EN UNA AUDITORIA

Conceptos que debemos saber y recordar:

• MISIÓN UIS: Qué hacemos, Cómo lo hacemos, Para quién lo hacemos.

• VISIÓN UIS: A dónde queremos llegar ofreciendo qué.
• VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
• RUTA PARA INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: www.uis.edu.co sistemas de información…

• MAPA DE PROCESOS
* BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD
• POLITICIAS Y OBJETIVOS DEL S.G.I. (3).
• POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD:
• POLITICA Y OBJETIVOS DE GESTIÓN AMBIENTAL
• POLITICA Y OBJETIVOS DE GESTIÒN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .S.S.T.  
• RESEÑA HISTÒRICA DEL INSTITUTO
• OBJETIVOS CORPORATIVOS : “ PARCE”
• VALORES CORPORATIVOS: “CARE”
• QUE NOS DISTINGUE
• PORTAFOFLIO DE SERVICIOS
• INFRAESTRUCTURA DEL INSTITUTO
• CERTIFICACIÒN DEL INSTITUTO
• SALIDA NO CONFORME
• INDICADORES DE CALIDAD: Satisfacción, Asertividad, Oportunidad.
• PROTOCOLOS
 Misión UIS
Misión
La Universidad Industrial de Santander es una institución pública que
forma ciudadanos como profesionales integrales, éticos, con sentido
político e innovadores; apropia, utiliza, crea, transfiere y divulga el
conocimiento por medio de la investigación, la innovación científica,
tecnológica y social, la creación artística y la promoción de la cultura;
construye procesos colaborativos y de confianza social para la
anticipación de oportunidades, el reconocimiento de retos y la
construcción de soluciones a necesidades propias y del entorno. Este
obrar institucional, dinamizado con redes diversas y abiertas de
conocimiento y aprendizaje, busca el fortalecimiento de una sociedad
democrática, participativa, deliberativa y pluralista, con justicia y equidad
social, comprometida con la preservación del medio ambiente y el buen
vivir.
 
