Documentacin Mercantil

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales, ya no basten teniendo que recurrir a formas ms complejas que deben constar necesariamente por escrito. En la actualidad, en el campo mercantil los actos o contratos que se celebren se se hacen constar en algn documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento adems sera autorizado por un ministro de fe pblica. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa, entendida como unidad autnoma de gestin en el proceso productivo, as como los emitidos , por su propietario sea este persona natural pequeo contribuyente o bien persona jurdica de distinto tipo, requieren necesariamente de la emisin y recepcin de documentos de diversas ndole.

 Los documentos mercantiles suelen tomar forma desde el momento que la operacin se realiza. Por ejemplo: cuando se compra un mquina me otorgan una boleta. El contrato de arriendo donde funciona la sociedad. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros.

En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. b. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las caractersticas legales: puede decirse entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en un archivo de

Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban: a. Con documentos pblicos. b. Con documentos privados. c. Con facturas aceptadas. d. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil. La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

A-.Documentos Corrientes B-.Documentos de Crdito

A-. Documentos Corrientes

a. Comprobantes de compras, El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos indiquen. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: Solicitud de compra, Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la empresa. La factura, Consiste en una relacin detallada de las mercancas compradas, debe contener el nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas. Las notas de debito, Si las mercancas llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

 a. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancas pueden ser ms muy simples o ms complicados, segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente. b. Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes.

B-.Documentos de Crdito
Letra de cambio: Documento por el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un 3 una determinada cantidad de dinero. Caractersticas: 1.- Es una orden de pago. 2.- En su emisin intervienen 3 personas (librador, librado y beneficiario) 3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 4.- Cantidad en nmero. Pagare: Documento mediante el cual la persona que lo firma o suscriptor queda obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Caractersticas: 1.- Es una promesa de pago. 2.- Intervienen dos personas en su emisin (suscriptor y beneficiario) 3.- Debe de llevar la firma del suscriptor. Cheque: Documento escrito a travs del cual se ordena el pago a un instituto de crdito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Caractersticas: 1.- Es un orden de pago. 2.- Posee un nmero que lo identifica. 3.- Cantidad en nmero.

TIMBRAJE DE DOCUMENTOS Concepto:

procedimiento a travs del cual se legalizan los documentos necesarios para respaldar las operaciones de los contribuyentes en sus actividades econmicas. Este procedimiento se realiza mediante la aplicacin de un timbre seco en cada documento y en sus copias.

Documentos que se deben timbrar:

Boletas de ventas y servicios, Boletas de honorarios, Boletas de prestacin a terceros , Facturas , Notas de crdito , Notas de debito, Guas de despacho , Contabilidad en hojas sueltas con numeracin nica ,Rollos de mquinas registradoras, Entradas de espectculos , Letras de cambio , Pagars, Liquidacin, Facturas , Libros de contabilidad empastados, Factura de ventas y servicios no afectas o exentas de IVA ,

Personas que deben realizar el trmite: Deben realizarlo todos los contribuyentes personas naturales o jurdicas, chilenas o extranjeras que hayan hecho inicio de actividades como contribuyentes de 1 o 2 categora de la ley de renta. Esto lo hacen cada vez que se requiera timbrar documentos para el respaldo de sus operaciones.

Requisitos: Lugar: Unidad del Servicio correspondiente al domicilio del contribuyente o de la Casa Matriz , declarado al S.I.I. en el Inicio de actividades o el nuevo domicilio indicado con posterior aviso de modificaciones. Presentacin de RUT o cdula de identidad segn el caso. Los extranjeros, personas jurdicas deben presentar su Rol nico Tributario. Las personas naturales deben presentar su cdula de identidad o fotocopia autorizada ante Notario si es un mandatario del que realiza el trmite. Presentacin de cdula de identidad de quien realiza el trmite ante el Servicio. Poder simple firmado ante Notario o ante el jefe de la unidad en calidad de Ministro de fe o oficial de Registro Civil donde no existe Notario otorgado por el contribuyente o representante legal. Este requisito es necesario en los casos de terceros que se presentan a efectuar el trmite.

Formulario 3230 completado. Ultimo formulario 3230 presentado por el contribuyente, correspondiente al ltimo/s documento/s autorizado/s de cuyo timbraje est solicitando. Documentos a timbrar. Ultima declaracin mensual vigente del IVA (Formulario 29) en el caso de contribuyentes afectos a primera categora.

