar por su personal para el desarrollo del proyecto y el impacto en el proyecto del incumplimiento o retraso en las mismas Procurar que el documento resultado de la negociacin o el contrato resultante, reflejen lo ms fielmente posible los acuerdos establecidos, especialmente aquellos que impliquen una modificacin de la oferta
DOCUMENTACION DE LA NEGOCIACION DE LA OFERTA La fase de negociacin de la oferta de un proyecto se documenta en el formato SOP/F1(Ofertas presentadas, Informe de Estado/Cambio de Estado), que debe ser capturado por los Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad establecida para cada oferta por la poltica y normas de la Compaa y las instrucciones de la Direccin del Mercado correspondiente. Deber ser capturada siempre, cuando se produzca un cambio de estado de la oferta.
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DE 3
Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para dar comienzo a la realizacin del proyecto y proceder a la Fase 4. Planificacin del proyecto. En el caso de proyectos internos, equivale a la aprobacin de la propuesta presentada En el caso de proyectos externos, supone la aceptacin por la Direccin del resultado de la negociacin de la oferta con el cliente y/o de las condiciones contractuales, que pueden diferir de las reflejadas en la oferta Puede suponer tambin la autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto a riesgo, esto es, sin que exista todava un contrato o acuerdo con el cliente
En todos los casos, incluye: Autorizacin de apertura de cdigo del proyecto Objetivos del proyecto
La Decisin ejecutiva DE3 se documenta en el formato: Formato DE3/F1: Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto
La autorizacin para comenzar la realizacin del proyecto queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: SOP/F1.- Ultimo Informe de estado/Cambio de estado DE3/F1: Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto
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Etapa contractual
Etapa contractual
El arte de asegurar la victoria durante la batalla
Con el establecimiento de un contrato con un cliente externo o una autorizacin de la Direccin para un proyecto interno, Indra y los responsables del proyecto adquieren un compromiso especfico que entraa la responsabilidad de su cumplimiento a satisfaccin del cliente y de alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto. La etapa se inicia con la designacin del gestor y equipo de proyecto y el patrocinador del mismo, si procede; que, en la medida de lo posible, sern los mismos que en la etapa precontractual. De no ser as, al inicio de esta etapa deber efectuarse una transmisin completa y eficaz de la informacin, datos, documentacin, fuentes de informacin y contactos relativos al proyecto, de los responsables de la etapa precontractual a los nuevos responsables de la etapa contractual para asegurar la continuidad de los enfoques y planteamientos del proyecto y el ptimo aprovechamiento del trabajo realizado en la etapa anterior; ya que en ese momento se traspasa a los nuevos responsables la responsabilidad que comporta el proyecto frente al cliente y la propia Indra. Durante la etapa contractual, tiene lugar la planificacin, la ejecucin del proyecto y el seguimiento y control del progreso del mismo, para identificar desviaciones sobre el plan previsto y aplicar las acciones correctivas oportunas. Se procede, por ltimo, al cierre del proyecto una vez se han cumplido los compromisos y obligaciones con el cliente. Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas, que se indican a continuacin.
Etapa contractual
Fase 4 Fase 5 Fase 6
DE 3
DE 4
DE 5
Seguimiento y Control
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OBJETIVOS Los propsitos fundamentales de la planificacin del proyecto son: Proporcionar a todos los relacionados con el mismo un conocimiento preciso de cules son los resultados que se deben conseguir y cul es el camino, paso a paso, para alcanzarlos. Determinar qu, quin, cmo, cundo, con qu recursos y a qu coste Proporcionar una pauta precisa para el seguimiento y control del proyecto que permita identificar tempranamente las desviaciones, facilitando as la correccin de las mismas
VISION GENERAL Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR Esta fase se denomina tambin en algunas organizaciones fase de desarrollo, fase conceptual, fase de ingeniera preliminar o fase de arranque del proyecto. La planificacin es la fase crucial del ciclo de vida del proyecto. El xito de ste se determina en su mayor parte durante la misma. Una planificacin adecuada permite ver anticipadamente los aspectos ms crticos de un proyecto, facilitando con ello su tratamiento y aumentando la predictibilidad del proyecto. El gestor y equipo del proyecto son los responsables y los principales beneficiados de la calidad de la planificacin del mismo. Establecer una definicin del proyecto compartida. Importancia de las consultas con el cliente La fase de planificacin del proyecto comienza con la apertura del cdigo del proyecto. Debe tenerse en cuenta que una oferta puede dar lugar a varios contratos y un contrato puede implicar la realizacin de varios proyectos, y viceversa. Durante el primer proceso de la fase de planificacin se define el proyecto tan claramente como es posible en este momento. Esta definicin comprende el producto y sus componentes, los hitos y limitaciones del proyecto, sus objetivos y una primera relacin de enfoques potenciales para alcanzar el xito... Se establece durante el mismo la direccin a seguir en el futuro, por lo que la definicin del proyecto debe ser compartida por todos los miembros del equipo del proyecto, el cliente y la Direccin de Indra. Durante este proceso las consultas del equipo de proyecto con el cliente y con sus superiores pueden ser de vital importancia para el xito del proyecto. Definido el proyecto, su planificacin comprende una sucesin ordenada y sistemtica de procesos destinados a establecer y definir, con la mayor precisin posible, las actividades necesarias para realizarlo alcanzando los objetivos establecidos, sus resultados, los recursos que consumirn y los costes en que incurrirn, cundo se realizar cada actividad (duracin y secuencia de las mismas) y quin ser responsable de realizar cada una de ellas.
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Plan maestro del proyecto El producto principal de la fase de planificacin del proyecto es el plan de base o plan maestro del proyecto (Figura 1) que comprende: El plan de trabajo para realizarlo y cumplir sus objetivos, incluyendo todas las actividades del proyecto, su definicin y resultados, los recursos a asignar a cada una de ellas, su coste, duracin y secuencia El calendario detallado correspondiente a dicho plan de trabajo, mostrando el periodo de tiempo en el que se desarrollar cada actividad y, por tanto, se incurrir en los costes planificados para ella, as como la duracin total del proyecto, con indicacin del camino crtico y las actividades que abarca El plan de costes, o curva de evolucin de los costes a lo largo del proyecto de acuerdo al plan de trabajo del mismo Plan Integrado de Trabajo, Calendario y Costes
Plan de trabajo
Plan de costes
Los tres componentes principales del plan maestro del proyecto (plan de trabajo, calendario detallado y plan de costes) estn totalmente relacionados entre s. Las desviaciones de coste de las actividades, de su duracin o del tiempo en que se producen respecto del plan, repercutirn en desviaciones del calendario y la evolucin de los costes de ejecucin del proyecto, respecto del calendario y plan de costes maestros. El plan maestro del proyecto es por ello el elemento fundamental para el seguimiento y control del mismo y para poder realizar estimaciones fiables de los resultados finales a lo largo de su ejecucin. Por ello, debe mantenerse inalterado a lo largo de la ejecucin del proyecto, salvo cambios en los objetivos y alcance del mismo, debidamente justificados y documentados. Su existencia es un requisito indispensable, establecido por las normas y prcticas contables generalmente aceptadas y la legislacin y normativa fiscal Espaola, de la Unin Europea y de la mayora de los pases del mundo, para poder proceder al reconocimiento de ingresos antes de la terminacin de un proyecto de larga duracin aplicando el mtodo del porcentaje de avance del proyecto. El elemento fundamental para la elaboracin del plan maestro del proyecto es la estructura de desglose del trabajo o EDT (WBS).
(Ver Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS) en el apartado correspondiente del Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos)
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Planes de soporte Adicionalmente al plan maestro, la planificacin comprende la elaboracin de los planes necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, soportar y facilitar su gestin; que se denominan planes de soporte a la gestin del proyecto. Los principales son los planes de calidad y configuracin, el plan de organizacin o asignacin de responsabilidades, el plan de riesgos, el plan de comunicacin y el plan de aprovisionamientos. Es responsabilidad del gestor del proyecto decidir cules de estos planes de soporte es necesario realizar y el nivel de detalle al que deben elaborarse. Liderar y negociar durante la planificacin del proyecto Las unidades organizativas de Indra no dependientes del gestor y del equipo de proyecto, los subcontratistas y proveedores externos clave que intervendrn en su ejecucin, tienen que contribuir durante la fase de planificacin y asumir compromisos en los proyectos en que estn involucrados. Esto requiere del gestor y equipo de proyecto dotes de liderazgo y capacidades de negociacin, y contar cuando sea preciso con el apoyo del patrocinador del proyecto y la Direccin. Consolidacin del equipo de proyecto La fase de planificacin del proyecto es fundamental asimismo para la consolidacin del equipo de proyecto. Durante la misma se definen con precisin los objetivos y la forma de alcanzarlos, se asignan responsabilidades entre sus miembros y se deben establecer las normas bsicas de comportamiento en el equipo y para la gestin de las crisis. A lo largo de la fase de planificacin, el gestor del proyecto debe tener asimismo la posibilidad de negociar con la Direccin y el patrocinador del proyecto las modificaciones que considere necesarias en la composicin del equipo de proyecto. Complejidad de la planificacin del proyecto. Valor de las herramientas informticas La complejidad en la elaboracin del plan del proyecto es funcin de la dimensin y complejidad del mismo, del nmero de proveedores y subcontratistas relevantes y del nmero de unidades organizativas de Indra que, adems del equipo del proyecto y el personal bajo su dependencia directa, participan en l. En los proyectos pequeos, en cuya ejecucin slo intervienen el gestor, el equipo de proyecto y personal bajo su dependencia, el proceso de planificacin de los mismos es simple y puede cumplimentarse en una sola sesin de trabajo del gestor y equipo de proyecto sin necesidad de utilizar software especfico para este propsito. En los proyectos grandes y complejos puede ser necesaria la utilizacin de software especfico para la gestin de proyectos para facilitar las tareas de planificacin del proyecto (integracin de datos, clculo y presentacin de resultados, grficos, simulacin, anlisis de sensibilidad...). Es importante tener en cuenta que ste no es sino una herramienta al servicio del gestor y el equipo de proyecto; que no suple en modo alguno el talento, la reflexin y la experiencia de stos y que proporciona unos resultados de un nivel de calidad directamente proporcional al de los inputs que recibe. Nivel de detalle del plan Los elementos constituyentes del plan de cada proyecto y el nivel de detalle de los mismos, se definen a partir de lo que se necesita no slo para gestionar y controlar el proyecto, sino tambin para satisfacer los requisitos contractuales establecidos por el cliente y las necesidades de planificacin, administracin y control de la compaa y de cada rea. Dichos requisitos contractuales y las normas internas de Indra y de las diferentes reas de la misma, definen la informacin que es preciso elaborar a este fin durante la planificacin de los proyectos, el nivel de detalle requerido y los procedimientos para la presentacin de la misma y para su captura por los sistemas de informacin de la empresa.
