Profundización en Prince 2

OPEN CLASS 6
Docente: Nelson Vergara
Especialización en Gerencia de Proyectos
UNIMINUTO
2023
ESTRUCTURA DEL CURSO
 CUADRO DE ACTIVIDADES CON FECHAS 2023

Semana Actividad Forma Producto Punto Extra Observación

1 NA NA NA Si

2 Foro de discusión “La Importancia del PMI” Individual Participación Si Responda preguntas plataforma

3 Mapa conceptual del Scrum Individual Trabajo Virtual Si Principales conceptos y relaciones, sus características y
estructura

4 Foro de discusión “La importancia del Prince2” Individual Participación Si Responda preguntas plataforma

Contrastar los enfoques metodológicos PMI, Scrum y

5 Cuadro comparativo. Tipos de proyectos Individual Trabajo Virtual Si
Prince 2 - USE TABLA PROPUESTA

6 NA NA NA Si

Referencia el proyecto planteado en los cursos

7 Informe ISO 21500 Individual Documento NO "Formulación de Proyectos" y "Evaluación de Proyectos",
Referencia el proyecto planteado en los cursos
8 Informe Aplicación ISO 21500 indicadores Colaborativo Documento NO
"Formulación de Proyectos" y "Evaluación de Proyectos
Profundización
en Prince 2
 ¿Qué es proceso para el PRINCE 2?

Un proceso es un conjunto estructurado de

actividades diseñadas para lograr un resultado
específico:

Se toman unos INPUTS definidos y se convierte en

OUTPUTS, que a su vez serán los INPUTS del
siguiente(es) proceso(os).

Además, se requiere de unas ACTVIDADES para

transformar los INPUTS en PRODUCTOS con ayuda
de unas TÉCNICAS y unos ROLES y
RESPONSABILIDADES definidas.
 ¿Por qué el PRINCE 2 es un proceso?

El principal argumento a
favor de la gestión
basada en procesos o
por procesos radica en
que gestionando de esta
manera los resultados se
alcanzan con más
eficacia al centrarse en
los resultados del
proceso, no en las
actividades.
 Recordemos los Roles en Prince 2

Directivos y Ejecutivos Junta de proyectos Usuario Senior

Proveedor Senior ROLES Jefe de equipo

Responsable de monitorizar Jefe del proyecto Asistente del proyecto

 Los siete procesos PRINCE 2 y sus principales objetivos
PUESTA EN MARCHA
Existe una justificación para iniciar el
proyecto.
GESTIÓN DE LOS LÍMITES DE FASE
La Junta de Proyecto recibe la información
necesaria para tomar las decisiones
correspondientes sobre el desarrollo del
Proyecto.
Los productos del proyecto son aceptados por los usuarios y el proyecto es evaluado.
CODIGO DE COLORES
1 vez por proyecto 1 vez por fase de proyecto
DIRECCIÓN DE UN PROYECTO INICIO DE UN PROYECTO
Hay un control y dirección de gestión Existe una comprensión común sobre el
durante toda la vida del proyecto. El alcance del proyecto y como lograrlo.
proyecto continua siendo viable
(justificado).
CONTROL DE UNA FASE
GESTIÓN DE LA ENTREGA DE PRODUCTOS
El Project Manager entrega los productos
El Team Manager acuerda, produce y
de la fase y mantiene las cuestiones y
entrega los productos asignados al equipo.
riesgos del proyecto bajo control.
CIERRE DE UN PROYECTO
Durante todas la fase de proyecto y el 1 vez durante el paquete de trabajo
cierre
 Ciclo de vida con Los siete procesos PRINCE 2
Proyecto
cto
oye
-P r
DIRECCIÓN DE UN PROYECTO (Junta de proyecto)
e
Pr FASE 1 FASE 2 FASE ENÉSIMA
CIERRE DE
PUESTA EN INICIO DE UN GESTIÓN DE LOS LÍMITES GESTIÓN DE LOS LÍMITES GESTIÓN DE LOS LÍMITES UN
MARCHA PROYECTO DE FASE DE FASE DE FASE PROYECTO

