Calidad de

mantenimiento
Control de documentos
Que es control de documentos…

 De un modo general el control de documentos puede definirse como un

circuito de trabajo o procedimiento puesto en marcha por una organización
con el fin de asegurar la disponibilidad de cualquier información en el
momento que se requiera.
 Para poder funcionar con eficiencia, evitando perdidas inútiles de horas de
trabajo e, incluso exponerse a sanciones por parte de los administradores,
todas las organizaciones necesitan tener un control total de la documentación
que generan centralizando los sistemas de gestión.
Importancia del control de documentos…

 Ayuda a asegurar que la información sea indexada y rastreable.

 Contribuye a reducir errores en la documentación.
 Permite la automatización de tareas o procesos.
 Es esencial para garantizar la trazabilidad.
Procedimiento para el control
de documentos.
IDENTIFICACION.
ALMACENAMIENTO Y PROTECCION.
RECUPERACION.
TIEMPO DE RETENCION.
DISPOSICIÓN DESPUES DE RETENCION.
DISPOSICIÓN FINAL.
Consejos para mejorar la documentación
gestión documental.
 Digitalizar los documentos en papel.
 Centralizar el contenido corporativo.
 Clasificar los documentos.
 Hacer buen uso de los metadatos.
 Optimizar el tiempo con modelos de documentos.
 Establecer autorizaciones de acceso.
 Incentivar la colaboración.
 Administrar las versiones de documentos.
Por que necesitas controlar los
documentos…
 Control de acceso mas fuerte: el sistema de control de documentos puede
introducir practicas solidas y conformes de gestión de identidad y acceso en las
empresas para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso.
 Cumplimiento mejorado: la solución electrónica adecuada para el control de
documentos puede simplificar el proceso de cumplir con los requisitos
reglamentarios.
 Transparencia de la información: los sistemas de control de documentos deben
desempeñar un papel importante en la gestión de identidad y acceso protegiendo
los documentos confidenciales de la exposición a partes equivocadas.
 Colaboración global: en el pasado, los enfoques basados en papel para los
sistemas de control de documentos requerían el intercambio de documentos por
correo o fax. Lo cual estos procesos retrasaban la revisión de documentos de
manera significativa.
Por que necesitas controlar los
documentos…
 Gestión de calidad mejorada: son un componente critico del cumplimiento y
la cultura basada en la calidad en las empresas.
 Recuperación ante desastres: el coste medio de un solo registro perdido o
robado es de mas de 200 euros.
 Racionalización de toda empresa: la solución del software lideres para el
control de documentos pueden ofrecer amplios beneficios comerciales mas
allá del cumplimiento, el acceso y la seguridad mas inteligente.
Procedimiento para el control de
documentos…
 La norma ISO 9001 establece que el procedimiento de control de documentos
exigiendo que este procedimiento este documentado y controlado.