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PROCESOS PRINCIPALES
4.1.1 Estructura de Estructura de desglose del desglose del trabajo. trabajo. Definicin, Definicin, determinacin determinacin de coste y de coste y duracin de sus duracin de sus elementos elementos
4.0.1
NO
4.3.1
4.4.1 Establecimiento Establecimiento del plan del plan integrado de integrado de trabajo, trabajo, calendario y calendario y costes costes
4.6.1
4.2.1 Estructura Estructura de desglose de desglose primario del primario del trabajo. trabajo. Definicin de Definicin de sus elementos sus elementos
4.2.2 Estructura de Estructura de desglose desglose ampliado del ampliado del trabajo. trabajo. Determinacin Determinacin de coste y de coste y duracin de sus duracin de sus elementos elementos
Establecimiento Establecimiento del calendario y del calendario y costes costes preliminares del preliminares del proyecto proyecto
SI
Deben realizar partes o elementos especficos importantes del proyecto unidades organizativas de Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos, que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidad y direccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
PROCESOS DE SOPORTE
4.5.1
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N O
S I Deben realizar partes o elementos especficos importantesdelproyectounidadesorganizativasde Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidadydireccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Misin y contenido del proyecto Misin y contenido del proyecto Documentacin de peticin de oferta, pliego de condiciones Documentacin de peticin de oferta, pliego de condiciones Oferta Oferta Pedido, contrato Pedido, contrato Otras informaciones del cliente Otras informaciones del cliente Normativa aplicable Normativa aplicable Directrices y objetivos de la Direccin Directrices y objetivos de la Direccin
RESULTADOS RESULTADOS Descripcin consensuada, en el mbito de Indra, de: Descripcin consensuada, en el mbito de Indra, de: Producto, componentes principales Producto, componentes principales Objetivos del cliente y usuarios en relacin al producto y su Objetivos del cliente y usuarios en relacin al producto y su nivel de desempeo nivel de desempeo Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su cumplimiento cumplimiento Criterios para la medida del xito del proyecto Criterios para la medida del xito del proyecto Limitaciones propias para satisfacer las expectativas de los Limitaciones propias para satisfacer las expectativas de los clientes clientes Enfoques potenciales para asegurar el xito del proyecto Enfoques potenciales para asegurar el xito del proyecto Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos del Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos del Equipo de proyecto Equipo de proyecto
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.0.1/F1: Definicin del proyecto Formato 4.0.1/F1: Definicin del proyecto
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N O
S I Deben realizar partes o elementos especficos importantesdelproyectounidadesorganizativasde Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidadydireccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
PROCESO 4.1.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO. DEFINICION, DETERMINACION DE COSTE Y DURACION DE SUS ELEMENTOS
CONTENIDO DEL PROCESO
Desglose del proyecto en el conjunto de productos y/o actividades bsicas necesarias para la obtencin del producto final hasta el nivel necesario para establecer el grado de esfuerzo previsto para realizar cada uno de los elementos y determinar los presupuestos de costes y duracin de los mismos. Comprende los criterios de inicio y terminacin de cada elemento, su especificacin y los requisitos y pruebas de calidad necesarias para su aceptacin. Debe incluir los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus componentes exigidos por el cliente, por la normativa aplicable y por la propia Indra. En su elaboracin deben participar, adems de los miembros del equipo de proyecto, los responsables funcionales (como por ejemplo los responsables de calidad, compras...) que sean necesarios para establecerlos.
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de adjudicacin, contrato...) adjudicacin, contrato...) Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de costes, calendario...) en la etapa precontractual costes, calendario...) en la etapa precontractual Informacin histrica de proyectos similares Informacin histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento del primer nivel de desglose del proyecto 3. Establecimiento del primer nivel de desglose del proyecto 4. Ampliacin de los niveles de desglose hasta que para cada 4. Ampliacin de los niveles de desglose hasta que para cada elemento de nivel inferior puedan identificarse las elemento de nivel inferior puedan identificarse las actividades y el nivel de esfuerzo requerido, necesarios actividades y el nivel de esfuerzo requerido, necesarios para realizarlo para realizarlo 5. Identificacin de los recursos a aplicar, presupuesto de los 5. Identificacin de los recursos a aplicar, presupuesto de los costes y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al costes y duracin de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose 6. Anlisis de coherencia y consistencia, establecimiento de 6. Anlisis de coherencia y consistencia, establecimiento de consenso consenso
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose del trabajo Estructura de desglose del trabajo Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los elementos de dicha estructura elementos de dicha estructura Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose de desglose
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.1.1/F1: Estructura de desglose del trabajo Formato 4.1.1/F1: Estructura de desglose del trabajo
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S I Deben realizar partes o elementos especficos importantesdelproyectounidadesorganizativasde Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidadydireccin? (No deben considerarse a estos efectos los equipos estndar de catlogo de suministradores externos)
PROCESO 4.2.1: ESTRUCTURA DE DESGLOSE PRIMARIO DEL TRABAJO. DEFINICION DE SUS ELEMENTOS
CONTENIDO DEL PROCESO
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones Documentacin del proyecto (pliego de prescripciones tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de tcnicas y administrativas, oferta comercial, carta de adjudicacin, contrato...) adjudicacin, contrato...) Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de Documentacin generada (EDT o WBS, estimaciones de costes, calendario...) en la etapa precontractual costes, calendario...) en la etapa precontractual Informacin histrica de proyectos similares Informacin histrica de proyectos similares Proceso aplicable a proyectos en los que partes o elementos importantes del mismo deben ser realizados por unidades organizativas de Indra no dependientes del equipo de proyecto, suministradores o subcontratistas externos, que los desarrollarn y/o ejecutarn bajo su propia responsabilidad. Para el establecimiento de la estructura completa de desglose del proyecto, es necesario establecer una estructura de desglose primario del trabajo que permita la identificacin precisa de los elementos a realizar por cada uno de ellos. Esta debe incluir los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus componentes exigidos por el cliente, por la normativa aplicable y por la propia Indra. En su elaboracin deben participar, adems de los miembros del equipo de proyecto, los responsables funcionales (como por ejemplo los responsables de calidad, compras...) que sean necesarios para establecerlos. PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo 2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del trabajo ms adecuado ms adecuado 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria 3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria 4. Definicin (descripcin y especificacin) de los elementos 4. Definicin (descripcin y especificacin) de los elementos de la EDT (WBS) primaria de la EDT (WBS) primaria 5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) primaria e 5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) primaria e incorporacin de los hitos del proyecto incorporacin de los hitos del proyecto 6. Establecimiento del calendario provisional: determinacin 6. Establecimiento del calendario provisional: determinacin de las fechas de inicio y terminacin intencionales de los de las fechas de inicio y terminacin intencionales de los elementos de la EDT (WBS) primaria elementos de la EDT (WBS) primaria 7. Establecimiento de consenso entre los participantes en el 7. Establecimiento de consenso entre los participantes en el proceso sobre la EDT (WBS) primaria, la definicin de sus proceso sobre la EDT (WBS) primaria, la definicin de sus elementos y el calendario provisional de realizacin de los elementos y el calendario provisional de realizacin de los mismos mismos En este tipo de proyectos, el gestor normalmente utilizar la estructura de desglose primario del trabajo como elemento bsico para la gestin integrada del proyecto y a efectos de seguimiento y control de su situacin durante la ejecucin del mismo.
RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Definicin de los elementos de la EDT (WBS) primaria Definicin de los elementos de la EDT (WBS) primaria
Calendario provisional de realizacin de los elementos de la Calendario provisional de realizacin de los elementos de la EDT (WBS) primaria EDT (WBS) primaria
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.2.1/F1: Estructura de desglose primario del trabajo Formato 4.2.1/F1: Estructura de desglose primario del trabajo
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PROCESO 4.2.2: ESTRUCTURA DE DESGLOSE AMPLIADO DEL TRABAJO. DETERMINACION DE COSTE Y DURACION DE SUS ELEMENTOS
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin del proyecto Definicin del proyecto Estructura de desglose primario del trabajo Estructura de desglose primario del trabajo Definicin y calendario provisional de la EDT (WBS) primaria Definicin y calendario provisional de la EDT (WBS) primaria
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Solicitud, a las unidades organizativas de Indra y 2. Solicitud, a las unidades organizativas de Indra y suministradores y subcontratistas externos, de que suministradores y subcontratistas externos, de que realicen la EDT (WBS) del elemento del proyecto que les realicen la EDT (WBS) del elemento del proyecto que les ha sido asignado, definiendo actividades, recursos, ha sido asignado, definiendo actividades, recursos, presupuesto de costes y duracin, indicndoles el nivel de presupuesto de costes y duracin, indicndoles el nivel de detalle requerido detalle requerido 3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los elementos 3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los elementos de la EDT (WBS) primaria a ejecutar por el propio equipo de la EDT (WBS) primaria a ejecutar por el propio equipo de proyecto. Identificacin de actividades, recursos, de proyecto. Identificacin de actividades, recursos, presupuesto de costes y duracin de dichos elementos al presupuesto de costes y duracin de dichos elementos al nivel de detalle requerido nivel de detalle requerido 4. Recogida e integracin de resultados. Elaboracin de la 4. Recogida e integracin de resultados. Elaboracin de la EDT (WBS) ampliada o completa del proyecto, incluyendo EDT (WBS) ampliada o completa del proyecto, incluyendo la planificacin de recursos, presupuesto de costes y la planificacin de recursos, presupuesto de costes y duracin de los elementos al nivel inferior de desglose. duracin de los elementos al nivel inferior de desglose. Anlisis de coherencia y consistencia Anlisis de coherencia y consistencia RESULTADOS RESULTADOS Estructura de desglose ampliado del trabajo Estructura de desglose ampliado del trabajo Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los Definicin (descripcin y especificacin) de cada uno de los elementos de dicha estructura elementos de dicha estructura Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al Contenido del trabajo de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose nivel inferior de desglose Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de Recursos previstos, presupuesto de costes y duracin de cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior cada uno de los elementos de la estructura al nivel inferior de desglose de desglose
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formatos 4.2.2/F1: Estructura de desglose ampliado del Formatos 4.2.2/F1: Estructura de desglose ampliado del proyecto (EDT o WBS especfica de cada elemento de nivel proyecto (EDT o WBS especfica de cada elemento de nivel inferior de la estructura de desglose primario del trabajo) inferior de la estructura de desglose primario del trabajo)
Nota: El formato 4.2.1/F1 y los diferentes formatos 4.2.2/F1 documentan Nota: El formato 4.2.1/F1 y los diferentes formatos 4.2.2/F1 documentan la estructura de desglose completa del trabajo la estructura de desglose completa del trabajo
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PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Establecimiento de las relaciones de precedencia entre 2. Establecimiento de las relaciones de precedencia entre los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de los elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose desglose 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) 3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS) 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias 4. Aplicacin de las restricciones y dependencias temporales externas (por ej. suministros ajenos al temporales externas (por ej. suministros ajenos al proyecto o fechas impuestas por el cliente que proyecto o fechas impuestas por el cliente que condicionan las fechas de los elementos) condicionan las fechas de los elementos) 5. Establecimiento del calendario preliminar del proyecto, 5. Establecimiento del calendario preliminar del proyecto, fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT fecha de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT (WBS) y duracin total del proyecto (WBS) y duracin total del proyecto 6. Clculo de la evolucin de los costes del proyecto en el 6. Clculo de la evolucin de los costes del proyecto en el tiempo tiempo
RESULTADOS RESULTADOS Plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes Plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes preliminares del proyecto preliminares del proyecto
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Dependencias entre elementos Dependencias entre elementos Dependencias y restricciones externas Dependencias y restricciones externas Calendario y plan de costes preliminares del proyecto Calendario y plan de costes preliminares del proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Comparacin del calendario y plan de costes 2. Comparacin del calendario y plan de costes preliminares con las necesidades del cliente y los preliminares con las necesidades del cliente y los objetivos del proyecto objetivos del proyecto 3. Identificacin de incumplimientos 3. Identificacin de incumplimientos 4. Identificacin de cambios a introducir para evitar 4. Identificacin de cambios a introducir para evitar incumplimientos incumplimientos 5. Identificacin de actuaciones de mejora posibles 5. Identificacin de actuaciones de mejora posibles (Ingeniera Concurrente, anlisis de valor...) (Ingeniera Concurrente, anlisis de valor...) 6. Negociacin de los cambios y mejoras con el cliente y 6. Negociacin de los cambios y mejoras con el cliente y proveedores externos e internos cuando sea preciso proveedores externos e internos cuando sea preciso 7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin de 7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin de compromiso de todos los afectados con los objetivos compromiso de todos los afectados con los objetivos acordados acordados
RESULTADOS RESULTADOS
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El objetivo de la elaboracin de planes de soporte del proyecto es el de asegurar el cumplimiento de sus objetivos, disminuir los riesgos, aumentar su predictibilidad y facilitar la gestin del proyecto. Los planes de soporte a desarrollar y el nivel de detalle de los mismos, sern definidos por los requisitos contractuales exigidos por el cliente en primer lugar, las normas internas de Indra y las necesidades que comporta la gestin del proyecto en funcin de sus caractersticas y complejidad. Los principales planes de soporte son:
PLAN DE CALIDAD La planificacin de calidad implica establecer los estndares y normas de calidad relevantes para el proyecto (normas y requisitos contractuales y establecidos por la poltica de calidad de Indra) y determinar cmo satisfacerlos en cada uno de los productos y actividades que constituyen el proyecto. Es uno de los procesos de soporte clave de la planificacin y suele desarrollarse en paralelo con otros procesos de planificacin. Se deben identificar todas las actividades de calidad a realizar a lo largo del proyecto, que estarn planificadas de acuerdo al Plan Maestro y siguiendo la EDT (WBS). El Plan de Calidad debe contemplar:
Revisiones del proyecto (oferta, contrato, diseo...) Auditoras a realizar a lo largo del proyecto incluidas las de configuracin fsica y funcional Inspecciones a realizar durante todas las etapas de ejecucin, incluidas las de los proveedores externos y subcontratistas Pruebas a realizar para la verificacin, validacin y certificacin de los diferentes conjuntos (En algunos casos ser necesario realizar un Plan de Pruebas ad-hoc, que constituir un elemento especfico de la EDT o WBS del proyecto) Tratamiento de las no conformidades, desviaciones, derogaciones y acciones correctivas
PLAN DE GESTION DE CONFIGURACION Una configuracin es un conjunto de elementos lgicamente relacionados que deben ser considerados como un todo. La gestin de configuracin del proyecto es la suma de la gestin de todos los equipos, instrucciones, informacin y documentacin que en su conjunto representan el total de los productos del proyecto, especialmente de la gestin de los cambios que se propongan a lo largo del proyecto respecto a su especificacin inicial. La EDT (WBS) es un punto de partida imprescindible para planificar la gestin de configuracin. El plan de gestin de configuracin comprende: La identificacin de los elementos individuales a ser gestionados. En la terminologa internacionalmente aceptada se suelen denominar CIs (Configuration Items)
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Los procesos de supervisin, prueba e informacin del estado de cada CI a lo largo de su propio ciclo de desarrollo especfico El Plan de Documentacin:
La generacin (elaboracin) y gestin (revisin, aprobacin, cambios...) de la documentacin El archivo de la documentacin generada durante el ciclo de vida de cada CI El archivo y distribucin de toda la documentacin generada para el conjunto del proyecto y de sus CIs
La gestin de los incidentes surgidos durante la realizacin del proyecto Los procedimientos de gestin de los cambios propuestos, incluyendo la evaluacin del impacto de dichos cambios y los requisitos para la autorizacin del cambio
PLAN DE RIESGOS Se planifica el proyecto para reducir el riesgo del mismo. El plan consolidado del proyecto debe incluir un plan de riesgos que identifique los mismos, los evale y establezca la forma de contener su impacto. Los efectos que puede producir un riesgo son de tres tipos: tcnico, de calendario y de coste. El efecto tcnico es fracasar en alcanzar la meta o el nivel de desempeo. Ejemplos de riesgos tcnicos o relacionados con el alcance incluyen:
Tamao del proyecto y nmero total de interfases Productos/servicios mal entendidos o que estn sujetos a cambio Integracin de varias tecnologas diferentes Subproyectos que tienen una parte desproporcionada del alcance global
El efecto de calendario es la incertidumbre en la duracin del proyecto y el coste de esa incertidumbre. Ejemplos de riesgos relacionados con el calendario incluyen:
Interfases en el camino crtico Subproyectos con calendarios poco crebles Interfases poco claras
El efecto de coste es la incertidumbre del coste del proyecto a su finalizacin. Ejemplos de riesgos relacionados con costes o recursos incluyen:
Subproyectos que dependen de uno o dos recursos clave Subproyectos con necesidades inciertas de recursos o sin recursos comprometidos Subproyectos que requieren un nmero significativo de personas Riesgos de cambio de divisa en las ventas y adquisiciones Riesgos de transporte y almacenamiento de equipos clave (Puede afectar al coste y calendario del proyecto)
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El proceso para el establecimiento del plan de riesgos de un proyecto comprende las fases que se indican en la figura siguiente:
Identificar riesgos del proyecto Establecer y evaluar sus efectos Establecer el plan de contencin de riesgos
El riesgo debe valorarse, en la medida de lo posible, en trminos econmicos considerando su impacto econmico y la probabilidad de ocurrencia. La contencin de riesgos consiste en tomar las medidas ms adecuadas para minimizarlos: reducir incertidumbres, reducir consecuencias, evitar riesgos y transferirlos a terceros. El aseguramiento es una forma eficaz de transferir a terceros riesgos no controlables (por ejemplo, de cambio de divisa o de transporte y almacenaje). El gestor del proyecto debe asegurarse durante la planificacin del proyecto de la identificacin de estos riesgos y su comunicacin a los responsables respectivos para que sean asegurados. El plan de riesgos se documenta en el formato 4.5.1/F1.