Viabilidad Planeación Final

GESTIÓN DE LA ENTREGA DE PRODUCTOS
Jefe Equipo y el asistente de proyecto
Jefe Proyecto
CONTROL DE UNA FASE CONTROL DE UNA FASE CONTROL DE UNA FASE

Producción
CODIGO DE COLORES
1 vez por proyecto Durante todas la fase de 1 vez durante el paquete de trabajo
1 vez por fase de proyecto
proyecto y el cierre
 Puesta en Marcha de un Proyecto

La Puesta en Marcha de un Proyecto es

responsabilidad de los directivos y el Ejecutivo, y
del Jefe de proyecto (Project Manager). Deben ser
ayudados por el usuario senior y proveedor senior.

Este es el primer proceso y de hecho, también se

conoce como proceso de pre-proyecto, en
referencia al hecho de que se produce antes de que
comience el proyecto en sí mismo.

El proyecto como tal no se inicia hasta que comienza

la etapa de iniciación.

Durante este proceso se establecen las razones para

llevar a cabo el proyecto, se asigna el Equipo del
Proyecto y se crea un Plan de Fase para la Fase de
Inicio.
 Dirección de un Proyecto

El proceso Dirección de un Proyecto es

responsabilidad de la Junta de Proyecto.

Este proceso comienza al terminar el proceso de

Puesta en Marcha y se mantiene hasta que el
proyecto concluye.

Hay que tener en cuenta que el proceso de Puesta en

Marcha de un proyecto tiene lugar antes de que el
proyecto comience (Ante-Proyecto).

Durante el proceso de Dirección de un Proyecto, la

Junta de Proyecto autoriza las etapas o fases del
proyecto gestionándolo de manera general.
 Inicio de un Proyecto

Durante el proceso de Inicio de un Proyecto se definen

el Producto del Proyecto, y la calidad se establece la
línea de tiempo del proyecto, los costos y el análisis de
riesgos, se comprometen los recursos necesarios, y se
prepara la DIP (Documentación de Inicio del Proyecto),
en inglés PID (Project Initiation Documentation).

También es el momento durante el que crea el Plan de

Proyecto y se perfecciona y finaliza el Caso de negocio
(Business Case) el cual es un estudio documentado
acerca de la viabilidad económica de un proyecto .

Toda esta información forma parte de la

Documentación de Inicio del Proyecto.
 Control de una Fase

Es durante el proceso Control de una Fase cuando el Jefe de

proyecto (Project Manager) realiza la mayor parte de su trabajo con
ayuda del responsable de monitorizar (Opcional).

El Jefe de proyecto se encarga de asignar y controlar el trabajo, tomar

las acciones correctivas necesarias, observar los cambios, y
comunicarse con las partes interesadas, lo que incluye presentar
informes.

El Jefe de proyecto llevará a cabo cada una de las actividades tantas

veces como sea necesario hasta completar la actual fase de entrega.

El proyecto se divide en etapas o fases para una gestión más eficiente

y un mayor control. El proceso Control de una Fase se emplea para
supervisar cada etapa y se repite para cada etapa o fase del proyecto.
 Gestión de los Límites de Fase

El proceso Gestión de los Límites de Fase tiene

dos funciones principales: (1) informar sobre el
desempeño de la fase actual y (2), planificar la
fase siguiente.

Así pues, la Junta de Proyecto puede comprobar

cómo fue la fase actual respecto a lo planificado
a través del Plan de Fase. En otras palabras,
durante este proceso se evalúa la fase actual y se
elabora el plan para la fase siguiente.

El Informe al Final de la Fase y el Plan de Fase de

la siguiente fase se remiten a la Junta de
Proyecto.
 Gestión de la Entrega de Productos

Durante el proceso Gestión de la Entrega de

Productos se producen los productos planificados.

