MANUAL DE PROTOCOLO 2016-2019 war Ra:) ALCALDIA DE Nye BI csabcea Mose rosRae te ete ae lo=e]l 7.5 Ss MoSie\U 3.7 Wace Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa > MANUAL DE PROTOCOLO @ LUIS HERNAN ZAMBRANO HERNANDEZ Alcalde municipio de Mosquera, Cundinamarca “Mosquera Tarea de Todos” ALEJANDRA BOHORQUEZ CUARTAS Jefe Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa JENNIFER GONZALEZ RODRIGUEZ Protocolo Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa CAMILO RODRIGUEZ ARDILA Disefio y diagramaciénho ee, 3 MOSQUERA 1- Introduccién. 3 2- Protocolo. 4 -Propésito principal. 4 3- Objetivo y Alcance. 5 4- Certamenes y eventos como escenarios de comunicacién... 6 {Qué es un evento?... 6 Beneficios para la comunidad. 6 5- Organigrama de organizacion 7 6- Visita de avanzada 8 7- Cémo y cuando se debe utilizar la bandera del municipio. 9 -El orden en los actos protocolarios segin la precedencia... 9 8- Las banderas de organismos internacionales..... 10 Imagen institucional 10 9- Mesa principal "1 -Planimetria protocolo. 12 10- Desarrollo del evento. 13 12- Post evento. fe 14 13- Ceremonias y simbolos... 15 Himno — Municipio de Mosquer: 15 14- Simbologia........ 16 “Bandera y escudo. 16 15 Imagen Institucional 7 Arbol... 17 Lapiz... 17 Mosquera Tarea de Todos. 17 16- Banderas............. 18 “Bandera Nacional 18 17- Reglas para la utilizacién de banderas. 19 Tipos de banderas. 19 18- Precedencias de autoridades. 20 Definicién. - 20 Orden de Precedencia 20 19- Precedencia......... 24 20- Eventos como anfitriones. 22 “Evento como invitado. 22 21- Precedencia en auditori 23 22- Fila de autoridades... 24 23- Programa basico de ceremonias protocolarias... 25 ‘Ceremonias de actos. 26 24- Actos de conmemoracién. 27 25- Vocativos. 28he eee Mi MOSQUERA 1A Introduccion | manual ceremonial de Protocolo de la Alcaldia de Mosquera, es una aaa comunicativa, donde se aplican modelos que hagan posible el desarrollo arménico de los seres humanos en lo individual y colectivo en entornos de interaccién con la comunidad En Colombia, estas normas se materializan formalmente a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, en cumplimiento de la normatividad que establece la Presidencia de la Republica, quienes son los encargados de los lineamientos base sobre los cuales deben regirse las entidades piiblicas. En este marco, es fundamental fortalecer la imagen institucional para los funcionarios publicos y para la poblacién en general, y de acuerdo a esto, se genere “Orden”, “Nacionalidad”, “Identidad” y “Organizaci6n’. En este contexto, la Alcaldia del municipio de Mosquera, adopta el proto- colo como un valor corporativo, en referencia a las reglas, principios y participacién de cada uno de los servidores publicos en las actividades solemnes que la institucién delega. Para esto, las normas establecidas en este documento deberan observarse en todas las actividades oficiales, con los cronogramas ya establecidos por el Plan de Desarrollo, que guien el proceso que viene realizando el alcalde, junto a sus secretarios de despacho y demas autoridades del municipio. Ademas, este material pretende ser una guia de uniformidad en todos los eventos que requiera la participacién y divulgacién del Plan de Desarrollo de la administracién 2016 - 2019 y de su primer mandatario.ALCAIDIA DE MOSQUERA Protocolo L a definicidn de “Protocolo” se puede entender como el conjunto de normas que regulan los usos, costumbres y tradiciones de un grupo social, en un contexto determinado. Este da las bases para la planeacién la coordinacion la ejecucion de os actos oficiales y privados que toman como referencia las normas y costumbres puiblicas que determinan los comportamientos sociales. Este manual esté dirigido a todo el personal encargado de la planificacién de los eventos protocolarios de la Alcaldia de Mosquera, Cundinamarca y sus entes descentralizados. Se trata de una guia con las politicas, pautas y criterios para su correcta ejecucion y operacién. Los cuales se fortalecen por medio de la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones. _____Proposito principal: Dirigir y coordinar las actividades protocolarias, de acuerdo con la planificacién, ejecucion dada por cada secretaria de la alcaldia municipal, a fin de garantizar la mejor imagen institucional. Con esto, el protocolo es la directriz para la coordinacién sistematizada de las diferentes actividades a desarrollarse en la alcaldia municipal, resaltandota uniformidad de las caracterisicas del evento y el adecuado uso de la imagen de la primera autoridad del municipio. os <* Manual de Protocolo yALCALDIA DE MOSQUERA Objetivo y Alcance EI presente manual tiene por objeto: Establecer normas protocolarias para la Alcaldia Municipal de Mosquera y sus funcionarios con la integraci6n de uniformidad que se deben cumplir en actos oficiales y sociales a los que se participen, seguin la direccion del alcalde municipal © Donde se establece: El Protocolo de la Alcaldia de Mosquera Tendré un conjunto de formalidades de las que hace uso la insfitucién, para sus actos publicos 0 solemnes, como fuente estructural de la direccién, la filosofia, la mision y vision, cuya finalidad es generar un espacio de interaccién entre la administracién y la comunidad. © Cumplimiento: El correcto manejo del presente manual de protocolo que corresponde a todos los funcionarios que integran la administracién municipal Fijar criterios que permitan estandarizar el desarrollo de los actos ceremoniales y protocolarios con base en el marco institucional y de la primera autoridad del municipio. @ Alcance: Los funcionarios de la administracién municipal deben establecer direcciones emitidas por el despacho municipal y cada una de las dependencias, acorde a la organizacién de los eventos que corresponda, brindando las directrices establecidas por el alcalde municipal Debido a esto las directrices deben ser_claras y precisas para el desarrollo del evento, es vital recordar de manera permanente el trabajo en equipo y el buen manejo de espacios, la ubicacién de implementos logisticos y la buena actitud hacia el puiblico receptor, estos son las herramienta basicas y de caracter_ fundamental para que la comunidad tenga una recordacién de la imagen institucional.WV fex=colt] 3:7 DE TOD he ees neni] Ue sle 10 S.7N Certamenes y eventos como escenarios de la comunicacion © Beneficios para la alcaldia: n evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestro pubblico, para afianzar lazos, transmitir y posicionar el discurso, a través de un evento, podemos mejorar los lazos comunicativos con la comunidad, puesto que es por medio del discurso, que damos a conocer la mayor parte de nuestros programas, acciones y logros. De igual manera, los eventos permiten difundir los objetivos y los alcances propuestos en la ad- ministracién, estos son algunos de los beneficios que brinda la realizacién de un evento dentro de la Administracion Municipal: A través de un evento se puede trabajar el perfeccionar de la imagen institucional que en la mente de los publicos se va articulando El resultado de todo evento o certamen siem- pre repercutird a favor o en contra de la ima- gen institucional {Qué es un evento? Un evento desde la comunicaci6n, es un “momento de verdad’, un encuentro cara a cara con los piblicos objetivos a los que hemos invitado para presenciar y escuchar un men ‘saje especial. En un evento las personas tienen los cinco sentidos puestos en recibir un mensaje, por lo tanto. ‘en él, todo comunica. Beneficios para la comunidad * Movilizacion de la ciudadania hacia propésitos comunes. + Aumenta la promocién internacional en Mosquera. + | atractivo son los valores agregados que cautiven a la gente. * Crece la visibilidad y exposicion medidtica de la ciudad.Leela x E TODO: Organigrama de organizaci6n emer Seen ha eens oy Despacho Eee een ferret =O aloe Mutrc) ous eummolitte} aula te) - QUE (Naturaleza) Eaelo)) >a (meee - CUANDO (Metas) - PORQUE (Origen Fundamentacién) Bere eK Ce) - PARA QUE ( Cronograma de Actividades) Brel Non ot nC ae ele) Sok to meta) - CON QUE ( Recursos fisicos y materiales) eeu deca} Pym LMM ses} Peet kecsere) eeukecueere! ZINE Teel) eee NOTA: Cuando el evento requiera protocolo, la secretaria encargada debe tener una organizacion orientada por la Oficina de Comunicaciones, para ejecutar las normas de protocolo que se plantean en este Manual Manual de Protocolohe eee ee @=(0 014) Lnnatis] 0 110]. a aces Visita Avanzada iempre se debe programar una visita de avanzada con la finalidad de conocer el espacio del Jevento (si es al aire libre o en un recinto cubierto), repasar el minuto a minuto, corregir detalles y precisar aspectos importantes. Es importante que a la visita de avanzada asista el area Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones - Protocolo, el responsable del evento y el operador logistico para que todos estén en sintonia con el certamen y alli diligenciar el formato lista de chequeo. También debe primar donde sea invitado y marque precedencia en mesa principal, dando importancia y su presencia y reconocimiento a su municipio. __ emuocassuss MOSQUERASAPE DE TODOS! rag) Yay have Milt =pills=2acapiace MOSQUI MOSQUERA —TARADE TO Como y cuando se debe utilizar la Bandera del Municipio a bandera de municipio se iza en el despacho del alcalde como primera autoridad de! municipio, actos donde el alcalde lo requiera y sedé protocolo. También debe primar donde sea invitado y marque a —_ precedencia en mesa principal, dando importancia a>. y Su presencia y reconocimiento a su municipio. x L K y i i © Elorden en los actos protocolarios segun la precedencia es: departamento y la bandera del municipio, direccién o instituciones segtin corresponda. La ubicacién de estas dependiendo el evento, deberan estar detrds del atril o de la mesa principal haciendo antesala a las primeras autoridades. f\ compafiando a la bandera nacional se izaran en su orden de precedencia la bandera del Ubicacion de banderas Barfiera del Bandera Bandera Departamento de Colombia del MunicipioALCAIDIA DE = deni lOSel0 ZN Las banderas de organismos internacionales: eben colocarse una vez se ubiquen los participantes primarios. Cuando se izan un grupo de banderas, la nacional debera quedar en el centro; el orden para los demas sera alfabético de los nombres en espafiol de los paises a los cuales pertenecen. La primera se colocard a la derecha de la bandera nacional (izquierda del espectador), la segunda a la izquierda, la tercera a la derecha y asi sucesivamente. a 4 v v 7 5 3 1 Uso en salones se puede utilizar de manera elegante la bandera municipal, a disposicién las 3 banderas que generan nacién, departamento y municipio, estas podran ir ubicadas detrés del atril 0 de la mesa principal, en el orden de precedencia generando espacios previos entre ellas, de esta forma se engalanan los salones. Nh y v vy vy 2 4 6 8 Ubicacion de banderas, en evento internacional. Imagen institucional. e debe asegurar la imagen institucional de la alcaldia (pendén, backing, ete), ubicada estratégicamente para lograr el mayor impacto visual tanto para los presentes como para las imagenes de fotografia y video. De esta manera todas deberan tener la misma estructura y su asta debe ser de igual tamajio, en caso de tener un hasta mas grande, en esta sera puesta la bandera de régimen nacional. 