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Departamento de Informtica
Universidad de Castilla-La Mancha problema:
responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacn en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operacin en ese momento.
involucra:
consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspeccin, suficientes, pendientes de llegar,...) considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operacin plantear conveniencia y plazos de fabricacin para aadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material) considerar un plazo de entrega real (nivel de saturacin de la fbrica) considerar subcontratacin a terceros considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos anteriormente al mismo cliente tener en cuenta costes de los productos en su compra y en su transformacin considerando distintas alternativas de compra por volumen, o de fabricacin por lotes econmicos,...
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Universidad de Castilla-La Mancha para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las reas de la empresa los ERP son el rea de software ms importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas
antes: soporte de procesos de fabricacin actualmente: abarcan todos los procesos y recursos complejos de implantar
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solucin ERP
aplicacin integrada de gestin, modular, y que cubre las necesidades de las distintas reas de una empresa aporta conectividad entre aplicaciones complementarias aporta una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios
con garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas
beneficios esperados
incrementos de eficiencia mejoras de calidad, productividad y rentabilidad implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrnico puede ser un factor estratgico que repercute en beneficio del negocio
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hay sectores en los que no siempre se cubren las necesidades
se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se convierten en mdulos del estndar necesidad de poder utilizarlos aunque se cambie de ERP o de actualizar versiones de mdulos complementarios implantaciones muy especializadas y necesidad de
amplios conocimientos tecnolgicos trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los mdulos complementarios
costes implementacin
la implementacin es mucho ms costosa (entre tres y diez veces) que el producto en s:
altos costes de asistencia de implementacin por parte de empresas de integracin de sistemas enfoques de reingeniera adoptados por las empresas implementadoras de ERPs (es decir, adaptar la empresa al producto) necesidad de reemplazar gran parte de la arquitectura de tecnologa de informacin para dar soporte al ERP
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grado de estandarizacin
para cambiar los procesos estndar de los ERPs hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado solucin: ajustar la empresa a los procesos del ERP pregunta: se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que tambin pueden implementar las empresas de la competencia? alternativa: enfoque hbrido
mantener gran parte de los procesos estndar cambiar el cdigo del ERP donde se compruebe que se van a obtener ventajas competitivas (difcil demostrarlo)
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ejemplo: Dell
1994: comenz a implantar R/3 en las actividades de produccin 1996:
abandon R/3 razn:
el modelo de negocio cambi de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en regiones SAP R/3 result ser demasiado monoltico para ser alterado por las necesidades cambiantes del negocio
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otros
recursos humanos
Formacin y desarrollo
Software extendido
almacn de datos
Software extendido
CLIENTES
ventas y distribucin
otros
Gestin de transporte
Plan de produccin
inventario y fabricacin
otros
PROVEEDORES
Anlisis de ventas
Administracin de la calidad
ARQUITECTURA
SOLUCIONES DE LA INDUSTRIA
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Universidad de Castilla-La Mancha Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin ERP? Enterprise Resource Planning (formal)
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Tiempo real
Conectividad e-business
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principales mdulos
produccin finanzas distribucin recursos humanos
otros mdulos
gestin comercial control de almacn mantenimiento
gestin de proyectos
servicio postventa y soporte herramientas de desarrollo
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planificacin de la produccin
cubre las actividades de produccin de una compaa industrial
planifica la produccin (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) subsistemas
plan maestro de produccin (MPS)
anticipan cuellos de botella en la produccin y permiten tomar decisiones especifica para el prximo pedido de produccin qu productos deben fabricarse y comprarse, en qu cantidades y cundo utilizacin de datos histricos, clculo de tendencias,... planifican las materias primas y los componentes necesarios para responder a los pedidos calcula fechas en que se deben lanzar rdenes de compra y fabricacin
rene la informacin del trabajo en curso y la aade a la programada por MRP, calculando la carga de trabajo con respecto a la capacidad de las instalaciones productivas permiten planificar horas extra, turnos de operarios, mantenimiento preventivo, adquisicin de nuevos equipos,...
