TUTORIAL COMO HACER

ORDENES DE COMPRA EN
SAP.

CAMBIOS DE REFERENCIA.

REALIZADO POR: SEBASTIÁN

SE DEBE LLENAR FORMATO UNICO DE COTIZACIÓN CON RESPECTO A LA COTIZACIÓN ENVIADA POR LA EMPRESA A
QUIEN SE LE DESEA COMPRAR LOS ARTÍCULOS DESEADOS.
AL MOMENTO DE TENER LA COTIZACIÓN SE DEBE PASAR LA INFORMACIÓN AL FORMATO ÚNICO DE COTIZACIÓN O-I

EL CUAL SE ENCUENTRA EN LA CARPETA DE COTIZACIONES DE PRACTICANTE CAMBIOS.

EN EL ESCRITORIO SE ABRE EL PROGRAMA SAP LOGON.
LUEGO DE ABRIR EL APP, SE ESCOGE LA OPCIÓN 4 (0.01 (P15)…)

SE DESPLIEGA UNA PAGINA DONDE SE

INGRESARAN:
- USUARIO
- CONTRASEÑA
 AL MOMENTO DE INGRESAR CON LOS
RESPECTIVOS DATOS SE ABRIRÁ LA SIGUIENTE
PAGINA.

EN EL CASO DEL SAP, DEL ING. ANDRES, TIENE UNA

CARPETA DE FAVORITOS CON LAS SIGUIENTES
SECCIONES.

PARA CREAR LA ORDEN DE COMPRA SE DEBE:

- SELECCIONAR CARPETA MOLDES.
- SELECCIONAR ITEM “CREAR SOLICITUD DE
PEDIDO”.
EN EL CASO DE USAR OTRO USUARIO.

SE DEBE LLAMAR LA TRANSACCIÓN.

- PARA CREAR UNA ORDEN SE UTILIZA EL
CÓDIGO: ME51N
- PARA MODIFICAR UNA ORDEN SE UTILIZA
EL CÓDIGO: ME53N
 SE ABRIRÁ UNA PAGINA DE
TRANSACCIÓN PARA MONTAR LA
ORDEN DONDE SE LLENARA LA
INFORMACIÓN DE LA COTIZACIÓN.

COMO LO EVIDENCIA EL CODIGO

INFERIOR.

LA ORDEN SE REALIZA CON LA OPCIÓN

“MAN PR CON/SIN MAES” QUE HACE
REFERENCIA AL LIBRO O TIPO DE ORDEN,
CON O SIN MAESTRO, YA QUE DE ELLO
DEPENDE SI SE CONOCE EL MATERIAL O
NO.
YA CON EL TIPO DE ORDEN SELECCIONADO, SE PROCEDE A LLENAR LA INFORMACIÓN DEL FORMATO.
QUE ES TIPO UNA PAGINA DE EXCEL.

LUEGO DE ELLO, SE DEBE SELECCIONAR EL TIPO DE GASTO QUE SE VA A REALIZAR, EN LA COLUMNA “I”
SE DEBE SELECCIONAR LA CASILLA CON LETRA “Z”, AL DAR
CLICK EN EL ITEM QUE SALE EN LA MISMA, EMERGE LA
SIGUIENTE PANTALLA.

YA PARA LLENAR LA TABLA DE LA ORDEN, SE SELECCIONA

EL TIPO DE GASTO QUE SE VA A REALIZAR.
EN EL CASO DE NOSOTROS SE VA A CARGAR EL GASTO A
“CENTRO DE COSTOS”, COMO LO EVIDENCIA LA IMAGEN
ESTE ITEM CORRESPONDE A LA LETRA “K & Z”.

COMO SE, CUAL DEBO SELECCIONAR.

LA LETRA “K” HACE REFERENCIA A GASTOS
LA LETRA “Z” HACE REFERENCIA A CAPEX (PROYECTOS Y
ACTIVOS)

LO QUE SE REALIZA EN EL AREA DE NOSOTROS

ES UN GASTO QUE SE REFIERE A LA LETRA “K”.
YA SELECCIONADO EL ITEM “K”, VOY A COPIAR Y PEGAR LA
LETRA EN LAS SIGUIENTES CASILLAS DE LA COLUMNA,
COMO SE EVIDENCIA EN LA IMAGEN, SEGÚN LA CANTIDAD
DE FILAS QUE VOY A USAR PARA LA ORDEN DE COMPRA.

Y SE PROCEDE A LLENAR EL FORMATO SAP, SEGÚN EL

FORMATO DE EXCEL LLENADO PREVIAMENTE PARA LA
ORDEN.
LUEGO LLENAR LA COLUMNA DE TEXTO BREVE.
ESTE DEBE QUEDAR IGUAL AL DEL EXCEL FORMATO ÚNICO DE
COTIZACIÓN (ESTE NO DEBE SUPERAR LOS 40 CARACTERES).
LLENAR LA COLUMNA DE CANTIDADES CON LA RESPECTIVA
INFORMACIÓN DEL EXCEL LLENADO PREVIAMENTE.
 SE DEBE SELECCIONAR LA CASILLA “UM”, AL DAR CLICK EN
EL ITEM QUE SALE EN LA MISMA, EMERGE LA SIGUIENTE
PANTALLA.
UM = SE DEBE SELECCIONA EL TIPO DE UNIDAD DE
MEDIDA QUE SE VA A REALIZAR.
DEPENDIENDO DE LO QUE SE ESTE SOLICITANDO SE BUSCA
EL TIPO DE MEDIDA, EN ESTE CASO, POR UNIDAD “EA”

