I.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren
en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos
procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que
implica el constituir una empresa determinada.

El desafío que el entorno plantea al ejecutivo de hoy, lo ha obligado a depender cada vez
mas de la información como base objetiva para ejercer una función vital: la toma de
decisiones.

Lo anterior no debería merecer ningún comentario, por cuanto siempre en toda empresa
ha existido y existe información. Sin embargo lo que generalmente ocurre es que la
información circula desde, hacia y dentro de la empresa no es adecuado a las necesidades
informativas y es producida por una serie de centros de información esparcidos a través de
la organización, sin coordinación entre ellos; originando, en muchas oportunidades
duplicaciones de esfuerzos injustificados.
II. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD Y SUS PRINCIPALES APORTES

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado

a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para
guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que
en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del
intercambio comercial.

La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros
de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan
del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy
avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los
ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas
contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca
Pacioli titulada: " La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá" en
donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra
de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus
libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. Fray
Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre
uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma
detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual
se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.

La Revolución Industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para

poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la
fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo
XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la
contabilidad adquirió aun mayor importancia.

La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a

partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los
ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los
equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a
menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha
decaído en desuso.
La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables :

• Tecnología
• Complejidad y globalización de los negocios
• Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se
generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda
variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad
establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera.
La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros
gerentes dominen el lenguaje de los negocios.
 III. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control

sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe
una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en
común.

A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas

por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable:

"La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en

términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados"
(Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)

"La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de
tomar las decisiones"
(Horngren & Harrison. 1991)

"La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar
los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas,
los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo"
(Catacora, Fernando,1998)

"La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando
sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros
técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado"
(Redondo, A., 2001)

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que
los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios
mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la
compañía y la capacidad financiera de la empresa.
 IV. SISTEMA CONTABLE
Un sistema de información contable es aquel que recoge a diario la información de una
empresa para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil
valiéndose de reportes, libros, etc. Y que estos, al ser presentados a la gerencia, permitan
a la misma tomar decisiones financieras.

Es un conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representación

adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma. Para un
correcto funcionamiento de un Sistema Contable es necesario que su estructura cumpla
con los objetivos trazados.

El sistema de información contable debe ser apropiado para proveer la información que la
empresa necesita. De esta forma la información emitida al exterior influye en las decisiones
internas si se tiene en cuenta que para satisfacer las diversas necesidades de información
se requieren sistemas especializados de contabilidad que garanticen la calidad requerida
en la integración de los diferentes sistemas contables.

 Control de inventarios

 Control de cobros y pagos

 Control de activos fijos tangibles

 Facturas, a fin de garantizar la información requerida

 Caja y banco

 Costos y gastos

IV.1 Principios Contables

Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es
necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones
previamente conocidas y de aceptación general.

Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que
descansan las normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos
del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los
segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios.
A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que
son determinados por las características del medio ambiente en el cual se
desenvuelve la contabilidad.

1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación
constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos
contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se
hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben
prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en
una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental
al que está subordinado el resto.

2.- Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades económicas

específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.

3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la

continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, los cifras
presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos
en que exista evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse
constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.

4.- Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y

obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir

todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

6.- Período de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a

períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de
operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.

7.- Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición

financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período
aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera
los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos
que generan.
8.- Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean
realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el
punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan
ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe
establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto
de devengado.

9.- Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos

(producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se
justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones
de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este
principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser

contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

11.- Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad,

requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos,
gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas
actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un
criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una
decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la
más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los
estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles.
En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para
permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.

12.- Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los

principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico.
Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y
normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto
que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto.
Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es
significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en
cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como
el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las
operaciones del ejercicio contable.

13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser

uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para
cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el

contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un
tratamiento diferente.
 V. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información

bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo - beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que

utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso
contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

 Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro

sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una
empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en
términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
futuro.

Tipos d libros - obligatorios y voluntarios

Libros obligatorios

• Libro Diario - se registran las transacciones económicas.

• Libro de inventarios y cuentas anuales.

Libros voluntarios

Las Economía pueden utilizar otros libros, registros y medios materiales con el
fin d llevar más fácilmente los libros obligatorios. Destaca el libro Mayor.

Libro Diario: Es un libro d contabilidad en el q se registran cada día a día todas

las operaciones relativas a la actividad d la empresa y por riguroso orden
cronológico.

Libro Mayor: Es un libro en el q se anota cada cuenta q va apareciendo en los

registros contables d la Empresa, así como los movimientos q ésta tiene, es
decir, sus cargos o abonos según el caso.
 Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben
agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

 Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes

toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de
las transacciones de venta de una empresa grande sería demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los
gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas
resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen
los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras
de la empresa, pero lo primordial para desarrollar un sistema contable es el control
interno.
 VI. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito principal de la contabilidad es preparar información contable de calidad, para

ello, un sistema de información contable debe contar con ciertas características que le den
valor:

 Completo: Deberá permitir recoger todas y cada una de las operaciones con
contenido económico que deben figurar en contabilidad.

 Descentralizado: Permitir la captura de los documentos en el lugar más cercano a

donde se producen, evitando en lo posible los procesos manuales. Además la toma
de datos solo se tenga que realizar una vez, produciéndose las actualizaciones
correspondientes en cada proceso sin necesidad de realizar un nuevo registro de la
información de entrada.