PLAN DE ORGANIZACION Planificar la organizacin implica identificar, asignar y documentar los roles, responsabilidades y relaciones jerrquicas y de colaboracin en el proyecto. El plan de organizacin frecuentemente va ligado con el plan de comunicacin. Los elementos a tener en cuenta para establecer el plan de organizacin son la EDT (WBS), la definicin de sus elementos, y las responsabilidades y necesidades de intercambio de informacin y colaboracin entre los diferentes grupos de trabajo y reas que intervienen en el proyecto. El establecimiento para cada uno de los elementos de la EDT (WBS) a partir de los de nivel inferior de desglose, de quin o quines tienen la responsabilidad del trabajo, quin los supervisar, quin podr ser consultado sobre el trabajo y quin deber ser informado del mismo, facilita el establecimiento del plan de organizacin, que se refleja en la Matriz de asignacin de responsabilidades RSCI (Responsabilidad, Supervisin, Consultas, Informacin) o RACI (Responsibility, Accountability, Consultation, Information). El plan de organizacin se documenta en el formato 4.5.1/F2. PLAN DE COMUNICACION Planificar la comunicacin implica determinar las necesidades (qu se necesita, cundo y cmo) que tienen de recibir informacin y comunicacin peridica y sistemtica del proyecto: El cliente La Direccin Los responsables de Finanzas, Administracin y Control Los miembros del equipo de proyecto Las unidades organizativas de Indra participantes en el proyecto (la matriz de asignacin de responsabilidades sirve de gua para este grupo) Los subcontratistas y proveedores externos relevantes
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Debe definir asimismo cmo se recoge la informacin, se integra y se presenta y quin es el responsable de hacerlo, el medio de distribucin y la periodicidad de la misma. El plan de organizacin del proyecto facilita la elaboracin del plan de comunicacin. Planificar la informacin y la comunicacin en el mbito del equipo de proyecto es especialmente importante en el caso de equipos diseminados geogrficamente (equipos virtuales). La comunicacin no debe ser nunca restringida al soporte escrito. Planificar reuniones peridicas de informacin y comunicacin del equipo de proyecto (la tecnologa actual facilita las mismas incluso para equipos virtuales) y de ste con las unidades organizativas participantes en el proyecto ayuda a anticipar problemas, a mejorar la coordinacin y a evitar crisis. El plan de comunicacin debe ser documentado. En los proyectos de larga duracin conviene revisar peridicamente el plan de comunicacin y evaluar su cumplimiento.
PLAN DE APROVISIONAMIENTOS El plan de aprovisionamientos debe incluir todos los aspectos que faciliten el aprovisionamiento de equipos, materiales y servicios relevantes para el proyecto. Entre ellos: Especificacin del producto Identificacin de proveedores potenciales Solicitud y comparacin de ofertas Fechas de asignacin de rdenes de compra, de entrega, fechas de recepcin Penalizaciones por incumplimiento o retraso Verificacin de los productos comprados Almacenaje y transporte de productos tanto propios como adquiridos El plan de aprovisionamientos debe ser elaborado conjuntamente por el equipo de proyecto y los departamentos de compras y aprovisionamientos de Indra, estableciendo las responsabilidades respectivas para su ejecucin. El riesgo de aprovisionamientos de componentes clave debe ser considerado a efectos del plan de riesgos del proyecto. Sus aspectos ms importantes son: Riesgo de incumplimiento en el aprovisionamiento de componentes clave (de la especificacin, de control de calidad, de retraso) Riesgo de cambio para suministradores de pases no pertenecientes a la zona Euro Riesgo de transporte
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DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Definicin del proyecto Definicin del proyecto Documentacin del proyecto (oferta, contrato...) Documentacin del proyecto (oferta, contrato...) Plan integrado de trabajo, calendario y costes Plan integrado de trabajo, calendario y costes
Planes de soporte Planes de soporte Planes de las unidades organizativas participantes en el Planes de las unidades organizativas participantes en el proyecto proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Preparacin de documentacin y presentacin de los 2. Preparacin de documentacin y presentacin de los planes planes 3. Reunin del equipo de proyecto con los participantes en el 3. Reunin del equipo de proyecto con los participantes en el mismo: mismo: Anlisis conjunto de incoherencias e inconsistencias Anlisis conjunto de incoherencias e inconsistencias de los planes. Correccin de los errores, negociacin de los planes. Correccin de los errores, negociacin de discrepancias de discrepancias Revisin de conclusiones (utilizar la lista de Revisin de conclusiones (utilizar la lista de autocomprobacin LC4) autocomprobacin LC4) Consecucin de acuerdo con los participantes en el Consecucin de acuerdo con los participantes en el proyecto sobre los planes del mismo proyecto sobre los planes del mismo 4. Presentacin y acuerdo con el cliente sobre los planes de 4. Presentacin y acuerdo con el cliente sobre los planes de proyecto, si procede proyecto, si procede 5. Consolidacin de los planes de proyecto, introduccin en 5. Consolidacin de los planes de proyecto, introduccin en los sistemas de informacin corporativos los sistemas de informacin corporativos RESULTADOS RESULTADOS Principales Principales Plan maestro, planes de soporte y planes de subproyectos Plan maestro, planes de soporte y planes de subproyectos necesarios para la realizacin del proyecto consolidados necesarios para la realizacin del proyecto consolidados Compromiso de los responsables para cumplir los objetivos Compromiso de los responsables para cumplir los objetivos asignados asignados Otros resultados Otros resultados Plan de facturacin (para proyectos externos) Plan de facturacin (para proyectos externos) Planificacin de recursos y evolucin de costes en el tiempo Planificacin de recursos y evolucin de costes en el tiempo
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 4.6.1/F1: Estructura de desglose completo del Formato 4.6.1/F1: Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos Formato 4.6.1/F2: Previsin de recursos profesionales Formato 4.6.1/F2: Previsin de recursos profesionales (Desglose) (Desglose) Formato 4.6.1/F3: Recursos y costes presupuestados por Formato 4.6.1/F3: Recursos y costes presupuestados por subestructuras subestructuras Planes de soporte requeridos por el proyecto Planes de soporte requeridos por el proyecto
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Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. Se dispone de informacin suficiente en relacin al proyecto 2. Se ha asignado gestor y equipo de proyecto al proyecto 3. El contenido y alcance del proyecto estn bien definidos 4. Se conocen los objetivos del cliente y usuarios respecto al proyecto 5. Se sabe cmo medir el cliente el xito del proyecto 6. Se conocen las limitaciones que tenemos para lograr el xito del proyecto 7. Se han identificado enfoques potenciales para superar estas limitaciones 8. Se ha establecido acuerdo sobre los objetivos del proyecto 9. Los objetivos del proyecto son ambiciosos pero realistas 10. Se han definido los componentes principales del producto 11. Se han determinado las pruebas, procesos y documentacin necesarios para la garanta y el aseguramiento de la calidad del proyecto y requeridos por el cliente 12. Se han identificado todas las actividades necesarias para la realizacin del proyecto, incluidas las correspondientes al punto anterior, y se ha desarrollado una EDT (WBS) que las recoge 13. Se ha documentado y explicado cada paquete de trabajo a asignar a las unidades organizativas involucradas en la realizacin del proyecto y stas lo han entendido 14. Se ha elaborado un plan de trabajo completo que refleja todas las actividades recogidas en la EDT (WBS), cundo se realizarn, quin las realizar, qu recursos utilizar y cul ser su coste 15. Se ha establecido un plan maestro que recoge el plan de trabajo, el calendario y la evolucin de los costes en el tiempo que corresponde al mismo 16. Se han establecido y comunicado las normas y procedimientos para la gestin de configuracin, calidad y los cambios que se pueden producir en el proyecto 17. Se han identificado y evaluado los riesgos probables del proyecto y se ha elaborado un plan de vigilancia y contencin de los mismos 18. Se han asignado claramente las responsabilidades para el desarrollo del proyecto y stas han sido aceptadas por los afectados, incluidos los subcontratistas y proveedores externos clave 19. Estn definidos y acordados todos los compromisos y responsabilidades del cliente en relacin al proyecto 20. Se sabe quines son los responsables e interlocutores por parte del cliente y de Indra en relacin al proyecto 21. Se han analizado las necesidades de informacin para cada participante o interesado en el proyecto y se han determinado la periodicidad, los medios y canales ms adecuados para satisfacerlas 22. El equipo de proyecto ha establecido los aspectos crticos a controlar para el xito del proyecto 23. Se tiene confianza en que el seguimiento del plan garantiza que el producto/servicio ser entregado a satisfaccin del cliente y cumpliendo los objetivos del proyecto 24. Debera procederse a la ejecucin de este proyecto
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DE 4
Aprobacin del plan consolidado del proyecto, comprendiendo el plan maestro (trabajo, calendario y costes) y los planes de soporte; autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para proceder a la ejecucin del proyecto segn el plan aprobado
La aprobacin del Plan Consolidado del proyecto queda confirmada a efectos corporativos con la captura por los Sistemas de Informacin de Indra de la informacin y datos de los formatos: 4.0.1/F1.- Definicin del proyecto 4.6.1/F1.- Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos 4.6.1/F2.- Previsin de recursos profesionales (Desglose) 4.6.1/F3.- Recursos y costes presupuestados por subestructuras Y la relacin de los planes de soporte (calidad, riesgos, organizacin...) que comporte el proyecto
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OBJETIVOS El propsito de la ejecucin del proyecto es llevarlo a cabo en concordancia con el plan aprobado hasta la entrega del producto final al cliente, a su satisfaccin y cumpliendo todos los objetivos establecidos. El propsito del seguimiento y control del proyecto es asegurar que lo esperado ocurra.
