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El ABC de todo emprendedor y emprendedora

ORGANIZANDO MI FERIA

PROCLADE

POR QUE ORGANIZAR UNA FERIA


Son espacios de comercializacin (Compra y venta de productos/ servicios) Son espacios de articulacin comercial con otros actores, es decir la posibilidad de que los feriantes puedan establecer en pocos das una gran cantidad de contactos comerciales serios, lo que les llevara mas tiempo y dinero por otro medio. Son espacios que permite evaluar el inters que despierta su producto, a travs de degustaciones y/o demostraciones del mismo durante el evento.

No se puede organizar una feria slo para vender!!!!


La FERIA en una plaza importante de contactos comerciales

LO QUE HACE EXITOSA UNA FERIA

Es la diversidad de la muestra, no necesariamente la cantidad de expositores. Que distintos sectores productivos de la regin estn representados. Que sea un espacio adems, para la muestra e intercambio de nuevas tecnologas, tendencias del mercado y experiencias entre los participantes.

CUANTO CUESTA HACER UNA FERIA

Alquiler de toldos, servicio de luz, agua, guardiana y recoleccin de basura, animador, movilidades, medios de difusin hace que en promedio un stand pueda costarle 50 soles diarios si es que todo los que se comprometen ir porque sino por unidad sale ms caro. Entonces cuanto debera obtener de ganancia diaria un microempresario/a? por encima de los 50 soles diarios porque adems debe cubrir costos de ambientacin de stand, inversin en publicidad y promocin as como el costo de una persona por el da de atencin debera llegar a ganar liquido 150 soles.

ETAPAS EN LA ORGANIZACIN DE UNA FERIA

Primera Etapa : PRE FERIA Planificacin y Organizacin

Segunda etapa: EJECUCION Implementacin de la feria y su gestin

Tercera etapa : POST FERIA Desmontaje, balance, evaluacin y definicin de lecciones aprendidas para la mejora continua

PREFERIA

PASO 1 LA PLANIFICACION PASO 2 LA ORGANIZACIN

EJECUCION

PASO 3
LA IMPLEMENTACION: inauguracin, actividades de promocin , monitoreo y clausura

POST FERIA

PASO 4 DESMONTAJE PASO 5 BALANCE ,EVALUACION Y MEMORIA

PRIMERA ETAPA: PRE FERIA


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LA PLANIFICACION Debemos contar con una BASE SOCIAL DE PRODUCTORES. Hay que identificar los sectores de produccin y las lneas de producto para poder conformar la base de expositores. Debemos garantizar que los productores tengan la suficiente capacidad de produccin y productos. La ORGANIZACIN DE UNA FERIA debe ser consensuada con las instituciones locales pblicas y/o privadas. Hay que conformar un COMIT ORGANIZADOR conformado por distintos actores : las organizaciones de micro empresarias, productores y/o artesanos del sector, gobiernos municipales, ONG, medios de comunicacin, empresa privada, de preferencia. Se debe contar con un REGLAMENTO de ferias. (informacin general, objetivos, requisitos de participacin, servicios, costos y procedimientos d e inscripcin, normas disciplinarias internas) Hay que definir el lugar que sea adecuado, accesible, seguro, que cuente con cobertura de servicios bsicos, etc. Hay que solicitar los permisos necesarios a las autoridades respectivas. Hay que ubicar una fecha que se sepa que la gente

LA ORGANIZACIN 1.- Nombrar una comisin o comit de trabajo,

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integrado por un presidente, un secretario, un financiero, y representantes de las diversas comisiones de trabajo (coordinadores o responsables de cada una de las comisiones). Definir sus funciones y roles. 2.- El comit nombra a un coordinador general. Es fundamental elegir una persona encargada de la coordinacin general del evento, quien tendr bajo su responsabilidad coordinar todas las actividades relacionadas con la feria. 3.- Definir las Comisiones y los encargados de cada una de ellas. Cada comisin debe contar con un encargado y un equipo de trabajo. (Comisin de stands, mercadeo y finanzas, foros y conferencias, festival cultural, gastronoma regional, protocolo, promocin, ruedas de negocio, seguridad, etc) En esta etapa se debe ver todo lo referido a la distribucin de los espacios para los stands.

