FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Es el arte de recoger, resumir, analizar e

interpretar datos financieros, para obtener así
las informaciones necesarias relacionadas con
las operaciones de una empresa.
 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD:
 Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir
con un objetivo administrativo y uno financiero:

 Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos

para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la
planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para
ello, comprende información histórica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la organización de la
empresa.

 Financiero: Proporcionar información a usuarios externos de

las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el
pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA:

Corriente de Proceso Contable Corriente de

Entrada Salida

Recopilación de
Datos:
• Análisis y clasificación de
Facturas, Boletas Entrega Balance
C/vta., Notas de Operaciones realizadas. General, Estados de
• Registro de las Resultados y Estado
Débitos, Notas de
Créditos, Depósitos, Operaciones de Cambio en la
(Transacciones)
cheques, Letras, Posición Financiera
• Preparación Estados
Comprobantes
Contables (Balance General,
Ingreso, Compra y.
Estado de Resultados)
Egreso
• Análisis Información
Contable

TENEDURIA DE LIBROS
PRINCIPIOS CONTABLES
 Principio de la Entidad El registro de la información
contable debe suponer que la empresa es un ente jurídico distinto e
independiente de los socios que la gestaron. Por lo tanto, la
contabilidad deberá reflejar los hechos inherentes a las operaciones de
la empresa.


Principio del Costo Toda transacción financiera debe
registrarse por el costo incurrido en ella.

 Principio de Periodicidad Los resultados de la empresa

deben ser informados cada cierto tiempo. De aquí surge el concepto de
“Período Contable” que es el tiempo elegido por la empresa para
presentar los estados financieros y que nunca debe ser mayor a un
año.
PRINCIPIOS CONTABLES
 Principio de la Continuidad. En ausencia de evidencia
contraria, la vida de la empresa es ilimitada. También se le
conoce como Principio del Negocio en Marcha.

 Principio de la Consistencia Cuando se opte por un

determinado sistema para registrar ciertas transacciones, éste
debe ser utilizado en forma consistente período tras período; en
caso de que se desee cambiar dicho sistema, debe hacerse las
correspondientes aclaraciones en los estados financieros,
revelando inclusive, el efecto de ese cambio.

 Principio de Causación Los ingresos y los gastos se

deben reconocer como tales en el momento en que se “causan”
y no propiamente cuando se perciben o pagan.
 Ingreso: Lo que la empresa recibe como
consecuencia de los servicios prestados o de las
mercancías vendidas.

 Gasto: También denominado “egreso” es la

erogación que la empresa hace con la finalidad de
facilitar la generación del ingreso.

 Principio de la Unidad Monetaria Hace

referencia a que toda la información contable debe
estar expresada en la moneda base del país y se
supone que para efecto de la presentación de los
estados financieros el poder adquisitivo de la
moneda permanece constante.
 Principio del Conservadurismo
 Cuando se presenten varias opciones de registro de
una transacción, deberá elegirse aquella que tienda
más bien a subestimar que a sobreestimar las
utilidades y los activos. Implica lo anterior que la
opción elegida sea la que menos favorezca al
patrimonio de los accionistas.

 Principio de la Materialidad
 El registro de las transacciones deberá tener en
cuenta la importancia relativa de las cifras.
 ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE:
 EMPRESA
Conjunto de elementos materiales, humanos y de recursos monetarios, los
cuales deben interactuar coordinadamente para lograr un objetivo
específico.

Una empresa para operar como tal, debe cumplir, al menos, con los
siguientes trámites legales:

 Escritura social: Salvo el caso de las sociedades de hecho y

unipersonales.
 Iniciación de Actividades: Ante el Servicio de Impuestos Internos.
 Permisos de patente: Ante el respectivo Municipio o Distrito
 Permisos sanitarios: Ante el Servicio Nacional de Salud.
 Trámites laborales: Ante el Ministerio de Protección Social,
Instituciones de Seguridad del Trabajo y de Seguridad Social (Ley
100), etc.
 Una vez cursados los trámites legales de constitución de la
empresa, la ley colombiana exige que la contabilidad se lleve en
libros registrados. El Decreto Reglamentario 2649/93, llamado el
Estatuto Contable, establece lo siguiente:

 Art. 126. Registro de Libros. Cuando la Ley así lo exija, para que
puedan servir de pruebas los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o
entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

 Lo más común, dentro del sistema contable típico que hemos

venido describiendo, es encontrar tres libros registrados, a
saber: el Diario, el Mayor y Balances y el libro de Inventario y
Balances.
 TIPOS DE EMPRESAS Según su
objeto social
COMERCIALES
DE SERVICIOS INDUSTRIALES

Son los que

compran un
Es aquel que producto o varios Aquellos que
vende más bien productos a los compran
un servicio que mayoristas o a las materiales con el
un producto fábricas fin de convertirlos
directamente y en productos
luego los revenden nuevos que más
a los consumidores tarde son vendidos
sin cambiar las al público o a otros
características del
negocios
producto
comerciales.
Clasificación de Empresas según su constitución jurídica:
Enumeramos algunas
Sociedades de Hecho
Empresas Unipersonales
Empresas de responsabilidad limitada
Sociedades en comandita simple
Sociedades en comandita por acciones
Sociedades Anónimas
 FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

 Dentro del sistema contable de toda empresa se pueden distinguir 4

áreas básicas:
• Activos
• Pasivos
• Patrimonio
• Ganancias o Pérdidas

Activos: Son aquellas cosas que tienen valor y son de propiedad de la

empresa, así como también, lo que le deben a la empresa.

La constitución del ACTIVO de una empresa, se produce cuando 2 o

más personas naturales, deciden constituir una empresa (ente jurídico)
a la cual le aportan o entregan ciertos bienes o recursos para que
empiece a operar, transformándose el ente jurídico empresa en un
deudor de los dueños de los bienes aportados, los cuales esperan
recibir a cambio un beneficio futuro.
Ejemplo 1:
Nace una empresa, los socios hacen un aporte en efectivo de
$1.000.000 para que arranque, esto que implica?
El siguiente movimiento contable o registro de transacciones:
ACTIVO $1.000.000 = CAPITAL SOCIAL $1.000.000
Lo anterior significa que la empresa posee un ACTIVO por $1.000.000 pero
Se lo debe a los dueños del capital por un valor igual.
 Aquí aflora lo establecido por Lucas Paccioli, que “no hay deudor sin
acreedor”.

Ejemplo 2:
En el caso de otra empresa que nace con un aporte de $800.000
y este proviene de 2 socios por $600.000 (dueños del capital) y un tercero
Que presta $200.000. Qué implicación contable tiene esta empresa?
ACTIVO $800.000 = PASIVO $200.000 + CAPITAL $600.000
De lo anterior se puede decir que el ACTIVO que posee la empresa por
$800.000 se lo debe a Terceros por $200.000 (PASIVOS) y a los dueños del
Negocio $600.000 (CAPITAL).
PASIVOS: Es todo lo que la empresa debe a terceros (Acreedores), o
que
representa las obligaciones con ellos.

CAPITAL o PATRIMONIO: Es la deuda que la empresa tiene con los

dueños del negocio, quienes han hecho inversión de recursos para que
tenga vida propia el negocio.

Diferencia entre PASIVOS Y CAPITAL:

Pasivos son exigibles por terceros ajenos al negocio y el Capital, que

también representa deuda de la empresa, no es exigible en el corto
plazo, porque de ser así sería la terminación de la empresa.

De lo anterior se deduce lo que se conoce como la Ecuación de

Contabilidad:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
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De otra manera la ecuación puede quedar:

ACTIVO - PASIVO = CAPITAL

ANALISIS TRANSACCIONAL DE LAS ACTIVIDADES DE UNA

EMPRESA:
 El primer registro que debe tener una empresa que recién nace, es el
correspondiente a su constitución, en el cual se dejará constancia de los
bienes y recursos monetarios que aportan a la empresa, los socios o
dueños de ella. Es decir, nace el concepto de ACTIVO (lo que es de la
empresa) y CAPITAL (lo que la empresa le debe a los dueños de ella)
 Toda empresa debe contar con un PLAN DE CUENTAS (PUC), en
Colombia mediante el Decreto 2195/92 se estableció, inicialmente para
comerciantes, pero luego fue modificado por los decretos 2650/93 y
2894/94 abarcando así todo tipo de negocio.
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