 Visión UIS
Visión

Para el año 2030 la Universidad Industrial de Santander será reconocida en

el entorno nacional e internacional como una comunidad intelectual, ética y
diversa, que educa para interpretar los desafíos del mundo, que es abierta a
nuevas formas de pensamiento y que gestiona el conocimiento para el
avance y la transformación de la sociedad y la cultura hacia el mejoramiento
de la calidad de vida. La UIS, a fin de fortalecer la naturaleza pública que le
es propia, habrá actuado de manera significativa y acorde con los derechos
humanos para la conservación de la biodiversidad, el desarrollo sostenible,
la convivencia pacífica, la cohesión social y la democracia.
 VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
• VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES La Universidad Industrial de Santander fundamenta su quehacer en las cualidades humanas de las personas que
la integran, en la capacidad laboral de los funcionarios, en la excelencia académica y educativa de los profesores y en el compromiso de la comunidad
universitaria con los valores y principios constitucionales con los que ella se ha venido cimentando; entre esos valores y principios se destacan los
siguientes:
• Dignidad. Consiste en el reconocimiento de cada individuo como ser único e insustituible en una comunidad; la dignidad se manifiesta en el respeto de la
integridad de los seres vivos y de los derechos políticos, sociales y culturales del ser humano. Ética de la responsabilidad pública. El ethos y la naturaleza
de la UIS implican su compromiso para asumir las consecuencias que se derivan de las acciones y elecciones frente a lo público. Este principio exige que el
medio universitario sea un escenario abierto y disponible al interés general; en este sentido, la UIS está comprometida con el desarrollo territorial, la
inclusión social y la defensa de lo público.
• Legalidad y legitimidad. La primera es entendida como el acto de regir el comportamiento institucional, y de cada uno de los miembros de la comunidad
universitaria, de acuerdo con la normatividad estatal y sin menoscabo de la autonomía. Lo legítimo corresponde al reconocimiento, a la confianza y a la
valoración social de que goza la institución por su quehacer en pos de alcanzar los fines y objetos misionales.
• Solidaridad, inclusión y equidad. Los procesos académicos, investigativos, de proyección social y de extensión de la UIS se construyen sobre el apoyo
recíproco, y están comprometidos con la atención de las necesidades de Proyecto Institucional UIS pág. 17 de 31 los diferentes grupos sociales, en especial
de los más vulnerables. Los miembros de la comunidad universitaria actúan con humanismo ante las urgencias de la inclusión social y del acceso equitativo
a la educación y a la calidad de vida.
• Actitud dialógica, tolerante y pluralista. En la UIS se reconoce que el disenso es parte natural de la construcción de consensos basados en prácticas
discursivas y argumentativas razonadas y razonables. Las relaciones comunicativas son pluralistas e inclusivas y se sostienen en el reconocimiento
recíproco de los deberes y derechos de los interlocutores, quienes tienen la posibilidad de ampliar el horizonte de las propias convicciones.
• Protagonismo académico. La visibilidad académica de la UIS se sostiene sobre la excelencia y la honestidad intelectual, derivadas del compromiso de la
comunidad con las áreas de conocimiento, la curiosidad, la imaginación y el fortalecimiento y la creación de líneas de investigación; se respalda en la
responsabilidad con los programas educativos pertinentes y en la colaboración interdisciplinaria para responder a problemas nacionales y retos globales.
• Eficiencia, transparencia y corresponsabilidad en la gestión de los recursos. La Universidad Industrial de Santander siempre rinde a la sociedad cuentas
acerca de las acciones que emprende y de sus resultados; propicia además el compromiso de los miembros que la constituyen y del entorno social con el
manejo racional, ágil, oportuno, eficiente y transparente de los recursos públicos.
 Autonomía. Consiste en la capacidad del actor social, sea particular o institucional, para decidir de manera libre y emancipada acerca de los propios
fines sin perder de perspectiva la relación con la comunidad. La autonomía universitaria es un derecho constitucional que, en el orden de la legislación
Proyecto Institucional UIS pág. 18 de 31 nacional, se concreta en la posibilidad y capacidad responsable de autorregulación y autodeterminación.
 Cuidado y defensa de lo público. El medio universitario es un escenario público, abierto y disponible para el buen uso, el disfrute y el cuidado por
parte de la sociedad. La UIS es un bien social y patrimonio cultural que, atendiendo a los fines misionales, integra ciudadanos comprometidos con el
cumplimiento de los deberes y el goce de los derechos en ambientes de entendimiento y respeto.
 Sostenibilidad social y ambiental, construcción de paz y vivencia de los derechos humanos. La UIS asume y desempeña un papel relevante en el
fortalecimiento de una sociedad democrática, pacífica, comprometida con la vida y acorde con los derechos humanos y la sostenibilidad social y
ambiental. Con ese fin garantiza condiciones educativas para la construcción de una cultura de paz, el progreso, la cohesión social y la defensa de la
dignidad humana.
 Autocuidado. La UIS promociona una cultura del bienestar individual y social, del cuidado de sí y de los otros; esto significa que los miembros de la
comunidad se autorregulan frente a los factores que afectan el desarrollo de las potencialidades y dimensiones del ser. El autocuidado es, así, la
capacidad para decidir de manera respetuosa, libre y autónoma acerca de los propios fines en consonancia con los propósitos de la comunidad.
 Cultura de innovación. La UIS es un escenario que propicia la creatividad, la experimentación e innovación a partir de la comprensión del acervo
científico, tecnológico y cultural para la solución de retos y el incremento de las capacidades de la universidad como agente de transformación propia y
de los territorios de influencia. Proyecto Institucional UIS pág. 19 de 31 Confianza e inteligencia colectiva. La UIS se constituye como un espacio de
reconocimiento mutuo en las relaciones intersubjetivas. Esto posibilita definir, elaborar e integrar propósitos, movilizar efectivamente el conocimiento
y las competencias y abrir asertiva y creativamente canales de interacción y trabajo colaborativo y transdisciplinario, a fin de soportar la gestión
institucional y la vida en comunidad y afrontar desafíos complejos.
 Cosmopolitismo y universalidad. La coherencia de la institución con el sentido e historia de las universidades se manifiesta en el reconocimiento de la
pertenencia de la institución, con sus particulares atributos, a la sociedad global e intercultural. La UIS es una comunidad que se construye
permanentemente con una actitud de apertura al saber universal, al aporte y al intercambio investigativo, social y cultural.
 Libertad de cátedra y de aprendizaje. El diseño y el desarrollo de experiencias de aprendizaje están sujetos a unos referentes establecidos de manera
consensuada en los proyectos educativos institucionales. El quehacer educativo de la UIS se fundamenta en el diálogo, la investigación y valoración de
formas de aprendizaje y de objetos de conocimiento, en el respeto a la dignidad de las personas y de la institución y en una actitud crítica y
propositiva.
 Manejo responsable de la información y del conocimiento. La UIS reconoce los principios inherentes a la ética de la información y la comunicación que
exige honestidad, transparencia, pertinencia, suficiencia, veracidad y confiabilidad de las fuentes. Esto se relaciona de modo inherente con un gran
sentido de responsabilidad frente a la preservación, divulgación y disposición del conocimiento.
S.G.C. Sistema de Gestión de
Calidad
 RUTA PARA INGRESAR AL LINK
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
www.uis.edu.co