Trmino de giro Concepto: trmite que consiste en la notificacin formal al SII que debe efectuar toda persona que deja de estar afecta a impuestos por el hecho de terminar su giro comercial o industrial. Contribuyentes que deben realizar el trmite: todos los contribuyentes que den trmino a su giro comercial o industrial o que terminen todas sus actividades y dejan de estar afectos a impuesto de 1 categora. Es necesario destacar que los contribuyentes que slo tienen rentas afectas a 2 categora o aquellos comerciantes (1 categora) que no cesan en todas sus actividades y mantienen por lo menos una, no deben realizar este trmite. Plazo: dentro de los dos meses siguientes al trmino del giro de sus actividades. Lugar: Seccin Trmino de Giro de la unidad del Servicio correspondiente al domicilio del contribuyente. Requisitos: El hecho de dar a conocer el trmino de giro cumpliendo con los requisitos impuestos implica dejar de ser para el Servicio un contribuyente afecto al pago de impuestos. En caso de no cumplirlo el Servicio no podr tener noticia del trmino de giro o del cese de las actividades.

PATENTE MUNICIPAL
MUNICIPALIDADES: Patente comercial Patente profesional Patente de alcoholes

PATENTE COMERCIAL
En trminos generales el ejercicio de toda actividad lucrativa requiere de una patente comercial. Para ello es necesario acercarse al Departamento de Patente, dependiente de la Direccin de Administracin y Finanzas de la Municipalidad. La aprobacin a la solicitud ser resuelta en un plazo de cinco das hbiles desde la fecha de la recepcin de la solicitud con todos los antecedentes completados. Documentos necesarios: Informe de Factibilidad de Otorgamiento de Patente, Permiso de Edificacin y Recepcin Final del inmueble donde se ejercer la actividad comercial. Estos documentos deben solicitarse previamente en la Direccin de Obras Municipales. Documento que acredita el ttulo por el cual ocupa el inmueble (certificado de dominio, contrato de arrendamiento, etc) domicilio, el documento del SII que lo

Certificado de Distribucin de Capital Propio emitido por la municipalidad del lugar de la Casa matriz, en los casos de sucursales. Resolucin sanitaria emitida por el SESMA en los casos en que se requiere dicha autorizacin. Autorizaciones especiales para colegios, expendio de combustibles, lubricantes y otros Si es persona jurdica debe acompaar, copia de la escritura social, protocolizacin del extracto y publicacin en el Diario Oficial.

PATENTE DE ALCOHOLES
Para la obtencin de esta patente es necesario contar con la aprobacin del Concejo Municipal. La patente ser concedida en un plazo de 30 a 45 das, si corresponde. En este caso es necesario acreditar los antecedentes necesarios para la patente comercial, adems de los siguientes requisitos: Inscripcin del solicitante en el SAG Si es persona natural, un certificado de antecedentes vigente para fines especiales y una declaracin jurada simple de no estar afecto al Art. 166 de la ley de alcoholes Ley 17105 Si es SRL los certificados mencionados anteriormente correspondientes a cada socio y si el SA los correspondientes a los miembros del Directorio.

PATENTE PROFESIONAL
En este caso el plazo para la obtencin de la patente es de 48 horas si corresponde. Los documentos necesarios son: - Titulo profesional - Acreditacin de domicilio en la comuna - Iniciacin actividades ante el SII - Si tiene oficina establecida es necesario el Informe de Factibilidad de Otorgamiento de patente, Permiso de Edificacin y Recepcin Final del inmueble donde se ejercer la actividad profesional. - Estos documentos deben solicitarse previamente a la Direccin de Obras Municipales.

DOCUMENTOS EMPRESA EN RELACION A SU EXTERIOR

BOLETA DE COMPRAVENTAS Y SERVICIOS:

Es el ms comn de los documentos de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos los consumidores finales que compren un determinado articulo. Entregar una boleta es obligatorio para el comerciante, solo se exime de entregar boletas cuando el valor de la venta es menor a $180. La boleta de compraventa no lleva el detalle de PRECIO NETO y de IVA, solo se registra el PRECIO VENTA, en VALOR BRUTO ya sea en forma detallada o por el total. La boleta de compraventa para tener valor legal debe tener lo siguiente: Razn social o nombre del contribuyente que emite las boletas. Rol nico tributario (RUT) del contribuyente que emite la

Domicilio del lugar donde se encuentra el negocio. Ciudad donde se encuentra ubicado el negocio. Nmero de la boleta, la numeracin de las boletas debe ser en orden correlativo, es decir de menor a mayor sin saltarse ningn nmero. Un espacio para indicar el valor de la transaccin. Un espacio para indicar el da, mes y ao en que se efecta la operacin. En todas las boletas deber colocarse en un lugar visible el nombre del documento (BOLETA DE VENTAS Y SERVICIOS). Para tener valor legal las boletas deben ser timbradas por el S.I.I. antes de ser utilizadas.

