Paso C: Identificación de requerimientos

en materia de gestión de documentos

• Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y
guardar registros / evidencia de sus actividades.

• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.

• Estos requerimientos se derivan de un análisis sistemático de:

• Las necesidades internas de la organización.

• Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales.
• Las mejores prácticas de gestión de documentos.
• Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.
 Etapas en la identificación de
requerimientos funcionales
ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes

ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos,

operacionales y sociales

ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados

• El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de mantener, ya que los
requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos periódicamente.

• Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:

• Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.

• Hojas de cálculo.
• Bases de datos.

• Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres cuestiones:
• 1.- Qué tipo de información vamos a registrar.
• 2.- Cómo debería ser estructurada.
• 3.- Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la función, actividad o transacción a la que se
aplica.