Informe Contraloria 2009

Misin: Vigilar la gestin sobre el manejo de los recursos pblicos, generando una cultura de control fiscal Inspirada en principios
ticos y morales
INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular
UNIVERSIDAD DEL PACFICO - UNPA VIGENCIA 2009
CGR-CDSS- N023 Julio de 2010
Nuestra Visin: Tener una administracin pblica fundamentada en la eficiencia y moralidad. Carrera 10 N 17-18 Piso 23 PBX 3537700- Bogot, D.C. Colombia www.contraloriagen.gov.co
1
Misin: Vigilar la gestin sobre el manejo de los recursos pblicos, generando una cultura de control fiscal Inspirada en principios ticos y morales
INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTALCON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR UNIVERSIDAD DEL PACFICO - UNPA VIGENCIA 2009
Contralor General de la Repblica
Julio Cesar Turbay Quintero
Vicecontralor
Roberto Pablo Hoyos Botero
Contralor Delegado para el Sector
Gladys Estella Ceballos Lpez
Director de Vigilancia Fiscal
Jos Andrs Omeara Riveira
Gerente Departamental
Rosalba Velsquez Cardona
Responsable Subsector
Olga Bitar Casij
Supervisor
Sonia Gaviria Santacruz
Coordinadora
Sandra Patricia Lpez Sarria
Equipo de Auditora: Ernesto Mosquera Martnez (Lder) Byron Delgado Chamorro Luz Iveth Muoz Burbano Yeimy Andrs Arteaga Guerrn
2
TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME Pgina 1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.2 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.1.1 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.2 2.3 2.4 3. DICTAMEN INTEGRAL GESTIN Y RESULTADOS Gestin Misional Negocio misional Evaluacin del Sistema de Control Interno Cumplimiento de plan de mejoramiento Gestin en los Recursos Pblicos Gestin contractual Gestin presupuestal o financiera CONCEPTO SOBRE LA GESTIN Y RESULTADOS OPININ SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES FENECIMIENTO DE CUENTA RELACIN DE HALLAZGOS PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADOS DE LA AUDITORA EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS Gestin Misional Negocio misional Evaluacin del Sistema de Control Interno Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Gestin en los recursos pblicos Gestin contractual Gestin presupuestal o financiera EVALUACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES GESTIN AMBIENTAL EVALUACIN AMBIENTE DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN ANEXOS Anexo 1. Estados Financieros Anexo 2. Matriz de codificacin de hallazgos Anexo 3. Metas Plan Accin Indicativo 4 6 6 6 7 7 7 7 8 9 9 10 11 11 12 12 12 16 20 20 20 20 31 33 45 46 49
3
Doctora MARIA CARMELA QUIONEZ GONGORA Rectora Universidad del Pacfico Buenaventura D.E
La Contralora General de la Repblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Universidad del Pacfico, a travs de la evaluacin de los principios de la gestin fiscal: economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de los costos ambientales con que administr los recursos puestos a su disposicin y los resultados de su gestin en las reas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2009 y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental por el ao terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del ao anterior, los cuales fueron auditados por la Contralora General de la Repblica. La auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. As mismo, evalu el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la entidad y analizada por la Contralora General de la Repblica. Igualmente, es responsable por la preparacin y correcta presentacin de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contadura General de la Nacin. Esta responsabilidad incluye: disear, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misin institucional y para la preparacin y presentacin de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las polticas contables apropiadas; as como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contralora General de la Repblica consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gestin y resultados adelantados por la administracin de la entidad en las reas o procesos auditados, y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
4
El representante legal de la entidad Universidad del Pacfico, rindi la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del ao 2009, dentro de los plazos previstos en las Resoluciones orgnicas N 5544 y 6016 del 23 y 12 de diciembre de 2003 y 2008 respectivamente. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditora (NIAs) y con polticas y procedimientos de auditora gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contralora General de la Repblica. Tales normas requieren que planifique y efecte la auditora para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables estn libres de errores significativos. Una auditoria gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestin y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditora seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluacin de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestin y resultados de la Entidad. En la evaluacin del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propsitos, con el fin de disear procedimientos de auditora que sean apropiados en las circunstancias. Una auditora tambin incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados contables. Consideramos que la auditora proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinin. En el trabajo de auditora se presentaron limitantes en relacin con la entrega de la informacin contable por parte de la entidad especialmente en las cuentas auxiliares y terceros. Adicionalmente, al equipo auditor le fueron entregados documentos contractuales durante la ejecucin de la auditora que fueron debidamente examinados y analizados y de los cuales se dej el respectivo soporte en los papeles de trabajo y en registros fotogrficos. Sin embargo, una vez solicitada formalmente a la Entidad copia de dicha informacin, los documentos fueron modificados en su forma y contenido. Con base en lo expuesto se solicitar la apertura de Proceso Administrativo sancionatorio.
5
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditora, las respuestas de la administracin fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. 1.1 GESTIN Y RESULTADOS Para la evaluacin de la gestin misional se tom el Plan de Accin propuesto por la entidad para la vigencia 2009, el proceso contractual, contable y financiero; as mismo, se evalu el Sistemas de Control Interno y el seguimiento al Plan de Mejoramiento vigente. 1.1.1 Gestin Misional 1.1.1.1 Negocio Misional Para la evaluacin de la Gestin Misional se tuvo en cuenta el Plan de Desarrollo Nacional, el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2008-2011, el Plan Estratgico y el Plan de Accin 2009, las reas de Desarrollo Administrativo, Direccin Acadmica, Desarrollo Investigativo y Proyeccin Social. La Universidad del Pacfico, el PDI 2008 2010, posee 35 metas de resultados, agrupadas en 19 programas y 77 metas de producto, asociadas a 37 subprogramas. De acuerdo con la estructura del Plan de Desarrollo Institucional 2008 2010, cada eje es dinamizado por uno o varios programas, los cuales a su vez son materializados por uno o varios subprogramas. As mismo, los programas estn asociados a las metas de resultados y las metas de producto y a los subprogramas. A pesar de que estas actividades le permiten a la Universidad identificar las deficiencias y responsables en los diferentes procesos, durante la vigencia evaluada, no se logr el cumplimiento de las metas propuestas. En relacin con la Gestin Ambiental, la Universidad no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental para la vigencia 2009, que establezca de manera detallada, las acciones que se implementarn para prevenir, mitigar, corregir, o compensar los impactos y efectos ambientales negativos que se causan por el desarrollo de un proyecto y actividad, como lo establece el Decreto 1220 de 2005. No obstante, la Universidad del Pacfico, cre el Centro de Estudios Urbano Regionales del Pacfico, a travs de la Resolucin de Constitucin del 14 de septiembre del 2005, como una unidad acadmica de estudios avanzados adscrita al Programa de Arquitectura, donde desarrollan programas de educacin ambiental a traves de investigacin en programas de arquitectura y agronoma.
6
1.1.1.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la entidad obtuvo una calificacin de INADECUADO en su evaluacin conceptual, lo que significa que conforme a los parmetros establecidos, los controles generales del Sujeto de Control presentan debilidades en su aplicacin lo que no garantiza el adecuado cumplimiento de las normas aplicables a este tipo de entidad y, operativamente, una calificacin de 2.45, INEFICIENTE, debido a que los controles especficos de las lneas o reas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos 1.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento La Universidad del Pacfico report un grado de cumplimiento en el Plan de Mejoramiento del 89.28%. Los resultados del seguimiento realizado arrojaron un grado de cumplimiento del 69.63% a 31 de diciembre de 2009, por cuanto, verificadas las acciones de mejoramiento, las actividades implementadas por la entidad para mitigar los riesgos no fueron efectivas, por consiguiente, las acciones correctivas y metas establecidas deben ser ajustadas, con base en los hallazgos que se sealen en esta verificacin. 1.1.2 Gestin de los Recurso Pblicos 1.1.2.1 Gestin Contractual En la vigencia 2009, la Universidad celebr 1.743 contratos por $7.381.4 millones, discriminados de la siguiente manera:
CUADRO N 1 CONTRATACION 2009 MODALIDAD Contratos Ordenes de compras TOTAL Fuente: Relacin suministrada por la Entidad-Portal SICE (Cifras en millones de pesos) CANTIDAD VALOR 1.390 353 1.743 6.358 1.123 7.381
Con base en la aplicacin de un muestreo estadstico, se seleccionaron contratos y rdenes de compra cuya cuanta superara los $7 millones. Es as como la muestra seleccionada asciende a $3.710 millones, cifra que representa el 50% del valor total contratado durante la vigencia 2009, segn los reportes de la entidad. A continuacin se detalla la muestra seleccionada, segn la modalidad de contratacin:
7
CUADRO N 2 MUESTRA DE CONTRATOS EVALUADOS POR MODALIDAD (Cifras en millones de pesos)

MODALIDAD Ordenes de servicio Contratos rdenes de compra INVIAS PA2-003 Convenio PA2-002 Convenio TOTAL Fuente: Cuenta Fiscal 2009 N 15 42 8 13 8 4 90 VALOR 452 2.468 86 94 421 189 3.710
En el examen realizado al proceso contractual, se evidenci que las actividades de control y supervisin no son efectivas, se presentan deficiencias e inconsistencias relacionadas con la aplicacin de los principios que rigen la funcin administrativa y/o contractual e incumplimiento de la normatividad vigente aplicable a las diferentes etapas de la contratacin. Se verific el cumplimiento de las obligaciones en el Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin Estatal SICE. 1.1.2.2 Gestin Presupuestal o Financiera Como resultado de la evaluacin a la ejecucin presupuestal de 2009 y rezago 2008, a la Universidad del Pacfico, se pudo establecer que la ejecucin y las reservas y las cuentas por pagar, generan incertidumbre, por las debilidades en el registro y calificacin de las cifras registradas al cierre de la vigencia.
CUADRO N 3 EJECUCIN ACUMULADA 2009
(Cifras en millones de pesos)