Sistema de
Sistemas de Usuario y Mapa de
Intranet Gestión Extensión
información contraseña procesos
Integrado
Definiciones de los Procesos

Información de la Cartilla de S.G I.

plataforma UIS.
 Beneficios del sistema de gestión de calidad
Resultados
Mayor conciencia
Organización y Posicionamiento favorables en la
sobre la calidad de Tratamiento de las
estandarización imagen, confianza y
los servicios
medición de la
quejas y reclamos
en los procesos transparencia. satisfacción del
ofrecidos.
beneficiario.

Cultura de mejora,
adecuaciones,
sistematización,
modernización.
 LAS TRES POLITICAS S.G.I.:
1. Política de calidad = EFICACIA, EFICIENCIA EFECTIVIDAD Y MEJORAMIENTO
CONTINUO DE LOS PROCESOS.

2. Política de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo = Promoción de entornos

seguros y prácticas de trabajo saludables.

3. Política de Gestión Ambiental = Estamos comprometidos con la generación de una

cultura de desarrollo sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso
eficiente de los recursos, la prevención de la contaminación
 Breve Reseña histórica ILUIS
El Instituto de Lenguas de la UIS es una
Unidad Académico Administrativa auto-
sostenible adscrita a la facultad de
Ciencias Humanas de la Universidad
Industrial de Santander, creada mediante
acuerdo del Consejo Superior No 036 del
5 abril de 1990. Durante 30 años ha
prestado ininterrumpidamente sus
servicios a la región y hoy es el Instituto
de Lenguas más grande en el oriente
colombiano.
 Objetivos corporativos

• Mejorar los procesos administrativos y académicos

con el fin de brindar un mejor servicio a nuestros
clientes.
• Ofrecer con calidad programas y servicios de
lenguas extranjeras atendiendo estándares
nacionales e internaciones a usuarios individuales,
empresas, instituciones educativas y comunidad
universitaria en general.
• Contar con un equipo humano calificado y
comprometido con satisfacer las necesidades de
nuestros clientes, haciendo uso racional de los
recursos.
• Adaptar recursos de última tecnología a la
enseñanza de lenguas extranjeras.
 Valores Corporativos

C A R E
Calidad
Calidad Amabilidad
Amabilidad
en
en el
el ofrecimiento
ofrecimiento yy Respeto
Respeto en en el
el trato
trato Equidad
Equidad
del
del servicio
servicio tanto
tanto aa aa compañeros
compañeros yy Rectitud
Rectitud en
en el
el trato
trato yy
clientes
clientes internos
internos usuarios
usuarios de
de sus
sus en
en todos
todos sus
sus actos
actos prestación
prestación dede los
los
como
como externos
externos servicios
servicios servicios
servicios
 ¿Qué nos Distingue?