gestin de costes administracin de calidad enlaces con CAD monitorizacin de la produccin ...
otros mdulos
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distribucin
actividades de ventas y distribucin de los productos
presentacin de ofertas pedido gestin de almacenes facturacin,...
permiten conocer
estado de pedidos niveles de crditos pactados con clientes y proveedores posiciones de cuentas de los clientes facturas pendientes de pago anlisis de ventas en trminos de volumen y ganancias
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submdulos de distribucin
planificacin de necesidades de distribucin intercambio electrnico de datos (EDI) tiempos y administracin de gastos facturacin lotes compras solicitudes de ofertas de compra contratos de compra rdenes de compra ventas contratos de venta ofertas de ventas anlisis de ventas promociones y ofertas previsiones
gestin de transporte gestin de flotas de transporte gestin de combustible rdenes de transporte tarifas de transporte administracin de entregas planificacin de rdenes de transporte
gestin de almacn
control de inventarios embalajes rdenes de reaprovisionamiento ubicaciones
gestin de la calidad
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mdulos de contabilidad y finanzas
cuentas a cobrar
cuentas a pagar costes de recursos costes de actividad costes dinmicos contabilidad general tesorera activos fijos nminas anlisis financiero contabilidad de contratos
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gestin de la cadena de suministros (SCM)
conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de partners con un objetivo en comn: satisfacer al usuario final
incluye sistemas de varios tipos
transaccionales (mdulos ERP, como gestin de almacn o de envos) mdulos de planificacin y optimizacin analticas de la cadena de suministros (por ejemplo, datos extrados y organizados por el datawarehouse)
ayudan a
aumentar la participacin en el mercado mediante una captacin de demanda universal reducir los costes operativos de adquisicin de materiales aumentar la eficacia de la organizacin competir de forma ms eficaz
objetivo final: integrar clientes, proveedores, fbricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios
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gestin de las relaciones con el cliente (CRM)
recopilacin y anlisis de informacin de los departamentos de ventas, mrketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa
evitar fuga de clientes incremento de ingresos mejores niveles de satisfaccin aumento de la fidelidad
ejemplos
marketing: promociones ms eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes ventas: se propondrn productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente
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finales de los 90:
incrementos de la implantacin de ERPs
razones
simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologas de la informacin (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre s) necesidad de acceder a informacin fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e informacin del funcionamiento de la empresa otros factores (efecto 2000)
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personal involucrado
alta direccin:
propuesta e impulso de los proyectos ERP asignacin de recursos y establecimiento de prioridades
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Preparacin de la implantacin
Desarrollo y confirmacin
-Desarrollo de nuevos procedimientos y controles -Generacin de las bases de datos -Programacin y prueba de modificaciones en los mdulos -Prueba piloto -Formacin de usuarios
Implantacin
-Revisin de polticas operativas y procesos de negocio para identificar reas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitacin a directivos (definicin de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan Detallado de Implantacin: - tareas - tiempo de cada una - responsable/s
Puesta en explotacin
Expectativas de la implantacin...
1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa. 2.- Informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz...) 3.- Definicin y mejora de procesos y herramientas de control de gestin. 4.- Reducir costes de operacin (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las reas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
hardware/infraestructura
equipo de implementacin entrenamiento y formacin software
25%
15% 15% 15%
0% - 50%
5% - 20% 10% - 20% 10% - 20%
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composicin terica del equipo de proyecto
por parte del cliente
ejecutivo sponsor:
establece el compromiso de la alta direccin con el proyecto formula los objetivos estratgicos
asignacin de recursos humanos y financieros resuelve posibles conflictos toma de decisiones estratgicas reuniones mensuales
consultor principal
consultor de aplicacin: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el anlisis y diseo conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP director tcnico: responsable de las tareas de desarrollo de mejoras consultor tcnico: instalacin del sistema estndar, control de calidad de las adaptaciones, coordinacin del equipo de desarrollo, documentacin adaptaciones programador
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rentabilidad de las implantaciones de ERPs
tasas de retorno sobre la inversin (ROI): del 5% al 20% descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP
beneficios ms citados por los responsables (en el caso de implantaciones con xito)
estandarizacin e integracin de procesos, tanto locales como globales disponibilidad y calidad de los datos menores inventarios ciclos de entrega ms cortos vida til estimada: al menos 10 aos
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Expectativas vs. resultados de la implantacin
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Expectativas vs. resultados de la implantacin
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
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Expectativas vs. resultados de la implantacin
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Expectativas vs. resultados de la implantacin
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
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Expectativas concretas
Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con informacin de calidad que les permita tener una mejor visibilidad para realizar su trabajo.