 El PUC es el detalle de todas y cada uno de los registros o cuentas que

serán utilizados para anotar las diferentes transacciones que ocurren en la
vida de una empresa.
 Hoy en día teniendo en cuenta que la contabilidad en la mayoría de las
empresas está sistematizada fue necesario asignarle a las diferentes
cuentas códigos numéricos que siguen un orden lógico.
 La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base
de los siguientes niveles:
Clase: El primer dígito
Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos.
Las clases que identifica el primer dígito son:
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

Clase 4 = Ingresos
Clase 5 = Gastos
Clase 6 = Costos de ventas
Clase 8 =
Clase 7 = Costos de producción o de operación Cuentas de
Clase 1 = Activo
Clase 2 = Pasivo
orden deudoras
Clase 3 = Patrimonio
Clase 9 =
Cuentas de
orden
acreedoras

Cuentas de Orden

Cuentas que Cuentas que conforman el

conforman el Estado de Resultados
Balance General
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Ejemplo: La cuenta identificada con el código 1105 corresponde a Caja, donde el primer 1 indica que es una cuenta del Activo, 11 que pertenece al grupo de Activos Disponibles.

Cuenta o Rubro: registro que acumula o agrupa conceptos o partidas

homogéneas por cada transacción económica que realice la empresa.
El conjunto de cuentas ordenadas de una forma lógica conforman los
ESTADOS FINANCIEROS, los más importantes son:
• Balance General : representa la situación financiera, o dicho en otras
palabras, la situación de los Activos y Pasivos, así como también el
patrimonio de la empresa en una fecha determinada.
•Estados de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados: Este es un
estado financiero donde aparece la ganancia neta o la pérdida neta de la
empresa a través de cierto período de tiempo.
• Estado de Superávit-ganancias retenidas: Este estado muestra los
cambios en la cuenta Superávit-ganancias retenidas desde el principio
hasta el final del período contable.
 Para llegar a la preparación de los Estados Financieros de cualquier
empresa, se tuvo que llevar a cabo la consolidación de todo el
sistema contable, dicha consolidación es lo que se conoce como:
Ciclo Contable: Proceso completo del sistema de contabilidad, desde
el comienzo hasta el fin del período contable, que en resumen no es
más que:
• Registro de cada una de las transacciones comerciales: para ello es
necesario recordar lo que se conoce como “teneduría de libros por
partida doble “, lo cual significa que cada vez que se registra una
transacción hay que tratar con débitos y créditos y que estos deben
ser siempre iguales.
• Propósito del sistema: Preparar Estados Financieros
• Cuentas del Balance General: Activos, Pasivos y Patrimonio, su
resultado debe mostrar que los Activos deben ser siempre iguales al
total de los Pasivos más el Patrimonio
. Cuentas del Estado de Resultados: Asientos de Cierre. Ingresos y
Gastos, las cuales aparecen reflejadas en este estado y son realmente
cuentas temporales, subclasificaciones de la cuenta de Superávit-
Ganancias Retenidas. Estas cuentas se utilizan durante el período
contable y se cierran al final del mismo, con Resumen de rentas y
gastos y finalmente con Superávit-ganancias retenidas. Todo este
proceso es lo que se conoce como “Asientos de Cierre”

. Asientos de Ajuste: Como la contabilidad debe llevar a presentar las

cifras más ajustadas de la realidad del negocio con el fin de obtener
un valor correcto de la ganancia o pérdida neta de un período
contable, hay la necesidad de hacer algunos ajustes, acumulados o
diferidos, y dichos ajustes deben hacerse antes de los asientos de
cierre, ya que de no hacerlos pueden afectar algunas cuentas que iban
a ser cerradas.
LIBRO DIARIO: El Diario es conocido como el libro de asiento
original. Este libro no reemplaza ni sustituye al Libro Mayor. En el
Diario se anotan las transacciones y de ahí se toma la información
necesaria para hacer los asientos en el Libro Mayor.

