Portadores Energéticos

INSTRUCCIÓN, DESARROLLO DEL

TRABAJO DE COMBUSTIBLE,
TRANSPORTE, ENERGIA Y GEE
CRONOGRAMA DE LA DEMANDA, DISTRIBUCIÓN Y PLAN OPERATIVO

Entrega de la Demanda
Presentación de Aprobación del Plan para el mes Próximo
Presentación de por las UEB Propuesta de
la demanda a Operativo por el MEP distribución al
la demanda al MEP
INRH Direct. General

Entrega CDA-002
GEAAL
MES EN CURSO
Entrega
Información UEB
GEAAL

MES,
DEMANDA

Captación modelo ENTREGA DE EXTRA PLAN

5073 de mes EN CASOS
anterior
EXCEPCIONALES

Se asigna del Plan

Operativo Aprobado
FLUJO INFORMATIVO
Información de Mando

3/23
 De las UEBs
a la
empresa
4/23
 Información a Recibir (De las UEB/s a la Empresa)
No Nombre del Informe Contenido Vía Destino Ciclo
1 Certificación de Paralización de Equipos y principales causas Impreso Dirección de transporte y los día 4 de cada
Equipos balance mes
2 Equipos usado no pertenecientes al Realizar Documento de Convenio, Impreso Dirección de transporte y los día 4 de cada
AFT de la Empresa (sean de otra donde aparezca Índice de Consumo balance mes
Entidad)(Apoyo o Contingencia)

3 Demanda de Combustible Demanda el Combustible para el Impreso Dirección de transporte y Mensual los día26
próximo mes balance de cada mes

4 Modelo 5073 Contenido Impreso Dirección de Economía (los Mensual los día 4
Balance de Consumo Datos los aporta Balance y la de cada mes
Cajera central)

5 Información CDA-002 Análisis del consumo por nivel de Digital e Dirección de transporte y Mensual los día 4
actividad Impreso balance de cada mes

6 Guía de Autocontrol CUPET (lista de Realización de la Guía CUPET y Impreso Dirección de transporte y Mensual los día 4
chequeo) análisis de Equipo a equipo balance de cada mes

7 Resumen de los Lubricantes Realizar Documento de aparezca SI, Impreso Dirección de transporte y Mensual los día 4
Entrada, Consumo y SF balance de cada mes

8 Certificación de Movimiento de la TM Movimiento de la TM, SI, Ent, Cons, Impreso Dirección de transporte y los día 4 de cada
SF balance mes
9 Certificación del Índice de Declarar los Ind de Cons (prueba Impreso Dirección de transporte , los día 4 de cada
Consumo del litro) Combustible, Energía y GEE mes
 De la empresa
a las
UEBs
6/23
 Información a Recibir (De la Empresa a las UEB/s)

No Nombre del Contenido Vía Destino Ciclo

Informe
1 Distribución de Plan Operativo Impreso UEB/s Mensual
Combustible
(Cuantificación)
 Información
de
Mando
8/23
 Información de mando para los directores de ueb en el
consejo de dirección
No Nombre del Contenido Vía Destino Ciclo
Informe
1 Paralización de Equipos y Escrita Consejo de Mensual
Equipos principales causas Dirección
fundamentales
2 Transporte y Comportamiento Escrita Consejo de Mensual
Equipos de los principales Dirección
indicadores del
parque de equipos
3 Portadores Comportamiento Escrita Consejo de Mensual
energéticos de los indicadores Dirección
del consumo de
combustible y
electricidad

Prontuario para realizar y tener respuesta rápidas

 Carpetas
de
documentos
rectores
10/23
 CARPETA DE DOCUMENTOS DE LA ACTIVIDAD DE
PORTADORS ENERGETICOS
•CAPITULO I. Documentos Rectores.

•Se listaran los documentos rectores de las Áreas de Equipo y Portadores Energéticos,
que se encuentran vigentes, se incluyen las Resoluciones, Decretos Ley, Normas
Ramales, y Circulare, etc.