• Somos una institución sin ánimo de lucro que se esmera por garantizar la calidad académica que
caracteriza a la Universidad.

• La UIS es la institución formadora de profesores de lengua extranjera de la región; contamos con

experiencia destacada y conocimiento sobre los procesos de adquisición de las lenguas extranjeras.

• Somos reconocidos por la calidad de nuestros programas, uso de recursos didácticos y nuestro alto
nivel de exigencia académica. Programas académicos de alta calidad con el sello UIS.

• Nuestro método comunicativo enfatiza la correcta pronunciación, la escucha y la conversación

teniendo en cuenta los mínimos necesarios de comprensión de la estructura del idioma.
 Otros servicios
Examen de competencia con fines institucionales
Administración de exámenes internacionales:
EXADEP, TOEFL iBT, GRE, IELTS

Traducción oficial de documentos

inglés- español / español -inglés

Traducción no oficial de documentos

inglés, portugués, francés

Curso personalizado de lengua extranjera

Curso de escritura académica
Curso de conversación inglesa

Programas de formación especiales para entidades

educativas, empresas y municipios.
 Infraestructura ILUIS

Sede UIS principal

Edificio IL. 14 Aulas en préstamo –

alquiler
34 aulas Ciencias Humanas
1 auditorio Camilo Torres
1 centro de recursos Ingeniería Eléctrica
2 salas multimedia Ingeniería Industrial
Ingeniería de Sistemas
Diseño Industrial
Biblioteca
 Sede Cabecera Sedes Regionales

Casa 1 Casa 2 • Barrancabermeja: 2 aulas de uso exclusivo

15 aulas de clase 9 aulas de clase • Barbosa, Socorro y Málaga: Las aulas son
1 sala multimedia
designadas según la demanda de los cursos
de los Programas de Extensión y Curricular.
 CERTIFICACIÒN DEL INSTITUTO DE LENGUAS UIS.

ISO 9001:2015
¿Qué es ISO 9001:2015?
La ISO 9001:2015 es la base del sistema de gestión de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra
en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema
efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.
 QUE ES UNA SALIDA NO CONFORME

Salida No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos
del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación,
corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación.

Evitemos las salidas no conformes

 Control de las salidas no conformes

Concepto de la norma Forma en que cumplimos

la organización debe asegurarse que las salidas que no - El sistema de información académico del
sean conformes con sus requisitos se identifican y se ILUIS tiene alarmas para prevenir el error
controlan para prevenir su uso. humano.
 
- Capacitaciones Académico
Administrativas.

- Manual del Profesor, Manual

Administrativo

La organización debe conservar la información - Procedimiento de Salida no conforme.

documentada acerca de la no conformidad, acciones - Formato para el registro de SNC.
tomadas, todas las concesiones obtenidas, identifique
la autoridad que decide la acción con respecto a la no
conformidad.
 IDENTIFICACIÒN Y CONTROL SALIDA NO
CONFORME EN EL INSTITUTO DE LENGUAS UIS
PROCESO DE EXTENSIÒN - SUBPROCESO INSTITUTO DE LENGUAS
CONTROL DE SALIDA NO CONFORME
SALIDA NO CONFORME IDENTIFICADA CONTROL TRATAMIENTO
Ajustes en el sistema para
Inconsistencias en la matrícula. Reproceso o corrección
minimizar el error humano

Incumplimiento en el protocolo Metodológico para la Observación de clase y encuesta de Reproceso.

satisfacción.
clase con mas de 40 puntos. Plan de acompañamiento.

