Misión Sucre

Aldea: Univ. Marítima del Caribe

Administración de Gestión
TrayectoII Periodo II

ORGANIMETRIA
Eulimar Zea
Wiliset Avila
Carlos Restrepo
Victor O. Garcia
1
 ¿Qué es la Organimetria?
 “Organimetría” es una palabra compuesta
de dos elementos: la organización, del Latín
“Órganon”, órgano elemento de un sistema
y sistema en sí mismo; y del Griego Metrón
que significa medida. Por lo tanto la
Organimetría es la “medición de o de los
sistemas”.

2
 ¿Medicion?
 Pero está medición esta basada en la
dimensión de la organización, y el grado de
complejidad de ésta. La Organimetría es el
conjunto de técnicas para representar las
organizaciones y sus relaciones formales

3
¿Cómo se relaciona con la
Administración?

4
¿Cómo se relaciona con la
Administración?

5
• División del trabajo. Descomponer una tarea
compleja en sus componentes, de tal manera
que las personas sean responsables de una
serie de actividades, en lugar de la tarea general.
•Departamentalización. Agrupar en
departamentos las actividades de trabajo que
son similares o tienen una relación lógica.
• Jerarquización. La jerarquía es el patrón de
diversos niveles de la estructura de una
organización.
• Coordinación. Integrar las actividades de
partes independiente de una organización para
alcanzar las metas de la organización.
6
 Componentes de la función de
organizar:
 • Tareas. Las funciones que deben
cumplirse se derivan de los objetivos
definidos en la planeación. Las funciones se
subdividen en tareas.

 • Personas. Cada persona ocupa un cargo,

que es una porción específica del trabajo
global.
7
 Componentes de la función de
organizar:
 • Órganos. El trabajo y las personas se
agrupan en órganos que tengan
características u objetivos semejantes. Los
órganos se disponen en niveles jerárquicos
y áreas de actividades. Los órganos de línea
o de staff existen en función de la relación
directa o indirecta con los objetivos de la
empresa.

8
 Componentes de la función de
organizar:
 • Relaciones. Señalan la relación entre los
órganos componentes de la organización y
entre las personas, con relación a su trabajo;
además de la relación entre una persona y su
trabajo, entre una persona y otras situadas en
diversos sectores de la empresa, y en la
relación informal entre los participantes en
situaciones fuera del trabajo, etc.

9
 ¿Cómo se relaciona con la
Administración?
•Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la
organización que es más conveniente para la estrategia, el
personal, la tecnología y las tareas de la organización.
•Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar
y coordinar las actividades de la organización.

10
 INSTRUMENTOS DE LA
ORGANIMETRÍA
 El Flujograma: representaciones gráficas de
los procesos en la que se muestran las
diferentes integraciones que cada uno de los
procesos tienen con otros y las unidades
administrativas que involucran.
 El Organigrama: Representación gráfica de
la estructura orgánica de una organización en
la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la
componen.
11
 Diagrama de Flujo o Flujograma

 Es una representación gráfica de los

pasos en un proceso.
 Util para determinar como funciona.
 Sirve para examinar los diferentes pasos.
 Ayuda a descubrir causas de problemas,
cuellos de botella, pasos innecesarios,
circulos de duplicación para lograr
mejoras.
Jose David Arzabe Armijo 12
Símbolos de los diagramas
de flujo
Una etapa o tarea del proceso.

Punto de verificación o decisión.

Punto de almacenamiento.

Formulario o documento.

Inicio o fin del proceso.

Cola o punto de espera 13

 PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
Unidad Solicitante Jefe Unidad Responsable de Encargado de Responsable de
Administrativa Compras Almacenes Fondo Fijo de Caja
Contrataciones Chica
Registra la
Inicio Solicitud y remite
El formulario B

Solicitud del Recepción del Form.