CONCEPTO ACUERDO N 006 de 2008 A. FUNCIONAMIENTO Presupuesto inicial aprobado Resolucin No. 723 de 2009 Resolucin No. 781 de 2009 C. INVERSION TOTALES 7,507.5 6,783,2 502,8 221,5 336,1 7,843.6 419,7 3,500,0 8.998.8 3,080.3 3,080,3 8.998.8 8.998.8 19.586.6 18.862.3 502,8 221,5 755.8 20.342.4 RECURSOS NACIN RECURSOS PROPIOS RECURSOS CONVENIOS TOTAL RECURSOS
Fuentes: Cifras inferidas del reporte ejecucin acumulada 2009 de la UNPA
8
1.2. CONCEPTO SOBRE GESTIN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contralora General de la Repblica como resultado de la auditora adelantada, concepta que la gestin y resultados, es DESFAVORABLE, con la consecuente calificacin de 49,7 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuacin:
CUADRO N 4 CALIFICACIN DE LA GESTIN
Componentes Sub-componentes Calificacin Sin ponderar 72,39 0 69,63 0,00 48,50 Factor de Ponderacin 0,20 0,15 0,10 0,00 0,45 0,25 Calificacin Total 14,48 0 6,96 0,00 21,44 12,13
Gestin misional
Negocio misional Evaluacin del Sistema de Control Interno Cumplimiento de plan de mejoramiento Gestin del talento humano Subtotal Gestin misional Gestin contractual
Gestin en los recursos pblicos
Gestin presupuestal o financiera Subtotal Gestin en los recursos pblicos Calificacin final Fuente: Matriz de Calificacin de Gestin
53,75
0,3 0,55 1,00
16,13 28,25 49,69
1.3 OPININ SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En nuestra opinin, los estados contables no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera del Sujeto de Control Universidad del Pacfico a 31 de diciembre de 2009, ni los resultados de sus operaciones por el ao que termin en esta fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contadura General de la Nacin. Los errores, inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, ascienden a $4.168.1 millones, valor que representa el 53.9% del activo total ($7.728.5 millones) de la Institucin y estn representados como se muestra a continuacin:
CUADRO N 5 CIFRAS QUE SOPORTAN OPINION (Cifras en millones) OBSERVACIONES Sobreestimaciones Subestimaciones VALOR 812.2 2.881.8 % 10,6 % 33.3% 9.7 % 51,6%
Incertidumbre 300.2 Total 3.994.2 Fuente: Estados Financieros UNPA. Papeles de Trabajo Gestin Financiera
9
A continuacin se detallan las observaciones que soportan esta opinin: Sobrestimaciones por $9.3 millones en la cuenta de Bancos equivalentes al 0.01% del valor de los activos. Subestimaciones por $2.576.6 millones en la cuenta de Banco que representan el 33,3% de los activos. Sobrestimaciones por $280.7 millones en la cuenta de obligaciones Financieras equivalentes al 3.6% del valor de los activos. Sobrestimaciones por $731.4 millones en la cuenta Deudores que representa el 9.5% de la cuenta del activo. Sobrestimaciones por $100,3 millones en la cuenta Sobregiros Bancarios que representa el 1.3% de la cuenta del activo. Sobreestimacin por $1.7 millones en la cuenta Intangibles que representa el 0.01% de la cuenta del activo. Incertidumbre por $456.6 millones en la cuenta Salarios y prestaciones que representa el 5.9% de la cuenta del activo. Incertidumbre por $11.5 millones en la cuenta Depsitos y Exigibilidades, que representa el 0.01% de la cuenta del activo. Incertidumbre, en cuanta no determinada, sobre el saldo real de la cuentas Propiedad Planta y Equipo y Cuentas por pagar. 1.4 FENECIMIENTO DE LA CUENTA Con base en el Concepto sobre la Gestin y resultados y la Opinin sobre los Estados Contables, la Contralora General de la Repblica NO FENECE la cuenta de la Universidad del Pacfico por la vigencia fiscal correspondiente al ao 2009.
CUADRO N 6 SOPORTE FENECIMIENTO CONCEPTO/OPININ Favorable Con observaciones Desfavorable Fuente: AUDITE 4.0. SIN SALVEDADES FENECE FENECE NO FENECE CON SALVEDADES FENECE FENECE NO FENECE NEGATIVA NO FENECE NO FENECE NO FENECE ABSTENCIN NO FENECE NO FENECE NO FENECE
10
La clasificacin de la Entidad para la vigencia 2009, refleja desmejoramiento en la gestin misional y administrativa en relacin con los resultados de la auditora practicada a la vigencia 2008, donde se dio un concepto de gestin Con Observaciones y un dictamen limpio. 1.5 RELACIN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora, se establecieron 37 hallazgos administrativos, de los cuales cinco (5) tienen posible alcance disciplinario (Hallazgos N 4, 5, 10, 11 y 14) y dos (2) con posible incidencia penal, (Hallazgos N 10 y 11), los cuales sern trasladados ante las autoridades competentes. Adicionalmente, se dar traslado al Ministerio de la Proteccin Social de los hechos referidos en los hallazgos N 4 y 5, se solicitar apertura de Proceso administrativo Sancionatorio por los hechos descritos en el hallazgo N 11. Los resultados de la evaluacin contable sern trasladados a la Junta Central de Contadores. Los hallazgos estn identificados, de acuerdo a la incidencia, administrativa (A), Disciplinaria (D), Penal (P) o Fiscal (F). Anexo 2: Matriz de Codificacin de Hallazgos. 1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe elaborar o ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contralora Delegada para el Sector Social, dentro de los 15 das hbiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resolucin 5872 de 2007.
Bogot, D. C,
GLADYS ESTELLA CEBALLOS LPEZ Contralora Delegada Sector Social
11
2. RESULTADOS DE LA AUDITORA 2.1 EVALUACIN DE LA GESTIN Y RESULTADOS La evaluacin de la gestin misional de la Universidad del Pacfico se focaliz en el cumplimiento de las actividades y metas establecidas en el Plan de Accin u operativo Anual, derivadas de los ejes estratgicos trazados en el PDI, para lo cual se tuvo en cuenta el rea que las desarrolla, responsables, plazo, indicadores y seguimiento a los mismos. En la siguiente tabla se aprecia el resultado de la Evaluacin de la Gestin de la entidad en la vigencia 2009, la cual comprendi los componentes: Misional, Contractual y Financiero. 2.1.1 Gestin Misional Se calific de acuerdo con los parmetros establecidos en la tabla que se presenta a continuacin:
CUADRO N 7 CALIFICACIN DE LA GESTIN MISIONAL CRITERIO ADECUACIN MISIONAL PUNTAJE PARCIAL
100,00
FACTOR DE PONDERACIN
0,20 0,50 0,30 1,00
PUNTAJE TOTAL
20,00 30,64 21,75 72,39
CONCEPTO DE LA CALIFICACIN Lo relacionado en la Tabla No. 8 Lo relacionado en el anexo N 2. Lo relacionado en la Tabla No. 9
CUMPLIMIENTO METAS PLAN 61,27 DE DESARROLLO Y/O PLANES DE LA ENTIDAD EVALUACIN DE INDICADORES 72,50 DE GESTIN TOTAL Fuente: Matriz de Calificacin de Gestin
Adecuacin Misional Los objetivos y estrategias planteados son claramente misionales, el cumplimiento de las metas planteadas en el Plan Estratgico se reflejan en un 100%. Se calific de acuerdo a la siguiente tabla:
12
CUADRO N 8 CALIFICACIN ADECUACIN MISIONAL OBJETIVO MISIONAL Ofrecer a las comunidades de la Costa Pacifica programas de Educacin superior que respondan a los requerimientos del desarrollo regional, orientados a la formacin de profesionales integrales desde la perspectiva tica, cientfica tcnica y cultural Desarrollar programas de investigacin y estudios posgraduados que contribuyan a promover el desarrollo cientfico, tecnolgico, educativo, social, econmico, ambiental y cultural en el litoral Pacfico, favoreciendo alianzas estratgicas con Universidades y centros de investigacin de la regin del pas y del exterior Organizar y ejecutar programas y proyectos de impacto en la comunidad local y regional ;establecer relaciones de cooperacin con los sectores productivos, sociales y gubernamentales y articular actividades acadmicas e investigativas con los distintos niveles y modos de educacin PROMEDIO Fuente: Matriz de Calificacin de Gestin PUNTAJE CONCEPTO DE LA CALIFICACIN Los objetivos misionales, fueron formulados teniendo en cuenta lo estipulado en el PND
100
100
100
100
Cumplimiento Metas y Planes de la Entidad. Las metas establecidas en el Plan Accin Indicativo de la Universidad se cumplieron de acuerdo a los planes de trabajo en forma parcial, arrojando los siguientes resultados, calificados en el Anexo N 3. Indicadores de Gestin Para los fines previstos en el artculo 87 de la Ley 30 de 1992 o Ley de Educacin Superior, mediante la cual el Gobierno Nacional incrementa sus aportes en un porcentaje no inferior al 30% del aumento real del Producto Interno Bruto (PIB) de acuerdo a los resultados de la gestin, la Universidad aplica los Indicadores del Sistema Universitario Estatal (SUE), en las reas de formacin, investigacin, extensin y bienestar universitario. La evaluacin se realiz con base en el ndice de capacidad y de resultados, analizando aspectos como los recursos humanos, recursos financieros y fsicos de la Universidad, capacidad acadmica disponible, ciencia y tecnologa, formacin Bienestar Universitario y Extensin y Proyeccin Social. En relacin con los principios de la gestin administrativa, la Institucin aplica los indicadores de Eficacia y Eficiencia, los cuales no son suficientes para medir la gestin y resultados de la misma. A continuacin se presentan los resultados de la calificacin:
13
CUADRO N 9 CALIFICACIN INDICADORES DE GESTIN CALIFICACIN (A) 0,00 70,00 75,00 FACTOR DE PONDERACIN (B) 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 1,00 PUNTAJE TOTAL (AxB) 0,00 14,00 15,00 0,00 0,00 29,00 72,50 CONCEPTO DE LA CALIFICACIN Se incluyen en indicadores SUE Se calific el PDI con la matriz de eficacia
INDICADOR ECONOMIA EFICIENCIA EFICACIA
EQUIDAD 0,00 VALORACIN DE COSTOS 0,00 AMBIENTALES CALIFICACIN TOTAL PONDERADO Fuente: Matriz de Calificacin de Gestin
Evaluacin de Indicadores Principio de Eficacia: En cuanto al cumplimiento de metas del Plan de Accin, alcanz el 58%, lo que indica un cumplimiento bajo para el ao 2009 La UNPA tuvo una demanda total del 164%, es decir que se solicitaron mas cupos de los que la universidad ofreci. Cabe resaltar, que en esta vigencia, se ofrecieron menos cupos (645) que en la vigencia 2008 (1.120), debido a que no se ofertaron los programas de Sociologa ni el de Tcnico en Informtica en el segundo semestre, lo que representa una disminucin en la oferta de cupos del 42.4%. En la UNPA, el 68.1% de los estudiantes que terminan la carrera se gradan, 245 que corresponden al 31.9 %, no se gradan, en su mayora por no presentar el proyecto de grado. En cuanto a la poltica de investigacin para el ao 2009, se contaba con cuatro (4) proyectos activos inscritos, a travs de los cuales se recibieron ingresos por $1.348.6 millones. En la Universidad existe una unidad acadmica (CEPA), responsable de los programas de extensin universitaria, la cual ha realizado programas de Docencia Universitaria, Redaccin y Etnoeducacin, Investigacin Educativa como Profesionalizacin de la Docencia, Investigacin y Ciencias experimentales.
14
Principio de Eficiencia: La Universidad del Pacfico, no cuenta con un Plan Plurianual de Inversin, que permita articular la parte estratgica con los recursos de inversin que se ejecutarn durante la vigencia rectoral, por consiguiente, no se evidencia una efectiva gestin de recursos para atender lo programado. En la vigencia 2009, la administracin efecto inversin fsica y tecnolgica equivalente al 1.02% del presupuesto ejecutado. La Universidad cuenta con 183 docentes, que aun no son de planta debido a que no se haba aprobado el estatuto docente. La UNPA para la vigencia 2009, apropi recursos en su presupuesto para el rea de investigacin por un valor de $102 millones y manej proyectos investigativos en diferentes reas, que representaron el 42% de eficiencia y productividad en la investigacin. Las actividades de extensin universitaria realizadas en la vigencia 2009 generaron recursos equivalentes al 2.6% de las rentas propias y al 1.4% del total de Ingresos. La eficiencia financiera de la institucin en la generacin de ingresos propios est representada en la venta de servicios educativos de programas de pregrado y de extensin, con lo que se gener el 4% de los ingresos totales. Principio de Equidad Se visibiliza la existencia de programas de bienestar universitario a travs de procesos de seleccin, encaminados a satisfacer las necesidades de la poblacin objetivo. La distribucin de recursos financieros se realiza entre los diferentes programas acadmicos y se garantiza el manejo autnomo de los mismos. Las tarifas de matrcula de la universidad son accesibles y se cobran proporcionalmente teniendo en cuenta el estrato socioeconmico del estudiante y el colegio de procedencia (pblico o privado). Los convenios interinstitucionales, estn orientados a generar relaciones a largo plazo con instituciones educativas internacionales para facilitar el intercambio de experiencias, la prestacin de servicios, la transferencia de conocimientos y tecnologa.
15
La Universidad del Pacfico ha establecido convenios bilaterales y multilaterales de cooperacin y trabajo internacional con diferentes instituciones pblicas o privadas de diversos campos de accin. En cuanto al acceso, de acuerdo a la estratificacin socioeconmica, se observa que ms del 90% de la poblacin estudiantil de la universidad, procede de los estratos 1 y 2, donde el estrato 1 tiene una participacin del 75%. 2.1.1.1 Negocio misional Hallazgo ( 1 ) Plan Desarrollo Institucional (A) La Ley 152 de 1994, establece, en el Artculo 61, el contenido del plan de inversiones y en el Artculo 72, la definicin y criterios de los presupuestos plurianuales. Como resultado de la evaluacin del PDI, no se evidencia correspondencia entre la parte o componente estratgico del PDI 2008-2011 y su respectivo componente de inversin, debido a que la entidad no ha gestionado de manera efectiva los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades programadas, imposibilitando establecer la relacin entre la consecucin de resultados y productos y la ejecucin presupuestal. Hallazgo ( 2 ) Mapa de Riesgos Gestin de Apoyo (A) La Norma Tcnica Colombiana NTC5254 de 2006/09/2012, seala a la administracin de Riesgos como el elemento fundamental que busca contribuir eficientemente en la identificacin, anlisis, tratamiento, comunicacin y monitoreo de los riesgos del negocio, es as como establece que la Gestin de riesgos debe formar parte de la cultura organizacional y que gestionar el riesgo de forma eficaz y eficiente aumentan la probabilidad de alcanzar los objetivos corporativos y hacerlo a menor costo.
Artculo 6.- Contenido del plan de inversiones. El plan de inversiones de las entidades pblicas del orden nacionl incluir principalmente: a. La proyeccin de los recursos financieros disponibles para su ejecucin y su armonizacin con los planes de gasto pblico; b. La descripcin de los principales programas y subprogramas, con indicacin de sus objetivos y metas nacionales, regionales y sectoriales y los proyectos prioritarios de inversin; c. Los presupuestos plurianuales mediante los cuales se proyectarn en los costos de los programas ms importantes de inversin pblica contemplados en la parte general; d. La especificacin de los mecanismos idneos para su ejecucin.
