Fase II

Régimen Contable de los Bienes

Públicos
1. Sistema Contable de los Bienes
Públicos Estadales
 1.1 Sistema Contable

Es el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos

que permiten el registro sistemático de los hechos económicos
de las organizaciones, con el objeto de satisfacer la necesidad de
información destinada al control y al apoyo del proceso de toma de
decisiones de los administradores, así como también para el
conocimiento de terceros interesados en la gestión.
 1.2 Fines del Subsistema de Contabilidad
de Bienes Muebles e Inmuebles

Registro
Formación de Control de las
Contable de la
los Inventarios Operaciones
Operaciones

Inventario Inicial
Registro sucesivo Sistema Contable
de Bienes Muebles
de las Operaciones con cifras sinceras
e Inmuebles
2. Formación de los Inventarios
2.1 Objetivos de la Formación de los Inventarios

Registro
Valor de los Permanente
Bienes a una
fecha
determinada

Utilidad
Administrativa y
de Control

Concepción Dinámica
y Funcional
2.2 Principios de la Formación de los Inventarios

Unidad Procedimental

Simultaneidad

Clasificación uniforme de los Bienes de acuerdo a

 Su naturaleza
 Uso
 Destinación

Descripción adecuada y completa de cada uno de los bienes,

para su ubicación e identificación

Los bienes muebles e inmuebles serán registrados por

 Valor de Adquisición
 Valor del Justiprecio (muebles)
 Avaluó por la comisión
3. Formación de Inventarios de
Bienes Inmuebles
 Formación de Inventarios

3.1 Actividades Previas

Preparar una relación o lista previa de los bienes inmuebles

propiedad del organismo con los datos existentes, con el propósito de:

•Obtener información actualizada y cierta con los datos

indispensables sobre las propiedades inmuebles.

• Disponer de los elementos necesarios para continuar, hasta su

terminación los inventarios definitivos de los bienes inmuebles.
Formación de Inventarios

3.1 Actividades Previas

• Con los datos obtenidos previamente, se procederá a formar

expedientes individuales para las propiedades inmuebles, donde se
incorporarán las informaciones y documentos relativos a las
mismas, a fin de obtener los datos indispensables para el inventario
definitivo

• Cada expediente irá precedido de una ficha de resumen en la cual

se consignarán los datos vinculados con la propiedad.
Formación de Inventarios

3.1 Actividades Previas

Si al momento de levantar el inventario no se dispusiera de cierta

información o documento o del personal suficiente para las mediciones
y descripciones, se debe:

Registrar la existencia de las propiedades inmuebles

 Formar el expediente con la información disponible (debiendo

completar posteriormente los datos, documentos y estudios
necesarios)

Cuando el expediente corresponda a una sola área de terreno con

varias edificaciones e instalaciones, se describirán por separado
cada una de ellas, en el mismo expediente, con indicación del
conjunto de construcciones que lo integran.
 Formación de Inventarios

3.2 Normas y Convenciones

• Cada organismo o ente público, en forma periódica o por lo menos

una vez al año, a través de personal independiente de la custodia
y registro contable deberá verificar físicamente la situación de los
bienes inmuebles que le han sido adscritos y compararlos con los
registros contables.

• Al fijar la fecha de corte de cuentas del inventario, se quiere

significar que los inventarios existentes en la actualidad se ajustarán
a esa fecha.
Si no hubiere registro se comenzará a formar el inventario a fin de
establecer su monto al comienzo del año.
Formación de Inventarios

3.2 Normas y Convenciones

• Para efectos del inventario deberán considerarse como unidades

básicas, aquellos inmuebles cuyas partes integrantes forman un
conjunto orgánico, al registrar el edificio se incluirán todas las
instalaciones, las cuales serán descritas de manera detallada.
Formación de Inventarios

3.2 Normas y Convenciones

• Cada bloque de edificio se inventariará por separado, como una

unidad que comprenda:

1. Los terrenos en que está construido.

2. Sus instalaciones de agua, electricidad, teléfonos, ascensores.
3. Refrigeración y acondicionamiento de aire.
4. Cocinas y lavanderías fijas.
5. Garajes, estacionamiento.
6. Jardines y zonas verdes.
7. Vías de acceso y todas sus anexidades y servidumbres.
8. Aditamentos fijos y elementos empotrados o adosados: cajas de
seguridad, lámparas.
Formación de Inventarios

3.2 Normas y Convenciones

• Al inventariar un establecimiento industrial será necesario

describir de manera pormenorizada los edificios, terrenos, así como
sus estructuras, maquinaria fija y demás anexidades, tales como
las redes de acueducto y eléctricas.