•Los documentos se archivaran impresos en cuatro files llamados de la siguiente forma:

•- Legajo de Documentos Transporte.
•- Legajo de Documentos Combustible.
•- Legajo de Documentos de Energía.
• Legajo de Documentos de GEE.
•- Otras funciones del Energético
 DOCUMENTOS
RECTORES
DE
COMBUSTIBLE
12/23
 CARPETA DE DOCUMENTOS RECTORES DE
COMBUSTIBLE
• CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

• RESOLUCION MINISTERIAL 60/2011 DEL 1ero DE MARZO 2011.

(control Interno) NORMATIVA DE CONTROL INTERNO Y
PREVENCIÓN RESOLUCIÓN 60

• UNION CUBA PETROLEO (CUPET).

• CLASIFICACION DE LOS LUBRICANTES.
• FACTORES DE CONVERSION.
 CARPETA DE DOCUMENTOS RECTORES DE
•MINISTERIO DE ECONMIA YCOMBUSTIBLE
PLANIFICACION (MEP).
•INSTRUCCIÓN 5/2015.
•CDA 001, CDA002.
•PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACION, CONTROL Y CONSUMO DE LOS COMBUSTIBLE S Y
LUBRICANTESEN LOS GEE (RS :12525)
•19312 GUIA DE AUTOINSPECCIÓN DEMANDA DE COMBUSTIBLE
•CARTA 7195-2006 MEP PLAN MENSUAL CON FIRMA
•INSTRUCCIÓN 1-2007 MEP PARA AHORRO DEL COMBUSTIBLE
•INSTRUCCIÓN 3-2007 MEP SOBRE INFORMES DE LIQUIDACIÓN DE COMBUSTIBLE
•INSTRUCCIÓN 5-2007 APERTURA COMBUSTIBLE
•INSTRUCCIÓN 1/2008. INSTRUCCIÓN SOBRE CERTIFICOS PARA LA PRESENTACIÓN DEMANDA
COMBUSTIBLE
•RS-1547-06 PLAN DE AHORRO
•RS 7207-06 MEP - CARTA A OACE Y CAP SOBRE REORDENAMIENTO PARA LAS BASES
•RS 7790. MECANISMO ENTREGA DE COMBUSTIBLE
•RS 10513. CIFRAS DIRECTIVAS DEL PLAN OPERATIVO
 CARPETA DE DOCUMENTOS RECTORES DE
COMBUSTIBLE
•MINISTERIO DE FINANCIA Y PRECIOS (MFP).

•RESOLUCION 60/2009 (control de T.M.).

•FINANZAS AL DIA.
•NORMAS 3.3, 3.4 DE LA 297 / 2003.

•MINISTERIO DE TRANSPORTE (MITRANS).

•RESOLUCION 184/ 2000.

 CARPETA DE DOCUMENTOS DE COMBUSTIBLE
•OFICINA NACIONAL DE ESTADISTICA (ONE).

•CARTA CIRCULAR # 4 METODOLOGIA DEL LLENADO DEL

MODELO 5073-09.
•INDICACIONES SOBRE EL MODELO 5073-09.
•RESOLUCION 144/2010 DE LA ONE.

•MINISTERIO DE LA INDUSTRIA BASICA (MINBAS).

•RESOLUCION 328/2007 (prueba del litro).

 DOCUMENTOS
RECTORES
DE
ENERGIA
17/23
CARPETA DE DOCUMENTOS RECTORES DE ENERGIA
• Breve metodología funcionamiento prepago.
• Bitácora auto inspección consumo de energía eléctrica.
• Carta sobre Indicación para la recontratación con la OBE.(1)
• Bitácora auto inspección consumo de energía eléctrica
• Manual METRO Plegable CEE P2000_T_Chino[1]
• Carta Alfredo Bitácora Electricidad
• listado tarifas eléctricas ultimas
• contrato de no residenciales. Aprobado 4-2-16
• Perdidas de Transformación
 DOCUMENTOS
RECTORES
DE
LA CAJA
19/23
1- Establecer los procedimientos actualizados para el uso y control de los portadores
energéticos, de acuerdo a la legislación vigente, principalmente la Instrucción
No.5/2015 MEP.