FECHA NOMBRE DE CUENTAS REF. DEBITOS CREDITOS

Enero 2 Caja 1 23.000

Capital 300 23.000
Para registrar expedición de
230 acciones por valor
nominal de $100 c/u,
vendidas de contado así:
Sr. A$100, Sr B $80 y Sr C
$50
LIBRO MAYOR: Es el resumen numérico de todas las transacciones
registradas en el Libro Diario, sirve para mostrar como se han operado
los aumentos y disminuciones de las cuentas en general.
Con el concepto de oposición entre las cuentas de Activos, Pasivos y
Patrimonio, se hacen los asientos de los aumentos y disminuciones en
este libro, para lo cual los contadores dividen la página del libro por la
mitad con una línea vertical, de manera que cada página tiene la
apariencia de una “T” mayúscula, ejemplo:

Nombre de la Cuenta

Fecha Cantidad Fecha Cantidad

Saldo Deudor si: Total Débitos>Total Créditos

DEBE
HABER Saldo Acreedor si: Total Débitos < Total Créditos
Cuenta Saldada si: Total Débitos = Total Créditos
Total Débitos Total Créditos

Izquierda
Derecha
 Las cuentas del Libro Mayor se manejan con los mismos criterios que
registramos en el diario, anotando a un lado los aumentos y al otro lado
las disminuciones. Pero cuál lado se utiliza para los aumentos y cuál para
las disminuciones?
Cuando se trata de Activos, los aumentos se registran en lado izquierdo
y las disminuciones en el lado derecho.(Izquierdo Debito-Derecho Crédito)
 Como las cuentas de los Pasivos y del Patrimonio son opuestas a la de
los Activos, los aumentos de éstas se registran en el lado derecho(Credito
o haber) y las disminuciones en el izquierdo debito.
En resumen:
de Activo:
de Activo:
Al debitar una cuenta
de Pasivo y Al acreditar una cuenta
Patrimonio: de Pasivo y
Patrimonio:
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Tratamiento Contable de las cuentas del balance: Activo, Pasivo y

Patrimonio y del estado de resultados :
Antes de entrar en este tema veamos primero una primera clasificación de las cuentas que conforman estos conceptos:

BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS

ACTIVO PASIVO Ingresos

Caja Proveedores - Costos
Banco Bancos - Gastos

Bienes Raíces Obligaciones Laborales Utilidad

Herramientas Obligaciones Financieras
Muebles y Útiles Impuestos por Pagar
Maquinarias Arriendos por pagar
Instalaciones
Clientes PATRIMONIO
Deudores Capital
Reservas
Revalorización de Patrimonio
Utilidad del periodo
Utilidades periodos anteriores
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

1. En términos generales, se puede decir cuando en una

transacción intervienen dos cuentas de Activo, una de ellas debe
disminuir y la otra aumentar.
2. En términos generales, se puede decir cuando en una
transacción intervienen una cuenta de Activo y una cuenta de
Pasivo, se puede dar la situación que ambas aumenten, o bien
que ambas disminuyan.
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¿ Será posible que los Activos Netos y por consiguiente el Patrimonio

aumente sin que la empresa haga inversiones adicionales
Activos Netos : Activos – Pasivos (Lo que posee la empresa y tiene valor
menos lo que se debe.
La respuesta a la pregunta formulada es afirmativa, puesto que en la
práctica los aumentos de los activos netos obtenidos por el movimiento de
las diferentes transacciones comerciales son el incentivo de cualquier
empresa., razón por la cual los socios hacen inversiones.
Cuando los activos netos y por consiguiente el patrimonio aumentan
durante un período contable sin inversiones adicionales, se concluye que el
negocio obtuvo Ganancia Neta, o lo que es lo mismo Utilidad Neta.
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

Para la contabilización de la Utilidad Neta es necesario conocer los

siguientes dos conceptos:
Ingreso: Es la compensación recibida por una empresa cuando vende un
producto o servicio. El ingreso se considera como tal en el período en que
se causa, y no necesariamente en el que se recibe su pago. Este mismo
principio se aplica a los gastos.
Si se contabilizan los ingresos y los gastos solamente cuando se reciben o
se efectúan los pagos, se dice que se lleva una contabilidad “a base de
caja”. Si se contabilizan los ingresos y los gastos cuando se causan, se
dice que la contabilidad se lleva “a base de causación”.