Ejecucin
Durante la ejecucin, el proyecto progresa en base al plan hasta su culminacin y entrega al cliente del producto final del mismo. Durante esta fase, el gestor y su equipo de proyecto deben asegurarse de que: Se gestionan adecuadamente y en continuidad los aspectos tcnicos, el calendario y costes del proyecto:
Se aplican los requisitos tcnicos, de gestin de la configuracin y calidad establecidos Se realizan las actividades planificadas en tiempo y oportunidad Se actualizan los programas de trabajo para adaptarse a las necesidades de la compaa y el proyecto y para introducir mejoras, cumpliendo las condiciones siguientes:
Se pueden realizar ajustes en los programas de trabajo, siempre y cuando los hitos principales o el camino crtico no se retrasen Se negocian con los clientes cambios en los hitos principales o en el camino crtico
Se elabora y distribuye la informacin necesaria para el seguimiento y monitorizacin del progreso del proyecto Se establecen y aplican los sistemas de seguimiento adecuados para la identificacin temprana de desviaciones y riesgos. Se definen y aplican medidas correctivas y para la mejora continua Se mantiene al cliente informado en continuidad del progreso del proyecto. Se negocian con l los cambios de alcance que tengan impacto en el producto final, calendario y costes del proyecto; se documenta el resultado de la negociacin y se actualiza consecuentemente el plan maestro Se elaboran y presentan informes de gestin del proyecto en concordancia con el plan del proyecto y con los requisitos de informacin exigidos por el cliente y las normas de Indra con la periodicidad adecuada Se prepara un plan de cierre del proyecto en el momento adecuado Adicionalmente deben impulsar la identificacin, evaluacin y aplicacin de mejoras que permitan aumentar la satisfaccin del cliente y superar los objetivos establecidos.
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Seguimiento y Control
Concepto de seguimiento Anlisis de la informacin, generada en el proyecto, para la identificacin temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan. Concepto de control El concepto de control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo esperado ocurra. Un termmetro no controla la temperatura de una habitacin, slo la mide. Una vlvula termosttica s la controla: aumenta o disminuye el caudal del aire acondicionado cuando la temperatura se desva de la deseada, para corregir dicha desviacin. Controlar un proyecto no significa nicamente identificar las desviaciones negativas respecto al plan y tomar una actitud pasiva ante ellas. La parte ms importante del control consiste en indagar las causas de las mismas, definir las actuaciones para eliminarlas o contrarrestar sus efectos, y aplicar dichas actuaciones. Los responsables y principales interesados en el control del proyecto son los gestores y equipos de proyecto. Controlar el proyecto eficazmente les conduce al xito. Datos y tareas fundamentales para el seguimiento y control del proyecto Los datos fundamentales para el seguimiento y control del proyecto son la EDT (WBS), el plan de trabajo, el plan de costes y el calendario del proyecto, y en su caso, los planes de configuracin, calidad y riesgos del proyecto. El seguimiento y control del proyecto comprende la elaboracin peridica (normalmente mensual) de informacin relativa al progreso del proyecto, el seguimiento de la misma, la identificacin de desviaciones y el establecimiento y la aplicacin de medidas correctivas. El seguimiento y control del proyecto se hace en paralelo a la ejecucin del mismo. El seguimiento del calendario y costes del proyecto slo se puede realizar a partir del plan de base o plan maestro establecido para el proyecto. Plan maestro y sistemas de informacin Los sistemas de informacin (o el software de gestin de proyectos) facilitan el seguimiento y control del proyecto y deben disponer, desde el inicio de la ejecucin del proyecto, del plan maestro para poder establecer cules son los hitos que se deberan haber cumplido, el avance de las actividades que se deberan haber realizado y el coste que se debera haber registrado en cualquier fecha segn el plan hasta la terminacin del proyecto. Las desviaciones slo pueden ser calculadas a partir de estos datos. El plan maestro slo debe ser modificado en las circunstancias siguientes: Se produce un cambio de alcance del proyecto o un cambio importante en las condiciones que le afectan, que obliga a rehacer el plan del mismo, negociar con el cliente el impacto del cambio (productos, precio, plazo...) y documentar las razones del cambio y el resultado de la negociacin La evidencia demuestra que el plan de proyecto y las estimaciones realizadas han sido tan deficientes que se hace necesario rehacer el plan maestro
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Identificacin de las desviaciones El anlisis de la informacin del proyecto permite identificar las desviaciones respecto al plan. Se deben analizar las reas siguientes: Desviaciones de alcance y cumplimiento de requisitos de calidad
Cambios en los productos y servicios del proyecto en comparacin a las especificaciones Productos y servicios que no cumplen los requisitos de calidad Avance tcnico conseguido hasta la fecha. Debe aplicarse el principio: Una tarea tcnica est o no finalizada. Ninguna tarea est finalizada parcialmente Evolucin de los riesgos del proyecto y de las medidas de contencin de los mismos
Desviaciones en costes
Costes incurridos respecto a los costes presupuestados para el trabajo realmente realizado
Desviaciones de calendario
Trabajo realmente realizado respecto al trabajo planificado Desplazamiento de hitos Variaciones en la fecha de finalizacin estimada en relacin a la planificada
El control del proyecto se cierra con la identificacin y aplicacin de medidas correctivas de las desviaciones, de contencin de riesgos y para la mejora continua. Siendo sta la parte fundamental de esta fase, no puede realizarse de manera efectiva sin haber identificado previamente las desviaciones respecto al plan.
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5.0.1
5.1.1
Supervisin y anlisis Supervisin y anlisis de desviaciones de desviaciones respecto al plan respecto al plan
Identificacin Identificacin de acciones de acciones correctivas y para la correctivas y para la mejora continua mejora continua
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Informes de los responsables de las diferentes partes del Informes de los responsables de las diferentes partes del proyecto proyecto
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de la informacin adicional necesaria; 2. Identificacin de la informacin adicional necesaria; elaboracin de la misma elaboracin de la misma 3. Establecimiento de la situacin del proyecto 3. Establecimiento de la situacin del proyecto 4. Identificacin de cumplimientos y desviaciones tcnicas, 4. Identificacin de cumplimientos y desviaciones tcnicas, de calendario y costes de calendario y costes 5. Rastreo de las causas de las desviaciones, estimacin de 5. Rastreo de las causas de las desviaciones, estimacin de su impacto su impacto 6. Revisin de incidencias y riesgos, y planes de contencin 6. Revisin de incidencias y riesgos, y planes de contencin 7. Documentacin de resultados 7. Documentacin de resultados
RESULTADOS RESULTADOS Informe de situacin del proyecto, cumplimientos y Informe de situacin del proyecto, cumplimientos y desviaciones respecto al plan desviaciones respecto al plan Causas de las desviaciones Causas de las desviaciones Principales incidencias, riesgos y oportunidades Principales incidencias, riesgos y oportunidades
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Los procesos 5.0.1 y 5.1.1 se documentan conjuntamente al Los procesos 5.0.1 y 5.1.1 se documentan conjuntamente al final del proceso 5.1.1 final del proceso 5.1.1
DATOS DE PARTIDA DATOS DE PARTIDA Plan maestro Plan maestro Planes de soporte Planes de soporte Informacin para el seguimiento del proyecto Informacin para el seguimiento del proyecto
Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el proyecto Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el proyecto Anlisis de incidencias y riesgos Anlisis de incidencias y riesgos Verificacin de cumplimiento de hitos y requisitos de Verificacin de cumplimiento de hitos y requisitos de configuracin y calidad configuracin y calidad
PASOS RECOMENDADOS PASOS RECOMENDADOS 1. Anlisis de los datos de partida 1. Anlisis de los datos de partida 2. Identificacin de alternativas para la correccin de 2. Identificacin de alternativas para la correccin de desviaciones, contencin de riesgos y mejoras posibles desviaciones, contencin de riesgos y mejoras posibles 3. Evaluacin y seleccin de alternativas 3. Evaluacin y seleccin de alternativas 4. Negociacin con los afectados por las alternativas 4. Negociacin con los afectados por las alternativas seleccionadas seleccionadas 5. Establecimiento del plan de accin 5. Establecimiento del plan de accin 6. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de 6. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de autocomprobacin LC5) autocomprobacin LC5) 7. Documentacin de resultados 7. Documentacin de resultados
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS Formato 5.1.1/F1: Informe de gestin Formato 5.1.1/F1: Informe de gestin
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Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Peridicamente durante la ejecucin del proyecto deber rellenarse una copia de esta lista individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto, y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para mejorar el seguimiento y control del proyecto o poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. El cumplimiento de los requisitos e hitos acordados con el cliente y la satisfaccin de sus necesidades son prioritarios para el equipo de proyecto 2. Se proporciona al cliente peridicamente la informacin adecuada sobre la evolucin e incidencias del proyecto 3. Los responsables de las diferentes partes del proyecto gestionan y controlan eficazmente los costes y calendarios de las mismas y facilitan, cuando se precisa, estimaciones soportadas y fiables del porcentaje de avance alcanzado y la fecha y coste de finalizacin de las subestructuras bajo su responsabilidad 4. Los costes en que incurre el proyecto se autorizan, registran y contabilizan de acuerdo a las normas de Indra y del propio proyecto 5. Se dispone pronto de informacin actualizada y fiable de los costes incurridos hasta la fecha en cada subestructura del proyecto 6. Est definida, se elabora, captura y procesa la informacin necesaria para el control conjunto de hitos, costes y calendario del proyecto, y para el reconocimiento de ingresos y mrgenes 7. La informacin integrada y de detalle de costes y calendario del proyecto permite identificar las desviaciones que se producen y dnde se producen, y facilita la indagacin de sus causas 8. Los miembros del equipo de proyecto conocen las tcnicas y herramientas de gestin de proyectos para la identificacin y anlisis de desviaciones de coste y calendario del proyecto 9. El equipo de proyecto analiza, como mnimo una vez al mes, la evolucin de los costes y calendario del proyecto respecto al plan; identifica las desviaciones y sus causas y las medidas correctivas aplicables 10. Se aplican con prontitud las medidas para la correccin de las desviaciones de coste y calendario identificadas, negociando las mismas cuando es necesario con los afectados por ellas 11. El reconocimiento de ingresos y mrgenes del proyecto se realiza de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en Indra 12. Cuando es necesario cambiar el plan maestro del proyecto, se siguen las normas y procedimientos de Indra al respecto 13. Los cambios de configuracin se negocian con el cliente cuando tienen un impacto en el producto final y sus prestaciones, los costes o el calendario del proyecto; y se comunican y documentan adecuadamente 14. La calidad de los procesos y productos se supervisa, gestiona y documenta satisfactoriamente 15. Se supervisan mensualmente los riesgos e incidencias del proyecto y el plan de contencin de riesgos y se actualiza el mismo cuando es necesario 16. Se celebran reuniones peridicas, de informacin y coordinacin del proyecto, entre el equipo de proyecto, los directivos funcionales y los responsables de las unidades organizativas de Indra participantes en el proyecto. Se invita a las mismas a subcontratistas y proveedores clave cuando es conveniente 17. Los informes mensuales de gestin del proyecto son precisos en los datos y fiables en las estimaciones que aportan 18. La Direccin est informada de la evolucin del proyecto. Se recaba ayuda y apoyo de la misma cuando es necesario 19. Debe procederse al cierre del proyecto
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El seguimiento y control del proyecto se documenta en el formato 5.1.1/F1.- Informe de Gestin, que debe ser capturado por los Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad establecida para cada proyecto en ejecucin por la poltica y normas de la Compaa y las instrucciones de la Direccin de Mercado correspondiente hasta la conclusin del mismo
DE 5
Anlisis del informe de gestin, recomendaciones de actuacin y autorizacin ejecutiva, en su caso, para proceder al cierre del proyecto y entrega del producto al cliente
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Fase 6. Cierre
Al final del camino est la meta. Crucmosla cuanto antes! Las experiencias vividas son enseanzas y oportunidades de futuro
OBJETIVOS El objetivo de la fase de cierre es concluir el proyecto de una forma ordenada que evite incidencias adversas pos-cierre del contrato y maximice la capitalizacin de los beneficios del proyecto por parte de la compaa y el equipo de proyecto.