10)ALCAIDIA DE MOSQUERA MOSQUERASSY CIN Mesa principal rganizada en orden de precedencia y con el respectivo identificador para cada persona, (estos deben ir con la imagen corporativa de la institucién). Para los eventos en los cuales hay fila de honor en lugar de mesa principal, se deben marcar claramente los sitios para cada personalidad. © Planimetria de Mesa Principal en protocolo alcaldia Mosquera Q Mantel Blanco: enmarca la limpieza y unifor- midad del evento, este debe tapar hasta donde mas se pueda la patas de la mesa y por ende los pies de las autoridades que preceden la mesa @ Sobre mantel, con el color institucional (amarillo © verde), los cuales le da elegancia a la mesa, este debe estar en triangulo haciendo que la puntas esten bien encajadas. QSitlas: estas deben ir sin brazos, tanto la mesa principal como los invitados especiales. @carpetas: que contiene el guién y saludos protocolarios, mas memorias del evento. @Agua; en vaso de vidrio para escenarios cerrados en botella pléstica para escenarios abiertos. Recomendacién: usar botellas de agua en caso de usarse preferiblemente agua de marcas comerciales, se les debe retirar la etiqueta. @ Flores; son escenciales para darle elegancia al evento, estas deben ir de piso a mesa si es grande y sobre la mesa si no impide la visibilidad de las autoridades Qhabladores nombre, apellidos, cargo y entidad a la cual precede el evento, este debe ir con la imagen corporativa de la administracién, al igual que los marcadores de silla (invitados especiales).@ Atril Se utiliza para los discursos, si el acto es de pie su presencia es obligatoria, es vital para soportar los papeles de los oradores y al mismo tiempo sirve para tener mas seguridad en el evento, Debe tener el escudo de la Alcaldia. ‘Este ira ubicado al lado derecho de la mesa principal. ‘*El maestro de ceremonias tendra un guion para el acto. * Lista de protocolo de invitados. ‘En el atl también debe estar una botella de agua para el orador (va siempre al lado derecho de quien preside) Para que el orador haga uso de él cuando crea necesaria Antes de la ceremonia hay que observar el libreto, la némina de autoridades o figuras connotadas que darn realce al acto, asi se evita nombrar a aquellos que a Ultima hora no asisten ‘© Hay que destinar un espacio fisico para el Maestro de Ceremonia, el cual se debe ubicar al frente o ha un costado del podio, evitando que sea un elemento distractor para el pblico, ‘Las palabras y frases: “A continuacién’, “Enseguida’, “Prosiguiendo con esta ceremonia’, “Veran - 0 escuchardn- Uds. a continuacién, etc’, sirven para dar continuidad al acto. he ees neni] ese 10S 7N El rol esencial del Maestro de Ceremonia. Es presentar a las autoridades que haran uso de la palabra, por lo tanto, no es principal actor. Utiizar los vocativos que estan reservados slo para los oradores, sino que saludar en forma general la presencia de ellas. Dentro del aspecto formal, cabe considerar que: ‘Se debe pautear cada accion, movimiento o palabra del Maestro de Ceremonia, hay que evitar las improvisaciones. El libreto debe estar escrito con letra tamafio 16 y debe ser revisado por la jefe de prensa y entregado al Maestro de Ceremonia el dia anterior de la misma ©Proyeccion de videos. Para eventos en los cuales hay proyeccién de videos U otra presentacién, se debe evitar que la pantalla se ubique detrés de la mesa principal a la misma altura de los oferentes. En caso de coincidir por condiciones del escenario, se deben reservar las primeras sillas para ubicacién adecuada de las personalidades principales en otro lugar durante el tiempo de la proyeccién. @ Sala VIP. Para los eventos que lo requieran en razén de la investidura © peticion de las personalidades invitadas, debe estar dotada con la comodidad y atencién necesarias para brindar un momento memorable a sus visitantes.|. aicaiave MOSQUERASS Wiese 10] =) Waianae @ Sala de reuniones. Para todos los eventos se debe contar con una sala de reuniones reservada para el alcalde para antes o después del evento. Debe estar dotada con material de trabajo. © Sobre - tarima En los eventos que requieran uso de una sobre- tarima para ubicar en el escenario principal, ésta no debe superar los 60 centimetros de altura con la finalidad de generar mayor cercania y proximidad con el publico. Banh . a oe ©Presentaciones artisticas. El lugar debe disponer de un bario exclusivo para los integrantes de la mesa principal con su debida dotacién, _Los organizadores deben detallar a Protocolo, durante la asesoria, cuales seran las presentaciones artsticas y su contenido, ya sea el texto fundamental para obras teatrales 0 el repertorio para musicales. Cada grupo debe definir sus requerimientos de sonido y de espacio en tarima para validar con el operador de eventos. ©Carpas. Recordar que si se va realizar el evento al aire libre se deben ubicar carpas blancas, tanto para cubrir la sobre tarima como para el pablico asistente. Desarrollo del Evento (Es la puesta en practica de todas las actividades debidamente planiicadas para el evento protocolario.) @Ceremonias institucionales as ceremonias institucionales tienen como finalidad solemnizar los actos signiicativos de relevancia para la ,comunidad y son presididas por el alcalde municipal en compartia del Gabinete y Concejo Municipal. Son ceremonias institucionales las siguientes: 1)Concertacién — construcci6n Plan de