• Al inventariar una hacienda o finca rural será preciso hacer

referencia detallada de la extensión de sus terrenos, los edificios e
instalaciones fijas, etc.

• No se incluirá en los inventarios las carreteras, puentes, calles,

plazas, parques y demás bienes de uso y servicio público.
3.3 Formularios para la Formación de Inventarios
de Bienes Inmuebles

Según la Publicación Nº 20
“Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los Estados de la
República”, Gaceta Oficial Nº 2.624
Extraordinario de fecha 30/06/1980

Anexo Nº 4
Instructivo para la Formación de
Inventarios y Cuentas de los Bienes
Muebles e Inmuebles de los Estados de
la República
3.3 Formularios para la Formación de Inventarios
de Bienes Muebles

Según la Publicación Nº 21
“Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los Municipios
de la República”, Gaceta Oficial Nº 2.681
Extraordinario de fecha 31/10/1980

Anexo Nº 4
Instructivo para la Formación de
Inventarios y Cuentas de los Bienes
Muebles e Inmuebles de los Municipios
de la República
 Guía para formar los expedientes de las propiedades
inmuebles:

a. Hoja de Trabajo Nº 1 : para describir los edificios.

b. Hoja de Trabajo Nº 2: para describir los terrenos.

c. Hoja de Trabajo Nº 3: para describir instalaciones fijas.

 Formulario BI-1 Inventario de Bienes Inmuebles:

Utilizado por la Oficina de Bienes para informar la

existencia y valor de los inmuebles que integran los
respectivos patrimonios, con corte al 31 de diciembre
de cada año.
 Inventario de Bienes Inmuebles
Formulario BI-1
1. Estado______________________________
2. Distrito ____________________________

3. Municipio ____________________________
4.Fecha_______________ 5. Hoja No. _____
_
7.Clasificación 10.Fecha de
11. Valor
Funcional 9. Denominación del Inmueble Incorporación
6. Ubicación Bs.
Grupo Sub Grupo Mes Año
Geográfica

12 Resumen
Nº Total de Inmuebles _________
Monto Total en Bs. ____________
Inventario de Bienes Inmuebles: Formulario BI-2
Ficha Resumen para cada propiedad inmueble
Expediente Nº _________
1. Estado Propietario
2. Denominación del Inmueble
3. Clasificación funcional del Inmueble
4. Ubicación Geográfica
5. Área Total del terreno
6. Área de la Construcción
a. Área Cubierta
b. Área de la Construcción
c. Área de otras instalaciones
d. Área total construida
7. Descripción del Inmueble
8. Linderos.
9. Estudio Legal de la Propiedad
10. Avalúo Actual
11. Avalúo de la Comisión
12. Planos, esquemas y fotografías

Preparado por: ________ Revisado, por el Jefe de la Comisión: _________

3.4 Rendición Mensual de la
Cuenta de Bienes Inmuebles
 Rendición Mensual de la Cuenta
Bienes Inmuebles

La formación de la cuenta de bienes inmuebles está a cargo de

la Oficina de Bienes :
1. Partiendo del inventario valorizado de las propiedades con
base en las Fichas Resumen, siguiendo el orden de las sub-
agrupaciones de acuerdo a la Clasificación Funcional

2. Se relaciona el monto de las incorporaciones y

desincorporaciones ocurridas en el mes, y

3. Se obtiene el valor de las existencias al final del mes

 Rendición Mensual de la Cuenta
Bienes Inmuebles

Modelo para la preparación en las Oficinas de Bienes del

Resumen del Movimiento Mensual de Bienes Inmuebles: la
forma la Oficina de Bienes es similar al que las mismas oficinas
utilizan para la centralización mensual de los bienes muebles.