CONTENIDO DE LA FASE DE CIERRE La fase de cierre del proyecto comprende las siguientes actividades: Entrega del producto y aceptacin por el cliente Incluye las pruebas, medidas, ensayos e inspeccin a realizar para la misma y la emisin de certificados de conformidad y garanta de calidad establecidos en el contrato, en la especificacin o en el pliego de condiciones y la documentacin de las mismas. Cuando se haya establecido a partir de la entrega del producto un periodo de continuacin de la relacin contractual con el cliente (periodo de garanta, asistencia tcnica...) hasta la recepcin definitiva, incluye las actividades de dicho periodo y las correspondientes a los requisitos establecidos para la recepcin definitiva y la documentacin de la misma Cierre financiero Comprobacin y comunicacin de que: Han finalizado todas las actividades del proyecto Se ha facturado la totalidad del mismo No existen pedidos a proveedores pendientes de entrega o facturacin No existen provisiones pendientes de aplicacin (salvo las correspondientes al periodo de garanta en su caso, para las que se aplicarn las normas de la compaa al efecto) Evaluacin formal del proyecto Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin, comprendiendo: Evaluacin de los resultados
Resultados del proyecto versus objetivos establecidos Coste, calendario y desempeo tcnico del producto versus plan maestro y especificacin
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Cambios de alcance y su impacto en el coste, calendario y margen del proyecto Factores que han afectado a la calidad del trabajo Eficacia de los mtodos y procedimientos Recomendaciones para proyectos futuros y para el propio proyecto (Por ejemplo, realizar una auditora del producto dos aos despus de la entrega) Identificacin, documentacin y comunicacin de lecciones aprendidas y oportunidades creadas Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin Resumen de resultados y evaluacin de los mismos Resultados comparados con la propuesta Satisfaccin del cliente Nuevos productos y desarrollos realizados (Se puede proteger la propiedad intelectual?) Nuevas tecnologas aplicadas Qu fue bien, qu fue mal Cmo se trataron los problemas Lecciones aprendidas, competencias tcnicas y de gestin adquiridas por el equipo de proyecto Oportunidades creadas Productos y servicios adicionales a ofrecer al cliente
Recomendaciones Elaboracin de documentacin para el archivo histrico del proyecto Debe comprender al menos: Propuesta Contrato Documentacin de desarrollo de concepto EDT (WBS) y plan integrado de proyecto Evaluacin del proyecto Lecciones aprendidas y oportunidades creadas Disolucin del equipo de proyecto Comprende las actividades siguientes a realizar por el gestor del proyecto: Evaluacin individual de los miembros del equipo (competencias, nivel de desempeo y potencial de desarrollo profesional) Evaluacin del desempeo del grupo como equipo. Identificacin de lecciones aprendidas Celebracin de la culminacin por el equipo de proyecto Reasignacin del equipo de proyecto (redimensionndolo cuando sea necesario para atender a las necesidades del periodo de garanta o asistencia tcnica contractual)
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Fase 6. CIERRE
Entrega del producto y Entrega del producto y aceptacin por el aceptacin por el cliente cliente
Identificacin, Identificacin, documentacin y documentacin y comunicacin de comunicacin de lecciones aprendidas y lecciones aprendidas y oportunidades creadas oportunidades creadas
Elaboracin de Elaboracin de documentacin para el documentacin para el archivo histrico del archivo histrico del proyecto proyecto
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Lista para la autocomprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad del desarrollo de la fase. Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto y, en base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben realizar para poder dar por concluida la fase.
Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. Se ha llevado a cabo una prueba/revisin final del producto/servicio resultante y sta ha resultado satisfactoria 2. Se han cumplido todos los criterios de aceptacin 3. Los productos/servicios entregados han sido aceptados por el cliente 4. Se ha transferido al cliente la responsabilidad de los productos/servicios entregados 5. Se ha obtenido retroalimentacin por parte del cliente 6. Han finalizado todas las actividades del proyecto 7. Se ha facturado la totalidad del proyecto 8. No existen pedidos de proveedores pendientes de facturacin o entrega 9. No existen provisiones del proyecto pendientes de aplicar (salvo las de garanta del producto en su caso) 10. Se ha realizado un cierre financiero 11. Se han documentado los resultados del proyecto 12. Se ha realizado una evaluacin formal de los resultados del proyecto 13. Se han identificado y documentado las lecciones aprendidas y las oportunidades creadas 14. Se han identificado y documentado las mejoras de procesos aplicables a proyectos futuros 15. Se ha elaborado la documentacin del proyecto para el archivo histrico de proyectos de la compaa 16. Se han liberado o reasignado los recursos utilizados 17. Ha sido evaluado el desempeo individual de los miembros del equipo de proyecto 18. Se ha reasignado el equipo del proyecto 19. Se ha celebrado por parte de los miembros del equipo la culminacin del proyecto
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1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Notas sobre la utilizacin de los Formatos y su relacin con los Sistemas de Informacin especficos de Indra para la Gestin de Proyectos Los Formatos que siguen, y que se citan a lo largo del Mtodo, proporcionan una ayuda para su aplicacin y facilitan la comprensin y documentacin de las diferentes etapas, fases y procesos del proyecto al aplicarlo. Estos Formatos, as como las listas de comprobacin de cada fase, pueden imprimirse para utilizarlos como herramientas de gestin y comunicacin del gestor y el equipo de proyecto a lo largo de la vida del mismo y facilitar la documentacin de su evolucin en la Carpeta de Proyecto. Las normas de Indra especifican los datos a imputar a los sistemas de informacin de la compaa a lo largo de la totalidad del ciclo de vida del proyecto (etapa precontractual y etapa contractual). Estos sistemas (Hermes, GEP...) tienen como finalidad procesar la informacin de los proyectos necesaria para satisfacer las necesidades de gestin de Indra y proporcionar un soporte informtico a los gestores de proyecto. La informacin a imputar a dichos sistemas de informacin coincide, casi con exactitud, en contenido y secuencia con la que se va generando al aplicar el Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos apoyndose en los formatos que siguen. Por ello, stos constituyen una excelente herramienta para la elaboracin y refinado de la misma por parte del equipo de proyecto, sobre todo en proyectos complejos o con un alto grado de incertidumbre. Las reas de fondo gris en estos formatos corresponden a informacin del proyecto que debe imputarse a los sistemas de la compaa segn la clasificacin establecida por sta (por ejemplo soluciones y servicios que comporta el proyecto) o para cuya cumplimentacin pueda ser consultada la base de datos ligada a los sistemas informticos de la compaa para la gestin de proyectos (por ejemplo la base de datos de clientes para establecer si uno de ellos es nuevo o antiguo). Tanto la clasificacin establecida por Indra, como las citadas bases de datos pueden variar en el tiempo, por lo que para cumplimentar estas reas de los formatos, conviene consultar los sistemas informticos para la gestin de proyectos de la compaa.
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2. Octubre de 2000
Formato
(Hoja 1 de 4)
1.0.1/F1
Fecha
Equipos Electrnicos de Defensa Avini Sistemas ca EFA Otra avinica Direcciones de Tiro Misilstica Cooperacin Industrial Otros (indicar) _________________________________________________________________________________________ Otros (indicar) _____________________________________________________ (mercados o actividades de Indra no indicados anteriormente) DENOMINACION PROPUESTA PARA EL PROYECTO Proyectos para Clientes Externos CLIENTE PAIS Proyectos para la propia Indra CLIENTE (S) INTERNO(S) PARA EL PROYECTO
SECTOR O SUBSECTOR ECONOMICO EN QUE OPERA EL CLIENTE GRUPO AL QUE PERTENECE EL CLIENTE: Nacional Cliente Internacional Nuevo Nacionalidad Antiguo
1.
o o o o
Indicar
______________
2.
