PLAN DE MEJORAMIENTO APLICADO AL PERSONAL DE

SUPERVISIÓN POR PARTE DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO DE LA

ALCALDÍA DE SANTA BÁRBARA DE ISCUANDE NARIÑO

WENDY LIZETH TELLO CASTILLO– ID:630802

ANA MILENA ALZATE OCAMPO

TUTOR
 

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS– IX SEMESTRE

PRÁCTICA PROFESIONAL
BUENAVENTURA
2021
 OBJETIVOS
Objetivo General:

 Realizar un diagnóstico en el área de la secretaria de gobierno, con el fin de determinar sus necesidades y
eventos que se presenten mediante técnicas de diagnóstico para así poder dar soluciones a través de
estrategias que permitan eliminar sus deficiencias, teniendo en cuenta los recursos con los que cuenta el
área.

 Diseñar una propuesta de mejora, con el fin de mitigar sus necesidades o negativos que se presentan en el
área mediante la utilización de herramientas o estrategias que permitan eliminar sus debilidades
Objetivos Específicos:
 Identificar los factores negativos que se presentan en el área y el personal de supervisión de la secretaria de
Gobierno.

 Analizar las diferentes estrategias que se van a implementar en el área y el personal de supervisión de la
secretaria de Gobierno.
 EMPRESA: HISTORIA Y ACTIVIDAD PRINCIPAL

Dependencia

Alcaldía Municipal de Santa Barbara

Iscuande Nariño Secretaria de Gobierno

Actividad principal
1- Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos
que determine la ley
2- Promover la participación comunitario social , cultural económico
tanto de los habitantes como del Municipio.
3-Solucionar las diferentes necesidades que se presenten en la comunidad.

-Apoyo a otras áreas de dependencia
Fortaleza
- Conocimiento de las funciones del área
  - Cuentan con capital humano calificado para
ejecutar sus funciones
-Organizar plan operativo
- Capacitación para los funcionarios
Debilidades
- Equipos de cómputos y falta de mobiliario para
los funcionarios
 
-Procesos judiciales
Amanezas
- Aplicaciones de multas y sanciones por la ley
- Vigilancia por parte de los órganos de control
-Apoyo administrativo y contable por la entidad
Oportunidades
- Ayudar a la comunidad en general.
 
DIAGNÓSTICO
Estrategias FO
Reforzar estas actividades e implementar actividades de
motivacion con el fin de seguir creciendo, aprovechando estas
fortalezas y oportunidades.
Estrategias DO
Solicitar personal capacitado para dar charlas y a su vez
capacitar a los funcionarios sobre diferentes temas.
Generar recursos con el fin de mejorar y adecuar en los
espacios que se necesiten.
Estrategias FA
Gestionar para que todo proceso sea diligenciado en un
tiempo determinado para así evitar dichos acontecimientos o
situaciones no previstas
Estrategias DA
Adquirir unos compromisos con el fin de llevar a cabo un
mejor funcionamiento para esta área
 SITUACIÓN PROBLEMA Y SOLUCIÓN
PLANTEADA
 Inasistencia frecuente por parte de algunos funcionarios

 Exceso de trabajo para el jefe de área

 No implementar actividades de integración del personal más constantes

 En algunos funcionarios, no existe la aplicación del concepto de servicio

 Algunos funcionarios no cumplen con sus obligaciones y responsabilidades

 Falta de inmuebles en las oficinas

 Retención de información por parte de algunos funcionarios

 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividades Fecha inicial Fecha final
9 de agosto 2021 31 enero 2022
Programar capacitación para el uso de esta nueva tecnología

9 de agosto 2021 31 enero 2022

Establecer fechas y horarios para realizar plan de actividades semanal
 
 

9 de agosto 2021 31 enero 2022

Programar actividades de integración dentro de las instalaciones de la
Alcaldía y en lugares de sano esparcimiento para cambiar el entorno laboral

9 de agosto 2021 31 enero 2022

Promover talleres de atención al cliente para mejorar el nivel de satisfacción
de la comunidad