Resumen Mensual de la Cuenta de Bienes Inmuebles: señala

la forma como se rendirá la cuenta mensual de los bienes
inmuebles, la cual incluirá una copia del Resumen del
Movimiento Mensual de Bienes Inmuebles.
 Modelo para la Preparación del Resumen de Movimiento Mensual
de los Bienes Inmuebles en el Estado

Concepto de 2. 3. 4. 5.
Incorporaciones Existencia Incorp. Desincorp Existencias
1. Inmuebles
y desincorp. Anterior que quedan
Bs. Bs. Bs. Bs.
01 Existencia Anterior XX
04 1-01 Edificios para Oficina, Edificio
Dirección de Administración. XX

04 1-04 Edificios, terrenos e instalaciones XX

para Obras Públicas

1-05 Edificios terrenos e instalaciones XX

05
para fines agropecuarios Mejoras Vivero
“x”

52 1-19 Predios Urbanos. Terreno Calle “y”

XX
58 1-02 Edificios, terrenos e instalaciones
para establecimientos culturales. Edificio XX
Liceo “Z” (demolido)

Existencias que quedan XXX

6. Totales XXX XXX XXX XXX
Resumen de la Cuenta de Bienes Inmuebles en el Estado
en el mes de XX

(1) Existencia anterior (sumatoria de los Bs. XX

inventarios de Inmuebles)
(2) Incorporaciones del mes, según Bs. XX
relación
(3) Desincorporaciones en el mes, según Bs. XX
relación
(4) Valor de la existencia de inmuebles al Bs. XX
final del mes
Bs. XX Bs. XX
 Inventario de Bienes Inmuebles

DPTO DE
CONTABILIDAD

OFICINA DE BIENES

 Inventario de BI

 Resumen mensual BI
4. Formación de Inventarios de Bienes
Muebles
 Formación de Inventarios

4.1 Actividades Previas

1. Revisión de los inventarios anteriores

2. Calcular o determinar:
- Número de unidades administrativas
- Ubicación física de las mismas
- Número aproximado de bienes en cada
Unidad
3. Estudio y discusión del Instructivo
4. Ejemplos prácticos de:
- Conteo
- Registro
- Etiquetado
- Valoración
- Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Formación de Inventarios

4.1 Actividades Previas

5. Cronograma del inventario

6. Personal necesario para levantar el inventario
7. Número de Planillas
8. Número de etiquetas o placas
9. Separación de los bienes muebles inservibles
10. Relación de bienes suministrados a Contratistas
11. Separación de bienes muebles de terceros
12. Distribución de labores
 Formación de Inventarios

4.2 Normas y Convenciones

Es necesario controlar, a través de verificaciones físicas periódicas, los
siguientes puntos:
 Si los bienes muebles y semovientes realmente existen.
 Si están debidamente asignados a los responsables de su
administración y custodia,
 Si están realmente asignados a los proyectos impuestos, y si la
ubicación geográfica del bien es la registrada.
 Si el bien está siendo utilizado eficientemente,
 Si el estado de mantenimiento es el adecuado
 Si los bienes están siendo utilizados por los responsables
patrimoniales de uso para los fines previstos y,
 Si cumplen todas las normas de administración y registro de los
bienes.

Las verificaciones deben efectuarse con continuidad y con la frecuencia

que permita la detección temprana de diferencias y de posibles
problemas operativos del sistema de los bienes muebles y semovientes.
 Formación de Inventarios

4.2 Normas y Convenciones

Frecuencia de las verificaciones
Una frecuencia adecuada es la de verificación física anual esto no
inválida que, por razones justificadas, puedan efectuarse otras
verificaciones físicas fuera de lo establecido.

Responsabilidad solidaria
Los responsables patrimoniales primarios de cada sector, junto con el
responsable patrimonial por uso, serán solidariamente responsables por
la ejecución de las verificaciones físicas y emisión de informes.