FACTURA
Concepto: documento que la ley obliga a emitirse en cuadruplicado, es decir un original y 3 copias. El original y la 2 copia o triplicado deben entregarse al cliente, La 1 copia o duplicado y la 3 copia o cuadruplicado quedan en poder del vendedor o prestador del servicio y contribuyente. La 3a copia o cuadruplicado tiene calidad de documento cesible (cedible) y apto para su cobro ejecutivo.

De acuerdo con la Ley N 19.983 y la Resolucin Exenta N 14 del SII (8 Feb de 2005): 1.- En toda operacin de compraventa, de prestacin de servicios, o en aquellas que la ley asimila a tales operaciones, en que el vendedor o prestador del servicio est sujeto a la obligacin de emitir factura, debe emitir una copia, de la factura original, para los efectos de su transferencia a terceros o cobro ejecutivo.

Esta tercera copia debe indicar en el vrtice inferior derecho del documento mediante la leyenda CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVO-CEDIBLE, Debe quedar en poder del vendedor o prestador del servicio, o de un tercero a quien se traspase

La tercera copia o cuadruplicado debe disponer de un recuadro en el cual se puede consignar el recibo de las mercaderas entregadas o del servicio prestado, con indicacin del: recinto y fecha de la entrega o de la prestacin del servicio, nombre completo, RUT y domicilio del comprador o beneficiario del servicio identificacin de la persona que recibe, ms la firma de este ltimo.

2.- El recuadro que encierra el RUT del emisor, el tipo de documento y su nmero correlativo, que hasta ahora era rojo. A contar del 1 de octubre de 2005, debe ser obligatoriamente: de color verde, especficamente tipo pantone Green U Green C. de 4 cm de altura por 8 cm de largo. ir en el ngulo superior derecho del documento, a 0,5 centmetros del corte. El RUT y el nombre del documento debern ser impresos en letra tipo Univers Mdium, con cuerpo 18 y en alta. En cuanto al nmero correlativo del documento, este no podr tener un tamao inferior a 4 milmetros de altura. Todos los caracteres al interior del recuadro debern ser impresos en igual tipo de color verde

3.- toda factura, factura de compras, liquidacin-factura, nota de dbito, nota de crdito y gua de despacho autorizada por el SII mediante el timbraje de la misma, podr ser utilizada (emitida) por el contribuyente hasta el 31 de diciembre del siguiente ao en que se materializ el timbraje. Con posterioridad a esa fecha, no podr ser emitida, careciendo de validez tributaria

A fin que el receptor de estos documentos conozca fcilmente si el documento que recibe ha sido emitido vlidamente, los documentos antes mencionados autorizados por el SII deben indicar en forma preimpresa -tanto en el original como en todas sus divisionales obligatorias-, la fecha de vigencia de la misma, bajo el recuadro de color donde se menciona el RUT del emisor y el nmero del documento, mediante el texto: FECHA DE VIGENCIA DE EMISION HASTA..

FORMATO DE LAS FACTURAS

El papel del original debe ser blanco. Las copias pueden ser de cualquier color o tinta pero no debe llevar impreso ningn tipo de fondo. El original debe llevar impreso un fondo de color celeste u otro semejante, con las siguientes frases: Su boleta es beneficio para todos, exjala. Imprimi(nombre de la imprenta) El RUT del emisor, nombre del documento (factura) y su nmero correlativo deben ser impresos en un recuadro de 4 cm de altura por 8 de largo enmarcado con 1 mm. de grosor. Este recuadro debe ir en el ngulo superior derecho y ser de color verde y lo impreso en su interior, tambin. Slo se exige un tamao mnimo de 21.5 cm ancho por 15 cm de alto.

Debajo del recuadro debe consignarse la Unidad del SII donde debe efectuarse el timbraje respectivo. La emisin del duplicado, triplicado y cuadruplicado de la factura debe efectuarse nicamente por papel carbnico o procedimiento qumico autocopiativo. La 3 copia o cuadruplicado debe contener la leyenda recibido conforme por (datos de quien recibe por el cliente)

BOLETA DE VENTAS Y SERVICIOS

Concepto: Documento que se emite en los casos de transferencia de especies o prestaciones de servicios, afectos a IVA. No confundir con la boleta que se emite para cobrar las remuneraciones por la prestacin de servicios profesionales

Requisitos de las boletas de ventas y servicios: emitirse, como mnimo, en duplicado. La copia se entrega al cliente y el original lo conserva el vendedor llevar Impreso: Nombre o Razn Social, Rut, domicilio (tanto de la casa matriz como de las sucursales), giro o actividad ser timbradas previamente por el SII, con numeracin nica nacional. el diseo es convencional previa autorizacin del SII, pueden emitirse mediante mquinas registradoras

No es necesario detallar los bienes que se venden o los servicios que se prestan. Pueden contener, otras necesarias para el vendedor informaciones