2 Artculo 7.- Presupuestos plurianuales. Se entiende por presupuestos plurianuales la proyeccin de los costos y fuentes de financiacin de los principales programas y proyectos de inversin pblica, cuando stos requieran para su ejecucin ms de una vigencia fiscal. Cuando en un sector o sectores de inversin pblica se hubiere iniciado la ejecucin de proyectos de largo plazo, antes de iniciarse otros, se procurar que los primeros tengan garantizada la financiacin hasta su culminacin.
16
Con base en el anlisis del mapa de riesgos suministrado por la entidad, se evidencian las siguientes fallas en su diseo: Incoherencia entre el levantamiento de procesos y la identificacin de riesgos No se han identificado en su totalidad los riesgos por procesos Se evidencian errores en la clasificacin de riesgos Fallas en la identificacin de las causas de los riesgos y en los controles establecidos.
Lo anterior obedece a fallas en la identificacin de los riesgos de los procesos misionales y de apoyo lo que impide el diseo de un plan de manejo de riesgos, as como el adecuado seguimiento y control de la gestin de los procesos.
Hallazgo ( 3 ) Plan de accin (A) El Artculo 48 de la Ley 42 de 19933, establece los trminos y criterios para la formulacin y financiacin de los planes de accin. La evaluacin permiti evidenciar que la Universidad formul diversas metas que no fueron cumplidas, las cuales se detallan a continuacin:
PROGRAMA Apertura de programas
Desarrollo investigativo
CUADRO N 10 CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCION META PROPUESTA OBSERVACION La Universidad plante dentro del Se logr el diseo de los eje de gestin acadmica para la programas acadmicos, sin vigencia 2009, la apertura de embargo, falta la solicitud del nuevos programas de pregrado y de registro y la visita de verificacin postgrado, acompaados de sus correspondientes registros calificados. La Universidad program la No se elabor ningn Estudio
3 Artculo 48.- A partir de la vigencia de esta Ley todas las entidades pblicas de la Rama Ejecutiva debern establecer, a ms tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada ao, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el ao siguiente, as como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrn de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseen para cada caso, excepto los gobernadores y alcaldes a quienes en un todo se aplicar lo estipulado en la ley que reglament el artculo 259 de la Constitucin Poltica referente a la institucin del voto programtico. Pargrafo.- A partir de la vigencia de esta Ley, todas las entidades pblicas disearn y revisarn peridicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los servidores pblicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern corresponder a indicadores generalmente aceptados. El cumplimiento reiterado de las metas establecidas para los indicadores de eficiencia, por parte de un servidor pblico, constituir causal de mala conducta.
17
PROGRAMA
Desarrollo docente
Proyecto social
Modernizacin Gestin
de
la
META PROPUESTA elaboracin de un estudio de necesidades de investigacin y de desarrollo de las empresas del municipio de Buenaventura. Se plante en el programa de desarrollo docente, la convocatoria para la provisin de cargos y la formulacin del plan de formacin docente con nfasis en maestras y doctorados Se formul en el eje de proyeccin social, el estudio sobre las necesidades de capacitacin nivel de educacin continuada para la comunidad empresarial de Buenaventura La implementacin de la norma NTCGP1000:2004 y el MECI: 2005 En el programa de Fortalecimiento y Desarrollo institucional presenta una meta sobre la formulacin del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo SISTEDA -2009
OBSERVACION planteado.
Se present un bajo nivel de ejecucin debido a que el consejo Superior solo hasta el mes de Febrero de 2010 aprob mediante acuerdo el Estatuto Docente. No se realiz el Estudio durante esta vigencia
En la Universidad del Pacfico el proceso SIG (sistema integrado de gestin) se encuentra en un nivel de implementacin del 70% segn la evaluacin realizada por la auditoria, y sobre Plan sectorial la universidad no debe realizar plan sectorial.
Fuente: Seguimiento a Plan de Accin
Estos incumplimientos obedecen a fallas en la planeacin e inoportuna toma de decisiones al no ajustar el plan a las contingencias presentadas, afectando negativamente la gestin de la Universidad. 2.1.1.2 Calificacin del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la entidad obtuvo una calificacin de 2.45, INEFICIENTE en su operatividad, debido a que los controles especficos de las lneas o reas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos como se evidencia en los hallazgos formulados: Se evidencia concentracin de autoridad y responsabilidad de funcionarios en la toma de decisiones y en el manejo de procesos de apoyo especialmente en las reas de contratacin y presupuesto. No existe segregacin de funciones en determinadas reas como por ejemplo en Tesorera, donde se manejan y registran los ingresos de dinero y adicionalmente, tiene la responsabilidad de efectuar las conciliaciones de los registros contables.
18
La informacin contable es administrada y procesada en hojas de clculo de Excel, las cuales posteriormente son migradas a Access para la generacin de reportes, lo cual genera que los libros auxiliares no sean procesados, ni se cuente con informacin oportuna que garantice confiabilidad, exactitud e integridad de los registros. Los ingresos totales no cubren con suficiencia los gastos, en los dos ltimos perodos se ha presentado dficit en el ejercicio. En el presupuesto definido y aprobado por la universidad se evidenci que no se relacionan los ingresos por concepto de algunos convenios. La Universidad no cumple con el plan de necesidades y lo definido en el plan de compras, aprobado para la vigencia 2009, toda vez que se observ la realizacin peridica de traslados internos en los rubros presupuestales evidenciando una inadecuada planeacin. Se evidencia incoherencia entre el levantamiento de procesos y la identificacin de riesgos. As mismo, los que han sido identificados, no corresponden a la totalidad de los riesgos por procesos. Se evidencian errores en la clasificacin de riesgos y fallas en la identificacin de las causas y controles establecidos para cada uno de los riesgos. Los indicadores de gestin de economa, equidad y valoracin de costos ambientales no se encuentran definidos. Las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en las reas contables y contractuales presentan debilidades en su aplicacin y no generan confianza. Los controles fsicos existentes como las conciliaciones bancarias no se realizan con la oportunidad debida. No se evidenciaron controles para realizar las conciliaciones con terceros. No se evidencia registro individual de las depreciaciones de los activos fijos a cargo de la entidad al igual que las valorizaciones. La entidad presenta debilidades en el flujo de informacin entre dependencias, igualmente, no cuenta con un plan de contingencias para ser aplicado en caso de presentarse fallas en los canales de comunicacin, el sistema de informacin viene presentando fallas y estas no son evaluadas y corregidas oportunamente.
19
La Entidad no cuenta con un sistema de informacin o aplicativo contable que permita contar con una informacin veraz y oportuna. 2.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento El Plan de Mejoramiento vigente que fue objeto de seguimiento comprende 14 metas, para igual nmero de acciones correctivas. Con base en las verificaciones realizadas, si bien, se dio cumplimiento a la 13 de las metas, una (1) est en el 50% y 10 no fueron efectivas. La Universidad del Pacfico report un grado de cumplimiento en el Plan de Mejoramiento del 89.28%. Los resultados del seguimiento realizado arrojaron un grado de cumplimiento del 69.63% a 31 de Diciembre de 2009, por cuanto, verificadas las acciones de mejoramiento, las actividades implementadas por la entidad para mitigar los riesgos no fueron efectivas. Con base en lo expuesto, las acciones correctivas y metas establecidas deben ser ajustadas, con base en los hallazgos que se sealen en esta verificacin. 2.1.2. Gestin en los Recursos Pblicos 2.1.2.1 Gestin Contractual La gestin contractual presenta recurrentes deficiencias que comprometen la aplicacin de los principios que rigen la funcin administrativa y/o contractual, tales como: economa, transparencia, imparcialidad, planeacin, celeridad, eficacia, eficiencia, moralidad administrativa, publicidad, seleccin objetiva, responsabilidad contractual. As mismo, se evidencia violacin al rgimen de incompatibilidades, contratacin ficticia, exigencia parcial o constitucin irregular de garantas contractuales e incumplimiento de la normatividad vigente aplicable a las diferentes etapas de la contratacin, las cuales se presentan en su mayora por falta de requisitos e inexistencia de estudios previos y por ausencia e ineficacia mecanismos de control en cada una de dichas etapas.
CUADRO N 11 CALIFICACIN DEL PROCESO CONTRACTUAL
20
Criterio Cumplimiento de la normatividad en la contratacin Cumplimiento de la programacin contractual Cumplimiento de la ejecucin contractual
Calificacin parcial 40
Factor de Ponderacin 0,20
Puntaje Total 8,00
Concepto de la calificacin No se da aplicacin al estatuto contractual, ni a los principios de la contratacin No se aplican los principios de planeacin ni economa No se puede verificar adecuadamente el cumplimiento de los contratos que se celebran en los convenios La muestra no evidenci contratos liquidados La labor del interventor no se encuentra claramente definida en los reglamentos, solo la del supervisor y esta no se evidencia en las carpetas de los contratos.
60 70
0,20 0,30
12,00 21,00
Liquidacin de contratos Labores de interventora y supervisin
0 50
0,15 0,15
0,00 7,50
Puntaje total Fuente: Matriz de evaluacin de Gestin
1,00
48,50
Hallazgo ( 4 ) Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales (D) El artculo 50 de la Ley 789 de 20024, reglamenta la obligacin de las entidades pblicas de exigir el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, a los particulares que prestan servicios a travs de contratos. La Universidad del Pacfico no dio aplicacin al mandato contenido en la norma citada, pues durante la vigencia 2009, no exigi a los contratistas, (personas jurdicas), que demostraran el pago de aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, ni el cumplimiento por parte del contratista (persona natural y jurdica) de sus obligaciones con los sistemas de seguridad social integral. Adems, no se encontraron las constancias que acreditaran la afiliacin de los empleados y trabajadores de los contratistas al Rgimen de Seguridad Social Integral y que el pago de los aportes estuviera al da, as como tampoco las constancias de verificacin que ordena la ley en este aspecto.
"La celebracin, renovacin o liquidacin por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector pblico, requerir para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades pblicas en el momento de liquidar los contratos debern verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas
21
Al no darse cumplimiento a la norma citada, no se da aplicacin a los principios de economa y responsabilidad contractual, pues el fin perseguido con la misma es apoyar el empleo, ampliar la proteccin social y controlar la evasin a los recursos parafiscales, como una forma de disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los ms desprotegidos, para obtener como mnimo el derecho a la salud, la pensin y al trabajo. Esta situacin obedece a debilidades en los mecanismos de control en todas las etapas del proceso contractual, relativas a garantizar el pago de estos aportes y genera riesgos en la contratacin de personal que podra evadir el pago de aportes. Este hallazgo tiene presunto alcance disciplinario, de acuerdo a lo establecido en el Artculo 34, numeral 15 y artculo 35, numeral 16, de la Ley 734 de 2002 y ser adems trasladado por competencia al Ministerio de la Proteccin Social. Hallazgo ( 5 ) Ingreso base de liquidacin de aportes (D) El artculo 50 de la Ley 789 de 2002, establece que las entidades pblicas en el momento de liquidar los contratos deben verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes al sistema durante toda la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relacin entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. Respecto a la obligacin de cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud de los contratistas personas naturales, el inciso 1 del artculo 23 del Decreto 1703 de 2002, seala que en los contratos en donde est involucrada la ejecucin de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestacin de servicios, consultora, asesora y adems, que la parte contratante debe en todo caso verificar la afiliacin y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
5 Artculo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor pblico: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. 6 Artculo 35. Prohibiciones. A todo servidor pblico le est prohibido: 1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitucin, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.
22
El ingreso base de cotizacin de los contratistas afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud debe calcularse de conformidad con las instrucciones impartidas por los Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de la Proteccin Social, mediante Circular 000001 del 6 de diciembre de 2004, en ejercicio de las facultades establecidas en los Decretos 246 de 2004 y 205 de 2003, es decir, las cotizaciones durante la vigencia del contrato de prestacin de servicios debern efectuarse en forma obligatoria a Sistema General de Pensiones en ningn caso el ingreso base de cotizacin puede ser inferior a un (1) salario mnimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mnimos mensuales legales vigentes (artculos 5 y 6 de la Ley 797 de 2003, artculo 3 del Decreto 510 de 2003). Las carpetas de los contratos de prestacin de servicios celebrados durante la vigencia 2009, no contienen constancias mensuales del pago de aportes en seguridad social de los contratistas, a excepcin del contrato UNPA-PA20003#003 y de algunas constancias encontradas en las carpetas de los contratos UNPA#001, UNPA-PA2-0003#009, UNPA-PA2-0003#005, UNPA-PA20003#0012. No obstante, las constancias existentes indican que los contratistas hicieron sus aportes en seguridad social tomando como base un (1) salario mnimo legal mensual vigente durante el 2009 y no los ingresos percibidos por honorarios en la UNPA, a pesar de que ninguno de los contratistas cuyos contratos fueron revisados, recibi honorarios por ese valor. Esta situacin obedece a deficiencias en los mecanismos de control que garantizan la correspondencia entre el aporte pagado por los contratistas y el ingreso base de cotizacin, con lo que la base para la liquidacin de los aportes en seguridad social est subestimada, ocasionando con sto que el rgimen de seguridad social reciba menores aportes de los que realmente debera percibir. A continuacin se presenta el valor estimado dejado de pagar por concepto de aportes al sistema:
CUADRO N 12 APORTES DEJADOS DE PAGAR AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
23
(Cifras en millones de pesos)