Incumplimiento del 20% en el cronograma del Plan de mantenimiento preventivo. Reproceso

mantenimiento preventivo de equipos.
 Recordemos siempre:

 Los formatos deben ser una evidencia eficaz de las actividades realizadas.
 Utilizar siempre la última versión de los documentos.
 Los formatos se deben diligenciar en todos sus campos.
 Los formatos se deben diligenciar con lapicero (preferiblemente tinta negra,
no lápiz)
 Los formatos no deben tener tachones ni enmendaduras.
 En los formatos no se debe escribir por fuera de las áreas destinadas.
 Indicadores de calidad

Nivel de Satisfacción:
• Nivel de conformidad del usuario cuando realiza una compra o utiliza un servicio. La
lógica indica que, a mayor satisfacción, mayor posibilidad de que el cliente vuelva a
comprar o a contratar servicios en el mismo establecimiento .

Oportunidad en el Servicio:
• Posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que requiere, sin que se
presenten retrasos y cumpliendo los tiempos establecidos.

Asertividad en la Comunicación:
• Forma de comunicación basada en el respeto por uno mismo y por los demás.
Implica poder expresar de manera clara, directa y honesta aquello que consideramos
justo para nosotros y que obedece a los que sentimos y deseamos realmente*.

*Definiciones tomadas de diversas fuentes

Indicadores de objetivo corporativo Indicador de mapa de riesgos

• Promedio total de estudiantes que • Porcentaje de cumplimiento de

aprueban el curso donde se aplica los ciclos ejecutados en el año.
examen tipo estándar, en el último
nivel de cada banda según el MCER.
• Nivel de cumplimiento de las
capacitaciones y sesiones de
actualización planeadas y ejecutadas
durante el año para docentes y
administrativos.
CARACTERIZACIÒN INSTITUTO DE
LENGUAS
• https://
www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/extension/inst_Lengua
s/caracterizaciones/CEX-IL.01.pdf
• En la caracterización encontramos:
• Objetivo del proceso
• Alcance del proceso
• Proveedores
• Entradas
• Actividades PHVA
• Salidas
• Beneficiarios
• Recursos
• Responsables
• Requisitos de los usuarios
• Medición del proceso
• Seguimiento y monitoreo del proceso
MAPA DE RIESGOS INSTITUTO DE
LENGUAS RIESGO
Imposibilidad de ofrecer cursos de
Lengua Extranjera a la Comunidad.
Controles existentes
Arrendamiento de sedes alternas que permitan cumplir con el cronograma establecido.
Gestión para el préstamo de salones en otros edificios.
Gestión para el alquiler de salones en otras Instituciones.
Reconfiguración de actividades académicas.
Formato de acuerdo para reposición de clase entre estudiantes y profesores.
Postergar la finalización de los cursos
Reprogramación del Cronograma de los periodos académicos.
Reasignación de carga académica a docentes existentes.
Convocatoria para Instructores I.L.
Plan de actualización docente
Evaluación de desempeño y realimentación a Instructores I.L.
Uso de los baños de un solo piso del edificio.
Cancelación de las clases en los horarios donde hay mas grupos y reconfiguración de actividades académicas.
Profesores preparados para dictar las clase en presencialidad remota en plataformas virtuales.
Fortalecimiento de estrategias de mercadeo y publicidad.
Variados programas y horarios.
Reuniones con padres de familia.
Invitación a estudiantes a continuar en los cursos vía correo electrónico.
Modulo de estudio gratuito para estudiantes nuevos.
Actualización de la información en el SIET para mantener la validez de las certificaciones expedidas.
Análisis de la deserción.
Recolección manual de información
