PROGRAMA DE FORMACIÓN ASISTENTE

CONTABLE Y FINANCIERO

UNIDAD DE APRENDIZAJE:
ELABORACIÓN DE LA NÓMINA

2021
 DEFINICIÓN DE NOMINA

Es un documento interno en el cual se relacionan los nombres de

los trabajadores, los valores devengados por las funciones que
realizan dentro de la empresa, las deducciones y, además, se
acostumbra incluir los cálculos de las apropiaciones para los
parafiscales (SENA, ICBF Y CCF); la seguridad social (EPS, AFP,
ARL) y las provisiones por prestaciones sociales (CESANTIAS,
INTERESES, PRIMA Y VACACIONES
 VALORES DEVENGADOS
VALORES DEVENGADOS: Son los pagos que reciben los trabajadores como contraprestación
a su trabajo. Entre los valores devengados tenemos los siguientes:
1. SALARIO BASICO. Corresponde al salario mensual acordado en el contrato, el cual puede
ser cancelado de manera semanal, decadal, quincenal, o máximo mensualmente.
2. AUXILIO DE TRANSPORTE. Se le reconoce a los trabajadores que devenguen el
equivalente hasta dos salarios mínimos.
3. COMISIONES. Es el porcentaje que sobre las ventas o los cobros, se les reconoce a
vendedores y cobradores.
4. VIATICOS. Son los valores que se le reconocen a quienes deben realizar labores fuera de
su sede normal. Los viáticos comprende una parte para transporte, otra para
alojamiento y otra para alimentación. Considerándose como salario, sólo las dos
últimas.
 VALORES DEVENGADOS (Cont.)
5. BONIFICACIONES. Son valores que las empresas reconocen a sus trabajadores por liberalidad o con
el propósito de incentivarlos.
6. DOMINICALES Y FESTIVOS. El trabajo en domingo tiene un recargo del 75% sobre el valor de la hora
ordinaria.
Cuando se labora en domingo o en días festivos de manera ocasional (uno o dos domingos en el mes),
el trabajador tiene derecho a un día de descanso compensatorio o al pago del tiempo laborado.
Cuando el trabajo en domingo es habitual, se reconocerá el pago del dominical y se le concederá, a la
vez al trabajador, un día de descanso compensatorio.
7. HORAS EXTRAS. Para calcular las horas extras se debe tener en cuenta que la jornada ordinaria en
Colombia es de 8 horas; que el recargo por el trabajo extra diurno sobre el valor de la hora ordinaria es
del 25% y que el recargo por el trabajo extra nocturno es de 75%. Que el trabajo diurno es el
comprendido entre las 6 AM y las 9 PM y el trabajo nocturno el comprendido entre las 9 PM y las 6 AM
8. RECARGO NOCTURNO. El trabajo que se realice en horas de la noche, dentro de la jornada ordinaria,
por el sólo hecho de ser nocturno tendrá un recargo del 35%.
FORMULAS HORAS EXTRAS Y RECARGOS
Salario Básico x 1,75 x No. De Horas
D y F = ----------------------------------------------------
240

Salario Básico x 0,35 x No. De Horas

R N = ----------------------------------------------------
240

Salario Básico x 1,25 x No. De Horas

HEDO = --------------------------------------------------------
240
FORMULAS HORAS EXTRAS Y RECARGOS
Salario Básico x 1,75 x No. De Horas
HENO = --------------------------------------------------------
240

Salario Básico x 2,0 x No. De Horas

HEDF = --------------------------------------------------------
240

Salario Básico x 2,50 x No. De Horas

HENF = --------------------------------------------------------
240
 DEDUCCIONES
DEDUCCIONES: Son los valores que por nómina se le descuentan a los trabajadores, por valores
que adeudan o deben pagar. Entre las deducciones tenemos las siguientes:
POR SALUD (EPS). Por éste concepto se le descuenta el 4% sobre el total devengado menos el
auxilio de transporte.
POR PENSION (AFP). Al igual que por salud, también se les descuenta el 4% sin incluir el auxilio
de transporte. En el caso de los trabajadores que devenguen más de cuatro salarios
mínimos deben hacer un aporte para el Fondo de Solidaridad Pensional, así: 1% para
quienes devenguen menos de 16 salarios mínimos, para los trabajadores con ingreso igual o
superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán un aporte adicional
sobre su ingreso base de cotización, así: de 16 a 17 smlmv de un 0.2%, de 17 a 18 smlmv de
un 0.4%, de 18 a 19 smlmv de un 0.6%, de 19 a 20 smlmv de un 0.8% y superiores a 20
smlmv de 1% .
 DEDUCCIONES
POR RETENCION EN LA FUENTE según la ley tributaria, La Retención en la fuente por ingresos
laborales, se puede determinar mediante uno de los dos métodos o procedimientos,
comúnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2. 
El Procedimiento 1 se aplica de manera mensual, luego de realizar la correspondiente depuración
de los ingresos de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario.