Form. “Solicitud y Selección del
Formulario
De Mat.y/o Compras proveedor
“Solicitud de
Con Fondo Fijo
Mat. y/o Comp.
De Caja Chica
Form. “Solicitud
Llenado del Entrega de Material previa De Mat. Y/o
Existencia
Formulario y SI Firma del Form. De Almacen Comp.
Del
Remisión del mismo Material
Movimiento de

Adquisición del Material

NO Y entrega del mismo
Formulario
Previa firmad el Form.
“Solicitud de Form.
Remite el formulario
Mat. y/o Comp. “Solicitud de Mat. y/o
“Mov. De Alm.
Evaluación
B SI Para
Compras con....
Form.
La Comp.
A Solicitud

Comunica A
Material Deficiencia NO Form. “Solicitud
Requerido a Almacenes D De Mat. y/o Comp. D A
? O Resp.
si Caja Chica D
Verificación del Material
Utiliza el Para el cambio respectivo
Material Remisión del Formulario Verificación del Material
Y entrega del mismo
Comunicando la imposibilidad Para la Devolución al
FIN de la Compra Proveedor y Entrega
Del Material
A
A

14
El Organigrama

16
 Concepto
Organigrama es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre sí los órganos que la componen.

Objeto
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en
forma gráfica y objetiva la composición de una
organización.
17
 Utilidad
 Proporciona una imagen formal de la
organización.
 Facilita el conocimiento de una
organización, así como de sus relaciones de
jerarquía.
 Representa un elemento técnico valioso
para el análisis organizacional.
 Constituye una fuente autorizada de
consulta
18
 Requisitos Fundamentales

 Precisión: en los organigramas, las unidades

administrativas y sus interrelaciones deben
definirse con exactitud.

 Sencillez: debe ser muy simple, para que se

comprenda fácilmente.

19
 Uniformidad: para facilitar su interpretación
conviene homogenizar las líneas y figuras
que se utilicen en su diseño

 Presentación: en su preparación deben

considerarse criterios técnicos y de servicio,
en función de su objetivo.

 Vigencia: debe mantenerse actualizado

(nombre de quien lo preparó y fecha de
autorización o actualización)
20
 Clasificación de organigramas

Por su naturaleza:
 MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización

 MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de

una organización

21
 Por su ámbito
 Generales: representan únicamente a los
órganos principales de la institución y sus
relaciones básicas.

 Específicos: se refieren únicamente a una

dependencia o unidad administrativa en
concreto .

22
 Organigrama General

G E R E N C IA

AREA AREA

D EPAR TAM EN TO D EPAR TAM EN TO D EPAR TAM EN TO D EPAR TAM EN TO

23
 Organigrama Especifico
D IR E C C IO N D E
F IN A N Z A S

D EPAR TAM EN TO D EPAR TAM EN TO

REC.HUMANOS P R O D U C C IO N

S E C C IO N S E C C IO N S E C C IO N S E C C IO N

24
 Por su contenido

 INTEGRALES: representación gráfica de

todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.

26
 Organigrama Integral o Estructural

G E R E N C IA

AREA AREA

DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO

27
 FUNCIONALES Y DE FUNCIONES:
incluyen las principales funciones, además de
las unidades y sus interrelaciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y

presentar a la organización en forma general.

28
Organigrama Funcional y de
Funciones
D ir e c c ió n g e n e r a l
1 . C u m p lir lo s a c u e r d o s d e la
ju n t a a d m in is t r a t iv a
2 . C o o r d in a r a la s d ir e c c io n e s

D ir e c c ió n t é c n ic a D ir e c c ió n fin a n c ie r a
1 . E v a lu a r y c o n t r o la r la a p lic a c ió n 1 . O b t e n e r lo s r e s u lt a d o s n e c e s a .
y d e s a r r o llo d e lo s p r o g r a m a s 2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l d e
2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l fin a n c ia m ie n t o

29
 DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O
NOMINAL: indican para cada unidad
administrativa los puestos y el número de
plazas existentes o necesarias. También
pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.