Plan de mantenimiento preventivo de equipos.
Mantenimientos correctivos.
Re potencialización de infraestructura tecnológica.
Actualización Docente en TIC.
Ofrecimiento de servicios de Alta calidad Académica Certificada.
Implementación de las reparaciones según necesidad/solicitud.
Contratación de una persona con funciones de todero de tiempo completo para mantenimiento de las instalaciones.
Pago oportuno del canon de arrendamiento.
Solicitudes a los propietarios de las sedes extramurales para que realicen las adecuaciones necesarias.
 Líneas de emergencia
ORGANISMO LINEA TELEFÓNICA
LINEA DE EMERGENCIAS UIS en horario laboral lunes a 6 344000 EXT. 2999 2000
viernes hasta las 5 p.m.
LINEA DE EMERGENCIAS UIS 6 344000 EXT. 2000
Después de las 5 p.m. y los sábados.
AME ASISTENCIA MÉDICA CÓDIGO UIS 600947 6574545 6577575
3175154769
SYSO UIS 6344000 EXT. 2617 1114
AMBIENTAL UIS 6344000 EXT. 2239 1570
ARL POSITIVA (Reporte de accidente de trabajo por fuera de 018000111170
horario laboral)
CRUZ ROJA 125 6332038
POLICIA 123
BOMBEROS 119 6338471 6526666
DEFENSA CIVIL 114 6428434
 • 1. Controle sus emociones, no corra desesperadamente ni
grite, pues estas actitudes son contagiosas y desatan el
pánico. Trate de calmar a los demás.
• 2. Mantenga libre la ruta de evacuación.
• 3. Escuchada la alarma de advertencia, evacue
inmediatamente hacia las zonas de seguridad externas,
camine de manera natural con los brazos al costado del
cuerpo, camine por la derecha, no use el celular, no se
Protocolo en una devuelva.
evacuación o • 4. Aléjese de la fachada, de las ventanas con vidrios, ya que
las esquirlas pueden causar accidentes.
situación de • 5. Si alguien cae durante la evacuación levántelo sin
emergencia: pérdida de tiempo, o dé aviso a los brigadistas, sin gritos y
sin desesperarse para no provocar el pánico.
• 6. El equipo de Emergencia o Brigadistas se debe cerciorar
que todos las personas hayan salido del edificio, evaluará
los daños producidos durante la emergencia y tomará la
decisión si las clases se suspenden o se reanudan.
 Consejos para reaccionar frente a una emergencia

• Asegurar el lugar:  Revisar que no continúe en un lugar de peligro. En lo posible aislar la victima retirando el personal que este
alrededor, o moviéndola a ella si esta seguro que no hay lesiones y ella se puede movilizar.
• Solicitar ayuda especializada: Los números de teléfono que se debe comunicar son 6344000 ext 2999 - 2000 UIS. AME 6 57 75
75
• Hablar con el herido: Si la ayuda está en camino, lo mejor será motivar a la persona para mantenerlo despierto, invitándole a la
calma. Podemos usar frases como "todo irá bien" y "la ayuda está en camino".
• No mover al herido: El herido no debe ser sacado de su lugar. Se recomienda aflojar con mucho cuidado la ropa, ya que facilitará
la respiración de la víctima.
• Cubrir al herido con una manta: Los heridos tienden a perder rápidamente la temperatura corporal.
• Proteger heridas profundas: Verifique si presenta lesiones o heridas de gravedad que impidan algún movimiento. Si alguna arteria
ha quedado incisa, el herido podría desangrarse en cuestión de minutos y para evitarlo es importante mantener presión sobre el
lugar donde se presencia la hemorragia.
• Solo ayuda especializada salva vidas: Recomendar a los testigos que, para atender correctamente a la víctima, lo mejor será
esperar a la ayuda especializada. Recordar que una atención sin conocimientos de primeros auxilios puede complicar la salud de la
víctima y provocarle consecuencias más graves.
FIN.

•Gracias por
su atención.