SE LLENA LA COLUMNA DE
UM = UNIDAD DE MEDIDA
CON LA OPCIÓN
EA = UNIDADES
LLENAR LA COLUMNA DE PRECVALORAC, SIN
PUNTOS NI COMAS, TAL COMO ESTA EN EL
FORMATO ÚNICO DE COTIZACIÓN Y DAR
DOBLE CLICK EN EL PRIMER VALOR DE LOS
COPIADOS, PARA QUE QUITE TODOS LOS
CEROS ADICIONALES QUE SE AGREGAN
AUTOMATICAMENTE, EN EL
FORMATO DE SAP O EN SU DEFECTO
QUITARLOS UNO POR UNO EN CADA FILA.

SI AL ABRIR EL FORMATO NO ESTA LLENO EL

TIPO DE MONEDA, SE DEBE LLENAR CON COP  

QUE HACE REFERENCIA A PESOS

COLOMBIANOS.

ADICIONAL APARECEN UNOS PUNTOS ROJOS

AL INICIO DEL FORMATO ESOS SE QUITAN
MAS ADELANTE.
GRUPO ARTÍCULOS, SE ENCUENTRA
LA CATEGORÍA MAS CERCANA A LA
CUAL PERTENECEN LOS ARTÍCULOS,
EN ESTE CASO SON HERRAMIENTAS
CON EL CÓDIGO 061009 EN EL CUAL
LOS DOS PRIMEROS NUMEROS
CORRESPONDEN AL GRUPO DE
COMPRAS.
PARA LA SIGUIENTE COLUMNA SE ELIGE EL GRUPO DE
COMPRAS (GPc) SEGÚN EL GRUPO DE ARTICULOS
SELECCIOANADO ANTERIORMENTE, EN ESTE CASO ES EL
006
1. LA COLUMNA DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS OrgC SE PONE 5450 QUE CORRESPONDE A 5450 O-I PELDAR S.A.
 
2. EL CENTRO DE FORMACIÓN DE SOACHA ES 5015 (QUE SALE POR DEFECTO)

LA FECHA DE ENTREGA PONERLA CON UN TIEMPO MINIMO DE 8 DIAS DESPUES DEL MOMENTO DE HACER EL
FORMATO.
EL CÓDIGO DEL PROVEEDOR TAMBIÉN SE PUEDE ENCONTRAR EN LA COTIZACIÓN DE EXCEL ENVIADA POR EL
PROVEEDOR

1
.
PROVEEDOR CODIGO

SOLICITANTE AP = ANDRES PIEDRAHIDA

SI APARECE EN LA FILA EN ROJO ES UN ERROR EL CUAL SE DEBE
SOLUCIONAR
CENTRO DE COSTOS
EN CASO DE EL AREA DE CAMBIOS DE REFERENCIA EL CENTRO DE
COSTOS ES 5015140
GUARDAR EL PEDIDO

SE PUEDE VER EL RESUMEN DEL PEDIDO

SI ES CENTRO DE COSTE O DESTINATARIO LLENARLO CON LO
SIGUIENTE

AL FINALIZAR LO ANTERIOR SE LE DA EN VERIFICAR

SE DEBE RECTIFICAR QUE EL COSTO TOTAL SEA IGUAL

AL DE LA COTIZACIÓN PEDIDA SIN IVA
SE AÑADE UN TEXTO DE CABECERA

SE GUARDA
SE DEBE ANEXAR LA COTIZACIÓN EN EXCEL CON LA INFORMACIÓN COMPLETA
EL EXCEL DEBE ESTAR COMPLETO COMO EL SIGUIENTE TENIENDO EN VERDE LA INFORMACIÓN GENERAL COMPLETA
AL ESTAR COMPLETO SE VA A EL WORKFLOW

SE ABRE UNA VENTANA, SI EN LA

PARTE INFERIOR DE LA LISTA DICE
QUE “WORKFLOW SYSTEM”
ENTONCES ESTA ORDEN NO HA SIDO
APROBADA POR EL ENCARGADO DE
ESTOS PEDIDOS.

 
ASÍ QUE SE DEBE ENVIAR UN CORREO PARA REINALDO PABON PARA QUE SEA AUTORIZADO EL PEDIDO Y LA
ORDEN DE COMPRA LLEGUE POR CORREO AL USUARIO DE SAP EL CUAL ES EDWIN BAUTISTA
UNA VEZ SEA APROBADO SE ENVIARA UN CORREO A EL USUARIO CON LA ORDEN DE COMPRA EN PDF

SI OCURRE UN ERROR, EL SISTEMA RESPONDERÁ

CON EL SIGUIENTE MENSAJE

DE ESTA MANERA EL SAP NO DEJARA CAMBIAR EL COSTO

NI LAS CANTIDADES, ENTONCES SE DEBE CAMBIAR EL
PRECIO O CANTIDAD EN EL EXCEL ADJUNTO O CANCELAR
EL PEDIDO Y VOLVERLO A HACER