 Actualizado en tiempo real: La tendencia debe ser que la información sea

procesada siempre en tiempo real, lo que hará posible que los resultados se
encuentren constantemente actualizados y por lo tanto no retrasados en el tiempo.

 Flexible: Comprende que el sistema permita la variación de las estructuras

contables sin necesidad de rediseñar el sistema, asimismo que el usuario pueda
extraer información según sus necesidades y sin intervención de los departamentos
de proceso de datos.

 Seguro: Debe considerar la existencia de procedimientos que minimicen la

posibilidad de accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla o solo
a consultarla, asimismo procedimientos que permitan la continuidad del trabajo ante
eventuales incidentes de equipos y programas.

 Confiable: Realizar las actualizaciones de la base de datos de forma adecuada,

permitiendo que la información contenida sea no solo correcta, sino integra y
coherente.
 VII. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable debe servir fundamentalmente para: conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN FUNCIÓN DE LOS USUARIOS DE LA
INFORMACIÓN.

 La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.

 La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes,

banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos
contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande
o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el
campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de
nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una
declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información
contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca,
obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes
compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias
gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los
centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus
recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa
social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la
sociedad.

 Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la

información contable.

 Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y

que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta
que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones
precisas y exactas.
 VIII. AUTOMATIZACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Llevan a cabo cambios en 4 aspectos:

1.- Trabajo más inteligente.

2.- Cambio global en el concepto de industria.
3.- Ideas e información toman más importancia que el dinero.
4.- Las personas que trabajan con la información dominan la fuerza de trabajo.

9.1 ¿Qué es el análisis y diseño de estos sistemas?

El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una

empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.

El desarrollo de sistemas está formado por dos componentes: El Análisis de sistemas y el

Diseño de sistemas.

Diseño. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente.

Pero es necesario comprender el viejo.

Análisis. Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de

problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. Cuál es el flujo
de información en todo el sistema.

El diseñador. Especifica las características del producto terminado. Que trabajos por
personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.

Los analistas. Deciden qué salida utilizar y como generarla. Que es lo que se debe hacer.

9.2 ¿El por qué de la Automatización?

Para que un Sistema de Información Gerencial sea verdaderamente útil, debe automatizar
completamente la administración de datos de una empresa, además de los procesos
contables.

Debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar las órdenes de procesos de
inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Debe
ser capaz, además, de automatizar las planillas, registros y depreciación de activos fijos,
llevar control presupuestario, y emitir Balance de Comprobación, Estados de Resultados y
el Balance General.

Como la mayoría de los datos de las empresas se generan por medio de órdenes de
compra, emisión de facturas, cheques y en general documentación llamada contable, de
esta se pueden obtener gran cantidad de información y obtener reportes de resultados de
las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sector o clientes. Incontable
información proveniente de los datos contables pueden servir para las decisiones de
mercadeo y ventas de la empresa.

Los diferentes módulos de un Sistema de Contabilidad eficiente permiten obtener

numerosos reportes, dando a los Gerentes la información necesaria para la toma de
decisiones. Algunas características que se considera en todos los Programas de
Contabilidad eficientes son:

• Facturación: Debe permitir la automatización del proceso de ventas, emitiendo las

facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse
automáticamente.

• Control de Inventarios: A partir de la emisión de la Factura, los Inventarios deben

poder actualizarse automáticamente. Esto es descargarse del Inventario la
mercadería vendida, manteniendo de este modo un registro exacto de las
existencias, con el valor unitario y global, tanto por productos, por grupos de
productos y por bodegas.
• Cuentas por Cobrar: A partir de la emisión de Facturas, en caso de ser de
créditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de
Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados
de Antigüedad de Saldos por cliente y totales.

• Cuentas por Pagar: Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es

función de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal
manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de
descuentos por pronto pago. Debe permitir la preparación y anticipación de Flujos
de Efectivo.

• Planillas: Un módulo de Planillas debe calcular automáticamente las deducciones

de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Préstamos, etc. Debe
además llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado
civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislación.

• Activos Fijos: Este módulo debe hacer los cálculos periódicos de depreciación de
todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y
Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el
sistema debe estar preparado para automatizar los cálculos de depreciación
utilizando alguno de los métodos aceptados contablemente. Los Reportes de
Activos Fijos, con indicación de los diferentes datos requeridos, deben ser
obtenidos de este módulo.

• Mayor General: Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe

automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales,
hasta la producción instantánea de los Estados Financieros: Balance General,
Balance de Comprobación y Estados de Resultados.
 IX. CONCLUSIÓN

Es muy importante la tecnología en la contabilidad ya que debido a esta hoy en día las
cosas se hacen en poco tiempo y con menor inversión; hoy en día con la tecnología
avanzada no se necesita mucho recurso humano para poder realizar estas actividades que
eran manuales pues por citar un ejemplo lo que antes tomaba por decir dos horas hoy en
día lo hacemos en media hora o incluso hasta en 15 minutos y con una mayor precisión.

En este tema aprendimos además sobres los tipos de sistemas que se utilizan en la
contabilidad, así como la evolución que ha tenido con el transcurrir del tiempo, desde los
sistemas tan simples que se utilizaban antiguamente en donde solo una persona se
encargaba de la contabilidad de un negocio, vemos ahora en nuestros días también como
solo una persona se puede encargar de la contabilidad de una empresa pero utilizando la
tecnología de información.