Procesos de Ajuste
Toda diferencia que surja del cotejo realizado en le proceso de control,
debe ser objeto de un inmediato análisis para determinar las causas
que lo originaron y luego tomar las acciones que corresponden para
efectuar los ajustes, de acuerdo a la normativa vigente y procedimientos
establecidos
4.3 Formularios para la Formación de Inventarios
de Bienes Muebles

Según la Publicación Nº 20
“Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los Estados de la
República”, Gaceta Oficial Nº 2.624
Extraordinario de fecha 30/06/1980

Anexo Nº 4
Instructivo para la Formación de
Inventarios y Cuentas de los Bienes
Muebles e Inmuebles de los Estados de
la República
4.3 Formularios para la Formación de Inventarios
de Bienes Muebles

Según la Publicación Nº 21
“Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los Municipios
de la República”, Gaceta Oficial Nº 2.681
Extraordinario de fecha 31/10/1980

Anexo Nº 4
Instructivo para la Formación de
Inventarios y Cuentas de los Bienes
Muebles e Inmuebles de los Municipios
de la República
 4.3 Formularios destinados a la Formación de
Inventarios y Registro de las Operaciones de los
Bienes Muebles

1. Formulario BM -1 Inventario de Bienes Muebles: utilizado

por las Unidades de Trabajo para transcribir el inventario
inicial y los inventarios posteriores de los bienes estadales.
 Formulario “Inventario de Bienes Muebles” ( BM-1)
GOBERNACION DEL ESTADO XX PAG Nº
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA 2.- FECHA: 00/00/0000
Logo

3.- SERVICIO: 4.- UNIDAD DE TRABAJO:

5.- ESTADO: 6.- MUNICIPIO:
7.- PARROQUIA: 8.- DIRECCION O LUGAR: DONDE ESTA UBICADA LA OFICINA

SUB-
GRUPO GRUPO SECCION CANT. IDENTIFICACION DESCRIPCION DE LOS ELEMENTOS PRECIO UNITARIO TOTAL GRAL

Escritorio Secretarial, color beige, 02 gavetas dimensiones

2 1 AD 1 2-01-AD-0001 0,00X0,00X (Material) 855,00 855,00
Microondas m arca XXXXXXXX, modelo XXXXXXX, Serial XXXXXXXX,
2 2 AD 1 2-02-AD-0002 Color XXXXXX y otras caracteristicas que describan el bien 2.300,00 2.300,00
2 3 AD 1 2-03-AD-0003 Desmalezadora marca XXXXXXXXXXXX, modelo XXXXXXXXXXX, Serial XXXXXXXXX 1.900,00 1.900,00

VAN....................... 5.055,00

ELABORADO POR: JEFE DEL DEPARTAMENTO DIRECTOR

 4.3 Formularios destinados a la Formación de
Inventarios y Registro de las Operaciones de los
Bienes Muebles

2. Formulario BM-2 Relación del Movimiento de Bienes

Muebles: utilizado por las Unidades de Trabajo para rendir
cuenta del movimiento mensual de incorporaciones y
desincorporaciones de bienes muebles a la Oficina de
Bienes.
 Formulario “Relación del Movimiento de Bienes Muebles” ( BM-2)
Incorporaciones y desincorporaciones ocurridas en el mes
GOBERNACION DEL ESTADO XX PAG Nº
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA 2.- FECHA: 00/00/0000
Logo

3.- SERVICIO: 4.- UNIDAD DE TRABAJO:

5.- ESTADO: 6.- MUNICIPIO:
7.- PARROQUIA: 8.- DIRECCION O LUGAR: DONDE ESTA UBICADA LA OFICINA
En el mesde la cuenta ha ocurrido el siguiente movimiento en los bienes a cargo de esta dependencia
MOVIMIENTO
CONCEPTO
DEL
SECCION

SUB- Nº DENOMBRE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES, REFERENCIA DE LOS INCORPORACIONES DESINCORPORACIONES

GRUPO GRUPO CANT. IDENTIFICACIONCOMPROBANTES Y DE LOS PRECIOS UNITARIOS Bs. Bs.
Escritorio Metálico, color gris, 02 gavetas dimensiones
0,00X0,00X S/Relación de transpaso del depósito Nº 25 de
2 01 AD 02 1 2-01-AD-0028 fecha 20/07/14 1.500,00
Silla de metal, tapizada en semi cuero marrón, compra
2 02 AD 03 1 2-02-AD-0124 según factura Nº 0984 de fecha 22/07/14 2.300,00
Fax panasoni, serial 268345689, modelo MQ123, colo beis,
2 13 AD 56 1 2-13-AD-0059 según Acta Nº 45 de fecha 29/7/14 e informe técnico 1.990,00

