MANUALES

ADMINISTRATIVOS
 OBJETIVOS
1. Visualizar con precisión la imagen documentada de una
organización.
2. Comprender lo que significa la información sistematizada
para el quehacer cotidiano de una organización.
3. Entender en qué medida los manuales administrativos
contribuyen mejorar el desempeño de una organización.
4. Identificar las distintas versiones de manuales
administrativos.
5. Valorar la importancia que tienen los manuales de
organización, de procedimientos y de gestión de calidad.
Los manuales administrativos son indispensables debido
a la complejidad de las estructuras de las organizaciones,
el volumen de sus operaciones, los recursos de que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o
ambos, y la adopción de tecnología de la información
para atender adecuadamente todos estos aspectos, y
más.

Es un hecho que los manuales administrativos

representan un elemento crucial para el proceso de
toma de decisiones, mejora continua y el logro de un
desempeño por encima del estándar regular.
 CONCEPTO
Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
OBJETIVOS

1. Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
3. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
4. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funcionen pues evitan la
repetición de instrucciones y criterios de actuación.
5. Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
negocio.
6. Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
7. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
8. Fortalecer la cadena de valores de la organización.
9. Facilitar el reclutamiento, selección, inclusión, socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
10.Servir como una fuente de información para conocer la organización.
11.Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
A. IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir los siguientes datos:
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Denominación y extensión del manual (general o específico).
4. Lugar y fecha de elaboración.
5. Número de páginas.
6. Sustitución de páginas (actualización de información).
7. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
8. Clave de la forma:
a. Se debe escribir las siglas de la organización.
b. La unidad administrativa responsable de elaboración o utilizar el
formulario.
c. el número consecutivo del formulario.
d. el año.
e. entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guión o una
diagonal.
f. Ejemplo: ONU.DSI.002.09 (Organización de las Naciones Unidas; Dirección
General de Información; formulario #2, y año 2009.)
B. ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

C. PRÓLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS

El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización. La introducción es una breve explicación del
contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación
y la necesidad de mantenerlo vigente.
 Nombre de la organización Fecha

Página De

Sustituye a
Manual de organización Página De
(general o especifico) De fecha

Nombre del apartado especifico

Datos Básicos de
un manual de
organización

Elaboró Reviso Autorizó

Clave
D. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en
la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

E. LEGISLACIÓN O BASE LEGAL

Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.
Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico:
constitución, tratados, leyes, convenios reglamentos, decretos, acuerdos y
circulares. En cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su
expedición (fecha de publicación en el ´Diario Oficial).

F. ATRIBUCIONES
Transcripción textual y completa del artículo, clausula, considerando o punto
que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las
disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer. Para este efecto, debe
señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita
tiene que hacerse entre comillas)
F. ATRIBUCIONES

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una

organización en función de sus relaciones de jerarquía.
Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder a la
representación grafica en el organigrama, tanto en lo referente al
título de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico de
descripción. Conviene considerarla en forma tal que sea posible
visualizar con toda claridad los niveles de jerarquía y las relaciones
de dependencia.
Ejemplo:
1. Director general
a. Asesoría
b. Auditoría interna
2. Gerencia general
a. Gerente divisional “A”
b. Gerente divisional “B”
G. ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de

una organización o bien de alguna de sus áreas, la cual
muestra qué unidades administrativas la integran y sus
respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.
 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

Organigrama ORGANIGRAMA
(GENERAL O ESPECÍFICO)

REPRESENTACIÓN GRAFICA

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN
FECHA
(ACTUALIZACIÓN EN SU CASO)
H. MISIÓN

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Es recomendable que el texto de la misión mencione l razón de ser de la organización
en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por
cumplir.

I. FUNCIONES

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas

que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones
encomendadas a la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura
orgánica.
2. Que sigan el orden que se estableció en la estructura.
3. Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo (Los verbos en infinitivo son
palabras que expresan acciones y su terminación es en “ar”, “er” o “ir”.
–ejercitar/ver/construir)
J. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad
administrativa, esta incluye lo siguiente:
1. Identificación del puesto (nombre, ámbito de operación, etc.)
2. Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades
de decisión así como las relaciones de línea y asesoría.
3. Funciones generales y especificas.
4. Responsabilidades o deberes.
5. Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización,
así como las que deba establecer externamente.
6. Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y
personalidad. (Este apartado normalmente forma parte de un manual de
organización)

K. DIRECTORIO

Documento en donde constan los nombres, puestos, números telefónicos, números de

celulares y correo electrónico de las personas comprendidas en el manual.
Se pueden adicionar los horarios de tención y las direcciones de las instalaciones,
especialmente cuando la organización cuenta con varias oficinas o representaciones.
 MANUAL DE OPERACIONES O PROCEDIMIENTOS
A. IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir los siguientes datos:
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización
3. Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a
una unidad en particular, debe anotarse el nombre de está.
4. Lugar y fecha de elaboración.
5. Número de páginas.
6. Sustitución de páginas (actualización de información).
7. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
8. Clave de la forma:
a. Se debe escribir las siglas de la organización.
b. La unidad administrativa responsable de elaboración o utilizar el formulario.
c. El número consecutivo del formulario.
d. El año.
e. Entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guión o una
diagonal.
f. Ejemplo: ONU.DSI.002.09 (Organización de las Naciones Unidas; Dirección
General de Información; formulario #2, y año 2009.)
 Nombre de la organización Fecha