30
Organigrama de Puestos, Plazas
y Unidades o Nominal
D ir e c c ió n g e n e r a l 4 4
D ir e c t o r 1 1
A u x ilia r 1 1
S e c r e t a r ia s 2 2

D ir e c c ió n t é c n ic a 5 5 D ir e c c ió n fin a n c ie r a 5 7
D ir e c t o r 1 1 D ir e c t o r 1 1
A n a lis t a s 2 2 A u x ilia r e s 2 4
S e c r e t a r ia s 2 2 S e c r e t a r ia s 2 2

31
 Por su presentación
 VERTICALES: presentan las unidades de arriba
hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está
colocado en la parte superior, desagregando los
diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada, y las relaciones entre las unidades se
representan por líneas verticales.

Son los de uso más generalizado en la

administración, por lo cual se recomienda su uso
en los manuales de organización.
32
 Organigrama Vertical

G E R E N C IA

AREA AREA

DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO

33
 HORIZONTALES: despliegan las unidades
de izquierda a derecha y colocan el órgano
superior en el extremo izquierdo, los niveles
jerárquicos se ubican en las columnas y las
relaciones entre las unidades se representan
por líneas horizontales.

34
Organigrama Horizontal

35
 MIXTOS: esta presentación utiliza
combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda su utilización
en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades administrativas.

37
 Diseño de organigramas

1. FIGURAS: los elementos gráficos

esenciales para la elaboración de
organigramas son las figuras (comúnmente
rectángulos) para presentar las unidades
administrativas y las líneas de conexión
para expresar los grados de autoridad y
responsabilidad, así como la clase de
relación entre los órganos de la institución.
38
2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un
solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la
misma.
3. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de
un organigrama deben tener dimensiones
semejantes
4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe
tener presente el nivel jerárquico que ocupa la
unidad dentro de la organización y es importante
tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que
se desea elaborar
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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de
relaciones que se dan entre las unidades administrativas

1)RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la

responsabilidad se transmite mediante una sola línea.
2)RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de
mando especializado. Se representa por medio de líneas cortas
de trazo fino discontinuo
3)RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades
de la organización. Se representa por medio de líneas largas de
trazo descontinuó
4)RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que
brindan información técnica o conocimientos especializados a
unidades de línea.
40
 Líneas de autoridad

 INTERNA: es la que proporcionan las unidades

asesoras, que forman parte de la estructura
organizacional, a los órganos de línea. (están
conformadas con recursos de la empresa).

Se representan por medio de líneas continuas de

trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea
de mando de la unidad a la cual se adscriben.

41
 EXTERNA: es la que suministran unidades
asesoras a los órganos de línea, que aunque forman
parte del gráfico de la organización, desempeñan
sus funciones en forma independiente de ésta.

Su colocación en el organigrama se hace a través

de líneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad de la cual dependen jerárquicamente.

42
 Recomendaciones
para las líneas de conexión
 Utilizar un trazo más grueso para las líneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el que se
utiliza para trazar las figuras
 Las líneas de conexión no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio
de autoridad-responsabilidad.
 Todas las unidades que dependen de un superior
deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
 Evitar todos los trazos y tramos injustificados
 Mantener el mismo grosor de las líneas de
interconexión en todo el organigrama.
43
 Procedimiento para elaborar o actualizar
organigramas

1. AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL

ESTUDIO: debe emanar del titular de la
organización apoyado por los niveles de decisión,
en especial por el responsable del órgano
administrativo.

2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO:

personal compenetrado en la materia.

44
3. DETERMINACION DEL PROGRAMA
DE TRABAJO: planeación de
actividades plasmada en un documento
(gráfica de Gantt)

4. CAPTACION DE INFORMACION:
entrevistas con los empleados, revisar
archivos y documentos

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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA
INFORMACION: ordenarse en carpetas, y
utilizar equipos de computo.

6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar

los datos obtenidos con el fin de detectar
contradicciones o duplicidad de funciones.

7. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración

del documento con las opciones de
estructuras específicas.
46