INSTRUCCIÓN No. 5/2015 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN,

CARGA Y USO DE LAS TARJETAS PREPAGADAS PARA COMBUSTIBLES

Cada entidad debe contar, como máximo, con un 20 por ciento adicional de
tarjetas de combustibles respecto a la cantidad de vehículos
existentes, y una personalizada para cada vehículo. En el caso de los
Grupos Electrógenos de Emergencia, en lo adelante GEE, deben contar con una
tarjeta por cada GEE, una vez sea comprobada la necesidad y autorizada
excepcionalmente por la Unión Eléctrica su adquisición a través de Tarjetas
Prepagadas de combustibles. Las Tarjetas Prepagadas de combustibles de reservas
deben permanecer en la Caja de cada entidad.
 Plan de medidas para incrementar el control
de los portadores energéticos

IMPORTANTE
Los Directores de UEB/s tienen que ser celosos veladores
diario de el consumo de combustible y deben habilitar los
vehículo antes que la tarjeta se quede sin saldo y
preservar 48 horas de cobertura que seria el espacio de
tiempo para realizarle otra carga de nuevo

El descontrol del combustible puede tener como consecuencia la

paralización de un vehículo que traería afectaciones económica para

la Empresa !OJO!!!!!
CARPETA DE DOCUMENTOS RECTORES DE LA CAJA
•Instrucción 5-2015
•Instrucción 3-2007 (Liquidación Comb. con cetif.) MEP
•NEC -3 Tarjeta de Combustible
•NORMA ESPECÍFICA DE CONTABILIDAD No. 4
•RESOLUCION 60-2009 TARJETAS PREPAGADAS
•Res. 60-11 Sobre las Normas del Sistema de Control Interno.
•Anexo No 2 res-60
•S3-D-1- Efectivo en caja y arqueo
•Sobre la aplicación de la instrucción 5 del MEP (GEAAL)
•Sobre la instrucción 5 del MEP (GEAAL)
 ARCHIVOS
DE
COMBUSTIBLE
23/23
CARPETA QUE DEBEN TENER EN COMBUSTIBLE
1. Asignaciones, Planes Operativos de Consumo.(mensual)
2. Distribución de combustible contra equipos
3. Inventario de tarjetas magnéticas aprobado.
4. Demanda mensual de P.E, por niveles de actividades.
(mensual)
6. Listado de Tarjetas Magnéticas contra equipos (una por
equipos)
5. Archivo de los modelos 5073.
6. Modelo CDA-002 (resumen de portadores Energéticos
por niveles de Actividades)
CARPETA QUE DEBEN TENER EN COMBUSTIBLE
•6. Registro control de índices de consumo
•7. Archivo de la realización de la prueba del Litro
•8. Contratos de los vehículos que no forman parte actual de A.F.T.
•9. Registro control de hojas de rutas
•10.Archivos de Hojas de Rutas
•11.Registro de Combustible habilitado y km recorridos (anexo #1 de la
resolución 328)
•12.Archivo de Reporte de Combustible habilitado y km recorridos (anexo #1
de la resolución 328)
•13.Registro de Reporte de Operación y Consumo de Combustible de los
Equipos Tecnológicos (Litros x Horas)
•14.Archivo de Reporte de Operación y Consumo de Combustible de los
Equipos Tecnológicos (Litros x Horas)
CARPETA QUE DEBEN TENER EN COMBUSTIBLE
•15. Informe mensual de consumo de lubricantes, en cuanto a saldo inicial,
entradas, consumo y saldo final.
•16. Registro control de partes de paralización de equipos.