3.800,00 1.990,00

ELABORADO POR: JEFE DEL DEPARTAMENTO DIRECTOR

3. Formulario BM-3 Relación de Bienes Muebles
Faltantes: se prepara en las Unidades de trabajo para
informar de las diferencias establecidas entre las
existencias físicas y los registros contables.
Formulario “Relación de Bienes Muebles Faltantes” ( BM-3)
Pérdidas por Faltante de Bienes por Investigar
4.4 Rendición Mensual de la Cuenta de Bienes
Muebles
 4.4 Rendición de Cuentas

A partir de la realización o verificación del inventario general o

de su reajuste, es necesario mantenerlo actualizado de
manera permanente.

Esta actividad está a cargo de los jefes o directores de las

Unidades de Trabajo.
Formulario BM-4 Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles:
se prepara en las Unidades de Trabajo y se incluirá en la
información que éstas deben presentar mensualmente a las
Oficinas de Bienes. Esta conformado por un resumen mensual
por valores de las existencias anteriores, de las incorporaciones
y desincorporaciones registradas en el formulario BM-2 y las
existencias que quedan a final de cada mes.
 Formulario “Resumen de la cuenta de Bienes Muebles en
cada Unidad de Trabajo” ( BM-4)

ESTADOS _____________________ DISTRITO ______________________________MUNICIPIO_________________

Correspondiente al mes de ____________________________ de ___________

(Cifras convencionales)

Existencia anterior 22.000,00

Incorporaciones en el mes de la cuenta 1.000,00

22.000,00
Desincorporaciones en el mes de la cuenta por todos los conceptos con
excepción del 60, “Faltantes de Bienes por Investigar” 900,00

Desincorporaciones en el mes de la cuenta por el concepto 60,

“Faltantes de Bienes por Investigar”

Existencia Final 22.100,00

23.000,00 23.000,00

Firma del Jefe Responsable de la Unidad de Trabajo o Departamento: ____________________________

Modelo para resumir el Movimiento Mensual de
Bienes Muebles en las Unidades de Trabajo:
indica como las Oficinas de Bienes preparan con
base en los datos incluidos en el Formulario BM-4 el
resumen del movimiento mensual de bienes
muebles, que habrá de remitir al Departamento de
Contabilidad respectiva.
 Resumen del Movimiento Mensual de Bienes
Muebles en las Unidades de Trabajo

Existencia Anterior Incorporaciones Desincorporaciones Existencia que quedan

UNIDAD DE TRABAJO
Bs. Bs. Bs. Bs.

Unidades de Trabajo "A" xxx xx xx xxx

Unidades de Trabajo "B" xxx xx xxx
Unidades de Trabajo "C" xxx xx xxx
TOTALES Bs. xxx xx xx xxx
 Inventario de Bienes Muebles

DPTO DE
Envía CONTABILIDAD
mensualmente
OFICINA DE BIENES

UNIDAD DE TRABAJO  Resumen del Movimi

ento Mensual de Bien
 Inventario de BM-1 es Muebles
 Relación de Movimient
o de BM-2
 Relación de BM-3 Falta
ntes

Con base a estos elabora

BM-4 Resumen de Bienes

Muebles
 5. Registro Contable de las Operaciones
Relativas a los Bienes Muebles e Inmuebles
 Registro Contable de las Operaciones
Relativas a los Bienes Muebles e Inmuebles

Transacciones

Las transacciones son los hechos económicos que afectan los

valores de la ecuación patrimonial (activo, pasivo y patrimonio),
cuyo reconocimiento se refleja en forma de un asiento en los
registros de contabilidad, se expresa en cantidades monetarias y
se encuentra formada por una igualdad entre débitos y créditos.