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La implementacin de la iluminacin, electricidad, servicios higinicos, seguridad. Establecer horarios para las actividades. Y preveer imprevistos como corte de luz.

SEGUNDA ETAPA: EJECUCION


1. INAUGURACIN

3. MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES 3.1.El comit organizador debe reunirse diariamente y verificar el cumplimiento de todas las actividades por comisin a travs de una lista de chequeo. 3.2 Recoger la opinin de los visitantes durante la feria con respecto a los productos, servicio de atencin al cliente y los servicios que se derivan de la feria. Estos datos sern tiles para los organizadores al momento de evaluar si los objetivos se cumplieron y si obtuvieron los resultados esperados. 3.3 Hay que controlar el movimiento econmico, ya que permite realizar un balance de la importancia de la feria y si ha causado el impacto econmico esperado. 4. CLAUSURA

Hay que inaugurar la FERIA y esta tiene que ser un gran acontecimiento, lo importante es causar un gran impacto en la opinin pblica. En la inauguracin es necesario presentar alguna novedad que promueva al sector productivo o muy bien puede complementarse con una presentacin cultural propia de la regin o pas. 2.ACTIVIDADES DE PROMOCIN 2.1. Salones de Exhibicin. Son salones que se arman de tal manera que muestran productos para que las personas tengan una idea de cmo es y cmo los puede utilizar. Se trata de acercar a las personas a los productos ofrecidos y que estos se familiaricen con ellos. Se enfatiza beneficios de los productos. Implican tiempo y dinero, as como personas capacitadas para montar la exhibicin. 2.2. Conferencias o foros magistrales. Esta actividad tiene que ver con la formacin de los empresarios en temas de relevancia para el desarrollo de la cadena productiva. 2.3. Premio a la excelencia de la micro y pequea empresa. Es importante dar un premio a los empresarios que han sobresalido por la innovacin, creatividad y calidad de produccin, buena atencin al cliente, contribucin a la creacin de fuentes de empleo, espritu empresarial o apoyo al crecimiento en la economa local. Es un reconocimiento pblico de la labor empresarial que realiza el productor de la micro, pequea o mediana empresa y/o instancias de apoyo al desarrollo empresarial.

Esta actividad muchas veces es pasada por alto y no debera ser as, ya que la clausura permitir que los participantes, patrocinadores y autoridades conozcan los resultados de la feria. Dentro de estos resultados se enumeran los siguientes:

1. Nmero

de visitantes.

2. Nmero de participantes. 3. Cantidad de negocios cerrados.

4. Premio a las mejores empresas en montaje de stand, atencin al cliente, etctera.

TERCERA ETAPA:POST FERIA

1. EL DESMONTAJE El desmontaje de los stands, estar a cargo de la comisin de stands. Deber de cuidarse que el recinto ferial utilizado para la ubicacin de los stands quede en las mismas condiciones en que fue recibido. Los materiales y equipo utilizado debern de ser guardados y conservados en un lugar apropiado para utilizarlos en prximos eventos. As mismo, debe cuidarse que los participantes no desmonten su stand antes de la clausura de la feria. 2. BALANCE GENERAL La comisin de finanzas y mercadeo tiene la responsabilidad de elaborar todos los documentos contables en donde se especifiquen los gastos e ingresos de las actividades de la feria. Adems deben liquidar todos los pagos pendientes que hayan quedado, como crditos obtenidos o prstamos por la adquisicin de materiales o equipo. Esta comisin debe elaborar un informe del balance, conclusiones y recomendaciones. El balance general debe ser respaldado por las facturas o recibos contables. 3. EVALUACION La feria debe ser evaluada desde tres mbitos:

Las FERIAS son un reto y una oportunidad

Desde el punto de vista de los visitantes, de los participantes y de los organizadores. Esto determina el xito del evento.

BIBLIOGRAFIA

Instituto andino de artes populares-Sistema regional en arte popular-Como organizar una feria Manual para organizadores de ferias-GTZ-PROMOCAP

GRACIAS!!!!!