Página De

Sustituye a
Manual de organización Página De
(general o especifico) De fecha

Descripción de puestos

Identificación y relaciones

A) Identificación
1. Nombre del puesto
2. Número de plazas
3. Clave

Descripción
4. Ubicación (física y administrativa)
5. Ámbito de operación
B) Relaciones de autoridad
6. Jefe inmediato

de puesto 7. Subordinados directos

8. Dependencia funcional

Propósito del puesto

Funciones gerenciales
Funciones específicas
Responsabilidad
Comunicación: 1. Ascendente, 2. Horizontal, 3. Descendente, 4. Externa
Especificaciones: 1. Conocimientos, 2. Experiencia, 3. Iniciativa, 4. Personalidad

Elaboró Reviso Autorizó

Clave
 Nombre de la organización Fecha

Página De

Sustituye a
Manual de organización Página De
(general o especifico) De fecha

Directorio Directorio

Núm. Nombre Cargo Teléfono(s) E-mail

Elaboró Reviso Autorizó

Clave
B. PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS
El prólogo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización, preferentemente del más
alto nivel jerárquico. La introducción es una expresión de
lo que el manual, su estructura, propósitos, ámbito de
aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.
 Nombre de la organización Fecha

Página De

Sustituye a
Manual de procedimientos Página De
(general o especifico) De fecha

Nombre del apartado especifico

Formato del manual

de procedimientos

Elaboró Reviso Autorizó

Clave
C. ÍNDICE
Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.

D. CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de
un manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en
el caso de un manual específico, sólo los procedimientos de un área o unidad
administrativa. En particular, cada procedimiento debe contener la información
siguiente:

E. OBJETIVO
Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

F. ÁREAS DE APLICACIÓN O ENLACE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubre el procedimiento.

G. RESPONSABLES
Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación o
ambas cosas del procedimiento.
H. POLÍTICASO NORMAS DE OPERACIÓN
Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participar en el
procedimiento.

I. CONCEPTO
Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo
significado o referencia, por su grado de especificación, debe anotarse para hacer más
accesible la consulta del manual.

J. PROCEDIMIENTO (DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES)

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las personas que
se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre
de las áreas responsables de llevarlas acabo y, en la descripción, explicar en qué consiste,
cómo, dónde y con qué se llevan a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe

anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación, si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación.
 Nombre de la organización Fecha (4)

(2) Página (5) De

Sustituye a
Manual de organización Página (6) De
(general o especifico) De fecha
(1)
Nombre del procedimiento (3)

No. De operación (7) Responsable(s) (8) Descripción (9)

Formato de Descripción
de operaciones

(10)

Elaboró Reviso Autorizó

Clave
 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones

1. Logotipo de la organización. Expresión gráfica de la identidad corporativa de una

organización compuesta por un símbolo, un emblema y una tipografía específicos.
2. Denominación. Nombre de la organización y del documento.
3. Procedimiento. Nombre del procedimiento que, además, describe la materia a que
se refiere.
4. Fecha. Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento.
5. Página_de_. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las hojas
del manual y, en el segundo el número total de hojas de que consta el documento.
6. Sustituye. Fecha y página que reemplaza la hoja. Este espacio se completa
exactamente en los términos anotados en los puntos 4 y 5.
7. Número de operación. Se enumera progresivamente cada una de las operaciones
que forman parte del procedimiento.
8. Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de
realizar cada operación.
9. Descripción. Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Debe
incluir el nombre y clave de las formulas.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y
firma del responsable de elaborar, revisar y aprobar el procedimiento.
K. DIAGRMAS DE FLUJO
Estos diagramas, que también se conocen como fluxogramas, representan de manera
gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el
recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o
unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita.
Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada
caso.
Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y
accesible, una descripción clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el
empleo preciso de símbolos, gráficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que
las operaciones que se numeraron o codificaron en la descripción escrita del
procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.

L. FORMULARIOS O OMPRESOS (FORMAS)

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después
de los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de
“concepto”.
En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo
encerrado en un círculo.
M. INSTRUTIVO
Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un
instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo
encerrado en un círculo en las formas; el título que identifica al área, que es el nombre
del apartado en el formulario donde se colocó el número encerrado en un círculo y las
instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto que se anota al
llenar el formulario.
 Nombre de la organización Fecha (4)

(2) Página (5) De

Sustituye a
Manual de procedimientos Página (6) De
(general o especifico) (3) De fecha
(1)
Nombre del procedimiento

No. referencia (7) Título que identifica Instrucciones para

el área (8) su llenado (9)

Formato para el vaciado de

instrucciones

(10)

Elaboró Reviso Autorizó

M. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido.
http://redsocialeducativa.euroinnova.edu.es/pg/blog/read/
381465/manuales-administrativos-del-colegio-von-humboldt