METODOLOGÍA DE

AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

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 Método de William P. Leonard
Examen
• Áreas de estudio
Funciones específicas
Departamentos
Divisiones
La empresa
• Detalles a estudiar
Planes y objetivos
La estructura de la empresa
Políticas y sistemas
Métodos de control
Recursos humanos y Físicos
Estándares
Medición de resultados
Evaluación
• Proceso
Influencia económica
Estructura adecuada
Adecuación de los controles
Métodos de protección
Causas de variación
Utilización de los recursos
Métodos para trabajar
• Análisis e interpretación
Estudios de los elementos
Diagnosis detallada
Determinar propósitos
Deficiencias
Balance analítico
Prueba de eficiencia
Búsqueda de problemas
Soluciones Alternativas
Métodos simplificados
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 PROGRAMA DE AUDITORIA
• Deben analizarse:
– Planes y objetivos: ¿garantizan los objetivos, la sobrevivencia, el crecimiento,
la contribución económica y las utilidades de la empresa, así como el
cumplimiento de obligaciones sociales?
– En la estructura se observa: esta o no de acuerdo con las necesidades de la
empresa, las funciones no están coordinadas, no hay delegación de autoridad,
etc.
– Políticas, sistemas y procedimientos: ¿hay productividad? ¿existe un
programa de metas?
– Métodos de control: ¿existe un propósito de control? ¿se especifica cómo,
cuándo y quién ejecutara los planes?
– Recursos humanos y físicos: horarios de trabajo, faltas vacaciones, servicio
medico, plan de retiro, premiso, promociones, consejos al personal, etc. 3
 RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

• La recolección de datos demanda el uso de técnicas

Organogramas
Diagramas comparativos
Descripción de actividades
Diagramas gráficos
Hojas: entrevistas, observaciones, estadísticas

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 Análisis, interpretación y síntesis
• Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y
su medio ambiente.
• Diagnosticas detalladamente la enfermedad.
• Encontrar deficiencias actuales y potenciales.
• Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada
elemento y unidad.
• Buscar problemas, encontrar soluciones, comparar alternativas.

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 Presentación del informe y su discusión
1. Propósito y alcance
2. Aspectos fundamentales
3. Problemas discutidos
4. Practicas comunes
5. Discusión o comentarios
6. Recomendaciones
7. Anexos

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 Método de José Antonio Fernández Arena
EXAMEN INFORME
• Objetivos • Introducción
De servicio
• Alcance y limitaciones del trabajo
Social
Económico
• Apreciación de la empresa
Dirección • Eficiencia departamental
• Recursos • Objetivos: servicio, social y económico
Humanos
• Dirección: niveles jerárquicos, vigilancia
Materiales
Técnicos
• Departamentos de la empresa:
producción, comercialización, relaciones
Proceso administrativo
humanas, relaciones publicas, finanzas,
Planeación
procesamiento, investigación, compras y
Implementación almacenes, servicios generales.
Control 7
Examen
FRAGMENTACIÓN
• Objetivos
• La satisfacción de los consumidores o usuarios
De servicio • Hace necesario ofrecer productos o servicios
• En condiciones apropiadas

• Con el gobierno: cumple con la autoridad federal, estatal y municipal

Social
• Con los colaboradores: vela por sus intereses económicos, personales y sociales
• Con la munidad: calidad de buen vecino, a través de relaciones públicas

Económico • De la institución: el crecimiento busca el fortalecimiento económico con la reinversión

• Con los acreedores: los apoyos permiten la consolidación de los activos y demanda la
devolución con el rendimiento pactado
• Con los inversionistas: los capitales invertidos deben promover la creación de la riqueza
• Dirección
Proceso administrativo Es un elemento central, que innova, se responsabiliza y coordina las acciones del organismo
Vigilancia: asegura supervisión, revisión y la opinión apreciativa
Planeación
Sirve como referencia que permite un control programático y la evaluación de los
Implementación resultados.
Control 8
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA CON
BASE EN FUNCIONES

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PROCESO ADMINISTRATIVO

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 Enfoque de Rodríguez Valencia
• Se realiza en cinco fases
1. De identificación
2. De planeación
3. De programación
4. De desarrollo
5. De seguimiento
• Informe final La base para elaborar el informe final de auditoria en
forma adecuada es: en primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer?
¿qué uso va a tener? ¿Cómo va a estructurarse éste?

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FASE DE PROGAMACIÓN

12
s
13
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

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15
• La metodología de auditoria administrativa tiene el propósito de
servir como marco de actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se
revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para
garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados, es el
instrumento de trabajo para guiar al auditor en sus funciones.