Desarrollo, 2)Celebraciones institucionales ‘*Realizar el montaje del evento con suficiente antelacion para resolver los imprevistos, si se presentaran. Todo debera estar listo minimo una hora antes. ‘Veriicar los elementos logisticos solicitados en la planeacién del evento. ‘*Garantizar los permisos de la Secretaria de Gobierno y Participacion comunitaria segtin el nimero de asistentes al evento. Asi mismo reservar el apoyo de ambulancia (gestion delriesgo), servicio médico de primeros auxilios, Policia Nacional, defensa civil, bomberos y demés entidades que garantice la seguridad en caso de ser necesario, ‘*Explicar al presentador 0 maestro de ceremonias el paso a paso del evento. El area de prensa-protocolo debera verificar que el libreto tenga el adecuado orden de precedencias para los saludos, ubicacién en la mesa principal e intervenciones. © Verificar con el operador de eventos que los himnos sean los adecuados y tenga un buen sonido (ni muy alto para la primera fila, ni muy bajo para las Ultimas sillas). Llevar siempre al evento una copia de respaldo. Reservar las primeras filas con marcacién especial para los invitados protocolarios, como el personero municipal, honorable Concejo Municipal, gabinete municipal, autoridades civiles, militares y eclesidsticas, empresarios, entre otros invitados especiales. El pliblico en general debe ser convocado antes que el sefior alcalde, para garantizar que cuando él llegue al evento, esté todo listo para comenzar. Es igualmente importante que los anfitriones, quienes invitan al evento, esperen una linea de recepeién, a los invitados y a las autoridades que asistan al Para tener en cuentaRes Meee SUMOSQUERA — 'AREADE robos! Para tener en cuenta © Al llegar, el alcalde siempre debe ser recibido por el anfitién (secretario de Gobiemoy Participacion Comunitaria, secretario de Despacho, gerente o director) en eventos propios y extemos; ademas, del rea de Prensa y Protocolo, Cuando el alcalde no pueda asistir a los eventos a los que ha sido invitado, y delegado, es necesario que los comunicadores asignados a esa dependencia los acompafien. Deben llevar copia impresa de la carta de delegacién (que elabora el area de Prensa y Protocolo), conseguir la informacién del evento y ubicar al delegado en la mesa principal o fila de honor *Una vez que llega la autoridad se invita a tomar asiento bien sea en la fila de honor o en lamesa principal. #Si hay mesa principal se deben ubicar unos porta nombres de quienes presiden la ceremonia Post evento Evaluamos el logro de los objetivos propuestos en la © @Funciones esenciales planeacién del evento. Se realiza una vez concluido con el area de Relaciones Corporativas y Protocolo. *Garantizar el correcto funcionamiento del evento desde todos sus componentes. © Desmontar el evento *Solicitar asesoria personalizada al area de Prensa y Protocolo Revision de inventario. Devolver los recursos prestados como elementos logisticos (pendones y —Yeray + cercana # pertinente + correcta), demas material publicitario). Seguir cada uno de los pasos del pre- evento, evento El responsable del evento debe realizar un informe —_y post evento. final con registro fotograico. Recuento: hacer recuento de la asistencia de los invi- tados especiales “estos ayudara a tener un dato im- portante para el desarrollo de préximos eventos’. Brindar la informacién del evento (breve + clara + © Agradecimiento: siempre es importante agradecer al final del evento o dias después. “entre mas comodo se sienta el invitado mayor acompafiamiento para eventos”, © Registro: es la evidencia del éxito de! evento Reporte: observaciones de los errores que se dieron durante el evento y las cosas a mejorar.MOSQUERASSY TAREA DE TO ALCAIDIA DE 1 Iiesel) 7 Ceremonia y Simbolos ‘on unos elementos imprescindibles en el protocolo y adquieren sentido acompafiados de otros elementos como la bandera... Son cantados en actos solemnes y ceremonias oficiales para fornentar el espirtu patridtico. © Disposici6n para cantar el himno *Ponerse de pie y tener los brazos sueltos ‘* Descubrirse la cabeza si tiene sombrero ylo gorro. © No moverse del sitio donde se encuentra al cantarlo Cuando no suena la pista, el himno se debe cantar. No aplaudir al finalizar el himno. No es necesario incluirios en todos los eventos. Son indispensables en las posesiones, condecoraciones, nacionalizaciones, inauguraciones y clausuras. Asi mismo, en eventos donde esté presente el alcalde. Si la maxima autoridad va a retirarse antes de finalizar el evento, deben cantarse los himnos seguidos. Una de las estrategias de cercania que tiene el area de Prensa y Protocolo es que los himnos sean cantados por la comunidad, Himno - Municipio de Mosquera “Salve mi tierra Mosquera honor de escudo y bandera noble, sencilla y hermosa radiante como una rosa en tu laguna La Herrera se contonean las estrellas y eres la dulce anfitriona de una gran casta espafiola” CORO Mosquera camino de seda tu nombre lo llevo en el alma tu gente alegre y sincera me inspira que siempre te quiera, Mosquera, mi cuna y mi arrullo de ancestros que colman mi orgullo por eso mi oracién te implora a ti Maria Auxiliadora. Las aguas del rio Balsillas le dan riqueza a tus campos y le aderezan los sauces el verde de los paisajes Arroyito del Santuario encuentro de Chibchas y Panches donde germiné la gloria que escrita esta en nuestra historia. Oh! Villa de las Cuatro Esquinas testigo del primer mensaje aqui la libertadora lloré en su titimo viaje. Mosquera mi cuna y mi arrullo de ancestros que colman mi orgullo por eso mi oracién te implora ati Maria