En qu consiste el proyecto
2.a. Qu es el proyecto
Breve descripcin de la naturaleza del proyecto. P. ej.: Desarrollo e instalacin modelo ERP produccin, diseo e instalacin call center, sistema de control de trfico autopista, portal Internet B2B...
2.b. Necesidad del cliente que debe ser satisfecha y ventajas para l de la realizacin del proyecto
Ejemplos: mejora de la productividad administrativa, de la fuerza de ventas, disminucin de costes de fabricacin, mejora del servicio y apoyo a sus clientes, exigencia legal...
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
(Hoja 2 de 4)
1.0.1/F1
SOLUCIONES OFRECIDAS
Internet
No Internet
Soluciones ERP
Otros sistemas y productos - Proyectos electorales - Sistemas de Radar - Sistemas de Mando y Control - Sistemas de Guerra Electrnica - Sistemas de Control y
Comunicaciones Va Satlite
Indicar ______________________________
Soluciones Outsourcing Soluciones Finanzas y Seguros - Sistemas Centrales (Host) - Canales de distribucin - Inversiones y Banca Privada - Tesorera y Mercados de Capitales
- ATM - Ticketing y Control de Accesos - Trfico - Sistemas de Comunicaciones - Sistemas de Simulacin - Sistemas Autom. Mantenimiento - Avinica EFA - Otra Avinica - Misilstica
- Sistemas Corporativos - Sistemas de Pagos - Otros __________________________ Otras Soluciones de Negocio _________ _________________________________
Servicios de outsourcing
1. Outsourcing global T.I. 2. Outsourcing de procesos de negocio 3. Gestin de aplicaciones (AM) 4. Gestin de Mantenimiento de Sistemas Electrnicos 5. Asistencia tcnica para mantenimiento de aplicaciones 6. Asistencia tcnica para explotacin Sistemas 7. Webhosting 8. ASP 9. Explotacin redes y Microinformtica
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Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta 4. Clasificacin preliminar del proyecto
Indicar con una X en la matriz el cuadrante en el que se situara el proyecto Totalmente nuevos (uno al menos) Aunque nuevos, ambos son familiares en Indra Indra dispone de amplia experiencia en ambos Indra dispone Derivacin de lo de experiencia que Indra viene contrastada en realizando y ambos utilizando
Formato
(Hoja 3 de 4)
1.0.1/F1
Tipo de proyecto
(Segn el resultado obtenido en la matriz)
Comentarios
Si el proyecto que se propone ha sido clasificado como plataforma, indicar el conocimiento existente en Indra que le es o podra ser aplicable
5.
Menos de 25 MPtas (150.000 Euros) Entre 25 y 250 MPtas (150.000 y 1.500.000 Euros) Entre 250 y 1.000 MPtas (1.500.000 y 6.000.000 Euros) Ms de 1.000 MPtas (6.000.000 Euros)
Indicar una estimacin ms ajustada si es posible en este momento Coste del proyecto MPtas Duracin Meses
6.
Unidades organizativas de Indra que deberan participar en la elaboracin de la oferta y fases siguientes
Programas de Calidad Programas de Tecnologa Centros de Competencia Centros de Produccin Outsourcing Internacional Administracin / Fiscal Finanzas Control Asesora Jurdica Compras Recursos Humanos y laboral Comercio Exterior Otros (indicar)
7.
8.
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Propuesta de iniciacin del proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta 9. Informacin comercial del proyecto
Formato
(Hoja 4 de 4)
1.0.1/F1
Indquese, al nivel de detalle que se conozca en este momento, la informacin de naturaleza comercial que afectar a la oferta y a la estrategia de venta de Indra
Fecha para la presentacin de oferta Lo antes posible Fecha / / . Deseable Exigida por el cliente
COMPETIDORES VERSUS INDRA Competidor 1 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: Competidor 2 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: Competidor 3 Fortalezas: Debilidades: Estrategia Comercial: INDRA Relaciones con el cliente: Proyectos similares significativos realizados para el cliente: Fortalezas: Debilidades:
Qu se perder si no se realiza el proyecto Probabilidad de continuacin tras la finalizacin: Alta o Media o Baja o Nula o
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Formato
DE1/F1
Fecha
Equipos Electrnicos de Defensa Avinica EFA Otra avinica Direcciones de Tiro Misilstica Cooperacin Industrial Otros (indicar) __________________________________________________________________________________ Otros (indicar) _____________________________________________________ (mercados o actividades de Indra no indicados anteriormente) DENOMINACION PROPUESTA PARA EL PROYECTO
con fecha
Ha sido aprobada y puede procederse a la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas, en la forma indicada abajo Ha sido pospuesta. (Ver las acciones adicionales requeridas en el apartado de comentarios) No ha sido aprobada y no deben realizarse trabajos adicionales
Cdigo de la oferta
Denominacin del proyecto Interlocutor responsable ante el cliente Gestor del proyecto
Centro de coste
Telfono Telfono
Telfono e-mail
e-mail e-mail
Unidad organizativa
Equipo de proyecto
Nombre
Colaboracin en el proyecto
Nombre Telfono e-mail Unidad organizativa
(Indquese si no es aplicable)
Limitaciones de la aprobacin
Comentarios, Recomendaciones
Formato
2.0.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Misin y contenido del proyecto (Hoja 1 de 2) 1. Necesidades y expectativas del cliente (slo para clientes externos)
Necesidades del negocio del cliente que el proyecto debe satisfacer y expectativas del cliente expresadas en trminos de los beneficios que la realizacin del proyecto debe proporcionar.
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Formato
2.0.1/F1
Oferta
Proyecto
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
8. Limitaciones
Factores que limitan las opciones del equipo de proyecto o que implican un cierto nivel de riesgo (Ej: atributos del producto/proyecto poco claros o insuficientemente definidos, limitaciones presupuestarias, de tiempo para presentacin de ofertas y terminacin del proyecto, de recursos, tecnolgicas, de conocimiento...).
9. Supuestos
Factores que, a efectos de la planificacin del proyecto, se consideran ciertos o reales (Ej: el cliente facilitar una determinada informacin o recursos a partir de una fecha concreta, existir la posibilidad de subcontratar mano de obra cualificada en la localizacin del cliente...). Los supuestos implican generalmente cierto nivel de riesgo; si no pueden ser clarificados sern un dato de partida para el plan de riesgos.
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Pgina
de
Formato
2.2.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Calendario
Fecha de inicio Fecha de terminacin Tipo unidad
Estimacin de costes
Unidades en subestruc Coste unitario
(Divisa)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Fechas de:
Inicio Terminacin
Semanas
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
2.2.1/F2
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Categora profesional
Fecha inicio
Fecha terminacin
N hora s
Coste
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
2.2.1/F3
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Total Recursos Profesionales Subcontratacin Concepto Categora Tasa Coste/hora Horas Total Coste
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Formato
2.3.1/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Sistemas de Informacin
ARQUITECTURAS Y COMUNICACIONES PRODUCTOS DE APLICACIN / SOLUCIONES HERRAMIENTAS, LENGUAJES Y MEDIOS DE DESARROLLO, PRODUCCION Y SOPORTE SISTEMAS OPERATIVOS METODOS TECNICAS Y NORMATIVAS DE PRODUCCION Y PRUEBAS SISTEMAS DE GESTION BASES DE DATOS
Otros
(Indicar los no incluidos en el Catlogo de Conocimientos)
Baja
Media
Alta
Costes
Probabilidad de desviaciones significativas respecto del coste presupuestado y el perfil de costes planificado
Requisitos tcnicos
Probabilidad de no poder satisfacer los requisitos tcnicos y nivel de desempeo ofrecido
Personas
Probabilidad de no disponer de las personas necesarias con las competencias adecuadas en las fechas planificadas
Oferta, Contrato
Probabilidad de diferencias en la interpretacin de la oferta/contrato que pudieran originar problemas con el cliente
Este apartado tiene por objeto estimar los riesgos que comporta la oferta y que deben ser considerados en su elaboracin y negociacin con el Cliente
3. Comentarios
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
DE2/F1
Oferta
Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE LA OFERTA
Proyecto para Indra
Aprobacin de la oferta
La oferta presentada por con fecha
Ha sido aprobada, y puede procederse a su entrega y negociacin con el cliente, en la forma indicada a continuacin
Telfono
Unidad organizativa
(Indquese si no es aplicable)
Limitaciones de la negociacin
Comentarios, Recomendaciones
Formato
SOP/F1
Ofertas presentadas
Informe de estado/Cambio de estado Proyecto
Cliente
(Denominacin)
CODIGO DE OFERTA
Proyecto para Indra
Adjudicatario ____________________
Cuando la oferta ha sido aceptada con modificaciones respecto a la misma, rellenar los apartados siguientes
Modificaciones de alcance (Contenido de proyecto)
Modificaciones de condiciones econmicas Oferta original Precio Coste de Venta Recursos profesionales Subcontratacin Materiales Otros gastos TOTAL Precio, coste y margen Total Precio de Venta Total Coste directo Margen Modificacin Precio Coste de Venta Total aceptado por cliente Precio Coste K de Venta
Fecha
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
DE3/F1
(Denominacin)
S No indicadas en el informe de cambio de estado de fecha __ / __ / __
Requiere contrato
Objetivos econmicos Coste presupuestado(Ptas) (1) Precio de venta (Ptas) (2) Margen (%) ([2) - (1) / (2)] x 100 Excluido IVA Excluido IVA
Otros 1. 2. 3.
Autorizado por
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
4.0.1/F1
Gestor del proyecto (Indra). Nombre Responsable del proyecto (por el cliente). Nombre Equipo de proyecto
Nombre Unidad organizativa
Cargo
Colaboracin en el proyecto
Nombre Unidad organizativa
(Indquese si no es aplicable)
Fecha de terminacin
Duracin (meses)
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
4.0.1/F1
Hitos contractuales y/o acordados con el cliente, ordenados cronolgicamente en la medida de lo posible.
