El OPC debe identificar las necesidades básicas del cliente

contratante mediante una investigación, donde mínimo se

debe tener en cuenta:

a) Tipo de evento, con: dimensión,

duración y metodología de trabajo.
b) Objetivos del evento
c) Perfil del cliente
d) Fecha de realización
e) Sede del evento: ciudad y
locación
 El OPC debe presentar una propuesta integral al cliente que
debe contener como mínimo:
a) Propuesta técnica: presentación de
la empresa, diseño y asesoría del
evento, estructura organizacional,
certificados de experiencia,
responsabilidades contractuales y
demostración de competencia.

b) Propuesta económica: presupuesto

y requisitos de contratación.
Se debe tener un registro de confirmación por parte
del cliente.
 Se deben definir los siguientes aspectos relacionados
con el alojamiento:
• a) Cercanía o facilidad de acceso a la locación.
• b) Capacidad y disponibilidad de alojamiento para el evento.
• c) Condiciones y opciones de acomodación por habitación.
• d) Políticas de cancelación y solicitud de alojamiento.
• e) Hora de check-in y check-out.
• f) Información sobre tipo de habitaciones, tarifas, servicios complementarios,
beneficios para el evento.
• g) Políticas de pago.
• h) Mecanismo de control de las reservas de los participantes que contenga como
mínimo una lista de participantes que identifique: nombre completo, identificación,
nacionalidad, fecha de llegada, fecha de salida, tipo de habitación, itinerario, forma de
pago, acomodación.
• i) Confirmación escrita al cliente o participante de la reserva hotelera.