Gestión de

adquisiciones
INTEGRANTES:

B R AYA N A D R I Á N VA L D O V I N O S J I M É N E Z

L U I S PA B L O O R T Í Z B A R R E D A

MARIANA PÉREZ CARDONA

O S VA L D O F E R N Á N D E Z A G U I L A R

FECHA:

--/07/2023
 • Definamos gestión

• ¿Qué es una adquisición?

• Gestión de adquisición

• Etapas y actividades

• Planificación de adquisiciones
Información • Solicitud de propuestas o
general licitaciones

• Evaluación de propuestas

• Negociación de contratos

• Adjudicación y cierre de contrato

• Seguimiento y control

• Resumen
 Gestión
La gestión es un conjunto de procesos, técnicas,
prácticas y habilidades que se aplican para
planificar, organizar, dirigir y controlar recursos con
el propósito de alcanzar objetivos específicos en una
organización o en cualquier otra actividad. Es una
función esencial para el buen funcionamiento y el
logro de resultados exitosos en diferentes contextos,
como empresas, proyectos, instituciones
gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro.
 Adquisición
La adquisición, en un sentido general, se
refiere al proceso de obtener o adquirir
algo, ya sea bienes, servicios,
conocimientos, habilidades o cualquier
otro recurso necesario para satisfacer una
necesidad o cumplir con un objetivo
específico.
"La gestión de
adquisiciones es el arte
de obtener lo que
necesitas, cuando lo
necesitas, con la
calidad adecuada y al
mejor costo posible."
- VALCAR
Gestión de adquisición

La gestión de adquisiciones es un proceso integral y estratégico que se lleva a cabo

en el ámbito empresarial o de proyectos para obtener los bienes, servicios o recursos
necesarios con el fin de cumplir con los objetivos establecidos. Esta disciplina se
aplica en diferentes contextos, como en empresas que adquieren insumos para su
producción, organizaciones que realizan proyectos específicos o entidades
gubernamentales que adquieren bienes y servicios para satisfacer necesidades
públicas.
Etapas y actividades
Planificación de actividades Evaluación de propuestas Seguimiento y control

Solicitud de propuesta o licitación Adjudicación y cierre de contrato

La planificación de adquisiciones es una
etapa crucial dentro del proceso de
gestión de adquisiciones. En esta fase,
Planificación
se desarrolla una estrategia detallada
para obtener los bienes, servicios o
de
recursos necesarios para cumplir con los
objetivos de un proyecto o una adquisiciones
organización.
 UNO:
DOS:
Identificación de
Análisis de mercado
necesidades

TRES:
CUATRO:
Definición de la
Presupuesto y
estrategia de
planificación financiera
Pasos clave adquisiciones

CINCO: SEIS:
Determinación del Documentación y
cronograma requisitos legales

SIETE: OCHO:
Identificación de riesgos Aprobación y revisión
Las solicitudes de propuestas (RFP,
request for proposal o solicitud de
propuesta) o licitaciones son
documentos formales que una
organización emite para invitar a
proveedores externos a presentar sus Solicitud de
propuestas para la adquisición de
bienes, servicios o recursos. Estos
documentos detallan los requerimientos,
propuestas o
términos, condiciones y criterios de
selección que los proveedores deben
licitación
cumplir para poder participar en el
proceso de selección. Las RFP o
licitaciones son comunes en los
procesos de contratación
gubernamentales, proyectos de gran
envergadura y en la adquisición de
bienes o servicios específicos.
 Elementos
Las solicitudes de propuestas o licitaciones pueden
variar en su contenido, pero generalmente incluyen los
siguientes elementos:

•Introducción
•Objetivos y alcance
•Especificaciones técnicas
•Requisitos legales y administrativos
•Proceso de selección
•Calendario y plazos
•Formato de propuesta
•Contacto y aclaraciones
•Términos y condiciones
La evaluación de propuestas es una
etapa fundamental en el proceso de
gestión de adquisiciones. Una vez que
los proveedores han presentado sus
propuestas en respuesta a la solicitud de
propuestas (RFP) o licitación, es Evaluación de
necesario evaluar y comparar
cuidadosamente cada una de ellas para propuestas
determinar cuál es la mejor opción que
cumple con los requisitos y criterios
establecidos.
 UNO: DOS:
Revisión inicial Evaluación técnica

CUATRO:
TRES:
Evaluación de
Evaluación financiera
experiencia y calidad
Pasos clave
CINCO: SEIS:
Ponderación de criterios Análisis comparativo