CEDULA APORTE IBC IBC SEGN CONTRATO 12.6 13.2 6.0 14.6 13.5 3.6 8.0 13.8 85.3 APORTE SALDO APROXIMADO POR PAGAR 0.89 1.02 0.37 1.32 0,94 0.45 1.00 1.69 7.7
38.604.290 31.322.166 16.490.023 10.386.863 31.378.655 17.099.411 14.442.096 27.122.472
0.6 0.62 0.37 0.49 0. 74 0, 02 2.9
5.4 4.9 2.9 3.9 5.9 0.21 23.5
1.5 1.65 0.75 1.82 1.69 0.45 1.0 1.7 10.6
Fuente: Contratos y certificaciones de las ESP.
Este hallazgo tiene presunto alcance disciplinario (Artculo 34, numeral 1 y artculo 35, numeral 1, Ley 734 de 2002) y ser, adems, trasladado por competencia al Ministerio de la Proteccin Social. Hallazgo ( 6 ) Verificacin de antecedentes (A) Las inhabilidades para contratar con el Estado se encuentran establecidas en el artculo 8 de la ley 80 de 19937, en el pargrafo 1 del Artculo 38 de la Ley 734 de 20028. Acorde con las normas antes citadas, el artculo 6 de la Ley 610 de 2000, precepta:
BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. La Contralora General de la Repblica publicar con periodicidad trimestral un boletn que contendr los nombres de las personas naturales o jurdicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligacin contenida en l. () Los representantes legales, as como los nominadores y dems funcionarios competentes, debern abstenerse de nombrar, dar posesin o celebrar
De las inhabilidades e incompatibilidades para contratar: () d) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdiccin de derechos y funciones pblicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitucin. 8 Artculo 38. Otras inhabilidades. Tambin constituyen inhabilidades para desempear cargos pblicos, a partir de la ejecutoria del fallo, las siguientes: () 4. Haber sido declarado responsable fiscalmente. Pargrafo 1 Quien haya sido declarado responsable fiscalmente ser inhbil para el ejercicio de cargos pblicos y para . contratar con el Estado durante los cinco (5) aos siguientes a la ejecutoria del fallo correspondiente. Esta inhabilidad cesar cuando la Contralora competente declare haber recibido el pago o, si este no fuere procedente, cuando la Contralora General de la Repblica excluya al responsable del boletn de responsables fiscales.
24
cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletn de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 6o. de la ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligacin, en el evento de no contar con esta publicacin, los servidores pblicos consultarn a la Contralora General de la Repblica sobre la inclusin de los futuros funcionarios o contratistas en el boletn.
Las inhabilidades e incompatibilidades obedecen a finalidades de inters pblico, asociadas al logro de la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia y la moralidad en la contratacin. La Universidad no realiza una adecuada verificacin de antecedentes fiscales, disciplinarios o penales de los contratistas, previa a la suscripcin de los contratos. Las constancias que obran en las carpetas de los contratos dejan claro que en los pocos casos en que se realiz la verificacin, sta se hizo una vez el contrato se encontraba en ejecucin. Adems, las denominadas rdenes de compra o de trabajo celebradas por la entidad no contienen ningn tipo de constancia que permita evidenciar que la UNPA realiz la verificacin de antecedentes. Esta situacin obedece a debilidades de los mecanismos de control del proceso precontractual. La falta de verificacin de los antecedentes fiscales, penales o disciplinarios, adems de restar transparencia y responsabilidad a la operacin contractual, puede ocasionar que la entidad contrate con personas incapacitadas para hacerlo. Hallazgo ( 7 ) Existencia y Representacin (A) El artculo 117 del Cdigo de Comercio establece: La existencia de la sociedad y las clusulas del contrato se probarn con certificacin de la cmara de comercio del domicilio principal, en la que constar el nmero, fecha y notara de la escritura de constitucin y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresar, adems, la fecha y el nmero de la providencia por la cual se le concedi permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta. Para probar la representacin de una sociedad bastar la certificacin de la cmara respectiva, con indicacin del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso
25
Se evidencian debilidades en los mecanismos de control referentes a la etapa precontractual, por cuanto, la Universidad no exige ni verifica con rigor este documento de carcter probatorio. La falta de exigencia y verificacin de este documento, pone en riesgo el proceso contractual, por cuanto no se verifica si la persona que contrata en representacin de la firma contratista es realmente su representante legal, es decir, si legalmente se encuentra capacitado para contratar. El certificado aludido nos dice adems si la parte contratista existe realmente en el mundo jurdico y su vigencia en el tiempo. Hallazgo ( 8 ) Garantas Contractuales (A) El Manual de Procesos y Procedimientos, adoptado por la universidad para la Contratacin, deja al arbitrio del funcionario competente, la escogencia de las garantas, cuando se trate de contratacin inferior a los 50 SMMLV. Dada dicha liberalidad, no existe unidad de criterio frente a los amparos que deben exigirse a los contratistas y pone en riesgo los recursos pblicos, administrados por la entidad, como se observa en los siguientes casos: La entidad qued en riesgo cuando las garantas otorgadas por la firma Gendarmes de Seguridad, no fueron suficientes en tiempo, es decir, tienen una vigencia inferior a la exigida en las respectivas minutas (contratos N 014, 001, 005, 025 y N 014 de 2009). En el caso de la obra realizada, en ejecucin del contrato N 017, slo se exigieron garantas para el anticipo y de cumplimiento del contrato. No se exigi garanta de estabilidad de la obra realizada, ni de calidad de los materiales utilizados ni los suministros, ni responsabilidad civil extracontractual, ni constitucin de garanta de prestaciones laborales, an cuando de acuerdo con el certificado de existencia y representacin aportado antes de la celebracin del contrato la firma est vigente slo hasta el 2010. En los contratos de prestacin de servicios celebrados por la UNPA durante la vigencia 2009, se exige en algunos casos, garanta de cumplimiento y calidad del servicio y de responsabilidad civil extracontractual, no obstante, en algunos casos solo se exige garanta de cumplimiento (UNPA#001), o en otros de cumplimiento y calidad del servicio (UNPA-PA2-0003#009), a pesar de ser contratos de prestacin de servicios profesionales. En la contratacin celebrada mediante la modalidad de rdenes, salvo en la de servicios personales, no se oblig a constituir ningn tipo de garantas a favor de la UNPA.
26
La falta de unidad de criterio en lo relativo a la constitucin, exigencia parcial o irregular de las de garantas, priva al estado de los amparos que protegen integralmente los dineros pblicos en la contratacin. Hallazgo ( 9 ) Autorizacin del Consejo para contratar (A) Para la celebracin del contrato MAT - 010-09, ESTUDIOS TECNICOS Y ASESORIAS - ALFREDO CARRIZOSA GOMEZ, se requera, adems del estudio de recomendacin del Comit de contratacin, autorizacin del Consejo Superior de la Universidad, toda vez que su valor super los 350 SMMLV para la poca, tal como lo establece el numeral 15 del Artculo 11 del Estatuto de Contratacin de la UNPA. En la carpeta del contrato no se encontr la autorizacin que el Consejo Superior de la Universidad otorg a la Rectora para celebrar este contrato. Comunicada la observacin, la entidad argument que exista autorizacin tcita para contratar, toda vez que el tema se discuti en el Consejo, y aunque no hubo aprobacin expresa, en las actas posteriores la rectora rinde los informes respectivos. La autorizacin por definicin de la Real Academia de la Lengua Espaola, es el acto de una autoridad por el cual se permite a alguien una actuacin en otro caso prohibida o el documento en que se hace constar este acto. No se observ ninguno de estos elementos, sin embargo, tampoco puede pasarse por alto que la Rectora present informes peridicos sobre esta contratacin al Consejo Superior, lo cual indica que no se realiz a sus espaldas. Esta situacin se presenta por fallas en los mecanismos de control que garanticen el cumplimiento de las formalidades previstas en el Estatuto Contractual de la Entidad y generan incertidumbre frente a la capacidad contractual de la representante legal de la universidad. Hallazgo ( 10 ) Contratacin UNPA (D-P) La Institucin celebr, durante la vigencia auditada, contratos que contraran la definicin del mismo, plasmada en el artculo 1 de su Manual de Procedimiento para la Contratacin, en los cuales la Universidad es contratista y contratante a la vez, no existiendo concurso real de voluntades, ni un nmero plural de personas que permitan la creacin de obligaciones, contratacin que no produce efecto jurdico alguno. Lo expuesto se evidenci en los contratos N UNPA-PA2-003#253, N UNPA-PA2003#295, N UNPA-PA2-003#112 y N UNPA-PA2-003#128, contratacin que asciende a $446.5 millones y cuyo final objeto, segn la propia respuesta de la
27
entidad auditada, no fue otro que trasladar fondos del Macroproyecto hacia la Universidad y la legalizacin de los informes a las entidades nacionales contratantes. La entidad auditada admite que realiz este tipo de contratos ficticios con el solo fin de realizar operaciones administrativas, conducta que viola flagrantemente el artculo 209 de la Constitucin Poltica, el propio estatuto contractual, los fines de la contratacin, los principios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia, adems de reportar informacin errnea, en este caso a la Contralora General de la Repblica como mximo organismo de control fiscal. Ahora bien, en el contrato N UNPA-PA2-003#179, cuyo objeto fue la Elaboracin de la propuesta de comunicacin para el macroproyecto ISN-Gerencia Social, meses 4,5,6, donde la contratista es la misma UNPA, la entidad manifest en su respuesta que como persona jurdica le presta un servicio al Macroproyecto, a travs de la direccin de comunicacin y el Canal Yubarta; que dise una estrategia de comunicaciones con el equipo del Canal y con el apoyo de una comunicadora externa, y adems, que la Universidad prest un servicio a travs de sus funcionarios que se debe remunerar. Con este acto, la Entidad vulner adems del artculo 209 de la Constitucin Poltica, el artculo 1 del estatuto contractual y los principios de imparcialidad, seleccin objetiva, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia. Esta situacin obedece a fallas en los mecanismos de control inherentes a garantizar el cumplimiento normativo de la gestin contractual y afecta los principios de la funcin administrativa y de la contratacin pblica, en especial el de transparencia y seleccin objetiva del contratista. Con base en lo expuesto este hallazgo tiene presuntos alcances penal y disciplinario, dada la infraccin a las normas citadas y a lo establecido en la Ley 734, artculos 51 y 48 y en el Cdigo Penal, artculo 286. Hallazgo ( 11) Contratacin Macroproyecto de Vivienda (D-P) El artculo 6 del Estatuto de Contratacin de la UNPA establece: ARTCULO 7. INCOMPATIBILIDADES. Los miembros del Consejo Superior, los del Consejo Acadmico de la Universidad y los titulares encargados o comisionados para ejercer cargos del nivel directivo, ejecutivo, asesor, no podrn celebrar contratos con la Universidad, ni directa ni indirectamente.
28
Adicional a la norma citada anteriormente, salvo los casos expresamente sealados en la ley, nadie puede desempear ms de un empleo pblico ni recibir ms de una asignacin que provenga del erario. A pesar de la expresa prohibicin, la entidad celebr los contratos N UNPA-PA2003#044A, UNPA-PA2-003#076 y UNPA-PA2-003#125 con la rectora de la Universidad del Pacfico durante la vigencia auditada, para que desempeara como gerente social del macroproyecto No. UNPA-PA2-003 de 2008. Debe anotarse que copias de estas rdenes fueron solicitadas a la Universidad y remitidas mediante correo electrnico en un nico archivo PDF denominado comp-egreso-2553[1]. Sin embargo, una vez revisado del archivo se encontr que los documentos all contenidos, a pesar de tener la misma denominacin no corresponden en forma ni contenido a los que fueron revisados por el equipo auditor en la sede de la misma y de los cuales se tiene registro fotogrfico. Esta situacin obedece a fallas en los mecanismos de control inherentes a garantizar el cumplimiento normativo de la gestin contractual y afecta los principios de la funcin administrativa y de la contratacin pblica, en especial el de transparencia y seleccin objetiva del contratista. Este hallazgo tiene presunto alcance disciplinario pues la suscripcin de dichas rdenes se hizo presuntamente con violacin al catlogo de incompatibilidades establecido en el Estatuto contractual de la UNPA. Tiene adems, presunto alcance penal por incurrir presuntamente en la conducta de violacin al rgimen legal de incompatibilidades tipificada en el artculo 408 de la Ley 599 de 2000 (Cdigo Penal). Adicionalmente, por el cambio en los documentos entregados, se solicitar la apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio. Es importante anotar que este hallazgo se valid con base en los documentos que la UNPA puso a disposicin del equipo auditor, los cuales fueron analizados y fotografiados en el lugar y no en la documentacin que posteriormente entreg la UNPA a la Contralora, la cual contena documentos que, a pesar de tener la misma denominacin, no corresponden en forma ni contenido a los que inicialmente fueron revisados por el equipo auditor en la sede de la Universidad. Hallazgos ( 12) Estudios previos (A) El numeral 10 del artculo 2 del Estatuto de contratacin de la Universidad del Pacfico precepta: Calidad de la adquisicin de los bienes y servicios. Los funcionarios encargados de la seleccin de los contratistas tendrn en cuenta el inters pblico y por ello, velarn por la economa y calidad en la
29
adquisicin de bienes y prestacin de servicios; as mismo, determinarn la conveniencia y oportunidad de los contratos. En la inspeccin realizada a las carpetas de los contratos, rdenes de prestacin de servicios y trabajo y las actas del Comit de Compras, se encontr que la contratacin directa realizada por la Entidad no estuvo precedida de los estudios tcnicos pertinentes, que determinaran la real pertinencia de los bienes o servicios que finalmente fueron adquiridos, estos, si bien existen, se realizaron de manera discrecional y no como un procedimiento reglado en cuanto a su planeacin, proyeccin, ejecucin e interventora. En cuanto a los contratos de prestacin de servicios, es necesario advertir que las copias de los estudios de conveniencia, adems de no guardar relacin en cuanto al tiempo de ejecucin (los estudios establecen un trmino y la mayor parte de los contratos se exceden en 15 das), no tienen fecha, ni contienen el nombre y menos la firma del funcionario que realiz dicho estudio. Esta situacin obedece a debilidades en los mecanismos de control en la etapa precontractual y ponen en riesgo la calidad y conveniencia del objeto contratado, como se ha expuesto en los diferentes hallazgos relacionados con la gestin contractual. Hallazgo ( 13 ) Cumplimiento obligaciones contractuales (A) La UNPA no cancel los cnones mensuales de arrendamiento en los contratos cuyo objeto fue el arrendamiento del inmueble en donde funciona su sede administrativa, a pesar de que la Entidad expidi los certificados de disponibilidad y realiz los respectivos registros presupuestales por la totalidad del valor de los contratos y no por mensualidades o fracciones de tiempo. En el contrato N 002, vigente del 01 de enero al 30 de junio de 2009, el pago por $12.4 millones, se realiz el 3 de marzo de 2010 mediante comprobante de egreso N UP0422-201033. En el caso del contrato N 024 con vigencia del 01 de julio al 31 de diciembre de 2009, se realiz el pago por valor de $12.4 millones, el 08 de marzo de 2010, mediante comprobante de egreso N UP0483-201038. Esta situacin obedece a que la UNPA no aplic los controles necesarios para evitar este tipo de dilaciones o por lo menos no se evidencia su ejecucin, toda vez que no era la primera vez que UNPA tomaba en arrendamiento con el mismo contratista el inmueble donde funciona su sede administrativa.
30
Por la razn expuesta anteriormente, no era ajeno para la entidad que deba celebrar un nuevo contrato de arrendamiento, su posible costo y forma de pago, lo cual no se hizo por cuanto para este contrato no se realizaron estudios previos. Esta dilacin, llev a la UNPA al pago de hechos cumplidos. La mora en el pago vulner los principios de planeacin, celeridad y economa, consagrados en los numerales 5, 7 y 8 del artculo 2 del Estatuto de Contratacin de la UNPA, poniendo en riesgo a la entidad ante el pago de intereses moratorios, multas o enfrentar demandas para obtener el pago coercitivo de las obligaciones contradas. 2.1.2.2 Gestin presupuestal o financiera La Universidad del Pacfico, no presenta confiabilidad en las cifras, observando debilidades en la aplicacin de las normas de contabilidad generalmente aceptadas; e igualmente en el cumplimiento de las normas presupuestales vigentes establecidas en el Decreto 111 de 1996, debido a las deficiencias en el Registro de Certificados de Disponibilidad y fallas en la adecuada aplicacin del Plan General de Cuentas.
CUADRO N 13
GESTIN PRESUPUESTAL CRITERIO CALIFICACIN PARCIAL 40 FACTOR DE PONDERACIN 0,25 PUNTAJE TOTAL 10 CONCEPTO DE LA CALIFICACIN
No se evidencian los certificados y registros de ejecucin presupuestal Algunos rubros presupuestales se modifican sin las formalidades exigidas Deficiencias en registro de informacin Deficiencias en registro de informacin el la el la
Programacin y aprobacin
Cumplimiento normativo
45
0,25
11,25
Cumplimiento de la ejecucin de ingresos Cumplimiento de la ejecucin de gastos Puntaje total
40
0,25
10
45
0,25 1
11,25 42,5
Fuente: Matriz de calificacin de Gestin
Hallazgos ( 14 ) Certificados y Registros presupuestales (D) El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y libre de afectacin para la asuncin de un compromiso,
31
de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado9, al sealar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa obligacin, podra generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal o penal. El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial para la asuncin de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal el requisito que segn la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento. La Universidad del Pacfico no utiliza de manera adecuada el Plan General de Cuentas, referido a los registros presupuestales, observndose esta irregularidad en los siguientes contratos: El contrato 0078 - UNIVERSIDAD DE LOS ANDES, en el pargrafo primero de la clusula quinta, estipul que los gastos del transporte hospedaje y alimentacin del docente correran a cargo de la Universidad del Pacfico, sin que se especificara a cuanto ascendi el valor de gastos de transporte y de que rubro salieron dichos dineros. El contrato 027, celebrado con ICONTEC se pag con el rubro CDP No. 02442009 del 29 de julio de 2009, al CDIGO 1117052 Fomento a la investigacin, ciencia y tecnologa, cuando en realidad se trat de una Capacitacin sobre MECI, tcnicas de auditora integradas, competencias del auditor e indicadores de gestin para los funcionarios administrativos de la Universidad. Adems, no existen constancias sobre el nmero, ni el cargo, ni las calidades de los funcionarios que se beneficiaron con la capacitacin.
Esta situacin obedece a deficiencias en el control y registro de las partidas presupuestales, lo que genera imputacin errnea de las cuentas presupuestales e incertidumbre sobre la veracidad de los reportes generados por la entidad. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.
Decreto 568 de 1996: ARTICULO 19. El certificado de disponibilidad es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de aprobacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los rganos debern llevar un registro de stos que permita determinar los saldos de aprobacin disponible para expedir nuevas disponibilidades. ARTICULO 20. El registro presupuestal es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la aprobacin, garantizando que sta no ser desviada a ningn otro fin. En esta operacin se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
32
2.2 EVALUACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES En la Universidad del Pacfico, el valor total de los activos en la vigencia 2009 fue de $7.728.5 millones, de los cuales $5.722.3 millones corresponden a la Propiedad, Planta y Equipo, lo que equivale al 74%. El Efectivo por $179.4 millones y Deudores por $1.746.5 millones, representan el 2% y 22% respectivamente. Referente al valor total del Pasivo fue de $3.609 millones, de los cuales $598.2 millones, corresponden a las obligaciones financieras, lo que equivale al 16.56% de este, las Cuentas por Pagar con un valor de $2.342,1millones, lo que representa el 65%, las Obligaciones Laborales tuvieron un valor de $668.689 millones, equivalente al 19%. Al verificar la variacin de los activos de la vigencia 2009 frente a la vigencia 2008, tenemos que la cuenta 14 Deudores presenta un incremento del 171% al pasar de $643.3 millones a $1.746.5 millones, debido a las cuentas por cobrar proveedores. La cuenta 19 Otros Activos, se increment en 102%, de $35.3 millones paso a $71.4 millones y disminuy la cuenta 11 Efectivo de $800.7 millones en el ao 2008 a $179.4 millones en el ao 2009. As mismo, se estableci la variacin de las cuentas del pasivo, las Obligaciones Financieras presentan un incremento de 50% al pasar de $398.2 millones a $598.2 millones, las Cuentas por Pagar y las Obligaciones Laborales presentan un incremento de 218% y 43%, respectivamente, al pasar la primera de $734.9 millones a $2.342 millones y la segunda de $466.0 millones a $668.6 millones. La Universidad, en la vigencia 2008, present dficit del ejercicio por $466.9 millones y en la vigencia 2009 el dficit presentado fue de $1.668.2 millones. El anlisis de los ingresos operacionales vigencia 2009 arroj una disminucin del 3% con relacin a la vigencia 2008, discriminado en la cuenta 43 Venta por servicios en 10% al pasar de $6.416.4 millones a $5.800.7 millones y el aumento en la cuenta 44 transferencia de un valor de $7.707.4 millones $7.847.5 millones. A continuacin se presentan los hallazgos evidenciados, los cuales adems del incumplimiento normativo, en materia contable y reflejan graves fallas en los mecanismos de control, que sern objeto de traslado a la Junta Central de Contadores.
33
Hallazgo ( 15 ) Saldo Bancario (A) El numeral 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin, establece la obligacin de realizar conciliaciones permanentes para contrastar y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la entidad y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico El saldo de bancos registrado en los estados financieros de la Entidad en la cuenta 1110 Depsitos e instituciones Financieras a diciembre 31 de 2009 es $179.4 millones y el saldo que refleja la sumatoria del saldo en libros registrado en las conciliaciones bancarias que para el mismo perodo es de $3.061.2 millones, arrojando una diferencia de $2.881.8 millones, generados por la no contabilizacin de los convenios INVIAS: 3521 Caldas $1.185.3 millones, 3522 Valle $1.180.0 millones, 3523 Nario $445.4 millones, Ministerio de Cultura O.E.I $31.2 millones y observatorio laboral por $40 millones, adems de las deficiencias en los mecanismos de control, lo cual afecta la confiabilidad e integridad de los registros.
Hallazgo ( 16 ) Sobregiros bancarios (A) Los numerales 2.1.1.1 y 2.1.1310 referidos a los aspectos conceptuales relacionados con el proceso contable contenidos en la Resolucin 357 de la Contadura General de la Repblica, establece los criterios para la identificacin, registro y ajuste en los libros respectivos. La UNPA registra en las conciliaciones bancarias, sobregiros por $100.3 millones, los cuales no se encuentran contabilizados a diciembre 31 de 2009; en la cuenta 1110 Depsitos e Instituciones Financieras ni reclasificada en la cuenta 236004 Sobregiros. Esta situacin se presenta por debilidades en el registro y clasificacin de partidas contables, adems de fallas en el control oportuno del movimiento del efectivo generando una inadecuada clasificacin y revelacin de las cuentas en los estados financieros.
2.1.1.1. Identificacin. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, econmica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelacin. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. 2.1.1.3. Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos. Corresponde tambin a la verificacin de la informacin producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacin en los estados, informes y reportes contables, para determinar as las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica.
10
34
CUADRO N 14 SALDOS CONTRARIOS A SU NATURALEZA (Cifras en millones de pesos)