Auxiliadora© Bandera L os colores de la bandera del municipio de Mosquera tienen dos franjas diagonalmente, donde la Riqueza, la Soberania y la Justicia, estan incrustadas dentro del color amarillo. Porque amarillas también son las Espigas que adornan sus campos. De color verde la faja inferior, representa la virtud de la esperanza. La proporcién de la bandera debe ser siempre de dos tantos de ancho, por tres de largo, cualquiera que sea su tamafio. Los colores de la bandera pueden ser utilizados de manera adecuada, guidndose por el manual de imagen, realizado por la Oficina de Imagen Corporativa y Comunicaciones. Manual de Protocolo eee Oe U7 ESSMOSQUERA —TAREADE TODOS! MUNICIPIO VuaNdsOW ALCALDIA DE MOSQUERA © Escudo e forma espafiola, dividido en dos fajas se- aes diagonalmente. La superior lleva en el expresivo lenguaje de las figuras aquellas que representan nuestras riquezas: la Ganaderia y la Agricultura. Enmarcadas en el color amarillo que es simbolo de Abundancia, Poder, Sobera- nia y Generosidad. En la faja inferior aparece un libro que es el simbolo de la Sabiduria enmar- cado en el color verde que significa esperanza. Este solo se debe utilizar como imagen corpora- tiva de la administracion municipal. 16ALCAIDIA DE MOsQuUI IMOSQUERA _TAREADE TO! MOSQUERA‘\ TAREA DE TODOS! @Arbol ‘Simboliza la vida del municipio de Mosquera y cada rama significa los habitantes que estén inmersos en el ‘municipio (con los colores de la bandera: amarillo y verde). © “Mosquera Tarea de Todos’. Lapiz Simboliza la Tarea, retoma el eslogan y el compromiso de seguir haciendo bien la tarea y la iniciativa de formar parte en la edificacién de la Mosquera que sofiamos. Es un logotipo y slogan que el alcalde Emilio Casallas planted con el fin de hacer participe a todos los, ciudadanos mosquerunos. A través de esta, cada habitante realiza su aporte para entre todos recuperar el tejido social y la calidad humana del municipio. Es asi como “Mosquera Tarea de Todos’,es el eslogan que representa: 1° el municipio (Mosquera), 2° la (Tarea) que es realizacién de proyectos y propuestas en pro del bienestar de los habitantes, y 3° (de todos) que es el aporte con el cual construimos un mejor municipio y una mejor calidad de vida. Es asi como estas tres piezas invitan a tejer el compromiso de identidad con el municipio.Si Acawiace MOSQUERASS IA Meolellls: 7 Wma Banderas Bandera Nacional L ey 12 de 1984: “por la cual se adoptan los 3. Las banderas pueden estas detras del atril o de la simbolos patrios de la Reptiblica de Colombia” —_‘mesa principal. 1. Cuando se utilice la bandera de Colombia siempre ocupard el lugar destacado. Sijunto a ella se utlizan las banderas departamento y al izquierdo la bandera de! municipio, es alli donde la bandera de Colombia tendra la posicién central. I i 4, Parallos eventos con el sefior Presidente y Gobernador se deberan utiizar las banderas de Colombia, ‘Cundinamarca y Mosquera con los escudos bordados; si son eventos con autoridades locales se deberd utilizar, solo la bandera de Mosquera con escudo. = Oo aan 2. Las banderas deben ir siempre atras enmarcando la mesa de honor o el attil Solo cuando precede el Presidente de la Republica o las Fuerzas Miltares, la bandera puede llevar el escudo Segiin el articulo 8 del Decreto 1967 de 1991: “La Bandera Nacional con escudo incorporado solamente podra ser usada por el Presidente de la Republica y los ‘cuerpos armados de la Nacién, denomindndose Bandera de Guerra para este caso’. Por esta razén Mosquera se acoge al presente decreto, y haciendo relevancia al Articulo 12: el cual expone que, “El escudo de armas de la Repablica de Colombia sélo se usara en la bandera nacional del Presidente de la Repiiblica, en las banderas de guerra, en los membretes de papel, sobres, etc., Mediante los cuales se ventilen asuntos estrictamente oficiales, 18)Meso an MOSQUERASSY Meysell|+-7 Wana Reglas para la utilizacién de las banderas Ninguna bandera debe ser mas alta que las otras. Todas deben tener la misma altura. Ninguna bandera puede tener los colores destefiidos o estar rota © El asta de la bandera siempre termina de manera plana o en esfera. Solo los militares deben utilizar el asta de las banderas en punta de lanza. Al izar las banderas, la primera sera la de Colombia junto con el Himno nacional, luego las demas. Alarriar las banderas, la de Colombia seré la ultima. Cuando esta con un grupo de banderas de otros paises, al centro va Colombia y luego las demas alternadas en orden alfabético de derecha a izquierda. Tipos de banderas © Banderas de mesa: se utiizan en las salas de @ Bandera interior: se utiliza para eventos en tarimas y juntas cuando se firma un convenio de cooperacién y _escenarios en interiores o exteriores. para recibir las visitas diplomaticas internacionales. La de exterior: se usa en los edificios publicos. Podra tener mayores dimensiones Nota: La bandera nacional lleva escudo por que lo precede autoridades presidenciales at)Res Meee A Mosel 3.) Wanaaaoaioer Precedencias de Autoridades | protocolo puede considerarse como el arte de ubicar a las personas de acuerdo con su cargo, rango 0 investidura en las actividades de gobierno y empresariales, las personas, las banderas, los escudos y los himnos son objeto de las precedencias. Ellas reflejan el lugar que ocupan en la escala valorativa de una sociedad La ubicacién de las personas se empieza de derecha a izquierda partiendo del anfirién o quien convoca el evento. Esta ubicaci6n es mirando al puiblico. En Colombia las precedencias estan fundamentadas en el Decreto 770 de 1982. © Definicion. La