RESPONSABILIDADE
El procedimiento 2 se debe aplicar semestralmente para en junio y en diciembre con el propósito
de hallar un porcentaje, el cual tendrá una aplicación durante los seis meses siguientes a su
cálculo.
S
 DEDUCCIONES (Cont.)
POR PRÉSTAMOS. Se les descuenta de las nóminas por este concepto a los trabajadores, previa autorización de
los mismos, cuando estos han recibido de la empresa un préstamo para vivienda, compra de vehículo o
calamidad domestica entre otras causas.
PARA FONDOS DE EMPLEADOS. Los fondos de empleados son empresas asociativas, de derecho privado, sin
ánimo de lucro, constituidas por trabajadores dependientes y subordinados, con un mínimo de 10
trabajadores. Los fondos de empleados prestarán sus servicios de ahorro y crédito exclusivamente a sus
asociados, los cuales se comprometen a realizar un ahorro en forma permanente, el cual le puede ser
descontado por nómina.
POR CUOTAS SINDICALES: Todas las organizaciones sindicales tienen derecho con la aprobación de las dos
terceras partes de sus miembros, a solicitar a los empleadores descontar a los trabajadores las cuotas
ordinarias y extraordinarias para el sostenimiento de la institución. Las cuotas ordinarias, también se les
descuenta a los trabajadores no afiliados al sindicato, por cuanto ellos también se benefician de las
convenciones colectivas.
POR EMBARGOS: Se les descuenta por este concepto a los trabajadores que hayan incumplido con el pago de
créditos (deudas generales), en 1/5 parte de lo que exceda al salario mínimo o con las obligaciones
familiares (deudas especiales) hasta en un 50%, previa orden judicial.
 APROPIACIONES
APROPIACIONES: Los empleadores con base en la nómina, deben calcular:
LOS APORTES PARAFISCALES: Los cuales se calculan con base al total devengado menos el
auxilio de transporte, aplicando: el 2% para el SENA; el 3% para el ICBF y el 4% para las Caja de
Compensación Familiar (CCF). No obstante se debe aclarar que con las reformas tributarias
(Leyes 1607 de diciembre 26 de 2012 y 1819 de 2016), se han presentado los siguientes
cambios con respecto a los aportes a las EPS, el SENA y al ICBF:
 Exoneración de aportes  parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje – SENA y de
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y los aportes a las EPS, para las sociedades
y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y
complementarios, con respecto a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados,
menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Los empleadores de trabajadores
que devenguen más de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, seguirán obligados a
realizar todos los aportes parafiscales.
 APROPIACIONES
Las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la
obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y del
aporte a las EPS por los empleados que devenguen menos de diez
(10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Lo anterior no
aplicará para personas naturales que empleen menos de dos
trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes.
Las entidades sin ánimo de lucro seguirán obligados a realizar los
aportes parafiscales al SENA, al ICBF y los aportes a las EPS.
 APROPIACIONES
Las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la
obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y del
aporte a las EPS por los empleados que devenguen menos de diez
(10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Lo anterior no
aplicará para personas naturales que empleen menos de dos
trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes.
Las entidades sin ánimo de lucro seguirán obligados a realizar los
aportes parafiscales al SENA, al ICBF y los aportes a las EPS.
 APROPIACIONES
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL. Para calcular estos aportes, al igual que en el caso de los
parafiscales, tampoco se tiene en cuenta el auxilio de transporte. El empleador debe aportar para:
EPS (Entidades Promotoras de Salud) 8.5%, pero a partir del 1° de enero de 2014 La exoneración de
pago del aporte en salud también se aplica a los mismos empleadores que se encuentran
exonerados del pago de aportes al SENA, ICBF.
AFP (Administradora de Fondo de Pensión) 12% y,
ARP (Administradoras de Riesgos profesionales) o ARL (Administradoras de Riesgos laborales),
durante la vigencia de la relación laboral, los empleadores deberán efectuar cotizaciones
obligatorias al Sistema General de Riesgos Profesionales, de acuerdo con la clase de riesgo, para lo
cual el Gobierno Nacional estableció la tabla de cotizaciones mínimas y máximas que se muestra a
continuación:
 La modificación del valor inicial entre el mínimo y el
máximo no puede realizarse por la empresa ni por
la Administradora de Riesgos Profesionales, pues
TABLA DE este tema no se encuentra reglamentado en la
COTIZACIONES actualidad
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS

INCAPACIDADES: SE ENTIENDE POR INCAPACIDAD EL

ESTADO DE INHABILIDAD, FÍSICA O MENTAL, DE UN
INDIVIDUO QUE LE IMPIDE DESEMPEÑAR TEMPORALMENTE
SU PROFESIÓN U OFICIO HABITUAL. COMPRENDE EL
SUBSIDIO ECONÓMICO QUE LA EPS O ARL RECONOCE AL
TRABAJADOR AFILIADO CUANDO SE PRESENTA ESTA
SITUACIÓN.
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
LICENCIA POR MATERNIDAD. Es el subsidio económico que de acuerdo con artículo
236 del Código Laboral debe ser reconocido por la EPS a la mujer afiliada por el
tiempo establecido legalmente para que sea atendido su parto, pueda recuperarse
y propiciar los cuidados y la atención integral que requiere el recién nacido en sus
primeros meses. Esta licencia corresponde a un descanso remunerado de 18
semanas, o sean 126 días de salarios; en caso de parto múltiple la licencia será de
20 semanas o sean 140 días de salarios. En el caso de que se produzca un parto
prematuro, la trabajadora tendrá derecho a que se le sume y se le pague la
diferencia de tiempo entre la fecha de alumbramiento y la del nacimiento a término.

Este concepto no incluye la incapacidad otorgada a la afiliada que haya tenido

aborto o parto con criatura no viable (mortinato), lo cual genera una incapacidad
por enfermedad de máximo hasta veintiocho (28) días calendario.
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
La licencia de maternidad preparto obligatoria, es de una (1)
semana con anterioridad a la fecha probable del parto,
debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura
madre requiere una semana adicional previa al parto podrá
gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) semanas
postparto. En caso diferente, si por razón médica no puede
tomar la semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho
(18) semanas en el posparto inmediato.
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
Tienen derecho a la licencia de maternidad:
Las madres en estado de embarazo que se encuentren
vinculadas a una empresa o trabajo.
Madres adoptantes que se encuentren vinculadas a una
empresa o trabajo.
Los padres adoptantes (vinculados a una empresa o trabajo)
sin cónyuge o compañera permanente.
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
LICENCIA POR PATERNIDAD
El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días
hábiles de licencia remunerada de paternidad, a cargo de la EPS, para lo
cual se requiere que el padre haya estado cotizando durante las
semanas previas al reconocimiento de la licencia.
El único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de
paternidad es el registro civil de nacimiento, el cual deberá presentarse
a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del
nacimiento del menor.
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD GENERAL
En caso de incapacidad por enfermedad general, la prestación
económica se reconoce por parte de la EPS, a partir del tercer día de
ésta, siempre que no sea prórroga de otra. Una incapacidad es prórroga
de otra cuando entre la que se va la liquidar y la anterior no existe un
lapso mayor de 30 días y corresponda a la misma enfermedad. Cuando
se trata de una prórroga, el reconocimiento de la prestación económica
se hace a partir del primer día de la incapacidad. Los dos primeros días
de la incapacidad los paga la empresa.
QUIEN ASUME LA INCAPACIDAD DE ORIGEN COMÚN SEGÚN EL TIEMPO
DE DURACIÓN