Detalle de cuentas Cuenta Corriente - Banco de Occidente Cuenta Corriente - Banco de Occidente Cuenta Corriente - Banco de Occidente Cuenta Corriente -BBVA Total N de Cuenta 03023551-9 03024146-7 03023550-1 19800538-1 Valor -0,7 -86.1 -3.3 -10.0 -100.1
Fuente conciliaciones bancarias Universidad del Pacfico
Hallazgo ( 17 ) Saldos Deudores (A) La Resolucin 357 de 200811 de la Contadura General de la Repblica, establece procedimientos de control interno contable, en relacin con la depuracin contable permanente y sostenibilidad. La Entidad, a diciembre 31 de 2009, presenta en la cuenta 14 Deudores partidas con vencimiento superior a tres (3) aos por $431.1 millones en las cuales no se evidencia gestiones efectivas que permitan la recuperacin de estos recursos Lo expuesto obedece a debilidades en el registro y gestiones de cobro de las cuentas, generando con ello la posible prescripcin de algunas partidas como es el caso de las cuentas por cobrar por matrcula a estudiantes y la prdida del anticipo a la institucin SER.
Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no refleje su realidad financiera, econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. Por lo anterior, las entidades contables pblicas tendrn en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y dems datos sin razonabilidad. Tambin deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la informacin contable, as como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la informacin. En todo caso, se deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la informacin contable revele situaciones tales como: a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad. b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdiccin coactiva. c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el caso. d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos, a travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputacin a alguna persona por la prdida de los bienes o derechos que representan. Cuando la informacin contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, debern adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuracin. En todo caso, el reconocimiento y revelacin de este proceso se har
11
35
CUADRO N 15 PARTIDAS PENDIENTES PRESCRIPCION (Cifras en millones de pesos)

