Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
DOCUMENTAL
LEY 594 DE 2.000 (LEY GEN ERAL DE ARCH IVO S)
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN LEY
594 DE 2000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS).
Órgano de dirección y
coordinación
del Sistema Nacional
de Archivos.
Conservador,
organizador y
del
difusor patrimonio
documental de la
nación.
Sistema Nacional de Archivos - SNA
Archivo General de la Nación
Administración y
operación
Normatividad
Administración y
operación
A
d
m
i
n
i
s
t
r
a
c
i
ó
n
y
o
¿Qué es el SNA (Sistema Nacional de
Archivo)?
Conjunto de
instituciones archivísticas
articuladas entre sí.
Posibilitan la homogeneización
normalización y los procesos
archivísticos.
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos
3. Distribución de documentos
4. Trámite de documentos
5. Organización de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Producción y
Preservación
recepción DISPOSICION
FINAL Temporal
Trámite
Protección
Distribución ELIMINACIO
TRANSFERENC
IA
N
SECUNDARI
PRIMARIA /
A
Archivo
Uno o mas conjuntos de
documentos, sea cual fuere su
forma y soporte material,
acumulados por una persona o
institución, en el transcurso de
su gestión administrativa,
conservados para servir como
testimonio e información, o
como fuente de historia
ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN
FINAL
CONSERVACION TOTAL
MICROFILMACION
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
SELECCIÓN DOCUMENTAL
FASES DE ARCHIVO
Archivo de Gestión
100%
Archivo
Intermedio
65%
Histórico
5%
FONDO: Conjunto de documentos que se forman
durante el proceso de la actividad de una
organización o persona
SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor, como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
SUBSERIE DOCUMENTAL :
Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie documental que revela tanto el contenido
como la estructura física del documento.
DOCUMENTO: Es el registro de
información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, adquiriendo valor
de tipo administrativo, fiscal o legal, científico,
económico, histórico o cultural y debe
ser objeto de conservación.
TABLAS DE RETENCION:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos estos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones), a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo.
Tipo
documental
Unidad de información contenida en los documentos.
Se clasifica en simple y compuesto:
CONTRATOS DE
PRESTACION DE
SERVICIOS
(Subserie)
CONTRATOS
Sección
Documental
Es el conjunto total de los documentos
producidos y recibidos por las diferentes
unidades orgánicas o dependencias.
Ejemplos: Alcaldía, Gerencia,
Secretaría General, Gerencia de
Administración y Finanzas, Gerencia de
Planificación, Registro Civil, Jefatura de
Personal, Tesorería, etc.
E J E MPL O
Serie:
C ONT R A T O S
Subserie:
Tipos
Documentale
s
C ontratos de Prestación Servicios Acta de
C ontratos de Iniciación
Suministros Pólizas
Acta de
liquidación
C ontratos de Obra
Documento de apoyo: Documentación
informativa auxiliar que recibe o elabora
dependencia para facilitar la gestión de sus
una
asuntos administrativos.
Copias de condiciones Especificas de
contratación (CEC)
Copias de Contratos
Copias de informes
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas del documento desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTION HISTORICO
CENTRAL
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Administrativo
Legal
fiscal
Contable Cultural
Técnico Histórico
Científico
TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
VALORACIÓN
DOCUMENTAL
Productores Archivistas
Administración, Jurídica
Contable
Historiadores
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
F O R M AT O TA B L A D E R E T E N C I O N D O C U M E N TA L
G e stió n Central
CONVENCIO NES
C T: Conservacion Total M : Micr ofilmacioón O : original F ir m a del R e s p o n s a b l e :
E: E limina c ion S : S e l e c c ió n C : Co pia Jefe d e Archivo
F ec ha:
Y qué tiene que tiene que ver la VALORACION con las TRD?
4. Con la promulgación.
VIGENCIA.
Permite definir la
disposición final de los
documentos
ORDENACIÓN
ALFABETICO
GENERAL NUMÉRICO
SIMPLE 01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
Acosta, Cesar 15 May. 2000
Barrera, Luis AL 10 Jul. 2000
Castro, FA
Omar Zea, CRONOLÓGICO
BE NU
Oliver ONOMÁSTICO TI
CO ME
R
I
CO
METODO
ASUNTO
O
MATERIAS TOPOGRAFICO
SALA 1
ACTAS SECCION B
CALIFICACIONES ESTANTE 6
COTIZACIONES ARCHIVADOR 1A
HOJAS DE VIDA GAVETA 3
GEOGRAFICO DECIMAL
ARMENIA 1
BOGOTA 1.1
CALI 1.2
MEDELLIN 2
2.1
2.1.1
SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA
ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN
UBICADAS LAS UNIDADES
ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN EL
NUMÉRICO
ARCHIVO FÍSICO.