Este proceso es responsabilidad del Jefe de equipo

(Team Manager) y del Asistente de proyecto
(Opcional), y es en este punto dónde los Paquetes de
Trabajo se ejecutan, se crean los productos y el
trabajo se completa.

El Jefe de equipo (Team Manager) recibe los

Paquetes de Trabajo (que son una lista de tareas) del
Jefe de proyecto (Project Manager), y se le devuelve
un “producto” completo y “probados”.
 Cierre de un Proyecto

El proceso Cierre de un proyecto abarca todo el

trabajo de concluir el proyecto, y es la última parte
de la última fase del proyecto.

PRINCE 2 sugiere una serie de actividades para cerrar

el proyecto que incluyen preparar: el Informe al Final
de Proyecto, el Archivo sobre las Lecciones y el
Testimonios Documentales de Aceptación.

El producto de este proceso será la base para que la

Junta de Proyecto confirme el cierre del proyecto,
pues es la Junta de Proyecto, y no el Jefe de proyecto
(Project Manager), la responsable de confirmar el
cierre del proyecto a través del proceso Dirección de
un Proyecto.
 Ciclo de vida del Proyecto

FASE III
FASE II
Próxima
Inicio
Fase

FASE I FASE IV
Pre-Proyecto Entrega Final
 FASE: Pre-Proyecto

¿Qué sucede antes de que el proyecto

empiece? Se conoce como Pre-Proyecto, y
tienes que recordar que en este punto el
proyecto todavía no ha comenzado.

Generalmente ocurre que en algún

momento, alguien tiene una idea o una
necesidad. Esta, puede tener su origen tanto
en una oportunidad de negocio o en una
necesidad, por ejemplo el imperativo legal de
reducir las emisiones de CO2.

La cuestión es que dicha idea o necesidad, es

el desencadenante del proyecto.
 FASE: Pre-Proyecto
El primer paso consiste, habitualmente, en redactar
un Mandato del Proyecto. Es por esto que se dice
que el mandato del proyecto es el “disparador” o el
desencadenante del proyecto.

Un mandato de Proyecto puede ser sencillamente

unas notas en una página, o un extenso documento
basado en una plantilla que emplea la organización
para cada nuevo proyecto.

Durante esta fase se llevan a cabo una serie de

actividades que se conocen como puesta en
marcha del proyecto. PRINCE 2 sugiere llevar a cabo
una serie de actividades que se enmarcan en
diferentes procesos.
 FASE: Pre-Proyecto

El principal objetivo de la Puesta en Marcha

de un Proyecto es verificar que vale la pena
llevar a cabo el proyecto. Para ello, el
Mandato del Proyecto se amplía en el
Expediente del Proyecto, y se crea un plan
para la fase de Inicio. Mediante la fase de
Puesta en Marcha de un Proyecto también
trata de evitarse invertir o continuar
trabajando en proyectos que no vale la
pena.

Una vez completado este proceso, la Junta

de Proyecto revisa el Expediente del
Proyecto y decide si iniciar o no el
proyecto. Se trata de la primera decisión
que toma la Junta de Proyecto.
 FASE: Inicio
Esta es la primera fase de un proyecto y las actividades a desarrollar al inicio del
proyecto están determinadas en el proceso de Inicio de un Proyecto.

Los objetivos principales de la esta fase son:

• Definir la calidad del Producto del Proyecto, el cronograma, costos, análisis de

riesgos y el compromiso de recursos para luego confeccionar el Documento de
Inicio del Proyecto (PID). El PID contiene casi toda la información del proyecto
hasta la fecha incluyendo el Plan del Proyecto.

• Crear un Caso de negocio (Business Case) detallado, documentar los beneficios

y preparar un Plan de Revisión de Beneficios que describirá cómo y cuando se
revisarán dichos beneficios.