Cuenta 140701 Prestacin de Servicios educativos Alcalda Municipal de Buenaventura. Mejoramiento del desarrollo profesional docente convenio Alcalda Municipal - UNIPACFICO. Saldo sobre el valor total del convenio firmado por $500.000.000 el 12 de diciembre de 2005 Cuentas por cobrar estudiantes perodo 1 y 2 de 2005 Cuentas por cobrar estudiantes perodo 1 y 2 de 2006 Cuentas por cobrar estudiantes perodo 1 y 2 de 2007 Total cuentas sin identificar Cuenta 1420 Anticipo y avances entregados Anticipo para la adquisicin de bienes y servicios entregados a la Institucin SER correspondiente al contrato 17 de 1997 y Depositados en Corfipacfico que se encuentra en proceso Liquidatario Anticipo para la adquisicin de bienes y servicios entregados a diversos proveedores pendientes de identificar Cuenta 1425 Depsitos entregados Para bienes Cuentas 1470 Otros Deudores Crditos a empleados Descuentos no autorizados Devolucin IVA para entidades de Educacin Superior Total solicitud compensaciones DIAN Otros Intereses Otros Deudores Total diferencias 1.052.0 Pendientes de prescripcin Pendientes por identificar
250.0 2.3 2.6 5.5 264.6
250.0 2.3 2.6 5.5 98.5
170.7 93.8 4.0 4.0 204.3 1.3 4.2 118.3 100.6 79.8 0,4
170.7 93.8 4.0 1.3 4.2
17.7 79.8 0,4 431.1 300.2
Fuente: Libros auxiliares de la entidad
Hallazgo ( 18) Depuracin Cuenta Deudores (A) La Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin, establece procedimientos de control interno contable y, especficamente, en el numeral 3.8, desarrolla lo relativo a las conciliaciones bancarias.12 La Entidad, a diciembre 31 de 2009, presenta en la cuenta 14 Deudores, partidas pendientes de depurar por $300.2 millones, ocasionado por la deficiencia en el
12 3.8. Conciliaciones de informacin: Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la entidad contable pblica y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depsitos en instituciones financieras, las entidades contables pblicas debern implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad la elaboracin peridica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.
36
registro y contabilizacin de las transacciones, lo cual genera incertidumbre en los Estados Financieros sobre la veracidad de la cifra mencionada. Hallazgo ( 19) Obligaciones Financieras (A) La Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin, establece procedimientos de control interno contable y especficamente en el numeral 3.8, desarrolla lo relativo a las conciliaciones bancarias. La Universidad del Pacfico presenta en la cuenta 2306 Obligaciones Financieras a diciembre 31 de 2009, una sobreestimacin estimada por la CGR en $280.7 millones, que corresponden a $200.7 millones de un sobregiro Bancario de la cuenta No. 030-23550-1 del Banco de Occidente, que fue cancelado en septiembre de 2009 por la Entidad a travs de dbito automtico y $80.0 millones que no se tiene certeza de su procedencia, al efectuar el cruce en tesorera. Esto obedece a falencia en el registro y control de las transacciones contables, lo que genera incertidumbre frente a este saldo. Hallazgo ( 20 ) Segregacin de funciones (A) La segregacin de funciones es una de las principales actividades de control interno dirigida a prevenir o reducir el riesgo de errores o irregularidades en una entidad. Existe una inadecuada segregacin de funciones en las reas de Contabilidad y Tesorera, toda vez que el rea de tesorera est encargada de la elaboracin de comprobantes de egresos, recibo de extractos bancarios y realizacin de las conciliaciones bancarias, al igual que las gestiones de cobro de la cartera vencida. Esta situacin obedece a debilidades en los lineamientos especficos de los manuales de funciones y procedimientos, generando con ello riesgo en el manejo de la informacin contable y prdida de confiabilidad en la misma. Hallazgo (21) Libros auxiliares a nivel de terceros (A) El numeral 2.1.2.1. Elaboracin de los estados, informes y reportes contables de la Resolucin 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin, establece que esta es una actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseo y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacin de acuerdo con sus
37
necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pblica. En la Universidad del Pacfico no se evidencia la existencia de informes o reportes a nivel de terceros que permitan conocer las transacciones individuales de cada una de las cuentas que conforman los Estados Financieros, procedimiento adoptado internamente por debilidades y fallas en los controles relativos a garantizar la integridad y confiabilidad de los registros contables, contrariando la normatividad vigente y creando incertidumbre sobre la veracidad de las cifras registradas en los libros diario y balance a diciembre 31 de 2009. Hallazgo (22) Informe Anual de Evaluacin del SCIC (A) Los numerales 4 y 5, de la Resolucin 357 de 2008, Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin establecen los trminos13 y responsabilidades14 frente a la presentacin del Informe Anual de Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable. En la Institucin educativa no se evidenci el reporte del Informe Anual de Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable con corte a diciembre 31 de 2009 a la Contadura General de la Nacin, por fallas en los mecanismos de control dirigidos a garantizar la implementacin, evaluacin y reporte del mismo, generando no solo el incumplimiento de esta obligacin, sino incertidumbre frente al desarrollo del sistema y su operatividad. Hallazgo (23) Boletn Deudores Morosos (A) La Circular Externa 59 de 2004, establece la obligacin de las entidades pblicas de efectuar el reporte a la Contadura General de la Nacin, con corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada ao, dentro de los diez (10) primeros das calendario de los meses de junio y diciembre, la relacin de los deudores sean personas naturales o jurdicas, que presenten obligaciones morosas mayor a seis (6) meses y cuya cuanta supere los cinco (5) SMMLV. En la Universidad del Pacfico no se evidencia el envo del reporte a la Contadura General de la Nacin, en las fechas establecidas; esta situacin se presenta por
Artculo 4. La fecha lmite para reportar a la Contadura General de la Nacin el informe anual de evaluacin del control interno contable, de que trata la Resolucin 248 de 2007, o las posteriores que la modifiquen o sustituyan, es la establecida por el Gobierno Nacional para suministrar al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica el informe ejecutivo anual de control interno 14 Artculo 5. De conformidad con el inciso segundo del artculo tercero de la Resolucin 248 de 2007, o las posteriores que la modifiquen o sustituyan, son responsables del informe anual de evaluacin del control interno contable el representante legal y el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces
13
38
fallas en los controles internos relacionados con el correcto y oportuno reporte de la informacin, limitando la accin del Estado frente a los morosos. Hallazgo ( 24) Conciliacin de cuentas bancarias (A) El numeral 3.8. Conciliaciones de informacin de la Resolucin 357 de 2008, establece que deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar, si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la entidad contable pblica y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico. As mismo, para un control riguroso del disponible y especialmente de los depsitos en instituciones financieras, las entidades contables pblicas debern implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean stas de ahorro o corriente, manteniendo como principal actividad la elaboracin peridica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Adems de lo enunciado en el hallazgo Saldo Bancario, la UNPA presenta ocho (8) cuentas bancarias que al momento del examen de auditora no presentan las conciliaciones bancarias de los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2009:
CUADRO N 15 CUENTAS SIN CONCILIACIONES BANCARIAS
(Cifras en millones) Detalle de cuentas Davivienda (S.E) Cuenta de Ahorros - Banco Agrario de Colombia (S.E) Cuenta de Ahorros - Banco Agrario de Colombia (S.E) Cuenta de Ahorros - Banco Popular (SE) Cuenta Corriente -BBVA (S.E) Cuenta Corriente -BBVA (S.E) Cuenta Corriente -BBVA (S.E) Cuenta Corriente -BBVA (S.E) Total No. de Cuenta 90016551 009731-7 000124-5 72057-1 2594 20760 4590 8971 Saldo a 31-12-09 3.7 1.5 1.8 1.0 6.5 460.0 1.7 4.4 480.7
Fuente conciliaciones y extractos bancarias suministrados por la Universidad del Pacfico
Esta situacin obedece a la inexistencia de controles para garantizar la oportuna conciliacin de saldos y movimientos de las cuentas, a travs de las cuales, la entidad maneja sus recursos, situacin que crea incertidumbre sobre los saldos
39
registrados en los estados financieros en la cuenta 1110, lo cual limita el seguimiento y control de los depsitos bancarios. Hallazgo ( 25 ) Los Estados Contables y sus Notas (A) El Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica define y reglamenta la estructura, elaboracin y presentacin de los Estados Contables y, para facilitar su entendimiento, dispuso la presentacin y el contenido mnimo de la informacin adicional que se debe revelar a travs de las Notas. Como parte de la Cuenta Fiscal del 2009, la Universidad junto con sus Estados Financieros (Estados Contables), present y adjunt las respectivas notas, sin embargo, algunas de ellas no se ajustan completamente en su presentacin y contenido a las normas tcnicas que las regulan en el Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), en el Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP) y dems normas vigentes sobre la materia, expedida por la Contadura General de la Nacin (CGN). Como se evidencia en las Obligaciones Financieras en las cuales no reportan los cupos de sobregiro que manejo la entidad durante la vigencia y las cuentas por cobrar donde no se relacionan las provisiones de las partidas entre dos (2) y hasta diez aos de vencimiento. Por lo anterior, se evidencia incumplimiento del principio de revelacin plena y el criterio y objetivo de las Notas, cual es, garantizar la inclusin de la totalidad de los hechos financieros, econmicos y sociales relevantes, as como los aspectos de difcil presentacin o medicin cuantitativa que han afectado o puedan afectar la situacin del ente pblico, con el fin de complementar las cifras que contienen los estados contables y facilitar su entendimiento a cualquier persona, especialmente a los usuarios que no tienen acceso directo a la informacin financiera o que carecen de formacin contable. La situacin expuesta obedece a fallas en los controles que garantizan la integridad de la notas a los estados financieros, afectando la comprensin de los hechos relevantes del periodo auditado. Hallazgo ( 26 ) Certificacin contable (A) El numeral 362 de la Resolucin 357 de 2008, establece que la certificacin de los estados, informes y reportes contables de la entidad considerada de manera individual, indica que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad; que la contabilidad se elabor conforme a los principios, normas tcnicas y procedimientos de contabilidad pblica y, que la informacin revelada refleja de forma fidedigna la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica. La certificacin de la entidad que agrega informes y reportes contables de entidades contables pblicas que tienen su respectivo
40
representante legal, indica que la base de la agregacin fueron los informes y reportes recibidos y debidamente certificados y, que el proceso de agregacin se efectu de conformidad con los procedimientos definidos para el efecto. En los Estados Financieros de la Universidad del Pacfico no se evidencia la Certificacin que contenga la declaracin expresa de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elabor conforme a la normativa sealada en el Rgimen de Contabilidad Pblica, y que la informacin revelada refleja en forma fidedigna la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, adems de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables bsicos, contraviniendo el captulo II proceso para la estructuracin y presentacin de los Estados Contables Bsicos del Rgimen de contabilidad Pblica. Lo expuesto obedece a debilidades en los controles establecidos para garantizar el cumplimiento de esta obligacin, afectando el establecimiento de futuras responsabilidades por la informacin reportada. Hallazgo (27) Recuperabilidad de la cartera (A) Los numerales 154 al 157 de la Resolucin 357 de 200815 expedida por la Contadura General de la Nacin, establecen los criterios para la clasificacin, clculo y registro de los valores adeudados a las entidades, en caso de prdida o riesgos en su recuperacin.
15
154: Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolucin. El clculo de la provisin debe corresponder a una evaluacin tcnica que permita determinar la contingencia de prdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, adems de los aspectos legales que originan el derecho, y deber efectuarse por lo menos al cierre del perodo contable 155. Son mtodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisin: el individual y el general. El mtodo individual se basa en el anlisis de la antigedad y revisin de las condiciones de cada uno de los deudores. Tomando como base la experiencia y las condiciones econmicas existentes, har la estimacin de los porcentajes y valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se har el ajuste correspondiente a la provisin. El mtodo general o alternativo se basa en la estimacin de un porcentaje sobre el total de los deudores que se consideran incobrables, con independencia de la situacin particular de cada una de ellas. Este mtodo toma en cuenta el comportamiento o experiencia en materia de recaudo de los deudores y establece rangos por edades de vencimiento. Para el efecto debe determinarse el porcentaje a aplicar como provisin en cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor del deudor. 156. El reconocimiento de la provisin de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estn asociados a la produccin de bienes o prestacin de servicios individualizables no son objeto de provisin. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectar directamente el patrimonio. 157. Los deudores se revelan de acuerdo con su origen en: derechos derivados de las actividades de comercializacin de bienes y de la prestacin de servicios, de financiacin, de seguridad social, de transferencias y dems ingresos no tributarios, entre otros; y en deudores de difcil recaudo, de acuerdo con el riesgo de insolvencia del deudor. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse los mtodos y criterios utilizados para su estimacin en notas a los estados, informes y reportes contables.
41
En la entidad auditada no se evidencia la aplicacin de mtodos y criterios aceptados para establecer la provisin de la Deudores, lo que no permite determinar la contingencia de prdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, generando con ello que las cuentas Deudores y Gastos no se encuentren reveladas adecuadamente. Esta situacin se presenta por debilidades en los controles internos contables referidos al correcto manejo y registro de la cuenta Deudores e incumplimiento de los numerales del 154 al 157 del Rgimen de Contabilidad Pblica, lo que genera incertidumbre sobre la confiabilidad de las cifras reportadas por provisiones y posibilidad de menoscabo en la recuperacin de la cartera. Hallazgo (28) Cheques pendientes de cobro y Notas Debito (A) En las cuentas bancarias de la Entidad con corte a diciembre 31 de 2009, existe un cheque pendiente de cobro por $0.67 millones, el cual presenta ms de seis (6) meses de girado y no se encuentra reclasificado en cuentas por pagar y notas dbito con saldo total de $11.5 millones. Esta situacin obedece a que las acciones emprendidas por la UNPA para la depuracin de las partidas conciliatorias no han sido suficientes y en las notas dbito a que las partidas que conforman la cuenta no se encuentran individualizadas, comprometiendo la integridad y confiabilidad de la informacin reportada.
CUADRO N 16 CHEQUE PENDIENTES DE COBRO
CHEQUES PENDIENTES DE COBRO Banco de Occidente Cta. Cte. No. 03023550-1 Cheque No. 134056 Cheque No. 147667 Banco de Occidente Cta. Cte. No. 03023551-9 Cheque No. 59718 Cheque No. 59720 Cheque No. 59770 Banco de BBVA Cta. Cte. No. 19800538-1 Cheque No. 5380 Cheque No. 5383 Total Fuente conciliaciones bancarias Universidad del Pacfico FECHA 23/06/2009 15/09/2009 27/10/2009 27/10/2009 24/11/2009 20/10/2009 04/11/2009 (Cifras en millones de pesos) VALOR 0, 6 2.7 0.8 0.6 0.4 2.9 1.1 9.3
42
CUADRO N 17 PARTIDAS CONCILIATORIAS PENDIENTES POR DEPURAR (Cifras en millones de pesos)

