Introducción a la contabilidad de la

empresa

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 1. El concepto económico de la empresa y del
patrimonio

1.1. EL patrimonio y los elementos patrimoniales: el inventario

Para desarrollar su actividad, las empresas necesitan unos medios materiales, como son un
local, mobiliario, los productos que van a comercializar o dinero para adquirir los elementos que
necesiten y para pagar los gastos que se produzcan.

Podemos definir el patrimonio de una empresa como el conjunto de todos los bienes que
posee, todos los derechos de cobro y todas las obligaciones de pago que tiene en un momento
determinado.

Patrimonio. Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una persona o empresa.
El valor del patrimonio se obtiene sumando el valor de los bienes y los derechos y restando el
valor de las obligaciones.
Inventario. Lista detallada, ordenada y valorada de los elementos que forman el patrimonio, en
un momento determinado, de una empresa o persona.

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Los elementos que forman el patrimonio se pueden clasificar en tres grupos:

 Bienes, que son los medios materiales necesarios para la actividad de la empresa: edificios, máquinas
o dinero.
 Derechos de cobro, que son aquellas deudas que la empresa puede reclamar a otras personas (es
aquello que otros deben a la empresa): facturas de ventas pendientes de pago por los clientes.
 Obligaciones, que son las deudas que la empresa mantiene con otras personas (es aquello que la
empresa debe): facturas de compras pendientes de pago a los proveedores.

El valor del patrimonio se calcula sumando los bienes y los derechos y restando las obligaciones.

Valor del patrimonio = Bienes + Derecho

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1.2. La denominación y la agrupación de los elementos patrimoniales:
su problemática

Para poder comparar fácilmente inventarios realizados por personas diferentes sería necesario que
empleasen los mismos nombres y se agruparan de igual manera los elementos.
Otra dificultad consiste en la valoración de los elementos destinados a la venta, pues tenemos dos
precios: lo que nos han costado, es decir, el precio de coste, y el precio al que se venden, es
decir, el precio de venta.
El precio de venta no representa un valor cierto hasta que los artículos se venden, dado que no
conocemos ese valor con seguridad. Puede que tardemos en venderlos y decidamos hacer una
rebaja, o que los clientes no estén dispuestos a pagar ese precio que hemos fijado y tengamos que
bajarlo, etc. Por ello, el criterio más adecuado de valoración sería el precio de coste.
Como veremos más adelante, este problema queda resuelto con el Plan General de
Contabilidad, que es una norma que establece, entre otros, una especie de diccionario común de
términos para denominar los diferentes elementos patrimoniales y fija, además, unas normas y
unos criterios que deben seguir las empresas para su valoración.

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 2. Las masas patrimoniales

El Activo, también denominado Masa patrimonial de activo, está compuesto por todos los
bienes y derechos de cobro que tiene una empresa.

El Activo de una empresa se subdivide en:

 Activo corriente. Está formado por todos los elementos patrimoniales de corta permanencia en
la empresa, como, por ejemplo, mercaderías, derechos de cobro sobre clientes, dinero efectivo
en caja o depósitos a la vista en bancos.
 Activo no corriente. Está formado por todos los elementos patrimoniales que permanecen en
la empresa durante un periodo largo de tiempo. Forman parte del inmovilizado tangible:
maquinaria, edificios, ordenadores, etc.; y del intangible: marcas, patentes, etc.

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 El Pasivo, también denominado Masa patrimonial de pasivo, está compuesto por las obligaciones
o deudas de la empresa.

El Pasivo de una empresa se subdivide en:

 Pasivo corriente, formado por las deudas de la empresa que tienen un vencimiento a corto
plazo (menos de un año), como son las deudas con proveedores.
 Pasivo no corriente, compuesto principalmente por las deudas a largo plazo.

El Neto, también denominado Neto patrimonial o Patrimonio neto, está compuesto por las
deudas que nunca se devuelven, de las cuales la más importante es el capital. Esta es una deuda
que se mantiene con las personas que han aportado el dinero o los recursos necesarios para poner
la empresa en marcha.

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El capital de una empresa es la cantidad de dinero que el empresario invierte en ella para obtener
un rendimiento o beneficio económico. El capital es una deuda no exigible.