Gasto: O Egresos son los desembolsos (disminuciones de activos) que la

empresa hace para ayudar a crecer los ingresos.

Rentas y Gastos: conceptos opuestos

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Utilidad Neta o Ganancia Neta: Es la resultante de la diferencia entre
Ingresos recibidos en el negocio y los Gastos incurridos para obtener
dichos Ingresos. Los Ingresos deben ser mayores que sus gastos para que
se produzca Utilidad, si son menores el resultado es Pérdida.
Contabilización de Ingresos y Gastos.
Para hablar de este tema es preciso antes hablar de una nueva cuenta que
forma parte del Patrimonio de cualquier empresa, una cuenta que refleja el
aumento obtenido en la inversión de los dueños por razón de la Ganancia
Neta. Esta cuenta recibe el nombre de Superávit Ganancias Retenidas.
Superávit Ganancias retenidas.
Si es una cuenta de Patrimonio quiere decir que sus aumentos se
registrarán en la izquierda de la cuenta “T” y sus disminuciones en la
derecha.
Hay aumento en esta cuenta del Patrimonio cuando la empresa produce
utilidad y para que haya utilidad los ingresos deben ser superiores a los
gastos, luego podemos concluir que los Ingresos deberán registrarse a la
izquierda y los Gastos a la derecha.
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD
Sistema para contabilizar Ingresos y Gastos:
El movimiento de estos rubros fácilmente se podrían llevar a cabo en la
misma cuenta de Superávit-Ganancia retenida pero de esta forma el
análisis de la utilidad o pérdida del período quedaría muy difícil.
En consecuencia, se abren cuentas en el Libro Mayor por separado para
cada clase de Gasto (alquiler, salarios, etc) y a medida que estos se vayan
presentando durante el período contable se debitan en las cuentas
respectivas en vez de llevarlos de una vez a la cuenta de Superávit-
Ganancia Retenida.
De igual forma se hace con los diferentes tipos de ingresos que tenga el
negocio, en la medida que se causen se acreditan en la cuenta
correspondiente sin llevarlos de una vez a la cuenta de Superávit-
Ganancia Retenida.
De lo anterior se concluye que:
INGRESOS Y GASTOS = CUENTAS DE CARÁCTER TEMPORAL
 Asientos de Cierre.
Al finalizar el período contable los dueños de cualquier negocio necesitan saber
como quedó su situación financiera y cual fue la Utilidad o Pérdida generada,
para ello el departamento de contabilidad debe llevar a cabo el proceso que se
conoce como “Cierre de Libros”
Cerrar Libros: Significa poner en orden cada una de las cuentas del Libro mayor,
de tal manera que se facilite la preparación de los Estados Financieros.

Procedimiento para Cerrar los Libros

Ingresos Gastos

1. Debitar con asiento en el Diario cada una de las
cuentas por el saldo dejando su saldo en cero
después de este débito.
2.Acreditar por la suma total de dichos débitos la
cuenta de Superávit-ganancia retenida, es decir,
que los saldos créditos de los ingresos quedan
trasladados a la cuenta de Superávit- ganancia
retenida.
1. Acreditar cada cuenta de gasto por el valor de
su saldo, dejando en cero cada cuenta después de
este crédito.
2. Debitar por el total de estos créditos la cuenta
de Superávit-ganancia retenida, es decir, que los
saldos débitos de los gastos quedan trasladados a
la cuenta de Superávit-ganancia retenida.
Cuentas de Naturaleza Débito y Crédito
 Para que la ecuación contable se cumpla, cada operación contable es como una
balanza, en la cual a cado lado (derecho e izquierdo) hay un valor igual que
mantiene el equilibrio. En otras palabras, cada vez que se registra un débito en una
cuenta, debe registrarse en otra el correspondiente crédito.
 Ejemplos:
 Transacción 1
Se compra una maquina (activo) por valor de $10.000 con crédito de los proveedores
(pasivo). La transacción se registra así
Debito Crédito
 Maquinaria 10.000
 Cuentas por pagar a proveedores 10.000

 Transacción 2
 Se paga la cuenta de proveedores (pasivo) con un cheque (activo). La transacción se
registra así:
Debito Crédito
 Cuentas por pagar a proveedores 10.000
 Efectivo (caja y bancos) 10.000
 En resumen son de naturaleza débito los activos,
los costos y los gastos. Estas cuentas siempre
aumentan por el lado izquierdo (débito) y
disminuyen por el lado derecho (crédito).