Opcionalmente, pueden anotarse datos del comprador. Las cantidades consignadas incluyen Impuesto al Valor Agregado (IVA). el

El mes debe anotarse utilizando nmeros rabes o palabras

Monto mnimo exigido para la emisin de la boleta es de $180 Cambio de Producto: No existe ningn procedimiento de emisin de documento tributario cuando se cambia un producto por otro distinto y que ha sido vendido con Boleta de Ventas y Servicios. Dado lo anterior, debe anularse la venta de acuerdo con el procedimiento instruido por el SII y, posteriormente, emitirse una nueva boleta que d cuenta de la venta del nuevo artculo y nuevo precio. Es pertinente considerar, adems, que no est prevista la emisin de una Nota de Crdito, en el caso de ventas en que se ha emitido una Boleta de Ventas y Servicios.

Los talonarios de las boletas compraventa deben guardarse por perodo de 6 aos.

de un

En caso de prdida de boletas se debe dar aviso a la Unidad de Servicio correspondiente al domicilio del contribuyente, dentro de los 10 das siguientes, utilizando para ello el formulario 3238 Aviso-informa prdida documentos.

NOTA DE VENTA

Es el documento que extienden los viajantes o agentes vendedores cuando realizan una venta en nombre de la empresa que representan. El viajante en cada oportunidad que compromete una venta extiende esta nota de pedido, que por regla general registra los siguientes datos.

Contenido
N de Nota de Venta Fecha de la operacin. Nombre del comprador y del vendedor. RUT del comprador y vendedor. Domicilio del comprador y vendedor Condiciones de la venta. Detalle de los artculos sujetos de la negociacin. Precios unitarios y totales. Medio de transporte de las mercaderas. Fecha de entrega. Firma comprador y vendedor.

 La nota de crdito se extiende como mnimo en triplicado. Original para el comprador. 1 copia para el viajante que la entrega a la casa vendedora.

LA GUIA DE DESPACHO
Es el documento que la ley obliga a emitir cuando se hubiere optado por postergar el otorgamiento de la factura, y cuando se trasladan bienes que no importan venta.
Menciones Nombre del prestador del servicio y del receptor. Detalle de las especies Precio aproximado de las especies. Estampado copia no vlida para efectos

 La gua de despacho se emite en triplicado, debiendo el original y el triplicado acompaar los bienes corporales que se trasladan. El duplicado deber conservarlo el emisor a objeto de proceder posteriormente a otorgar la factura.

ORDEN DE COMPRA Es el documento por medio del cual una empresa pide a su proveedor se despachen mercaderas o artculos que la orden de compra indica , bajo las condiciones que en el mismo documento se indican. Existen establecimientos comerciales e industriales que por su seriedad o solvencia se ganan se ganan el respeto y la confianza de sus proveedores. Cuando ello ocurre lo normal es que estas firmas en cada oportunidad que necesitan extiendan una nota de compra.

 solicitud de compra Origen aprobacin de presupuesto necesidad inmediata de contar con ciertas mercaderas.

Requisitos
N de orden de compra Fecha de emisin Nombre del comprador y del vendedor RUT comprador y vendedor Condiciones de venta Detalle de los artculos sujetos de la compra Precios unitarios y totales Fecha de entrega Firma comprador

LA NOTA DE DEBITO
Es el documento que conforme al art. 57 DL. 825 de 1974 se debe emitir por aumentos del impuesto facturado. Las empresas en no pocas oportunidades, se ven en la necesidad de enviar facturas a sus clientes sin incluir gastos de conduccin, embalaje u otros. Para cargar estos gastos al cliente, que conllevan un aumento de impuesto a beneficio fiscal, el vendedor debe emitir

Requisitos Conforme a las disposiciones legales vigentes deben cumplir con los mismos requisitos de la factura y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.

LA NOTA DE CREDITO Es el documento que conforme al art. 57 DL 825 de 1974 debe emitirse por los descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturacin. Las firmas comerciales cuando reciben mercaderas devueltas por sus clientes, deben emitir este tipo de documentos.

 Todo contribuyente que extravi o le sean robados o hurtados talonarios completos o parciales de: Guas de despacho, facturas, notas de crdito o de dbito (autorizadas), deber practicar las siguientes diligencias:

Extravi, robo o hurto de estos documentos

1-.Dar aviso del hecho al SII dentro del

plazo de 48 horas . La notificacin deber ir firmada por el propio contribuyente o el representante legal en caso de sociedades y deber dejar constancia de:

 A) Individualizacin completa del contribuyente. B) Cantidad, serie y N de los documentos extraviados, robados o hurtados. C) Dejar establecido si estos documentos estaban utilizados o no. 2-.Ordenar la publicacin de un aviso por 3 das consecutivos en un diario de circulacin nacional donde se describa el hecho.