precedencia es el previo establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan en una actividad que afecta al protocolo, en funcién de su preeminencia, primacia, rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura y de la sociedad misma. Las precedencias se dan con los siguientes criterios: © Antigiedad: Aplica cuando hay dos 0 mas personas con el mismo cargo 0 rango. En este prevalece la persona que lleve més tiempo ocupando dicho cargo. Ejemplo: cuando se retnen los honorables concejales * Representatividad: Cuando hay eventos donde se cuente con la presencia de personalidades del Estado y de la empresa privada, los primeros tendran mayor precedencia, Ejemplo: eventos organizados por el sector privado en los que estan invitados representantes del sector piblico *Alfabético: ‘Cuando hay una gran cantidad de paises u organizaciones que participan en un evento. Ejemplo: cuando asisten delegados de varios paises * Alternacién: Se basa en el Derecho Internacional Piblico. Aplica por ejemplo para ubicar las banderas en la visita de un embajador. La bandera de Colombia se pone al frente del embajador y la del pais visitante se ubica al frente de la maxima autoridad. * Jurisdiccionalidad: Cuando un evento se realice dentro de una jurisdiccién, tendra la mayor precedencia quien pertenezca a dicha jurisdiccién. Ejemplo: en una reunién de varios alcaldes en Mosquera, tendra la precedencia el alcalde del municipio. Responsabilidad: cuando un evento tiene un responsable, éste sera el anfirién, en este caso ocupara el lugar de honor. Precedencia de la Administracién municipal, el cual estard establecido en relacion con la primera autoridad del municipio y su orden los funcionarios municipales. © Orden de la mesa principal Alcalde municipal Primera dama del municipio (familiares del alcalde) ‘Presbitero del municipio Persona importante del departamento. Presidente del Concejo Municipal. Personero municipal. ‘Comandante de estacién de Policia. #Secretario de Gobiemo y Participacién Comunitaria. Secretariodel despacho encargado del evento. Nota: Elorden puede variar por el cargo y nivel de importancia, en el caso que presida el gobernador este tomara el lugar principal y el alcalde como anfirién del evento estara ubicado al lado derecho. Y asi sucesivamente. El gabinete municipal siempre deberd estar ubicado al lado derecho de la mesa principal o al frente, al igual que los integrantes del Concejo municipal.ALCAIDIA DE MOSQUERA MOSQUERA: TAREA DE TOI Precedencias © Precedencia unica: para instalar un congreso, un panel, una inauguracién 0 una clausura se sugiere que la mesa principal sea impar, ojala no mas de siete personas. $2+2 8 e®e0e0e0 3 3 © Precedencia doble: se usa cuando en el centro de la mesa esta el anfitri6n y el invitado especial, el cual estara ubicado a la derecha ceremonial. ‘© Orden de precedencia Alcaldia de Mosquera 1. Alcalde de Mosquera. 2, Presidente del Concejo Municipal 3, Personero Municipal 4, Comandante de Policia, 5. Gabinete municipal ~ entes descentralizados (vbicacién jerdrquica de rango de importancia en lugar de privlegio) 6. Concejo Municipal * Nota El orden puede variar por el cargo y nivel de importancia, en el caso que presida el gobernador este tomara el lugar principal y el alcalde como antfirién de! evento estard ubicado al lado derecho. Y asi sucesivamente, el gabinete municipal siempre deberd estar ubicado al lado derecho de la mesa principal o al frente, al igual que los integrantes del Coneejo municipal 42 i 3 x gz © Orden de precendencias 1. La antigiedad en el desemperio del cargo 2. Los titulos académicos que se tengan 3. La edad, presiden las personas mayores sobre las jovenes 4, Quien preside el certamen 5. El anfitrién 6. El sexo (el femenino sobre el masculino) 7. El orden aifabético de las organizaciones 8. La fecha de creacién de las instituciones (gremios - asociaciones) ©Criterios fundamentales para orden del dia, mesa principal y/o fila de honor en un evento 1, El cargo prima sobre la categoria personal 2, La autoridad por delegacién no ocupa el puesto del representado 3.La prominencia del cargo se pide fuera de lajurisdiccin 4, El honor de... cuando se hace honor a alguien se hace en la mesa principal). 5, Los cényuges no van juntos. 6. Puntualidad (maximo 15 minutos para iniciar un evento). 7. Cada pais tiene sus precedencias. 8. El orden de presentacién de los oradores serd creciente en jerarquia; es decir, la maxima autoridad hablar en ultimo término y luego de ella, nadie mas podré hacerlo,Res Meee SUMOSQUERA — 'AREADE robos! @Regla de la derecha La alternacion El lugar de honor es a la derecha del anfitién o punto Completa y precisa el principio de la proximidad. Esta central de referencia. Es decir, la segunda persona en el se establece alternando de derecha a izquierda del orden de precedencia. anfitrion a los invitados segUn su precedencia. AAA @Invitado de honor eeee Es aquella persona ala que se dirige fundamentalmente el acto 0 aquellos otros que con su presencia contribuyen a realzar la dignidad del evento. Ocupa el lugar de la derecha del anitrién. Evento como anfitriones Cuando somos anfitriones en un evento precedemos la mesa principal o la fila de honor (en la mitad). En caso de que venga una autoridad con mayor rango, el anfitrion cede su puesto y se ubica en la derecha. Cuando es un evento con la alcaldia, el sefior alcalde de Mosquera preside la mesa principal o la fila de honor. © RECOMENDACIONES © En los actos protocolarios quien preside el evento debe llegar puntual para recibir a las demas autoridades