Detalle de cuentas BANCO DE OCCIDENTE Nacin Recursos Propios (Devolucin IVA) Convenio Ministerio de Educacin (Observatorio Laboral) Convenio Invas (Valle del Cauca 3522 Sub Cuenta) Convenio Invas (Nario 3523 Sub Cuentas) Ministerio de Cultura OIE (Diplomado en Cultura) 030-23550-1 030-23551-9 030-23783-8 030-24145-9 030-24146-7 030-23775-4 9.1 0.2 0,01 0,8 0,1 0,013 0,037 0,29 0,027 0,01 O,4 0,3 0,01 11.5 No. de Cuenta Valor
Convenio Invas 030-23888-5 Convenio Invas (Gobernacin del Valle del Cauca Sub Matrcula) 030-23886-9 Convenio Invas (Valle del Cauca 3522 Cuenta Mayor) Convenio Invas Convenio Consultora PA2-033 Macro proyecto Cuenta Corriente BBVA Banco Popular Total 030-24122-8 030-24121-0 030-24050-1 19800538-1 57007012-8
Fuente conciliaciones bancarias Universidad del Pacfico
Hallazgo ( 29 ) Saldos otros activos (A) En el numeral 3.8 de la estructura del rea contable de la Resolucin 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin, establece la obligacin y necesidad de realizar conciliaciones permanentemente. La cuenta 1970 Otros Activos Intangibles presenta un saldo a diciembre 31 de 2009 de $92.6 millones en los estados financieros y la relacin presentada por contabilidad sobre las partidas individuales que conforman la cuenta equivale a $90.8 millones, presentando una diferencia $1.7 millones. Lo expuesto se debe a una inadecuada contabilizacin de la misma, generando incertidumbre en las cifras registradas.
43
Hallazgo ( 30) Informacin Propiedad Planta y Equipo (A) En los numerales 3.8 y 3.9 estructura del rea contable de la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin, reglamenta lo relativo a las conciliaciones de informacin y libros de contabilidad respectivamente16. La suma de saldos a diciembre 31 de 2009 de las cuentas 1655 Maquinaria y Equipo, Equipo mdico y cientfico, Muebles y Enseres, Equipo de Cmputo, Equipo de Transporte y Equipo de Comedor, presentan valores diferentes en los siguientes reportes y no se evidenci la conciliacin entre los mismos, as: Estados Financieros de $1.731.8 millones, Inventario Fsico $1.979.7 millones y Reporte de depreciacin $1.443.1 millones. Lo anterior es ocasionado por deficiencias en el registro, clasificacin y conciliacin de la informacin y genera incertidumbre sobre los valores reportados en el balance a esta fecha. Hallazgo ( 31 ) Depuracin Cuentas por Pagar (A) Para el caso de los estados contables, se tiene prevista la estructuracin y presentacin de los estados contables bsicos, contenida en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica y en las polticas de informacin contable establecidas por cada ente pblico. Tambin deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables. As mismo, para una mejor comprensin de la informacin, deben determinarse los aspectos o situaciones que ameritan ser explicados a travs de las notas a los estados contables. El saldo a diciembre 31 de 2009, de la 24 cuentas por pagar es de $2.342.1 millones, de las cuales la Entidad no present el desglose de las partidas individuales que la componen, debido a falencias en el registro y clasificacin de la informacin, ocasionando incertidumbre sobre los saldos registrados en los estados financieros a dicha fecha.
16 3.8. Conciliaciones de informacin. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la entidad contable pblica y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico., 3.9. Libros de contabilidad. Como soporte de los estados contables, las entidades pblicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pblica. La informacin registrada en los libros de contabilidad ser la fuente para la elaboracin de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la informacin debern realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningn caso los valores que aparecen registrados en los libros sern diferentes a los revelados en los estados contables y dems informes complementarios.
44
Hallazgo ( 32 ) Ingresos reportados (A) El numeral 3.10, de la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin, reglamenta la estructura del rea contable y gestin por procesos.17 El total de la cuenta Ingresos que, registra en el Estado de Resultados de la Universidad del Pacfico a diciembre 31 de 2009, es de $13.648.9 millones, las relaciones mensuales de ingresos de tesorera reportan $15.425.5 millones y la ejecucin presupuestal de ingresos contabilizan a $20.342.6 millones, debido a deficiencias en el registro de la informacin, generando una diferencia por registrar en contabilidad de $1.776.5 millones, cifra certificada por la entidad. Hallazgo ( 33) Gastos Reportados (A) Con base en el criterio expuesto en el hallazgo anterior, se evidenci que el total de la cuenta de gastos que registra en el Estado de Resultados de la Universidad del Pacfico a diciembre 31 de 2009 es de $15.314.2 millones, los cuales no se encuentran identificadas a nivel de terceros por deficiencias en el registro de la informacin, lo que impide que se conozca el detalle de algunas transacciones, hechos y operaciones, afectando la confiabilidad y veracidad de las cifras reportadas. 2.3 GESTIN AMBIENTAL La Universidad del Pacfico cre el Centro de Estudios Urbano Regionales del Pacfico, como una unidad acadmica de estudios avanzados adscrita al Programa de Arquitectura, donde desarrollan programas de educacin ambiental a traves de la investigacin en programas de arquitectura y agronoma mediante la Resolucin de Constitucin del 14 de septiembre del 2005.
17 De acuerdo con la complejidad de las entidades pblicas en trminos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, estas debern contar con una estructura del rea contable suficiente que permita la adecuada identificacin, clasificacin, registro, revelacin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin contable, es decir, para que las entidades u organismos que integran la estructura del Estado asuman la funciones relacionadas con el proceso contable. Las entidades pblicas deben disear y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administracin del Sistema de Contabilidad Pblica, tomando como referencia la naturaleza de sus funciones y complejidad de su estructura organizacional. Adicionalmente, deben disponer de un sistema de informacin que les permita cumplir adecuadamente sus funciones. Las entidades tambin debern adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la informacin a travs de cada organizacin, observando su conveniencia y eficiencia, as como su contribucin a la eliminacin o mitigacin de los riesgos relacionados con la oportunidad de la informacin. En este anlisis debern determinarse los puntos crticos o ms impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual pueden elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos desarrollados por la entidad contable pblica, que permitan identificar la forma como fluye y debe fluir la informacin financiera, econmica, social y ambiental.
45
Hallazgo ( 34 ) Plan de Manejo Ambiental (A) En relacin con la Gestin Ambiental, la Universidad no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental para la vigencia 2009, tal como lo establece el Decreto 1220 de 2005. Lo anterior obedece a decisiones administrativas de la Entidad, que considera que con el hecho de incluir dicho Plan en los programas acadmicos ha cumplido con sus obligaciones para el manejo del medio ambiente. La falta de un plan de manejo ambiental, no le permite a la Universidad establecer de manera detallada, las acciones que se implementarn para prevenir, mitigar, corregir, o compensar los impactos y efectos ambientales negativos que se causan por el desarrollo de un proyecto o actividad. 2.4 EVALUACIN AMBIENTE DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN La Universidad del Pacfico, ha contratado para fortalecer sus procesos, el Sistema de Informacin Academus, desarrollado por la Universidad de Pamplona, para soportar los procesos acadmico y administrativo de la misma, siendo el mdulo acadmico el nico que se encuentra totalmente implementado en la actualidad. La informacin de talento humano es registrada en un aplicativo desarrollado en Visual Basic18 y la informacin contable se procesa a travs de hojas de clculo en Microsoft Excel19. Dentro del sistema de gestin de calidad que se viene implementando, se encuentra el diseo, documentacin, aprobacin y socializacin de los procedimientos llevados a cabo en la Universidad del Pacfico; sin embargo, no se ha documentado la totalidad de procedimientos relacionados con el ambiente de TI, siendo necesario establecer controles y responsables para asegurar el ptimo desarrollo de los procesos as como la evaluacin y control respectiva. Una vez realizado el anlisis correspondiente para determinar el nivel de complejidad del ambiente de TI de la Entidad, se encontr que la Universidad del Pacfico cuenta con un ambiente de TI MODERADO. Una vez aplicado el formato para la determinacin del nivel de complejidad del ambiente de TI , se obtuvo como resultado un nivel de complejidad MODERADO.
18 19
Lenguaje de programacin desarrollado por la empresa Microsoft que permite crear aplicaciones bajo un entorno visual. Aplicacin desarrollada por Microsoft para manejar hojas de clculo. Es utilizado normalmente en tareas financieras y contables
46
Hallazgo (35) Aplicativo Financiero (A) La Entidad tiene implementada la utilizacin del aplicativo Excel para el registro de las operaciones financieras, actividad que no cuenta con controles establecidos por parte del Departamento de Contabilidad en cuanto a garantizar la seguridad, integralidad y confiabilidad en la informacin, como se pudo evidenciar en las cuentas: Depsitos e Instituciones Financieras, Otros Activos, Obligaciones Financieras, Cuentas por Pagar y Propiedad Planta y Equipo. Obedece a deficiencias en el diseo de controles dirigidos a la formulacin de procedimientos en Tecnologa de la Informacin (TI), comprometiendo la integridad y confiabilidad de la informacin por el riesgo de prdida o alteracin de la misma. Hallazgo ( 36 ) Procedimientos TI (A)
El Literal D, del Artculo 4 de la Ley 87 de 199320, establece la delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad, como uno de los elemento para el Sistema de Control Interno.
En la evaluacin realizada a las tecnologa de informacin, se evidenci que no se cuenta con procedimientos escritos, aprobados y socializados que definan actividades, controles y responsables para los procesos de: adquisicin de programas, control de licenciamiento de software, planes de contingencia ante un desastre y cambios tcnicos en bases de datos/sistemas operativos/servidores. Esta situacin obedece a deficiencias en el diseo de controles dirigidos a la formulacin de procedimientos en los controles de las Tecnologas de la Informacin (TI) y compromete la integridad y confiabilidad de la informacin por el riesgo de prdida alteracin de la misma. Hallazgo ( 37 ) Copias de seguridad (A) La creacin de copias de seguridad, tiene como objetivo salvaguardar la informacin ante eventos que afecten su integridad. Las copias de seguridad que se hacen a los sistemas de informacin, se almacenan en dos oficinas de la sede administrativa de la institucin y no se
20
Artculo 4.- Elementos para el Sistema de Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del control interno: .d. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
47
guardan copias externas adicionales. La deficiencia obedece a la falta de lineamientos especficos en los mecanismos de control, en cuanto a la custodia de las copias de seguridad de la informacin electrnica, lo que pone en riesgo de prdida de informacin, si llegara a ocurrir un caso fortuito en la sede.
48
4. ANEXOS
49