Comprobantes

Los comprobantes son los documentos que sirven de prueba o de

evidencia de las transacciones realizadas; es decir, para informar
la naturaleza, propiedad e importe de las partidas de ingresos,
erogaciones, activo o pasivo.
 Registro Contable de las Operaciones

Registros Principales Registros Auxiliares

Libro Diario Libro Mayor

Anexo Nº 4
Instructivo para la
Balance de Formación de
Comprobación Inventarios y Cuentas
de los Bienes Muebles
e Inmuebles de los
Estados de la
Balance General República
 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones
CUENTAS DE LA HACIENDA
ACTIVO

Cuentas Mayores Sub Cuenta Divisiones

212 - BIENES INMUEBLES Naturaleza de los bienes Cada uno de los
Inmuebles
214 – BIENES MUEBLES Por Unidad de Trabajo
222 – Por Unidad de trabajo Por Responsable
RESPONSABILIDADES
FISCALES
240 – OTROS ACTIVOS Faltante de bienes Por Unidad de
muebles por investigar trabajo

CUENTAS DE PATRIMONIO

299 - HACIENDA ESTADAL

 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones

212 - BIENES INMUEBLES: su saldo estará discriminado por

propiedades, clasificación de acuerdo a su naturaleza, uso y
destinación.
DEBE HABER
Inventario Inicial de Bienes Ventas de inmuebles, afectando las
Inmuebles cuentas del tesoro y del
presupuesto
Las compras, construcciones, Los demás conceptos de
adiciones, mejoras y demás desincorporación
conceptos de incorporación

299 - HACIENDA ESTADAL

 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones

214 - BIENES MUEBLES: representa el valor de los bienes

permanentes

DEBE HABER
Inventario Inicial de Bienes Muebles Desincorporación de bienes
en uso muebles en uso, debidamente
aprobadas
Mensualmente, por las
incorporaciones por compras, por
los traspasos de bienes en depósito

216 – Proveedurías y Almacenes

299 - HACIENDA ESTADAL

 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones

222 – RESPONSABILIDADES FISCALES: registra las cantidades a

cargo de funcionarios o ex funcionarios a razón de los faltantes de
bienes muebles
DEBE HABER
Monto de las responsabilidades Pago de las cantidades adeudadas
determinadas que hagan los responsables, sus
fiadores y herederos

240 – Otros Activos

 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones

240 – OTROS ACTIVOS (Faltante por Investigar): representa el

valor de los faltantes de bienes muebles que se establezcan en las
unidades de trabajo, por comparación entre las existencias físicas y
los respectivos registros contables

DEBE HABER
Monto del faltante establecido, en Cuando, en virtud de haber
proceso de investigación decidido los casos de faltante de
bienes muebles en las unidades de
trabajo, por ante las autoridades
competentes

222 – Responsabilidades Fiscales 214 – Bienes Muebles

 5.1 Cuentas, Naturaleza y Empleo para
el Registro de las Operaciones

299 – HACIENDA ESTADAL: representa el patrimonio del Estado en

cuanto a los Bienes Inmuebles y Bienes Muebles

DEBE HABER
Monto de las Incorporaciones y Monto de las desincorporaciones u
operaciones que incrementen el operaciones que impliquen la
valor de dichos bienes disminución de su valor
6. Normas de Registro y Control Interno de los
Bienes Públicos Estadales
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
1. Registro del valor de los Bienes
Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisición,
producción, construcción o intercambio.

Los semovientes se registran al precio determinado por comisión de

peritos avaluadores.

2. Etapas del registro

Los procesos de las operaciones de Registro de Bienes Muebles e
Inmuebles y Semovientes reconocen las siguientes etapas de registro:
 Compromiso
 Causado
 Pagado

El registro de estas etapas en la contabilidad permiten informar sobre las

existencias de los bienes y semovientes, así como sus incorporaciones,
reasignaciones y desincorporaciones presupuestarias o no.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales

3. Registro de Bienes
En todos los organismos de la administración central y descentralizada
funcionalmente se crearán y mantendrán registros permanentes y
detallados de las entradas, salidas, traspasos y mejoras de los activos
fijos que posibiliten su identificación, clasificación y control de su uso o
disposición.