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17
 1.1 PLANEACIÓN

1.1.1. Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en
forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

1.1.2. Factores a revisar Etapas:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control
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Elemento específico:
• Objetivos • Proveedores • Producción
• Políticas • Almacenes e inventarios • Comercialización
• Procedimientos • Servicios Generales • Investigación y desarrollo
• Programas • Distribución del espacio • Calidad
• Sistemas • Adquisiciones • Servicio a clientes
• Proyectos • Importaciones • Asesoría interna
• Coordinación • Recursos humanos • Asesoría externa
• Comunicación • Recursos financieros y contabilidad

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1.1.3. Fuentes de estudio
Instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que
se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
Externas

1.1.4. Investigación Preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su
desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para
determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva la
necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de
trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

20
1.1.5. Preparación del proyecto de auditoria
Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: propuesta técnica y
programa de trabajo.
Propuesta técnica
Programa de trabajo
Asignación de la responsabilidad
Capacitación
Actitud

1.1.6. Diagnóstico Preliminar

En esta fase, se debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanza, los
factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va
orientar el curso de la acción de la auditoria. 21
 1.2 INSTRUMENTACIÓN
Etapa en la cual se seleccionan y aplican las técnicas de recolección , así
como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

1.2.1. Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias
que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en
errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la
información, reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.

22
1.2.2. Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
• Investigación documental • Situación económica
• Normativa • Observación directa
• Administrativas • Acceso a redes de información
• Mercado • Entrevista
• Ubicación geográfica • Cuestionarios
• Estudios financieros • Cédulas

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1.2.3. Medición
Es la evaluación de los hechos en función de los indicadores de proceso
administrativo y de los elementos que lo complementan.

1.2.4. Papeles de trabajo

Son los registros en los que se describen las técnicas y procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones
alcanzadas.

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1.2.5. Evidencia
Representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la
auditoria.
• Física
• Documental
• Testimonial
• Analítica

1.2.6. Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y
capacidad.
25
1.3 EXAMEN
Consiste en dividir o separar los elementos componentes para conocer la naturaleza, la
características y el origen de su comportamiento.

1.3.1. Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

1.3.2. Procedimiento
El examen proviene de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de
problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
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1.3.3. Técnicas de análisis administrativo
Organizacionales:
• Administración por objetivos • Autoevaluación • Ergonomía
• Análisis de sistemas • Benchmarking • Estudio de factibilidad
• Análisis costo-beneficio • Control total de calidad • Estudio de viabilidad
• Análisis de estructuras • Desarrollo organizacional • Inteligencia emocional
• Análisis de criterio múltiple • Diagrama de afinidad • Reingeniería organizacional
• Análisis factorial • Diagrama de causa y efecto • Reorganización
• Análisis FORD • Diagrama de Pareto • Técnica Delphi
• Análisis marginal • Diagrama de relaciones • Teoría de las restricciones
• Árbol de decisiones • Empowerment • Teoría de la atribución

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Cuantitativas:
• Análisis de serie de tiempos
• Cadenas de eventos
• Correlación
• Modelos de inventarios
• Modelos integrados de producción
• Muestreo
• Números de índices
• Programación dinámica
• Programación lineal
• Simulación
• Teoría de colas o de líneas de espera
• Teoría de los grafos
• Teoría de las decisiones
• Teoría de los juegos
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1.3.4. Formulación del diagnóstico administrativo

Es parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los

hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse
y cualificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco global de
análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización;
para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar
los factores más relevantes de su funcionamiento; para determinar los
recursos disponibles en la resolución de problemas y sobre todo, para servir
como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.

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1.4 INFORME

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe,

en el cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando
claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el
objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.

1.4.1. Aspectos operativos

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo
en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar la
acción que se llevaron a cabo en forma operativa.

30
1.4.2. Tipos de informes
La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y
propósito que se les quiera dar, amén del impacto que se busca en su
presentación. Atendiendo a estos criterios, los informes más representativos son:
• Informe general
• Informe ejecutivo
• Informe de aspectos relevantes

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1.4.3. Propuesta de implantación
La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para
impactar en forma efectiva a la organización, ya que constituye el momento
de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el
propósito de la auditoria. Existen varios métodos de implantación:
• Instantáneo
• Proyecto piloto
• Implantación en paralelo
• Implantación por aproximaciones sucesivas
• Combinación de métodos
La implantación se efectúa en tres fases: preparación del programa,
integración de recursos, ejecución del programa.
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1.4.4. Presentación del informe

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el

responsable de la auditoria convocará al grupo auditor para efectuar
una revisión de su contenido: en caso de detectar algún aspecto
susceptible de enriquecer o clarificar, realizará los ajustes necesarios
para depurarlo. La presentación del informe debe realizarse con el
apoyo de equipos de cómputo, láminas y material audiovisual.

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 1.5 SEGUIMIENTO

• Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben

sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a corregir
las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.

• En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de

observaciones o deficiencias, a sino a aportar elementos de crecimiento a
la organización, lo que hace posible:

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• Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones,
se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente
con el responsable del área, función, proceso, programa, proyecto o
recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.

• Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones

• Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las

recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe
referente al grado y forma como éstas se atendieron.

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BIBLIOGRAFÍA

• Franklin F., Enrique Benjamín, Metodología de auditoria administrativa, en

Auditoria Administrativa, México, 2001, Ed. Mc Graw Hill, páginas 55-92.

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