invitadas, © El anfitrién siempre habla al inicio del evento, excepto cuando cede su precedencia a la maxima autoridad. La persona con mayor rango interviene al final. * Se debe ubicar al ingreso del salén o escenario y recibir a los invitados. Evento como invitado Cuando somos invitados a un evento, debemos regirnos al protocolo de la entidad que lo organiza Por ello la ubicacion en la mesa principal o mesa de honor debe verificarse con el encargado de Protocolo y Prensa © RECOMENDACIONES Ningdn invitado debe darle la espalda a los anfitriones. No se debe pasar a la mesa hasta que sus anfitriones lo hagan. En una cena, no debe empezar a comer hasta que el anitrién indique cuando iniciar. ®No se debe parar de la mesa hasta que los anfitriones no lo hagan. © Saludar siempre de mano, nunca de besos ni abrazos. ® Cuando hay eventos donde se cuente con la presencia de autoridades del estado y personalidades de la empresa privada los primeros tendran mayor precedencia.acawiaoe MOSQUERASS Sw MeselU] 3.7, Mmmcnteaios? Precedencia en auditorio y mesas principales Precedencia de puesto: La precedencia de los puestos en los actos institucionales se establecerd de la siguiente manera a). Si las personas son dos, la de mayor rango ira ala di). Como regla general se puede decir, que cuando con- derecha, ccurra un nimero impar de personas, el primero ocupa 5 el centro, colocéndose las otras alternativamente a la 2 eo derecha e izquierda, segin sus categorias. ‘ ¥ Figura 1, entre dos personas b) Sison tres, la de mayor cargo ocupara el centro, Figura 5, mesa imparpersonas la que sigue a la derecha y la tercera a la izquierda 2 4 3 = > ). Cuando el nimero de personas es par, se sigue la ee8@ misma norma anterior. uae b6000066 5 8 © Figura 2, entre tres personas.” ©). Si son cuatro, los tres primeros se colocardn en el 4 x orden establecido en el numeral 2 y la cuarta a la Figura 6, mesa par personas ; izquierda de la situada en el tercer lugar. 4 4 e000 6000006 3B zg ‘ x © Figura 3, entre cuatro personas Figura 7, mesa inpar personas 23 Manual de ProtocoloFila de Autoridades reed Meee Sivoo 3:7 aie ieaoorl La mesa puede estar distribuida de la siguiente manera la primera fila que es principal puede ser de 5 la cual estaré 1) alcalde municipal (primera autoridad)- 2)presidente del Concejo Municipal (Elecci6n popular) - 3) autoridad 4) Personero municipal 5) secretario de Gobiemo y Participacion comunit da una ubicacion de 1 nivel de autoridades una fila de5, la segunda 6 — ria, en el mismo orden se en ciertos casos cuando tercera de 8- la primera es de 7 varia las filas y la precedencia de las autoridades. SB stat © Mesa precedida por una autoridad departamental Si se cuenta con la presencia del sefior gobemador, ocu- pa el mayor puesto y de alli se desprenden el orden de las autoridades segin el grado de importancia. dade HORNE daaae Hidde ©Precedencia en mesas, organizacion: 1. Mantel: color blanco, y de acuerdo al evento y a su contenido se regiré los colores de contraste. 2. Un adomo floral que no impida la visibilidad, en oca- siones este puede ir en la parte baja de la mesa de frente al publico dependiendo la organizacién y las caraeteris ticas del evento. 3. Centro de mesa: y los arreglos florales se ubicardn frente al atril y en la mesa principal =z 3.8 7 4. Tarjetas: en la mesa se debe identificar los nombres y cargos de las personas que integran la mesa principal, (habladores) 5. Agua: dependiendo la importancia del evento se puede colocar en botella, para las personas que integran la mesa principal puede estar acompariada por un vaso en vidrio, 6. Carpeta (dependiendo el evento). Donde este con- tenga la informacion precisa del evento, istado con los nombres y cargos en forma jerarquizada de las personas ‘que asisten al acto altos funcionarios que se encuentran ‘como invitados especiales, para las personas que estén en primera fila (Gabinete y Concejo municipal), para {que las personas que van a dar discurso sepan quienes los acomparian. (esta carpeta debe tener los logos y co- lores de la administracién, mas el eslogan del alcalde. 7. Sillas necesarias para los integrantes de la mesa prin- cipal, y los acompartantes que pueden estar ubicados después de la fila principal Nota:en aquellos eventos al aire libre los cuales no requieren mesa principal, se deben ubicar sillas en el mismo orden de importancia que amerita el evento, de esta forma también debe estar acompariado de botella de agua al lado derecho de las sillas, y el documento para los invitados estaré en el atril como orientacion ara nombramiento de los invitados especiales.MOSQUERASSY CIN Wee MOSQUERA Programa basico de ceremonias protocolarias En estos actos solemnes e institucionales, generalmente quien invita es el alcalde municipal de acuerdo a la naturaleza del acto, se define a quienes se invitara. A continuacién, se dara a conocer un programa basioo. ‘© Descripcién del evento « Introduccién basica del evento © Himno de la Repiiblica de Colombia © Himno del departamento de Cundinamarca. * Himno del municipio de Mosquera ‘© Recuento del evento © Intervencién del secretario de la dependencia quien ha generado el evento. © Desanude de cintas ® Intervencién de una persona del publico (beneficiada) ® Intervencién del secretario de despacho que realiza el evento. Palabras del presidente del Concejo Municipal. ‘© Se cierra con la intervencién de la maxima autoridad del municipio Municipal. © Numero artistico. © Entrega de un detalle que quiera hacer el alcalde. * Agradecimientos. se agradece la asistencia de las autoridades que preceden el