Si partimos de la fórmula establecida para hallar el valor del patrimonio y, sustituyendo los bienes,
los derechos, las obligaciones y el valor del patrimonio neto por las masas patrimoniales
correspondientes, obtenemos:

Esto equivale a decir:

La suma del Pasivo más el Neto representa los fondos o recursos financieros con los que cuenta la
empresa para realizar su actividad, mientras que el Activo simboliza el uso que se está dando a esos
recursos financieros. Esta igualdad se llama igualdad patrimonial.

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 3. La contabilidad: concepto, objetivo y fines
Para poder conocer todos los datos de una empresa que afecten a su actividad económica, en el
momento en que los necesitemos, es preciso registrar todas las operaciones y hechos que los vayan
sucediendo y que puedan afectar a los elementos patrimoniales:
Para que este sistema de registro sea eficaz, hemos de tener en cuenta los siguientes puntos:
a) Deberían registrarse solamente los datos o informaciones que afecten a los elementos del
patrimonio, y hacerlo de tal forma que se pueda obtener rápidamente la información cuando se
necesite.
b) Para evitar errores en el registro de la información, tendría que establecerse un sistema de registro
que permitiera comprobar de alguna forma la exactitud de los datos registrados.
c) Sería más fácil si pudiéramos aplicar siempre alguna fórmula matemática que, al cumplirse, nos
indicara la exactitud de los datos que tenemos. Esto se conseguirá con el sistema de la partida
doble, que analizaremos en el Apartado 5 de esta unidad.
d) Para poder comparar los registros efectuados por distintas personas o por distintas empresas,
deberían establecerse un procedimiento y unas reglas de registro que fueran seguidos por todos.
e) El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar información. Pero no todo tipo de
información, sino solo aquella que se refiera al patrimonio, es decir, que afecte de una u otra forma
a la composición o al valor de los elementos patrimoniales. Para ello, primero es necesario recoger
esta información, lo que implica analizarla y registrarla.

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El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar la información que se refiera al patrimonio.
La información debe valorarse y cuantificarse, para lo cual los datos deben venir expresados en su
valor económico mediante una unidad monetaria, en nuestro caso: euros. Pero, además, si queremos
que la información sea útil, debemos resumirla. Por último, hay que comunicar la información a los
interesados, que a su vez tendrán que interpretarla.
La información suministrada por la contabilidad tiene que cumplir con unos requisitos: que sea objetiva
(es decir, que se elabore con arreglo a unas normas establecidas), clara (fácil de entender), fiable (que
se pueda comprobar), oportuna (debe formularse en el momento adecuado), comparable (tanto con la
propia empresa como con otras) y relevante (el hecho que se anote debe ser importante).
La contabilidad, para poder cumplir con sus funciones, necesita:
a) En primer lugar, disponer de unos instrumentos adecuados que le permitan conocer el valor de los
elementos patrimoniales y seguir con exactitud las variaciones que estos puedan tener.
b) En segundo lugar, utilizar un sistema de registro, de acuerdo con unos requisitos que le ayuden a
evitar errores y a conseguir una mayor fiabilidad y exactitud de su información.

El principal instrumento de la contabilidad para llevar el registro de los elementos patrimoniales y

conocer en cada momento el valor de estos se llama cuenta, y el método o sistema básico utilizado
en contabilidad para el registro de los datos se llama partida doble.

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 4. Las cuentas
En contabilidad, se denomina cuentas a los registros que recogen las variaciones de un elemento
patrimonial y que informan de cuál es su situación en una fecha determinada.
La cuenta es un método o estado de representación de un elemento patrimonial con expresión de su valor y
registrado de forma dual.
Cada cuenta tiene un título, que se corresponde con el nombre de los elementos patrimoniales que recoge.

4.1. Representación de la cuenta en forma de T

En la parte superior, encima de la T, se escribe el título de la cuenta, y debajo se registran los datos de
las dos partes en que se divide. La parte de la izquierda corresponde al Debe y la parte de la derecha al
Haber.

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 4.2. Clasificación de las cuentas

 Cuentas de activo. Son las cuentas que representan los elementos patrimoniales del Activo; es
decir, los bienes y los derechos.
 Cuentas de pasivo. Son aquellas cuentas que representan los elementos patrimoniales del Pasivo;
es decir, las obligaciones.
 Cuentas de neto. Son las cuentas que representan los elementos patrimoniales del Neto; es decir,
los fondos aportados por el empresario como capital de la empresa.