Por cada bien que se incorpore se debe llenar una ficha del bien que
incluye:
 Fecha de Compra
 Costo del Bien
 Precio de Adquisición
 Construcción Avalúo
 N° Orden de Compra
 Nombre del Proveedor
 N° Orden de Pago
 Contrato de Mantenimiento, si lo tuviere
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
 Nombre de la Compañía que realiza el mantenimiento
 N° Contrato
 N° Póliza de Seguro, si la tuviere
 Nombre de la Compañía de Seguro
 N° de Serial, si lo tuviere
 Unidad Administradora donde estará ubicado el bien
 Responsable Patrimonial, primario y por uso
En el caso de un bien inmueble, debe incorporarse a la ficha, número
y fecha del documento de propiedad y nombre del respectivo Registro
Público
4. Seguridad de los Bienes
Cada organismo o ente debe contratar las pólizas de seguros
necesarias para proteger los bienes que tenga adscritos, de
conformidad con las políticas establecidas, para cubrir los distintos
riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptarán las medidas
necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de
acuerdo a la naturaleza de cada bien.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales

5. Registro contable
Sólo se registran en la contabilidad los bienes patrimoniales del
dominio privado del Estado destinados al servicio oficial o a cumplir
finalidades específicas del servicio público; por consiguiente, no se
registran contablemente los bienes de los entes descentralizados
territorial y funcionalmente.

6. Control Perceptivo
El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepción de
los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y
cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las
Órdenes de Compra.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
7. Responsables Patrimoniales
 Responsables Patrimoniales Primarios (RPP):
Son cada uno de los titulares de las unidades ejecutoras de categorías
presupuestarias de los organismos ordenadores de compromisos y pagos.

 Responsables Patrimoniales de Uso (RPU):

Son los funcionarios que tienen asignados bienes muebles y semovientes
para el uso en la ejecución de sus propias actividades.

Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles o

semovientes debe velar por su buen uso y conservación y adoptar las
medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal
fin, están obligados al cumplimiento de las normas y procedimientos que se
establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar cualquier hecho
que implique modificación de la situación de los bienes y semovientes que
se le han asignado y no pueden adquirir, transferir ni desincorporar tales
bienes, por ningún título, sin sujeción a las disposiciones legales y
procedimientos previamente establecidos.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
8. Reparaciones de Bienes de Uso
Todas las reparaciones de bienes de uso deben realizarse previa
solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por el
funcionario responsable para tal fin en concordancia con la
programación de operaciones y la asignación presupuestaria.

9. Uso de los Bienes

Los organismos o entes de la Administración Pública deben utilizar los
bienes y servicios del Estado, exclusivamente, para los fines previstos
en la programación de sus operaciones.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
10. Conservación de los bienes
El Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del
mantenimiento de los mismos, que puede ser

• Mantenimiento Preventivo: acciones destinadas a disminuir el Índice de

fallas

• Mantenimiento Predictivo: funcionamiento de las partes que conforman los

bienes el cual se mide en parámetros y está basado en datos estadísticos y
seguimiento de las condiciones físicas del equipo con previo conocimiento.

• Mantenimiento Correctivo: acciones destinadas a corregir una falla para

restablecer las condiciones originales del servicio de un bien.

• Mantenimiento Rutinario: trabajos continuos de reparaciones menores.

• Mantenimiento Programado: trabajos programados de reparaciones

mayores.
 Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales

11. Obsolescencia, Pérdida o Daño de los Bienes

Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser dados de baja
oportunamente de los registros contables e inventarios, previo el cumplimiento de
los trámites legales vigentes y la debida autorización, mediante Resolución
expresa de la máxima autoridad de la entidad respectiva. En caso de Bienes
Muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperación
económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las
mismas. En caso de detectarse faltantes de bienes debe elaborarse Acta para
dejar constancia de tal situación, avalada por el jefe de la dependencia o quien
haga sus veces y por dos personas más.

12. Elaboración de Actas

Es responsabilidad del jefe de la dependencia elaborar un acta en caso de que se
detecten faltantes de bienes para dejar constancia de tal situación. Dicha acta
debe ser avalada por el jefe de la dependencia, o quien haga sus veces, y por dos
personas más.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales

13. Conciliar
Mensualmente cada organismo debe conciliar el monto de los bienes
incorporados por el concepto "Recepción de bienes procedentes de los
almacenes" y el de los entregados por los almacenes por el concepto
"Entrega de bienes en depósito", previstos en el presente manual.