evento. (Concejales, Secretarios de dependencias, Comunidad, Medios de Comunicacién), Es un simbolo esencial para las inauguraciones o entrega de obras a la comunidad. En el evento se debera ubicar la cinta que representa la bandera de Mosquera (Amarillo y verde, en ese orden), la cual debe ir con un nudo facil de halar por cualquiera de sus puntas y en ambos lados sostenida por personas de la comunidad. En el desanude participan las autoridades del evento y un grupo representativo de la comunidad, So oO — 25 Manual de Protocolo© Ceremonias de actos inaugurales En algunos actos de inauguracién se acostumbra cortar la cinta, que puede ser del color de la bandera del municipio, del pais o blanca como simbolo de paz, la tijeras con las que se corte la cinta deberd llevarse en una bandeja de plata. ©@Ceremonias descubrimiento de placas El disefio de las placas para inauguraciones de obra esta regido por Decreto Municipal y por el Manual de Imagen de la Alealdia de Mosquera. Antes de la produccién de estas placas es necesario contar con la aprobacién de la Oficina de Comunicaciones. @Simbologia El sefior alcalde acompafiado de las autoridades que participan del evento y de la comunidad beneficiada oficilizan la apertura del equipamiento con la develacién, la cual consiste en halar un extremo de la bandera, apoyado de un mecanismo que permite deslizar faciimente la tela y descubrirla placa en su totalidad. Recordemos que en caso de no disponer de la bandera, desde el area de Comunicaciones e Imagen Corporativa se les facilitara para el desarrollo del evento he Nn MOSQUER, deni ONe10 SZ eiacn © Develacién de placas acto de apertura La Alcaldia de Mosquera maneja la develacién de placas, para dar apertura a los nuevos espacios, construidos en beneficio de la ciudadania. En el acto protocolario la placa de obra debe estar cubierta con la bandera de nuestro municipio o de color blanca, para simbolizar que esta obra se construyé gracias a los recursos de la Administraci6n municipal La inauguracién de obras fisicas se realiza solamente cuando ya estén en servicio a la comunidad, para esto se debe tener en cuenta la lista de chequeos de la siguiente forma: 1, El beneficiario directo 2. Elingeniero 0 colaborador que realiza la obra 3. Secretario de Infraestructura y Obras Publicas. 4, El alcalde Municipal, es la persona que directamente prueba los beneficos de la obra y las demas autoridades presentes para el registro fotografico.ALCALDIA DE MOSQUERASSY eet TAREA DE TOL Actos de condecoracion La Alcaldia puede contar con una serie de distinciones o medallas que cumplen con el objetivo de hacerle un homenaje solemne a personas, instituciones o empresas del municipio, del departamento, del pais 0 del mundo, que por su trayectoria y aportes a la ciudad son merecedores de este reconocimiento. Las condecoraciones son distinciones y reconocimientos para conceder honores a una persona u organizacién por el logro y el aporte de algo significativo. Estas condecoraciones son coordinadas por el 4rea de Comunicaciones e Imagen Corporativa, y se otorgan con el aval del secretario de despacho y el Alcalde. ” ALCALDIA DE MOSQUERA La Subestacién de Policia de! Wnt : its ore doe Ay. Sore En los discursos deberé mencionarse, a su inicio, como vocativo, a un nimero restringido de las autoridades presentes, mientras mas extensa es la némina de vocativo es mas excluyente. No es procedente agregar el nombre y apellido de la autoridad mencionada. Los vocativos no deben improvisarse, a fin de evitar caer en omisiones que pueden resultar inexcusables. * Las primeras seis autoridades indicadas en la precedencia deben nombrarse individualmente si se encontrasen presentes, pudiendo designar el resto de las autoridades presentes al acto o ceremonia por la denominacién de sefioras y sefiores, * Los vocativos son de uso exclusivo del orador, quien los utiizaré en el rango de precedencia que corresponda para destacar y retribuir la asistencia de altas autoridades. ® Ellocutor 0 presentador de una ceremonia s6lo debe entregar saludos generales al iniciar una ceremonia (sefioras, sefiores, estimados invitados, etc.). En ningin caso le corresponde el uso de vocativos, © Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a continuacién, puede recibir el vocativo “Sefior’, seguido del cargo que desempefia. + En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad tenga mas de un cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de mas alto rango que sea posible.AUTORIDAD AINSTITUTCION Presidente de la Republica Gobernador Presidente del Senado Senador Presidente de la Camara Diputados Alcalde Primera Dama Presidente del Concejo Concejales Cura parroco Generales Rectores Intendentes Secretarios de dependencias Personero municipal Vocativos TRATO PERSONAL Sefior Presidente Gobernador Senador Senador Presidente de la Camara Diputado Sefior Alcalde Sefiora Sefior concejal Concejal Sefior Padre Sefior General Sefior rector Intendente Secretario(a) Personero = iS MOSQU Nontetn ERA PARA REFERIRSE A EL Su Excelencia, el Presidente de la Republica Doctor. Excelentisimo Sefior Senador Excelentisimo Sefior Honorable Diputado Doctor Gestora social, 0 primera Dama Presidente del Concejo, el concejal Honorable concejal Padre Sefior General Sefior Rector Sefior Intendente Doctor, Ingeniero, Licenciado Personero, Doctor Nota: Es de suma importancia el trato de cordialidad que debe tener el grupo de protocol con las personas externas e internas de la institucién y sus aspectos en cuanto a la imagen. De exaltar la puntualidad y la forma de expresarse.