Gestión por Procesos

Roxana Arrimondi Pieri

 Introducción
“Sixto Martínez cumplió el servicio militar en un cuartel de Sevilla.

En medio del patio de ese cuartel, había un banquito. Junto al banquito, un soldado hacía guardia. Nadie sabía
porqué se hacía la guardia del banquito. La guardia se hacía porque se hacía, noche y día, todas las noches,
todos los días, y de generación en generación los oficiales transmitían la orden y los soldados obedecían.
Nadie nunca dudó, nadie nunca preguntó. Si así se había hecho, por algo sería.

Y así siguió siendo hasta que alguien, no sé que general o coronel, quiso conocer la orden original.
Hubo que revolver a fondo los archivos. Y después de mucho hurgar, se supo. Hacía treinta y un años, dos
meses y cuatro días, un oficial había mandado montar guardia junto al banquito, que estaba recién pintado,
para que a nadie se le ocurriera sentarse sobre pintura fresca”.

(Eduardo Galeano, El libro de los abrazos).

 La perspectiva

En cualquier organización se cuentan por cientos o miles las tareas que se

llevan a cabo para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.
La intrincada red de interacciones entre ellas dificulta hasta hacer imposible la
organización individual de estas actividades por lo tanto, es conveniente
analizar y ordenar las organizaciones desde una perspectiva más amplia:

El logro de un resultado deseado se alcanza de modo más

eficiente cuando los recursos y las actividades relacionadas
se gestionan como un proceso
 Proceso -Definiciones
 Flujo de las actividades de trabajo

 Sucesión de Actividades en el tiempo con un fin definido

 Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,transformando los

elementos en resultados

 Secuencia de actuaciones orientadas a generar un valor añadido mientras se produce un

determinado servicio

 Organización lógica de personas ,materiales,energía,equipos y procedimientos en actividades

de trabajo diseñadas para un resultado especifico

 Concatenación de las decisiones,actividades y tareas llevadas a cabo en un orden lógico y

secuencial para producir un resultado previsible y satisfactorio
 Proceso

Valor agregado
Impacto
por el trabajo de la
Valor del Mejora de procesos
mejora de
servicio Costos
procesos
Diferencias
Gestión por Procesos
Tipos de Procesos

Usuario
Usuario
Diseño de Procesos -Metodología
Representación gráfica-Arquitectura
 Nivel 0 Representación Global y única para todos los
procesos
 Nivel 1: representación de un proceso de atención
concreto.Figuran los diferentes niveles
asistenciales.Aporta una visión global y están
representados los procesos estratégico, de soporte y
operativos.
 Nivel 2: Representan los subprocesos.Requiere
varios gráficos para cada uno de los subprocesos.Se
centra en los procesos operativos.
 Nivel 3: Se desglosan las actividades en función de
quien las realiza
 Nivel 4: Es la representación operativa del proceso
adaptada a la realidad
Indicadores
CARACTERÍSTICAS
 Implementación de Procesos
Definir un programa de implementación para cada proceso que incluya:
 PLAN OPERATIVO
 Tomando como referencia la arquitectura definida en el proceso se realiza una análisis
de la situación real.
 Definir los cambios organizativos y las necesidades de recursos
 Elaborar la visualización del proceso en situación real e incluir respuestas de a
que,quien ,como cuando ,donde y por que
 PLAN DE GESTIÓN
 Conformar Grupos de trabajo de desarrollo e implementación
 Identificación del “Responsable del Proceso”
 Definir las necesidades de Formación o capacitación
 PLAN DE COMUNICACION
 CRONOGRAMA DE ACTUACIONES
 Necesidades en la Implementación
de Procesos
1. PROFESIONALES IMPLICADOS ,CREACION DE
2.COMPROMISO DE DIRECTIVOS
GUPOS DE IMPLEMENTACION Y MEJORA
 Participantes en los grupos de elaboración y/o 3.ADECUACIóN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIóN
referentes de áreas/programas,su función:
• Actualización periódica de los procesos 4.DESARROLLO DE GRUPOS DE CALIDAD
• Revisión e incorporación de evidencia científica
actualizada 5.ACTUALIZACIóN E INCORPORACION A LOS
• Revisión y actualización periódica de manuales y
normas de calidad ROGRAMAS VIGENTES
• Evaluación de resultados alcanzados
6.INCORPORACIóN A LOS OBJETIVOS DEL AREA
• Propuestas de mejora
PROGRAMATICA EN EL AMBITO LOCAL
 Responsables de la implementación y mejoras,su
función: 7.COOPERACIóN RECíPROCA EN LA FORMACION Y
• Formación de los grupos.
SOSTéN DE LAS REDES COMUNITARIAS
• Ser consientes del entorno y adaptar los procesos a
la realidad
• Evaluación de resultados de los procesos a nivel
local
• Propuestas de mejoras a los equipos de conducción
 Priorización de Proyectos

Identificación y clasificación Fase 1 Departamento administrativo de la Función Pública -Colombia- Katima Muños 2014
 El conocimiento del modo en que el trabajo de cada
persona aporta al logro de un objetivo general aumenta
su motivación para realizar el trabajo ya que valoriza la
importancia del más pequeño aporte individual para el
logro de los objetivos organizacionales.