OCHO:
SIETE:
Toma de decisión Comunicación y
notificación
La negociación de contratos es una
etapa crucial en el proceso de gestión de
adquisiciones, en la que se establecen y
acuerdan los términos y condiciones
específicos del contrato entre la
organización o el proyecto y el Negociación
proveedor seleccionado. Esta etapa
busca lograr un acuerdo mutuamente de contratos
beneficioso y claro para ambas partes,
asegurando que las expectativas y
responsabilidades estén bien definidas y
acordadas.
 Guía
A continuación, te presento una guía sobre cómo llevar
a cabo una negociación efectiva de contratos:
•Preparación
•Establecimiento de objetivos claros
•Escucha activa
•Flexibilidad y creatividad
•Resolución de conflictos
•Documentación
•Revisión legal
•Firma del contrato
•Gestión del contrato
La "adjudicación" y el "cierre de
contrato" son dos etapas clave en el
proceso de contratación pública o
Adjudicación y
privada. Estas etapas se aplican cuando
una entidad necesita adquirir bienes o
cierre del
servicios de un proveedor externo.
contrato
Adjudicación
Preparación y publicación del
pliego de condiciones
La entidad contratante define los términos y condiciones
del contrato, incluyendo los requisitos, especificaciones
técnicas, condiciones de entrega y otros aspectos
relevantes. Luego, se publica este documento para que los
posibles proveedores puedan revisarlo y preparar sus
ofertas.
Recepción de ofertas
Los proveedores interesados presentan sus propuestas de acuerdo con las condiciones
establecidas en el pliego de condiciones. Estas ofertas pueden ser presentadas en
sobre cerrado o por medios electrónicos, dependiendo de las normas y
procedimientos establecidos.
Evaluación de ofertas

Un comité de evaluación o una entidad responsable

analiza las ofertas recibidas para asegurarse de que
cumplan con los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones. La evaluación puede incluir aspectos
técnicos, financieros, legales y cualquier otro criterio
relevante.
Adjudicación
Una vez completada la evaluación, se selecciona al proveedor o contratista que mejor
se ajuste a los criterios definidos en el pliego de condiciones. Se le otorga el contrato
y se procede a la siguiente etapa.
Cierre del
contrato
Negociaciones y acuerdos finales

Si es necesario, se pueden llevar a cabo

negociaciones adicionales entre ambas partes
para definir detalles específicos del contrato,
como precios finales, plazos, condiciones de
pago y otros aspectos relevantes.
Firma del contrato
Una vez que todas las partes están de acuerdo con los términos y condiciones del
contrato, se procede a firmar el documento oficial, que establece las obligaciones y
responsabilidades de ambas partes durante la ejecución del contrato.
Inicio de la ejecución del contrato

Con la firma del contrato, se da inicio a la ejecución

del mismo, donde el proveedor comienza a suministrar
los bienes o servicios acordados, y la entidad
contratante cumple con sus compromisos de pago u
otras responsabilidades estipuladas en el contrato.
El seguimiento y control son dos
elementos fundamentales en la gestión
de proyectos y contratos, ya que
permiten monitorear y supervisar el
progreso y el cumplimiento de los
objetivos establecidos. Estas actividades Seguimiento y
son esenciales para asegurar que el
proyecto o contrato avance de manera control
adecuada y se ajuste a lo planificado.
 Actividades
Algunas actividades comunes durante el seguimiento
incluyen:
• Monitoreo de indicadores clave de rendimiento (KPIs):
Establecer y seguir métricas específicas para medir el
desempeño y logro de objetivos.

• Actualización del estado del proyecto: Mantener un registro

de las actividades completadas, aquellas en progreso y las
pendientes, así como cualquier cambio significativo que
pueda afectar el desarrollo del proyecto.

• Evaluación del avance y desviaciones: Comparar el progreso

real con el planificado y analizar las desviaciones para tomar
acciones correctivas si es necesario.

• Comunicación y reportes: Proporcionar informes periódicos

a las partes interesadas para mantenerlas informadas sobre el
estado del proyecto y cualquier problema o logro relevante.
•Implementación de acciones correctivas: Tomar
medidas para corregir los problemas identificados
y restaurar el curso del proyecto o contrato.

•Replanificación: Si las desviaciones son

significativas y pueden afectar la viabilidad del
proyecto, se puede requerir una revisión y

Acciones
actualización del plan y cronograma.

•Gestión de riesgos: Evaluar y abordar los riesgos

identificados para mitigar su impacto en el
proyecto. comunes
•Ajustes en la asignación de recursos: Reasignar
recursos o modificar el presupuesto si es necesario
para mantener el progreso del proyecto.

•Comunicación efectiva: Informar a las partes

interesadas sobre las acciones de control y las
decisiones tomadas para abordar cualquier
problema o cambio.
Resumen
La gestión de adquisiciones es esencial para
garantizar que las necesidades del proyecto u
organización sean satisfechas de manera
eficiente y efectiva, asegurando relaciones
sólidas y mutuamente beneficiosas con los
proveedores. Un proceso de gestión de
adquisiciones adecuado contribuye al éxito y la
viabilidad de los proyectos y operaciones de
cualquier entidad.
 Gracias

¿Qué es la gestión de adq 9. Gestión de las Adquisi

uisiciones y por qué es ta ciones del Proyecto - La
n importante? [2022] • As guia
ana PMBOK (weebly.com)