 Son de naturaleza crédito los pasivos, el patrimonio

y los ingresos.

 Estas cuentas siempre aumentan por el lado

derecho (crédito) y disminuyen por el lado derecho
(débito).
Plan Único de Cuentas – PUC-

 El PUC (Plan único de cuentas) es un

registro uniforme y detallado de las
operaciones económicas de una empresa, el
cual busca lograr una mayor transparencia,
claridad y confiabilidad en el análisis de la
situación financiera y la evolución del
negocio.
Esquema Básico de Cuentas
 1. Activo
 11 disponible
 12 inversiones
 13 deudores
 14 inventarios
 15 Propiedad planta y equipo
 16 Intangibles
 17 Diferidos
 18 Otros activos
 19 Valorizaciones
 2 Pasivo
 21 obligaciones financieras
 22 Proveedores
 23 Cuentas por pagar
 24 Impuestos, gravámenes y tasas
 25 Obligaciones Laborales
 26 Pasivos estimados y provisiones
 27 Diferidos
 28 Otros Activos
 29 Bonos y papeles comerciales
 3 Patrimonio
 31Capital social
 32 Superavit de capital
 33 reservas
 34 Revalorización del Patrimonio
 35 Dividendos decretados en acciones
 36 Resultados de ejercicio
 37 Resultados de ejercicios anteriores
 38 Superavit por valorizaciones
 4 ingresos
 41 Operacionales
 42 No operacionales
 47 Ajustes por Inflación
 5 Gastos
 51 Operacionales de administración
 52 Operacionales de Ventas
 53 No operacionales
 54 Impuesto de Renta y complementarios
 59 Ganancias y Perdidas
 6 Costos de Ventas
 61 costo de ventas y prestación de servicios
 62 Compras
 7 Costos de Operación
 71 Materia Prima
 72 Mano de Obra
 73 Costos Indirectos
 74 Contratos de Servicio
 8 Cuentas de Orden Deudoras
 81 Derechos Contingentes
 82 Deudoras Fiscales
 83 Deudoras de Control
 84 Derechos Contingentes por el contrario
 85 deudoras fiscales por el contrario
 86 Deudoras de control por el contrario
 9 Cuentas de Orden Acreedoras
 91 Responsabilidades Contingentes
 92 Acreedoras Fiscales
 93 Acreedoras de Control
 94 Responsabilidades contingentes por contra
 95 Acreedoras fiscales por contra
 96 Acreedoras de control por el contrario
La Ecuación Básica de la
Contabilidad
 Todas las transacciones contables que se
requieren para el registro de los diferentes
negocios se basan en la ecuación básica de
la contabilidad, la cual se expresa así:
Activo = Pasivo + Patrimonio

PASIVO
ACTIVO
PATRIMONIO
Estados Financieros Básicos
 El Balance General
 De naturaleza estática, presenta en una fecha determinada la situación de un
negocio en cuanto a sus activos, pasivos y patrimonio.
 El Estado de Resultados
 Conocido también como “estado de perdidas y ganancias”, es un estado de
naturaleza dinámica, que presenta, para un periodo determinado, los resultados de
un negocio.
 Estado de Flujo de Efectivo
 Es un estado financiero básico, de naturaleza dinámica, que presenta para un
periodo determinado, las entradas y salidas de efectivo de la empresa y la situación
real al final de dicho período.
 Estado de Cambio en la Situación Financiera
 Conocido también como “Estado de Flujo de Fondos” o “Estado de fuentes y usos”,
resulta de la comparación del balance general en dos fechas determinadas.
 Estado de Cambio en el Patrimonio
 Establece la variación en el patrimonio, de un periodo a otro, distinguiendo entre las
utilidades que permanecen en la compañía y las que han sido distribuidas a los
accionistas o utilizadas para otros fines, como donaciones, etc.
Principios de Los Estados
Financieros
 Unidad de medida
 Partida doble
 Ente económico
 Continuidad
 Consistencia
 Causación
 Prudencia
 Balance General
 Definición
El balance general es un estado financiero básico, de naturaleza estática, que
presenta, en una fecha determinada, la situación de un negocio, en cuanto a sus
activos, pasivos y patrimonio.
Se puede comparar con la fotografía de una empresa en un momento determinado,
la cual puede cambiar en el momento siguiente.
De otra parte, en este caso no se pueden sumar las cifras de los diferentes balances
preparados a través del año. Además, por ejemplo, un balance preparado el día 3 de
enero debe ser tan completo como el que se elabora el 31 de diciembre de cada año.