TIEMPO DE LA INCAPACIDAD RESPONSABLE DEL RESPONSABLE DEL PORCENTAJE

PAGO TRAMITE DE LA DEL PAGO
INCAPACIDAD
PRIMEROS DOS DÍAS EMPLEADOR EMPLEADOR 66,67%
TERCER DÍA Y HASTA EL DÍA 90 EPS EMPLEADOR 66,67%
DESDE EL DÍA 91 Y HASTA EL 180 EPS EMPLEADOR 50%
A PARTIR DEL DÍA 181 Y HASTA EL DÍA 540 FONDO DE PENSIONES EMPLEADOR 50%
A PARTIR DEL DIA 541 EN ADELANTE EPS EMPLEADOR 50%
 INCAPACIDADES Y LICENCIAS
INCAPACIDADES POR ACCIDENTE DE TRABAJO Y ENFERMEDAD PROFESIONAL
El pago es equivalente al 100% del ingreso base de cotización del mes precedente
pagado desde el día siguiente al que ocurrió el accidente de trabajo o se
diagnosticó la enfermedad profesional. El cubrimiento irá hasta el momento de
rehabilitación, readaptación o curación del trabajador, o de la declaración de
incapacidad permanente parcial, invalidez total o su muerte. Para el pago se tiene
en cuenta el ingreso base de cotización del mes precedente al de inicio de la
incapacidad.
El período durante el cual se reconoce la prestación anterior por parte de la ARL, es
hasta por 180 días calendarios prorrogables hasta por otros 180 días continuos
adicionales, cuando la prórroga se determine como necesaria para el tratamiento
del afiliado o para culminar la rehabilitación del trabajador
 COTIZACIÓN A SEGURIDAD SOCIAL Y A
PARAFISCALES EN PERIODO DE INCAPACIDAD
Cuando un trabajador se encuentra incapacitado, los aportes o
cotizaciones al sistema de seguridad social tienen un tratamiento
ligeramente diferente a lo común.

Respecto a las cotizaciones, el trabajador debe pagar tanto las que

corresponden a salud como la que corresponden a pensión, no importa
si se trata de una incapacidad por riesgo profesional o por riesgo
común. En este caso, tanto la EPS como la A.R.L descontarán del
subsidio o incapacidad el valor que le corresponde al empleado  por
cada concepto.
 COTIZACIÓN A SEGURIDAD SOCIAL Y A PARAFISCALES EN
PERIODO DE INCAPACIDAD
Durante los períodos de incapacidad por riesgo común o de
licencia de maternidad, habrá lugar al pago de los aportes a
los Sistemas de Salud y de Pensiones. Para efectos de liquidar
los aportes correspondientes al período por el cual se
reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una
licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de
Cotización el valor de la incapacidad o licencia de maternidad
según sea el caso.
COTIZACIÓN A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
EN PERIODO DE INCAPACIDAD
En cuanto a los aportes que le corresponden al empleador, éste debe
pagar los de salud y pensión  si se trata de riesgo común. Con respecto
a los riesgos laborales no hay lugar a su pago, por cuanto el trabajador
no está sometido a ningún riesgo laboral  debido a que no está
trabajando por estar incapacitado.
Si se trata de una incapacidad por riesgo laboral, los aportes a pensión
y salud que le corresponden al empleador, son asumidos por la A.R.L.,
de acuerdo con lo estipulado en el articulo 40 del decreto 1406 de
1999, es decir que, las cotizaciones que le corresponden al empleador
las asume la ARL, y las que debe hacer el trabajador, se le descuentan a
este del valor de la incapacidad que le corresponda.
 LIQUIDACION DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS
Para liquidar las incapacidades se pueden utilizar las siguientes formulas:
1. IEG = IBC Mes anterior x 2/3 x (No. de días-2)/30
Si al multiplicar por 2/3 el pago es inferior al mínimo diario, se debe pagar la
incapacidad por el mínimo.
La anterior formula aplica para las incapacidades de origen común, las cuales se
presentan fuera del ámbito laboral . Las pagan las EPS
2. IATEP = IBC Mes anterior x (No. de días – 1)/30
La formula 2 aplica para liquidar las incapacidades por accidente de trabajo o
enfermedad profesional, o sea las que se presentan debido a un accidente o a
una enfermedad relacionados con el trabajo.
Pago de aportes parafiscales durante un período de incapacidad

Un trabajador en un período de incapacidad no

percibe salario, sino un auxilio por incapacidad;
por lo tanto, el empleador no debe tener en
cuenta el pago realizado al trabajador por este
último concepto para efectos de liquidar los
aportes parafiscales.