14. Inventario Físico de Bienes

En cada organismo o ente público, en forma periódica o por lo menos una vez
al año, el personal independiente de la custodia y registro contable deberá
verificar físicamente la situación de los bienes que le han sido adscritos y
compararlos con los registros contables.
Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales

16. Organización y Archivo de Documentos

1.- Los documentos comprobatorios de todo tipo de transacción realizada

por cada una de las oficinas y los empleados de Hacienda, que
administren, manejen o custodien bienes nacionales deben
conservarse:

• Permanentemente organizados, y numerados

• En orden consecutivo en expedientes físicos para cada ejercicio

presupuestario que se ejecuta y separados de los correspondientes al
ejercicio anterior.

2.- El expediente físico que se abra a cada proveedor de bienes o de servicios

y contratistas debe contener el número del proceso de compras o de servicios,
y de los contratos celebrados.
Normas de Registro y Control Interno de los
Bienes Públicos Estadales
17. Métodos de Rotulación de Inventarios
Método Descripción
De rótulos El conjunto de códigos de barra y números arábigos
flexibles correspondiente al número del inventario
autoadhesivos
Grabación por Se usará en vidrio, cristal o semejantes con la misma
arenado información que los rótulos flexibles autoadhesivos,
excepto la parte del código de barras y la denominación
abreviada del bien
Pintado Número pintados con la misma información que los rótulos
flexible autoadhesivos, excepto la parte del código de
barras y la denominación abreviada que se utiliza en
maquinaria
Rótulo rígido Con las mismas características de los rótulos
autoadhesivo, se utilizará para marcar bienes de madera,
de acero, de uso industrial y para identificar animales

Herrete Se utiliza para marcar los semovientes

Normas de Registro y Control Interno de los Bienes
Públicos Estadales
18. Ubicación de los rótulos flexibles autoadhesivos
a) Mobiliario: En la parte superior derecha.

b) Sillas: Debajo del asiento.

c) Maquinaria: Junto a la marca y/o número de serie.

d) Aparatos: Lugar visible y de fácil acceso.

e) Vehículos: Debajo del tablero.

f) Cuando los equipos estén formados por varios componentes y

exista la posibilidad de separarlos, se debe marcar con el mismo
número cada componente, reproduciéndose éste en las etiquetas
que sean necesarias.
7. Proceso de Adecuación de los
Inventarios y Registro de los
Bienes Públicos en los Órganos
y Entes del Sector Público
Adecuación de los Inventarios y Registros de los Bienes
Públicos
Es el proceso que, en apego a la normativa legal y reglamentaria
establecida en la materia, permitirá la adecuación de las
estructuras de datos que soportan los inventarios y registros
de los Bienes Públicos que administran los Órganos y Entes del
Sector Público, y la posterior remisión a la SUDEBIP de la
información correspondiente a estos inventarios y registros
actualizados, con el propósito de conformar el Inventario General
de Bienes Públicos de los Órganos y Entes del Sector Público; el
cual es uno de los requisitos iniciales para la puesta en marcha del
Sistema de Información del Registro General de Bienes
Públicos (SIRGEBIP).
Patricia Camero Salazar
• Licenciada en Contaduría Pública
• Magister Scientiarum en Gerencia Administrativa
• Estudiante de Derecho.
• Docente del Instituto de Altos Estudios de la
Contraloría General de la República (COFAE)
• Docente de la UNESR
• Auditor y Profesional Independiente acreditada
por la Contraloría General de la República
• Propietaria y Gerente de Auditorías y
Consultorías Camero
Tlf. 0414-0256738
patriciajcameros@hotmail.com
patriciajcameros@gmail.com
Cursos que se dictarán próximamente:

• Ley de Contrataciones Públicas (16 horas)

• Examen de la Cuenta de Gastos (24 horas)

• Auditoría de Estado (24 horas)

• El Procedimiento para el ejercicio de la Potestad Investigativa (16

horas)

• Procedimiento para la Determinación de Responsabilidades

Administrativas (24 horas)