 Encabezamiento del Balance General

El balance general debe encabezarse adecuadamente y tener todos sus datos
claramente estipulados con el fin de presentarlo de la manera más idónea. Dicho
encabezamiento debe llevar por lo menos la siguiente información.
 Nombre completo de la empresa.
 Nombre del estado financiero: balance general
 Fecha exacta del corte del balance.
 Clase y expresión de la moneda del balance.
 Distribuidora de Alimentos Ltda.

 Balance General
 A diciembre 31 de año 1
 Cifras en miles de $

PASIVO
ACTIVO
PATRIMONIO
Clasificación de los Activos

 Activos corrientes
 Inversiones a largo plazo
 Activos fijos
 Activos diferidos
 Otros activos
 Activos Corrientes
 Se definen como aquellos para los que la empresa
supone una convertibilidad en efectivo menor de un
año. También se les denomina “activos circulantes”

 Inversiones a largo plazo

 Son aquellos activos que la empresa posee y que
teniendo en apariencia el carácter de corrientes, no lo
son debido a la intención de ésta por mantenerlos
durante tiempo indefinido.
 Activos Fijos
 Para que un activo pueda ser considerado como fijo debe poseer las siguientes tres
características:

 1. Que tenga relativa larga duración.

 2. Que se utilice en las operaciones de la empresa.
 3. Que no se tenga para la venta.

 En general, se clasifican en tangibles e intangibles. Los tangibles se clasifican en

depreciables, no depreciables y agotables.
 Los depreciables son aquellos que, valga la redundancia, pueden ser sometidos al
proceso de depreciación.
 Se entiende por depreciación el reconocimiento de un costo o de un gasto como
consecuencia del deterioro o la obsolescencia de ciertos activos fijos (los
depreciables).
 Su reconocimiento no se hace solamente por el deterioro o desgaste natural que
sufren los activos por el uso.
 Así por ejemplo, una troqueladora que fue adquirida por 30 millones de pesos
implicará un costo anual por depreciación de $3 millones, los cuales disminuyen la
utilidad de cada año y aparecerán como tales en el Estado de Resultados, bajo la
denominación “costo (o gasto) depreciación maquinaria”
 En el Balance General los
Edificios y similares 20 años
activos fijos depreciables se
muestran por su costo de Maquinaria y equipo, 10
adquisición restándoles a herramientas
continuación la Muebles y enseres, 10
depreciación que se les equipo de oficina

haya imputado a través del Vehículos y similares 5

tiempo y que se denomina Equipo de cómputo

“depreciación acumulada”.
 Dentro de los activos no depreciables están los terrenos, la
maquinaria en vía y las construcciones en curso.

 Por último hablemos de los activos fijos agotables. Ejemplos de

ellos son las minas, las canteras y los pozos, entre otros, a los
cuales se les fija su vida útil de acuerdo con estudios
geológicos. La disminución del costo de estos activos se
denomina “agotamiento”.

 Los activos fijos intangibles son aquellos que la empresa

adquiere pero no tienen forma material sino que son derechos
que se tienen sobre algo. Son ejemplos de este tipo el good will
(cuando se compra), las patentes, derechos de autor, marcas,
etc.
 Activos Diferidos

 Son erogaciones que hace la empresa y cuyo efecto

cubre más de un período contable, es decir, gastos que
la empresa paga por anticipado y que en algunos casos
pueden ser recuperados.