9 de agosto 2021 31 enero 2022

Evaluar el desempeño y cumplimento de los funcionarios a través del
seguimiento realizado a sus funciones
 

9 de agosto 2021 31 enero 2022

Organizar un inventario de los activos físicos que se requieren en la
Secretaria de Gobierno
 METAS E INDICADORES DE RESULTADOS

Nombre del indicador Porcentaje avanzado

Capacitaciones en uso de tecnología 50%
Agenda de actividades
70%
Actividades de integración programadas 60%
Talleres de atención al cliente 80%
Evaluación del desempeño
70%
Inversión en activos fijos
90%
 PRESUPUESTO
Actividad Rubros Unidad Cantidad vr.unitario vr. total

Programar capacitación para el uso de esta nueva tecnología Refrigerio Hora 100 1.500 150.000
  Video beams Hora 1 200.000 200.000
Honorario del
  Profesional Hora 8 50.000 400.000
  Computador Unidad 1 1.500.000 1.500.000
  Papelería Unidad 3 15.000 45.000
  Folletos Unidad 100 500 50.000
Establecer fechas y horarios para realizar plan de actividades semanal Material de apoyo Unidad 3 20000 60.000
Programar actividades de integración dentro de las instalaciones de la
Alcaldía y en lugares de sano esparcimiento para cambiar el entorno laboral
Refrigerio Hora 150 5.000 750.000
Promover talleres de atención al cliente para mejorar el nivel de satisfacción
Refrigerio
de la comunidad Hora 100 1.500 150.000
  Video beams Hora 1 20.000 20.000
Honorario del
  Profesional Hora 8 50.000 400.000
  Computador Unidad 1 1.500.000 1.500.000
Papelería Unidad 3 15.000 45.000
Folletos Unidad 100 500 50.000
Evaluar el desempeño y cumplimento de los funcionarios a través del
seguimiento realizado a sus funciones Material de apoyo Unidad 3 20.000 60.000
Organizar un inventario de los activos físicos que se requieren en la
Secretaria de Gobierno Escritorios  Unidad 20 160.000 3.200.000
Sillas  Unidad 50 150.000 7.500.000
Mesas  Unidad 3 100.000 300.000
Computador  Unidad 10 1.000.000 10.000.000
Teléfonos  Unidad 5 60.000 300.000
máquina de café  Unidad 1 150.000 150.000
dispensador de agua  Unidad 1 20.000 20.000
impresoras  Unidad 5 400.000 2.000.000
 LOGROS OBTENIDOS EN LA PRÁCTICA

• Mejorar en la parte de atención al cliente

• Supere los objetivos propuesto al ingresar a realizar las practicas profesionales
• Conocer el funcionamiento del área de la Secretaria de Gobierno y de la Alcaldía en general
• Contribuir con la organización de un proyecto
• Contribuir con la organización de reuniones y capacitación en el área
 CONCLUSIONES

A partir de lo realizado en el diagnostico y el plan de mejoramiento se presenta las siguientes conclusiones:

1. Al analizar el área de la secretaria de Gobierno se encontraron deficiencias, en la parte del talento
humano, generando inconformidad en el área, pero a través de las estrategias generadas se pudo analizar
e implementar excelentes estrategias.

2. una vez presentando las estrategias y actividades a realizar se propuso 2 alternativas, las cuales teniendo
como resultado la aplicación del plan de mejoramiento donde se presentaron unas actividades con el fin
de cumplir con esas necesidades planteadas.

3. Al realizar estas actividades planteadas en el plan de mejoramiento se espera obtener mejores resultados
y con la implementación de estas herramientas se pueda lograr los objetivos.
 RECOMENDACIONES

A partir de la problemática detectadas y de la propuesta del plan de mejoramiento se presentan las siguientes
recomendaciones:
1. Ejecutar el plan de mejoramiento propuesto.

2. realizar capacitaciones de forma continua para lograr mejorar la calidad de servicio en los funcionarios de la
Alcaldía.

3. implementar los indicadores propuestos en el plan de mejoramiento, para lograr las metas propuestas.

4. asignar una persona del área para que se encargue de implementar y asegurar la correcta ejecución del plan
de mejoramiento.