Obligaciones asumidas por Indra (avales, replanteos, revisiones de diseo, pruebas, entregas, certificaciones, facturacin...) y por el cliente (entrega de informacin, decisiones, recursos a aportar, pagos, liquidaciones, avales...)
Hito H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 H10
Fecha de cumplimiento
Criterio de cumplimiento
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Formato
4.0.1/F1
Facturacin total *Si se factura en divisa de un pas no perteneciente al Euro: Divisa Pas divisas/Euro
Limitaciones para el xito del proyecto (de tiempo, econmicas, tecnolgicas, de conocimiento y experiencia, de recursos humanos y materiales, otras...)
Comentarios
Mtodo Indra para la Gestin de Proyectos. 3. Formatos Versin 1.2 Octubre de 2000
Pgina
de
Formato
4.1.1/F1
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Duracin (semanas)
TOTAL
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4.2.1/F1
Responsabilidad de la realizacin
Departamento/ unidad organizativa/ suministrador o subcontratista responsable Fecha de inicio intencional Fecha de terminacin intencional
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4.2.2/F1
Unidades en subestruc
Coste unitario
(Divisa)
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Duracin (semanas)
TOTAL
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4.5.1/F1
Plan de riesgos
Efecto en caso de ocurrir (1) Impacto econmico total en el proyecto
(Ptas)
Riesgo identificado
Tcnico
Calendario
Coste
TOTAL Nota: (2) Probabilidad de ocurrencia: Baja = 0,1 Media = 0,2 Alta = 0,4 El riesgo de Divisa (en ventas, compras y subcontrataciones) y el riesgo de transporte y almacenamiento en la compra o para la entrega de equipos clave deben ser asegurados en todos los casos. Se valorar el riesgo en estos casos por el coste de aseguramiento de los mismos.
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4.5.1/F2
Indicar en la casilla de cruce entre la actividad y la persona si sta es: R: Responsabilidad (persona o unidad organizativa que debe realizar el trabajo) S: Supervisin (persona que recibir o aprobar el resultado del trabajo, deber autorizar los cambios en los procedimientos y en la especificacin) C: Consulta (persona que puede ser llamada para dar consejo sobre el trabajo) I: Informacin (persona que debe ser informada del estado del trabajo)
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4.6.1/F1
Estructura de desglose completo del proyecto, coste y calendario de ejecucin de sus elementos EDT del proyecto
Nmero estructura Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc Denominacin del elemento Responsabilidad de la realizacin
Calendario de ejecucin Fecha de inicio Fecha de terminacin Tipo unidad Unidades en subestruc
Tipo de cambio
Coste Total
(Ptas)
Semanas
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de
4.6.1/F2
Categora profesional
Fecha inicio
Fecha terminacin
N horas
Coste
Total
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4.6.1/F3
Coste total
(Ptas)
Total
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5.1.1/F1
Formato
Informe de Gestin
(Hoja 1 de 3)
Hitos contractuales
Hito Descripcin del hito Semana contractual de cumplimiento Situacin Ultima previsin del cumplimiento Desviacin (semanas)
Situacin: C = Cumplido
P = Pendiente
CPTP
(BCWS) Actual
% (1) %
Anterior
(1)
CPTR
(BCWP)
CRTR
(ACWP)
Real
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(Hoja 2 de 3)
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5.1.1/F1
Calendario y costes. Anlisis de detalle Coste total presupuestado del proyecto Cambios negociados en el contrato Coste total presupuestado actual
EDT
Nmero estruc/ subestruc Nmero subestruc Nmero subestruc
% de avance a la fecha
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1. Introduccin
2. Mtodo
3. Formatos
4. Glosario
Glosario
Actual Cost of the Work Performed (ACWP): ver Coste Real del Trabajo Realizado (CRTR). Budgeted Cost of the Work Performed (BCWP): ver Coste Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR). Budgeted Cost of the Work Scheduled (BCWS): ver Coste Presupuestado del Trabajo Planificado (CPTP). Calidad: cumplimiento o superacin consistente de los requerimientos del cliente en relacin al coste, calendario y nivel de desempeo determinados por l. Camino crtico: secuencia de actividades interdependientes de un proyecto que supone ms tiempo que cualquier otra secuencia en el proyecto y determina el tiempo mnimo para completarlo. Cualquier retraso en esta secuencia de actividades retrasar el proyecto completo. Ciclo de vida del proyecto: conjunto de fases y procesos sucesivos, de principio a fin, necesarios para llevar a cabo el proyecto. Cliente: cualquiera que define necesidades, deseos y expectativas a satisfacer por el proyecto, justifica o paga el proyecto, o evala y utiliza sus resultados. Coste planificado o coste presupuestado: coste determinado al establecer el plan de base o plan maestro. Coste Presupuestado del Trabajo Planificado o CPTP (BCWS): coste en que se debera haber incurrido en el proyecto en un momento determinado si no se hubiera producido desviacin alguna respecto del plan. Coste Presupuestado del Trabajo Realizado o CPTR (BCWP): coste que debera haber supuesto el trabajo realmente realizado hasta el momento si no se hubieran producido desviaciones en coste respecto de los presupuestos del plan. Coste Real del Trabajo Realizado o CRTR (ACWP): coste en que realmente se ha incurrido en el trabajo realizado hasta el momento. Cost Performance Index o CPI: ver Indice de cumplimiento de costes presupuestados (ICCo). Declaracin de la misin: justificacin, propsitos y beneficios del proyecto. Desviacin de calendario: desviacin porcentual del coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) respecto del coste presupuestado del trabajo planificado o CPTP (BCWS), negativa cuando el CPTP (BCWS) es mayor que el CPTR (BCWP). Desviacin de costes: desviacin porcentual del coste real del trabajo realizado o CRTR (ACWP) respecto del coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP), negativa cuando el CRTR (ACWP) es mayor que el CPTR (BCWP). Duracin: cantidad total de tiempo de calendario requerido para realizar una actividad. Equipo: grupo, dos o ms personas que trabajan juntos, con una meta comn, interdependencia reconocida, aceptacin de un cdigo comn de conducta y una recompensa compartida. Estimacin de costes: proceso de reunir y predecir los costes de un proyecto o actividad. Estructura de desglose del trabajo o EDT (WBS): descomposicin sucesiva en rbol de todos los elementos, productos y actividades necesarios para culminar un proyecto, realizando y entregando al cliente los productos finales. Gestor de proyectos: persona con responsabilidad sobre el proyecto y sus resultados y autoridad suficiente para desarrollarlo. Hitos: logros intermedios significativos del proyecto de duracin cero. Indice de cumplimiento de costes presupuestados o ICCo (CPI): Cociente entre el coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) y el coste real del trabajo realizado o CRTR (ACWP). Indice de cumplimiento del calendario planificado o ICCa (SPI): Cociente entre el coste presupuestado del trabajo realizado o CPTR (BCWP) y el coste presupuestado del trabajo planificado o CPTP (BCWS).
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Informacin de seguimiento del proyecto: conjunto de documentos programados para ser realizados regularmente de las actividades, paquetes de trabajo, o el proyecto entero para el equipo del proyecto y para los responsables del mismo. Los informes de seguimiento deben ser utilizados para promover acciones conducentes a corregir las desviaciones y conseguir que se alcancen los objetivos. Ingeniera Concurrente: aproximacin sistemtica al diseo integrado y simultneo de productos y sus procesos relacionados, incluyendo fabricacin, prueba y soporte. Matriz de asignacin de responsabilidades (RSCI): representacin grfica indicando las responsabilidades de los participantes en el proyecto sobre cada elemento o actividad del mismo (estructura y subestructura de la EDT o WBS). Miembros del equipo del proyecto: individuos, tanto a tiempo parcial como a tiempo completo, responsables de algn aspecto de las actividades del proyecto, dependientes del gestor del proyecto. Objetivos: resultados predeterminados, fines hacia los que est dirigido el esfuerzo y la suma de los cuales cumple la meta o misin del proyecto. Plan de base o plan maestro: elemento fundamental para la ejecucin y el control del proyecto. Incluye plan de trabajo, calendario de actividades y plan de costes integrados del proyecto. Plan de costes: curva de evolucin prevista de los costes a lo largo del proyecto de acuerdo al plan de trabajo del mismo. Plan de trabajo: documento que incluye todas las actividades necesarias para realizar el proyecto, su definicin y los resultados de las mismas, los recursos a asignar a cada una de ellas, duracin y secuencia. Presupuesto: coste estimado en relacin a la asignacin de recursos. Proceso: serie de actividades de trabajo interrelacionadas para, a partir de unos determinados inputs, proporcionar una serie de outputs especficos. Producto/servicio: resultado de una o ms tareas que debe ser entregado para satisfacer los requisitos contractuales. Programa: entorno de mercado y recursos que abarca diferentes proyectos y operaciones. Proyecto: proceso nico, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de comienzo y finalizacin, que se emprende para alcanzar un objetivo conforme a requisitos especficos e implica limitaciones de tiempo, coste y recursos. Recurso: cualquier factor requerido o consumido para realizar una actividad. Red de actividades: representacin grfica del trabajo a realizar que muestre el flujo lgico de sucesos. Schedule Performance Index o SPI: ver Indice de cumplimiento del calendario planificado (ICCa). Stakeholder: persona o parte con inters personal en el resultado del proyecto. Subestructura, actividad o paquete de trabajo: elemento simple de la EDT (WBS) del proyecto que puede ser asignado a un centro de trabajo o unidad organizativa para su realizacin. Para cada subestructura se debe poder identificar su contenido, criterios que permitan establecer que ha sido completada, duracin, recursos requeridos y coste de la misma. Supuesto o asuncin: declaracin tomada por garantizada o cierta. Work Breakdown Structure o WBS: ver Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
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