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 4.3. Registro de datos: las anotaciones en el Debe y en Haber

Para registrar los datos dentro de las cuentas, hay que seguir las
siguientes reglas:
a) En las cuentas de activo, se registra:
En el Debe:
 El valor inicial del elemento patrimonial.
 Los aumentos de valor.
 La entrada de nuevos elementos.
En el Haber:
 Las disminuciones de valor.
 Las salidas de elementos.
b) En las cuentas de pasivo y de neto se consigna:
En el Debe:
 Las disminuciones de valor.
 Las salidas de elementos.
En el Haber:
 El valor inicial del elemento patrimonial.
 Los aumentos de valor.
 La entrada de nuevos elementos.

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Las normas de registro de datos que se establecen para las cuentas de activo son opuestas a las
que se establecen para las cuentas de pasivo y neto.
El valor de los elementos patrimoniales que se registran en una cuenta está indicado en cada
momento por su saldo. Para obtener el saldo, se suman las cantidades anotadas en el Debe, por
un lado, y las cantidades anotadas en el Haber, por otro, y se restan las sumas obtenidas, siendo
la cantidad resultante el saldo de la cuenta.

Saldo = Sumas del Debe – Sumas del Haber

Si las sumas del Debe son mayores que las sumas del Haber, se dice que la cuenta tiene saldo
deudor. Y si las sumas del Haber son mayores que las del Debe, decimos que la cuenta tiene
saldo acreedor. Cuando las sumas del Debe son iguales a las sumas del Haber, la cuenta tiene
saldo cero y se dice que está cancelada o saldada.

D > H = saldo deudor

D < H = saldo acreedor
D = H = saldo cero = cuenta saldada o cancelada

Hacer un cargo o cargar es realizar una anotación en el Debe de una cuenta.

Hacer un abono o abonar es realizar una anotación en el Haber de una cuenta.
Las cuentas de activo tienen normalmente un saldo deudor o cero. Las cuentas de pasivo y las de
neto tienen normalmente un saldo acreedor o cero.

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 5. El sistema de partida doble
La partida doble es el método o sistema de registro de operaciones más usado en contabilidad. El
postulado principal de este sistema es que «no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor».

Esto significa que, considerada la totalidad de los elementos patrimoniales de una empresa, si un
elemento disminuye es porque otro aumenta o, lo que es lo mismo, si hay una modificación de un
elemento es porque existe también una modificación de signo diferente de otro elemento.
Si seguimos este sistema de la partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que
buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales. El registro contable se realiza
anotando la cantidad al Debe de una cuenta y al Haber de otra.
En operaciones más complejas, las modificaciones pueden afectar a más de dos elementos
patrimoniales, realizándose entonces las anotaciones en más de dos cuentas. Pero siempre se cumplirá
que la suma de las cantidades que se apunten en el Debe de las cuentas correspondientes será igual a
la suma de las cantidades apuntadas en el Haber de las otras cuentas.

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 6. Los libros contables: estructura, características y uso

El Código de Comercio dice que «todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a
la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como
la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de Inventarios y
Cuentas anuales y otro Diario».

6.1. El libro Diario

El Diario es el libro destinado a registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la
empresa.

Aunque el Diario es un libro obligatorio, no existe regulación en cuanto a su estructura, siendo

el más utilizado el conocido como «modelo americano».
Las anotaciones realizadas en este libro contable se llaman asientos.

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 6.2. El libro Mayor

El Mayor es el libro, que recoge, de forma ordenada, todas las cuentas que se llevan en la empresa.

Según las normas legales, no es un libro obligatorio para los empresarios, pero resulta
imprescindible en las empresas, ya que las cuentas son los registros contables que proporcionan
la información sobre la situación de los distintos elementos patrimoniales.
El proceso de registro en el libro Mayor es el siguiente: las operaciones se registran primero en el
libro Diario y después se pasan de este al libro Mayor. Es decir, las anotaciones de las cuentas
que figuran en el asiento registrado en el libro Diario se pasan posteriormente al libro Mayor,
mediante los correspondientes asientos en cada una de las cuentas implicadas en el mismo,
registrándose de esta forma, cuenta por cuenta, las variaciones correspondientes.

