LA CORRECTA

ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS: UN APORTE A
NUESTRA FELICIDAD
DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL
La adecuada gestión de los documentos de archivo,
nos facilita nuestro trabajo y contribuye a nuestra
felicidad”.

“El archivo constituye la memoria viva de un país”

“El cuidado de los documentos de archivo es

obligación de TODOS los funcionarios públicos,
incluidos los jefes.(Acuerdo 038 de 2002)”
(Acuerdo 042 de 2002.)
 PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Los documentos producidos de un productor (dependencia) nunca deben
mezclarse con los de otro productor (dependencia).

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia
natural del trámite de producción.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

“Etapas sucesivas por las que

atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su
disposición final” (Archivo General
de la Nación ).
 CICLO
CICLOVITAL DEDE
VITAL LOSLOS
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO

GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

VALORES
VALORES
VALORES
VALORES SEGUNDOS
PRIMEROS
SEGUNDOS
PRIMEROS

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 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN=CLASIFICACIÓN+ORDENACIÓN+DESCRIPCIÓN

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subserie), de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad (AGN).
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Proceso mediante el cual se da disposición física a los

documentos en forma ordenada.

Determina qué documento va primero y cuáles van

después, es decir, es el proceso mediante el cual se
unen y relacionan las unidades documentales de una
serie, así como los tipos documentales al interior de
los expedientes, según un criterio predeterminado .
 SISTEMAS DE ORDENACIÓN

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 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Cada UAA hace apertura e identificación de

carpetas con base en las Tablas de Retención
Documental de la Universidad. Para ello cuentan
con la asesoría prestada por la DCGD.

Se debe abrir una carpeta para cada serie.

Las carpetas y demás unidades de conservación se

deben identificar, para permitir su ubicación.
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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 IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS

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 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FOLIO: Un folio tiene dos caras y es distinto de una hoja que se

numera por las dos caras

FOLIAR: Acción de numerar los folios

FOLIACIÓN: Acto de numerar los folios solo por su cara recta.

 FOLIACIÓN
• Para foliar se utiliza lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
No se debe foliar con lápiz de mina roja.
• Se debe numerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir
números.
• Si existen errores en la foliación, no se borran, sino que se
anulan con una línea oblicua.
• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la
cara recta del folio.
• Se debe escribir el número de manera legible.

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE

constituida por un solo tipo documental.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA

Constituida por documentos de diversos tipos documentales que
agrupados forman un expediente.
ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES
• Los expedientes se conformarán con la totalidad
de los documentos producidos en desarrollo de un
mismo trámite, actuación o procedimiento, y
deben agruparse formando series o subseries
documentales.
• Cada uno de los expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua independientemente
de si se conserva en una o más unidades de
conservación.
• Los documentos que conforman un expediente se
deben organizar siguiendo la secuencia de la
actuación o trámite (orden natural).
• Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el
trámite o procedimiento administrativo se
procederá al cierre del expediente.

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de Series, con sus correspondientes sub-series y tipos documentales,

a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos y se determina su disposición final.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos emanados por el mismo órgano.

Sub-serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie.

Tipo Documental: Unidad documental más simple que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento.

DOS RUTAS DE ACCESO A LAS TRD:

1. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Universidad Industrial de Santander - UIS

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
 Serie Documental
Sub-serie Documental
Tipos Documentales

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 ¿CÓMO SE ACTUALIZA LA TRD?

Propuesta de
creación de nuevas
Series de acuerdo a
las funciones de la
Unidad
Aprobación
del Comité de
Archivo

Se envía Formato Asesoría por parte

FGD.38 a la DCGD. de la DCGD
Propuesta de
eliminación de tipos
documentales,
subseries o series

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
• Este proceso consiste en la remisión de los documentos
del Archivo de Gestión, al Archivo Central y de éste, al
Archivo Histórico, de conformidad con las Tablas de
Retención Documental.

• Transferencia Primaria
Remisión de documentos de los Archivos de
Gestión al Central.

• Transferencia Secundaria
Remisión de documentos del Archivo Central
al Archivo Histórico.

Algunos documentos nacen históricos, son de conservación

permanente y por ello pasan directamente al archivo histórico

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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Preparación Física antes de la transferencia: organizar, foliar y
rotular.
• Revisar que la organización sea correcta
• Limpieza de la documentación
• Eliminación de material metálico
• Foliación
• Rotulación de carpetas
• Amarre de carpetas
• Embalaje en cajas
• Rotulación de cajas
• Inventario Documental

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Amarre de los documentos en una carpeta cuatro aletas
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Formato Único de
Tablas de Retención Remisión para
Inventario
Documental Archivo Central e
Documental
Histórico
FGD.15
Realizado en
soporte papel y
digital
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 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
Instrumento que describe de manera sistemática y detallada las
unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la
organización de las series documentales, con el fin de asegurar el
control de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital.

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Gestor de Solicitudes
Sirve para atender sus demandas de
aclaración o formación

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 GRACIAS

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