•17. Conciliación al cierre de cada mes con el departamento de economía

•18. Conciliación al cierre de cada mes con el departamento de producción

•19. Guía de CUPET. (equipo a equipo)

•20. La autorización del Vicepresidente del Consejo de la Administración

Municipal que atiende el control de los portadores energéticos. Para habilitar el
combustible en vasijas y los servicentro autorizados
 ARCHIVOS
DE
ELECTRICIDAD
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CARPETA QUE DEBEN TENER EN ELECTRICIDAD
1. Metros Contadores (prepagos, su
códigos)
2. Bitácora (Auto lectura diaria del
metro contador)
3. Levantamiento de los
Consumidores
 ARCHIVOS
DE LA
CAJA
29/23
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

1- Las tarjetas deben permanecer almacenadas en la caja

(caja fuerte)
2- Acta de Responsabilidad material por la custodia y
posesión de la Tarjeta Magnética
•Personalizada (una por vehículo)
•En casos de los equipos tecnológicos que utilizan varias
tarjetas y una persona que es la encargada de sacarla de
la caja, debe la UEB redactar documento que explique el
flujo grama de entrega y recepción de las misma) (Res
249- numeral - 11)
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

Aplicación de la responsabilidad material por el extravío

de la tarjeta magnética de combustible (Res 249- numeral
- 13)

4- Anticipo y liquidación de combustible (documento de

las 4 firma, según Res 60/2009 numeral-8 y 25)

5- Registro de entrega y recepción de tarjetas

magnética prepagadas de combustibles (Res 60/2009-
numeral -6)
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

6-Regisrto de tarjetas magnéticas de contingencia o

apoyo (instrucción 5/2015- numeral -5)

7-autorizacion de tarjeta magnética para habilitar

otro vehículo (las cantidades a serviciar a cada uno
están autorizadas documentalmente y no
sobrepasa la cantidad fijada para considerar la
operación de la tarjeta como dudosa) (Res
60/2009- numeral -7)
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

8- Transferencias emitidas por la caja central a las UEB (avala

las distribuciones de combustible firmada por el director
General) (Res 60/2009- numeral -12)

9- Registro de personas autorizadas a extraer tarjetas de la caja

(Res 60/2009- numeral -13)

10- Submayor de Tarjetas Magnéticas de combustible (en

momento de archivarse el mismo debe estar conformado por
el anticipo y liquidación de combustible conjuntamente con los
chips del servicentro) (Res 60/2009- numeral -22)
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

11- Registro de Tarjeta por Vehículos (Res 60/2009-

numeral -22)

12- Los comprobantes de los servicentro tienen que estar

firmado por el chofer al dorso y debe aparecer la matrícula
del vehículo que cantidad de litros extraídos y nombre de
la persona (sin borrones ni tachaduras) (en caso de extravío
de algún comprobante de pago será necesario realizar una
copia en el servicentro que realizo la extracción y
depositarlo en la caja) (Res 60/2009- numeral -16)
GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN LA CAJA