Informe Contraloria 2009

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Informe Contraloria 2009

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Misin: Vigilar la gestin sobre el manejo de los recursos pblicos, generando una cultura de control fiscal Inspirada en principios

INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular

UNIVERSIDAD DEL PACFICO - UNPA VIGENCIA 2009

CGR-CDSS- N023 Julio de 2010

Contralor General de la Repblica

Julio Cesar Turbay Quintero

Roberto Pablo Hoyos Botero

Contralor Delegado para el Sector

Gladys Estella Ceballos Lpez

Director de Vigilancia Fiscal

Jos Andrs Omeara Riveira

Rosalba Velsquez Cardona

Olga Bitar Casij

Sonia Gaviria Santacruz

Sandra Patricia Lpez Sarria

CUADRO N 2 MUESTRA DE CONTRATOS EVALUADOS POR MODALIDAD (Cifras en millones de pesos)

(Cifras en millones de pesos)

Fuentes: Cifras inferidas del reporte ejecucin acumulada 2009 de la UNPA

Gestin en los recursos pblicos

0,3 0,55 1,00

16,13 28,25 49,69

GLADYS ESTELLA CEBALLOS LPEZ Contralora Delegada Sector Social

INDICADOR ECONOMIA EFICIENCIA EFICACIA

PROGRAMA Apertura de programas

Fuente: Seguimiento a Plan de Accin

CUADRO N 11 CALIFICACIN DEL PROCESO CONTRACTUAL

Factor de Ponderacin 0,20

Puntaje Total 8,00

Liquidacin de contratos Labores de interventora y supervisin

Puntaje total Fuente: Matriz de evaluacin de Gestin

CUADRO N 12 APORTES DEJADOS DE PAGAR AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

(Cifras en millones de pesos)

38.604.290 31.322.166 16.490.023 10.386.863 31.378.655 17.099.411 14.442.096 27.122.472

0.6 0.62 0.37 0.49 0. 74 0, 02 2.9

5.4 4.9 2.9 3.9 5.9 0.21 23.5

1.5 1.65 0.75 1.82 1.69 0.45 1.0 1.7 10.6

Fuente: Contratos y certificaciones de las ESP.

Cumplimiento de la ejecucin de ingresos Cumplimiento de la ejecucin de gastos Puntaje total

Fuente: Matriz de calificacin de Gestin

CUADRO N 14 SALDOS CONTRARIOS A SU NATURALEZA (Cifras en millones de pesos)

Fuente conciliaciones bancarias Universidad del Pacfico

CUADRO N 15 PARTIDAS PENDIENTES PRESCRIPCION (Cifras en millones de pesos)

250.0 2.3 2.6 5.5 264.6

250.0 2.3 2.6 5.5 98.5

170.7 93.8 4.0 1.3 4.2

17.7 79.8 0,4 431.1 300.2

Fuente: Libros auxiliares de la entidad

Fuente conciliaciones y extractos bancarias suministrados por la Universidad del Pacfico

CUADRO N 17 PARTIDAS CONCILIATORIAS PENDIENTES POR DEPURAR (Cifras en millones de pesos)

Fuente conciliaciones bancarias Universidad del Pacfico

También podría gustarte