Unido a:
Retorno de la inversin realizada en hardware, software,servicios y tiempo invertido por la Organizacin.
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Costes a considerar en una implantacin COSTES EXTERNOS
Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento
COSTES INTERNOS
Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la organizacin Costes asociados a la aparicin del ERP en la organizacin.
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Distribucin lgica de los Costes Externos Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10% Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%
COSTE VISIBLE
Hardware
Red Comunicaciones
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SOFTWARE
Los costes del Software son marcados por los fabricantes
Un software va ntimamente ligado al proveedor de servicios.
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SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIN Y MANTENIMIENTO.
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Eleccin de un ERP Criterios y Costes de ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignacin de esfuerzos y recursos
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Clave principal...
La nica manera de no errar en la adecuada asignacin de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodologa proporcionada por la empresa consultora de implantacin. Slo con la repeticin se consigue ir depurando los mtodos.
Impla Software
El
de
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Medidas para controlar los riesgos de implantacin Control de procesos y seguridad...
La implantacin de un ERP es relativamente sencilla.
El ERP debe almacenar informacin fija que la compaa necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).
A esta informacin se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc. !
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Medidas para controlar los riesgos de implantacin Algunas consideraciones.... Si la Informacin que maneja la organizacin no es depurada no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo a
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Medidas para controlar los riesgos de implantacin Algunas consideraciones.... Si la Informacin que maneja la organizacin no es depurada no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo a
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ELECCION DEL ERP... Parmetros que debemos considerar...
Requerimientos resueltos por ERP estndar Flexibilidad Coste de la solucin Experiencias y casos de xito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnologa empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversin en I+D Capacidad de customizacin Cantidad de mdulos adaptables Facilidad de uso
Escalabilidad
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ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parmetros que debemos considerar...
Experiencia en el sector Coste Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodologa de implantacin Presencia global Proximidad geogrfica Compromiso en la implantacin
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Eleccin de un ERP Criterios y Costes de IERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversin
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Formalmente sera el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversin a lo largo de su vida til; partido por el valor actual de la inversin realizada.
ROI=(Beneficios/Costes)x100
Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.
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El mtodo ROI. Perodo de Recuperacin Cantidad de tiempo en recuperar la inversin realizada. Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.
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Algunos ejemplos prcticos...
SITUACIN INICIAL
Intensivo en personal y control analtico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregacin de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos.
Empresa de Ingeniera
ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP de fcil uso. Reduccin de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluacin de 1 ao en retorno de la inversin.
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Algunos ejemplos prcticos... Empresa venta y distribucin de libros
SITUACIN INICIAL
Parado expansin de Delegaciones (imposibilidad de control) Dobles imputaciones Decenas de personas dedicadas slo a revisin de duplicaciones.
ACTUACIONES
Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP. Organizacin de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputacin del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la poltica expansiva de la compaa. Evaluacin de 6 meses en retorno de la inversin.
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Proceso Tpico
Antes
Medir situacin actual en el caso de existir aplicacin. Identificar procesos bsicos susceptibles de mejora. Recoleccin de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.
Despus
Nmeros resultante tras la inversin (costes finales, beneficios obtenidos) Conversin de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de mrgenes respecto a la situacin anterior.
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proveedores de ERPs
JDE 7% Baan 7% SSA/BPCS 3% JBA International 3%
PeopleSoft 9%
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