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 6.3. El libro de Inventarios y Cuentas anuales
El libro de Inventarios y Cuentas anuales es un libro que recoge, por una parte, los inventarios y
balances que se realizan en la empresa, y por otra, las cuentas anuales, que son estados contables
que se realizan al final del ejercicio económico para informar de la situación de la empresa y del
resultado de las actividades realizadas durante el año.

Este libro es obligatorio para los empresarios. Se abrirá con el balance inicial de la empresa y, al
menos trimestralmente, se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos.
Además, al final del ejercicio se registrará el Inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas
anuales.
El Balance de comprobación de sumas y saldos es un documento que se utiliza como instrumento
de comprobación de la contabilidad de la empresa y que, periódicamente, conviene realizar con el fin
de asegurar la veracidad de los datos contables y detectar posibles errores que pudieran haberse
cometido.

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Este libro es obligatorio para los empresarios. Se abrirá con el balance inicial de la empresa y, al
menos trimestralmente, se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos. Además, al
final del ejercicio se registrará el Inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas anuales.
El Balance de comprobación de sumas y saldos es un documento que se utiliza como instrumento de
comprobación de la contabilidad de la empresa y que, periódicamente, conviene realizar con el fin de
asegurar la veracidad de los datos contables y detectar posibles errores que pudieran haberse
cometido.

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Tal y como se indica anteriormente, hay que incluir un inventario de la empresa, que es una lista
detallada de los elementos patrimoniales de una empresa, valorados en euros, referidos a un
momento determinado de tiempo.

 El inventario se elabora mediante un recuento físico de los elementos patrimoniales.

 El balance se elabora a partir de las cuentas de la empresa, que no son directamente los
elementos patrimoniales, sino los instrumentos contables que los representan. Los datos para su
elaboración se obtienen concretamente del libro Mayor.

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 7. El Plan General de Contabilidad

El Plan General de Contabilidad es la norma legal que establece el marco técnico básico para la
normalización contable en España. Su fin es conseguir que la información contable de las empresas sea
transparente, fiable y comparable.

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 7.1. El Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas

Para facilitar la aplicación del PGC a las pequeñas y medianas empresas (pymes), se ha realizado una
adaptación de este, eliminando algunas de las cuentas y normas de registro y valoración, que
previsiblemente no van a ser utilizadas, y simplificando la presentación de algunos documentos. Esto
ha dado como resultado el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC de
Pymes).
La aplicación de este plan es voluntaria para estas empresas, las cuales pueden elegir entre utilizar el
PGC o el PGC de Pymes.
En la cuarta parte del PGC de Pymes, se establece el cuadro de cuentas, que es un listado de las
diferentes partidas con las que nos podemos encontrar al contabilizar los hechos contables de una
empresa. Estas partidas se encuentran codificadas y organizadas en grupos, subgrupos, cuentas y
subcuentas.
Los siete grupos que aparecen son:
Grupo 1. Financiación básica. Comprende el Patrimonio neto y la financiación ajena a largo plazo
de la empresa, destinados, en general, a financiar el Activo no corriente y a cubrir un margen
razonable del Activo corriente.
Grupo 2. Activo no corriente. Comprende los activos destinados a servir de forma duradera en las
actividades de la empresa, incluidas las inversiones financieras cuyo vencimiento, enajenación o
realización se espera que habrán de producirse en un plazo superior a un año.

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Grupo 3. Existencias. Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación,
en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso
de producción o en la prestación de servicios.
Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales. Recoge los instrumentos
financieros y las cuentas que tengan su origen en el tráfico de la empresa, así como las cuentas con
las Administraciones Públicas, incluso las que correspondan a saldos con vencimiento superior a un
año.
Grupo 5. Cuentas financieras. Instrumentos financieros por operaciones no comerciales, cuyo
vencimiento, enajenación o realización se espera que habrán de producirse en un plazo no superior a
un año, y medios líquidos disponibles.
Grupo 6. Compras y gastos. Aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la
empresa para revenderlos. Comprende también todos los gastos del ejercicio, incluidas las
adquisiciones de servicios y de materiales consumibles, la variación de existencias adquiridas y otros
gastos y pérdidas del ejercicio.
Grupo 7. Ventas e ingresos. Enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del
tráfico de la empresa. Comprende también otros ingresos, variación de existencias y beneficios del
ejercicio.

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