• El Plan de Proyecto es un plan de alto nivel para todo el proyecto. Se crea el

Plan de Fase para la primera fase de entrega (en el proceso de gestión de
límites de fases), este plan es mucho más detallado que el Plan de Proyecto, y
su contenido y ámbito de aplicación se limitan a la próxima fase.
 FASE: Inicio

Al final de la Fase de Inicio, la Junta de

Proyecto recibirá el PID, lo examinará, y
decidirá si autoriza o no el proyecto.

En términos sencillos, esto significa que

la Junta de Proyecto decidirá si autoriza
o no el inicio del proyecto.

Si decide autorizarlo, el PID se toma

como línea de base, de manera que más
adelante se pueden comparar los
objetivos del proyecto con la situación
actual.
 FASE: Próxima Fase
El Jefe de proyecto (Project Manager) es responsable de la gestión diaria
del proyecto en base a una gestión de etapa a etapa (fase por fase), e
informa a la Junta de Proyecto.

• Asigna los trabajos a realizar (asigna tareas a los Team Managers).

• Verifica que todos lo entregables hayan superado las pruebas de
calidad requeridas.
• Verifica que la fase esté en línea con el Plan de Fase.
• Verifica que los pronósticos se encuentren dentro de las tolerancias
del proyecto.
• Todas estas actividades se realizan durante el proceso Control de una
Fase.

Al mismo tiempo el Jefe de proyecto (Project Manager) mantiene una

serie de documentos como el Archivo Diario, el Archivo sobre las
Lecciones, el Registro de Cuestiones, el Registro del Riesgo, el Registro de
Calidad y las Fichas de los Elementos de Configuración.
 FASE: Próxima Fase
El Jefe de proyecto (Project Manager)
mantiene informada a la Junta de Proyecto
sobre el progreso del proyecto utilizando el
Informe de Desarrollo.

Por ejemplo, la Junta de Proyecto puede

haber acordado con el Jefe de proyecto
(Project Manager) recibir un Informe de
Desarrollo cada dos semanas.

Los Paquetes de Trabajo se producen en el

proceso de Gestión de la Entrega de
Productos. Los Informes del Punto de
Control se utilizan regularmente para
mantener actualizado al Jefe de proyecto
(Project Manager).
 FASE: Próxima Fase

Hacia el final de la fase mediante el proceso

de Gestión de Límites de Fases, el Jefe de
proyecto solicitará la autorización para
proceder con la siguiente fase, para ello
deberá proporcionar la siguiente
información a la Junta de Proyecto: el Caso
de negocio actualizado, el Informe de Final
de fase y el Plan de Fase de la fase siguiente.

La Junta de Proyecto utilizará la información

proporcionada por el Jefe de proyecto para
evaluar la viabilidad del proyecto y de esta
manera autorizar la próxima fase.
 Fase de entrega Final

Durante la fase final el Project Manager

aceptará y recibirá la aprobación de los
últimos productos que se producirán, y
se centrará en el desmantelamiento del
proyecto.

La Junta de Proyecto verificará que los

destinatarios de los productos del
proyecto los han recibido y pueden
utilizarlos, además de asegurarse de que
recibirán apoyo una vez que el proyecto
haya finalizado.
 Fase de entrega Final

El proceso Cierre de un Proyecto siempre es la última

parte de la última fase de entrega y describe una serie de
actividades que se deberían realizar, como:

• Evaluar al proyecto, comparándolo con el plan original.

• Escribir el Informe al Final de Proyecto.
• Planificar la revisión de beneficios (post-proyecto).
• Escribir y entregar el Informe de Lecciones
Aprendidas.

La Junta de Proyecto revisará la información

proporcionada por el Jefe de proyecto para luego
tomar la decisión de autorizar el Cierre del proyecto.
Una vez tomada esta decisión, el Jefe de proyecto
puede retirarse.