ESTRATEGIAS PARA EL

MANEJO DEL PROCESO DE

MANTENIMIENTO DE EQUIPO
BIOMEDICO DEL IHSS
Características

Objetivos definidos

Tareas interdependientes

Recursos (costos y personal)

Nivel de obsolescencia
tecnológica

Integración empresas
 Factores clave de éxito
Alcances
bien
definidos

Integración Costos

Cumplimiento Legalidad
de tareas
 Factores clave de éxito
Para asegurar el éxito de este proceso es importante
desarrollar un plan antes del planteamiento de la estrategia;
éste debe incluir todas las tareas a realizar, los costos
relacionados y los estimados del tiempo necesario para
terminarlos.

La carencia de este tipo de plan aumenta el riesgo de fracaso y

no cumplir con los objetivos trazados dentro del presupuesto y
a tiempo.
 Componentes de la estrategia

Ambiente La Idea
Político, interno, externo Bienestar común

Institución Empresas La Arena

Autoridades Valores, Capacidad, Experiencia Participantes

Aliados Detractores
COHEP, CNA, etc competencia, internos
 Elementos principales de la propuesta

Acceso Normatividad
Ubicación Regulación

Dirección Políticas
Población Ejecutiva
Financiamiento
internas
Riesgos Costos
Dirección
Medica Costos
IHSS
Jefaturas Tendencias
Cultura Estadísticas
Valores Técnicos Contrato

Involucramiento Disponibilidad
Idiosincrasia Tecnología
SITUACIÓN
ACTUAL
 A NIVEL DE AUTORIDADES
 En general, en la mayoría de las instancias de coordinación y
de toma de decisiones participan las mismas personas,
(generando ineficiencia en el uso del tiempo y menoscabo para
sus funciones de rutina)
 Muchos informes con desintegración y poco uso.
 Falta de capacidad de gestión interna de parte de los
delegados técnicos institucionales
 En general, en todos los niveles de autoridad la toma de
decisiones no siempre está sustentada en procesos de análisis
adecuados.
 Las decisiones que se toman no siempre cuentan con el
respectivo respaldo documental.
 Manejo totalmente errático de las políticas de contratación.
 Mala percepción del servicio, debido a que no existe
comunicación constante con los proveedores
 A NIVEL DE JEFATURAS
 En general la actitud del Jefe Nacional es positiva, sin embargo la
conducción de la Gestión es improvisada, especialmente por:

 Se recibe información de todas las fallas reportadas, sin embargo esta

información llega de manera segmentada, desintegrada e incompleta.
 De los diferentes mandos intermedios, el jefe no recibe informes
estructurados con identificación clara de problemas, la mayoría de los casos
se maneja vía WhatsApp.
 Al no haber un cuadro de mando que integre la información crítica generada
por todas las partes, no se le facilita a la Administración el análisis para la
toma de decisiones.
 No ha existido una buena comunicación con los representantes de las
empresas, esto ha generado desinformación sobre la necesidad del servicio
de mantenimiento
 A NIVEL OPERATIVO
 En todos los hospitales se encontró que el personal técnico hace una
labor de supervisión, sin embargo su funcionamiento no es acorde a la
realidad actual, limitando las posibilidades de que su funcionamiento
sea eficiente y eficaz.

 En ambos hospitales hay un jefe de biomédica, las funciones de estos

son diversas y no están claras, ni definidas las acciones que debe
desarrollar en todas las estrategias y en los mecanismos gerenciales
que garanticen la operatividad de los contratos, se ha detectado que
existe mala comunicación entre las sedes y la jefatura nacional.

 En todos los hospitales los servicios están funcionando según lo

establecido en los contratos, salvo ciertas excepciones.
 A NIVEL DE CONTRATO
 A la fecha hay 6 empresas que tienen contrato con el IHSS para el
servicio de mantenimiento de equipo biomédico, sin embargo, a pesar
que todos fueron contratados bajo los mismos términos, se ha
detectado un manejo diferenciado de las situaciones contractuales
generadas.

 En los informes y reuniones convocadas por las personas delegadas

por el IHSS únicamente discuten problemas circunstanciales ó
emergenciales y no sobre los procesos estratégicos.

 El cuadro de mando es una herramienta que no es utilizada a pesar que

el contrato indica que debe ser incorporada como un insumo informático
de gestión y control. La ausencia de esta herramienta limita una toma
de decisiones oportuna.
 A NIVEL DE CONTRATO
 A pesar de las múltiples aclaraciones realizadas, el personal biomédico
delegado por el IHSS continua aplicando mal el concepto de Full Risk.
 A pesar de cumplir con los tiempos y condiciones (en la mayoría de los
casos), se continúan aplicando multas de manera arbitraria.
 A la fecha existen 19 enmiendas al contrato y un proceso de licitación
fallado derivado de la aplicación inadecuada de los modelos de gestión
de mantenimiento de equipo biomédico por parte del personal técnico
delegado por el IHSS.
 Se han sufrido demoras injustificadas en los pagos de los servicios
prestados.
 Se han tomado decisiones unilateralmente, sin tomar en cuenta la
opinión de los proveedores, aunque estas afectan y/o contradicen lo
establecido en los mismos contratos.
 Nivel Autoridades ESTRATEGIAS SUGERIDAS

Reunión nuevas Definición de necesidades Cambios en las Jefaturas de

autoridades institucionales Biomedica

Generación de confianza
Instancias Intermedias
Unidades/ Deptos. /

Creación Cuadro Mando

Instancia única de Información y toma de
decisiones

Administración Adecuación de Funciones según

Recursos Humanos estrategias
Estadística
Lista de Chequeo Diaria
Reunión mensual Gerencial
Reporte mensual en base a tablero de
indicadores
Nivel Salas /
Servicios

Mayor comunicación
interna
 PLANES DE EXPANSION
Modelos de Contratación Consejo Consultivo
Revisión de condiciones
MARCO

Servicios LCE
LEGAL
contractuales • Discusión COHEP
• Licitación nuevos equipos • Presentación JD – IHSS
Máximo 1 mes • Licitación servicios integrales • Revisión Cumplimiento legal
• Contratación directa –
Licitación Privada
• Comodato / Leasing

Cuadro Mando
Gerencial

Informes Varios
CONDICIONES
TECNICAS

Tablero de Indicadores
Instalaciones Toma de decisiones • Procesa
Obsolescencia Recursos Humanos • Analiza
Insumos Estadísticas IHSS • Prepara Informe
Bioseguridad • Seguimiento
OPERATIVID

Tablero de Indicadores
AD

SEDES – (TEG/SPS) TECNICOS, SUPERVISORES, ETC

 RUTA CRITICA Un Jefe de
Metas claramente Respaldo de la alta
Biomédica
definidas. dirección.
competente.

Participación y
Cumplimiento Recursos consultas entre
marco legal suficientes. empresas y el
IHSS.

Supervisión y
Buena Mediciones y
retroalimentación
comunicación. estadísticas
apropiadas.

Involucramiento
Tecnología Determinación de
de entes anti-
apropiada. costos
corrupción
SUS OPINIONES