ALFABETICO CRONÓLOGICO
Como se conforma un expediente?
Documento mas
antiguo
Documento
mas
nuevo
Documento mas
antiguo
Documento mas
nuevo
DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
SE DEBE
Documento
mas
FOLIACION
CONSERVAR nuevo
LA
INTEGRIDAD
DEL ULTIMO
DOCUMENTO
250
250 1
1
VOLUMEN 2
VOLUMEN 1
Documento
mas antiguo
EXPEDIENTE
CONFORMACION DE EXPEDIENTES
IDENTIFICACION
ENTIDAD.
ÁREA PRODUCTORA
ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL)
Acción
Social
Are a d e G e s tión F inancie ra - G ru po d e T e s o re ría
EAAB/10100/1200.01/20
05-01
INFORMES GGH
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
S
PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Se identifica la documentación
que cumplió su período de gestión. Se genera un inventario de la
de acuerdo con la T.R.D. documentación a transferir
Se ubican en el archivo
físico los documentos
a transferir
Se entrega la documentación al
al archivo central
Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.
Negocio: VSM.
Dependencia: Gerencia de Comercialización
Internacional
Caja No.: 34
Número de unidades de conservación: 1 a 5
Fechas extremas (mes - año del primer y ultimo
documento)
CONFORMACION DE EXPEDIENTES
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Archivo de Gestión
Archivo Central
2001
2002
2003
ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
Menores
Costos
Reducción papel
=
Menor Espacio
Facilidad de
Manejo
Mayor
transparencia
Mayor
productividad
= Mejor
Servicio
ORGANOS ARCHIVISTICOS
COMITÉ DE ARCHIVO:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo la toma
de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos
LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidar
la documentación e información que por razón de su empleo cargo o función
conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Todo expediente, debe contener
un *índice de los tipos documentales por los cuales está compuesta.
Normas ISO NTC Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos.
9000-2000
NTC 9001-2000 Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación,
control de documentos, control de registros.
NTC 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad.
Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de
NTC 4568 permanencia.
NTC 2773 Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo.
NTC 4095 Norma general para la descripción archivística.
PROCEDIMIENTOS PARA:
Aprobar la adecuación de los
• Documentos.
• Revisar y actualizar.
• revisión. cambios y estado de
Identificar
Disposición en sitios
aprobados
• Asegurarse
e
últimas versiones..
de la Preservación
• identificación de los
documentos.
• Identificación
externos.
de documentos
• Conservación
obsoletos.
de documentos
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL
S.G.C.
PROCEDIMIENTOS PARA:
• Legibles
• Identificables
• Recuperables
• Almacenamiento
• Protección
• Tiempo de retención
• Disposición de los
• registros de calidad
RELACIÓN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
ENTRADA RESULTADO
RELACIÓN ENTRE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos están
vivos, esto es, pueden
actualizarse.
La documentación debe
estar disponible para
quien la necesita.
Dar acceso a información
no necesaria para
alguien puede crear ¿?
desorden e incrementar
la probabilidad de
confusión.
CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
Confeccionar, revisar,
Distribuir, mantener, aprobar, distribuir, Modificaciones revisadas,
actualizar modificar, retirar, dar a conocer
archivar, destruir
Identificación de la Documentación:
Obsoletos, controlados
Versión, fecha, emitido por, código único, página
Texto modificado
Manual de Calidad
Política de Calidad
Procedimientos del sistema de calidad
Procedimientos técnicos
Instructivos de trabajo
DOCUMENTOS EXTERNOS
Código : PR-XXX
ENTIDAD: XXXX
: 1 de 3
Página
Revisión Nº :0 del dd mm aa
Nombre del Procedimiento Fecha :
1. Objetivo 6. Responsabilidades
2. Alcance 7. Distribución
3. Referencias 8. Registros
4. Definiciones 9. Anexos
5. Descripción
Pie de página
Registros prediseñados
Libro de notas
Hojas de datos
Informes de Calibración
Ejemplo de encabezado y pie de
página de un Registro
Encabezado
SISTEMA DE CALIDAD
ENTIDAD – PROCESO: XXXXXX Registro XXXXXXXXXXX
TITULO Código: RG-XXX
Rev Nº : 0 del dd mm aa
Página : 1 de X
Pie de página
Ruta acceso al documento
“Un sistema de aseguramiento de la
Calidad
es una herramienta al servicio de una
organización, para ayudar a con
gerenciar eficiencia y eficacia; nunca
efectividad,
como agente limitador”.
Por su Atención
GRACIAS…