13- Las Tarjetas vacías tienen que

retornar a la caja los días 30 de cada
mes con carácter obligatorio

14- La caja debe realizar arqueo

(Sistema de contabilidad numeral- 16)
GEE
 GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN GEE
• Existen contratos actualizados de mantenimiento a los GEE con las entidades
responsables de la tecnología.
• Está actualizada y conciliada con CUPET y la UNE la relación de GEE instalados detallados
por entidad, nombre de la instalación, municipio, provincia, potencia (KVA), voltaje,
índice de consumo dado por el fabricante y actualizado, capacidad del tanque propio y
del auxiliar, así como la marca.
• El área donde se encuentra ubicados los tanques auxiliares de combustible, está
debidamente protegida de forma que se evite la sustracción o desvío de combustible.
• La instalación tiene cerca perimetral, cerrojos y candados en buen estado
• El área de recepción y almacenamiento combustible se encuentra limpia y ordenada.
• Los extintores se encuentran aptos para el uso
• Existen condiciones de iluminación en el área.
• El Sistema de Recolección de purgas, drenajes y residuales se encuentra limpio y
operando.
 GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN GEE
• Los tanques horizontales aéreos, cuentan con escalera y pasamanos para la seguridad.
• Existen muros de contención con drenajes en el área de almacenaje de los combustibles
• Disponen de la certificación APCI ( Sistema de aterramiento, bombillos, conexiones eléctricas,
extintores, etc. )
• Existe evidencia documental de la certificación oficial de aforo de los tanques de almacenamiento de
combustibles y su estado actual se corresponde con el requerimiento expresado en el certificado
emitido por el órgano rector.
• Existe certificación técnica oficial actualizada de los instrumentos de medición del combustible y se
corresponde con su estado actual.
• El horámetro de los GEE está en buen estado, que permita una información adecuada de las horas de
operación.
• Existe una persona responsabilizada con las recepciones de combustible y la evidencia de su presencia
en las mismas se refleja en los documentos de recepción.
• Se confecciona el Informe de Recepción correctamente y en el tiempo establecido según las
regulaciones vigentes al respecto
• Existe evidencia documental de las mediciones diarias, con la fecha, hora, nombre y apellidos y firma
del responsable de la medición
 GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN GEE
• Las mediciones físicas se realizan correctamente y permiten diferenciar los volúmenes de
productos y agua almacenados
• Los registros se elaboran en el tiempo establecido, no presentan tachaduras ni sobre escrituras,
están escrito a tinta y están firmados por los Operadores.
• Existe evidencia documental de la conformación diaria del Balance Operativo de Combustible.
• Existe evidencia documental que las mediciones de fin de mes se realizan con la participación de
personal responsabilizado por el área económica de la entidad.
• Los combustibles se controlan por medio de un submayor y los movimientos que aparecen en los
mismos se encuentran amparados por los correspondientes documentos contables primarios
• Existe evidencia documental del registro de las diferencias al cierre de cada mes de los
inventarios físicos y contables por tipo de producto, según los balances mensuales de
combustibles.
• Cuando los inventarios físicos y contables, al cierre de cada mes, muestran diferencias entre sí se
elaboran los Expedientes de Ajustes correspondientes
• Existe diferencia entre el inventario físico y contable, según el balance de combustible desde el
primer día del mes hasta el momento de la supervisión
 GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN GEE
• El Responsable de la conciliación reporta a la DPGE antes de las 24 horas después de funcionar el GEE.
• Realiza la conciliación quincenal con la OBE a través de los Anexos 3 ; 3.1 y 4
• Envía en el transcurso de 15 días después de la conciliación el anexo 4 a GEAAL.
• Existe un tarjeta magnética asignada al GEE y esta es las que se aprobaron para las operaciones de
estos equipos.
• La tarjeta magnética es usada solo para el consumo del GEE.
• Existe un libro de incidencias donde se registran las operaciones relacionadas con el combustible.
• Existe un manual de Procedimiento de Operación del Sistema de Combustible propio de cada
instalación.
• Existe control de Recolección de purgas, drenajes y residuales y sus operaciones se registran en el
libro de incidencias.
• Coinciden los consumos reflejados en los registros de control con los certificados por la dirección
provincial de generación de energía.
• Se registra correctamente la cantidad de energía generada en cada operación, a partir de las horas
reales de trabajo del equipo tomadas de las lecturas del horámetro.
 GUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN A EMPLEAR EN GEE
• Existe evidencia documental de la actualización anual de las normas de consumo de los
GEE según lo establecido en las regulaciones del MEP, y se encuentran avalados por la
DGE de la UNE en la provincia mediante acta firmada por ambas partes.
• Se registra correctamente la cantidad de combustible consumida en cada operación.
• La cantidad de combustible consumida se determina por flujómetro o medición de
tanques.
• La existencia física o en tarjeta de combustible asegura la cobertua segun RS 12525
SEGUIMOS EN COMBATE