 Otros activos

 En este renglón se agrupan todos los demás activos,

cualquiera que sea su naturaleza (corrientes, fijos o
largo plazo), siempre y cuando estos no se utilicen en la
operación del negocio.
Pasivo
 Definición:
 Esta constituido por el conjunto de deudas u obligaciones económicas que
la empresa tiene con sus acreedores.
 Clasificación por grupos

 Pasivo Corriente: se consideran pasivos a corto plazo o corrientes,

aquellas obligaciones que se deben pagar dentro del término de un año,
contado a partir de la fecha de corte del balance.
 En la clasificación de los pasivos entra igualmente el buen criterio y sentido
común, puesto que puede haber obligaciones financieras a más de un año.

 Pasivos a largo plazo: se definen como pasivos a largo plazo o no

corrientes aquellas obligaciones de tipo económico cuyo vencimiento se
podrá en más de un año, contado a partir de la fecha de corte del balance.
Los rubros mas comunes en este grupo son las obligaciones financieras a
largo plazo, los bonos por pagar, los pasivos con socios, etc.
Patrimonio

 Definición: esta constituido por el conjunto de cuentas que

representan la propiedad de los dueños en la empresa y resulta
de restar, del total del activo, el pasivo. El patrimonio también se
denomina capital contable o capital social y superávit.

 Al iniciarse una empresa, el patrimonio solamente tendrá la

cuenta de capital por el valor del aporte inicial efectuado por los
socios. Pero a medida que se desarrolla la actividad propia del
negocio, al finalizar el primer ejercicio aparece la utilidad y
luego las reservas, la revalorización del patrimonio y las
valorizaciones.
Reservas
 Las reservas son cuentas de patrimonio que tienen por objeto atender un
evento futuro.
 Las reservas pueden ser de tres clases:

 Reserva legal
 Reservas estatutarias
 Reservas ocasionales o voluntarias

 Capital Autorizado Suscrito y Pagado

 El capital esta constituido por el aporte de los socios. En el caso de las
sociedades por acciones, - sean sociedades anónimas o en comandita por
acciones – puede tener tres presentaciones diferentes.
 Capital Autorizado
 Capital suscrito
 Capital pagado
Superávit de capital y superávit
ganado
 El superávit de capital es el conjunto de cuentas del patrimonio que
constituyen utilidades, pero no pasan por el estado de resultados, sino
que van directamente al patrimonio. Las cuentas mas relevantes son:
 Prima en colocación de acciones
 Donaciones
 Know How

El superávit ganado es el conjunto de cuentas del patrimonio que

constituyen utilidades, pero que provienen de las utilidades generados
por el estado de resultado del mismo periodo o de ejercicios anteriores.
Las cuentas mas relevantes son las siguientes:

 Reserva legal
 Otras reservas
 Utilidades de ejercicios anteriores
 Utilidad del ejercicio
Prima en colocación de acciones
 Esta es una cuenta de superávit de capital
que surge en el momento en que las
sociedades por acciones sacan al mercado
una nueva emisión.
 En este caso, al rubro de capital solo se lleva
la parte correspondiente al valor nominal de
la acción y, cualquier otro valor por encima
del anterior, se contabiliza como prima en
colocación de acciones, ya que se trata de
una utilidad, sobre el valor nominal.
Cuentas de Tratamiento Especial
 Definición:
 Existen algunas cuentas de los estados financieros que requieren
un tratamiento cuidadoso por el hecho de presentar
características especiales en su manejo contable y en su
interpretación. Algunas de dichas cuentas, como las
depreciaciones, agotamientos, amortizaciones o provisiones, son
causaciones, pero no implican salida de efectivo, lo cual hace
que su comprensión presente algún grado de dificultad.

 Depreciación:
 Se puede definir de dos maneras: como gasto o como ahorro.
 La depreciación como gasto:
 Es un costo o gasto de operación del negocio, mediante la cual
se va trasladando el valor del desgaste de los activos fijos
depreciables, como un costo o gasto del estado de resultados,
imputable al valor de producto fabricado o comercializado.
  Débito Crédito
 Estado de resultados – Gasto de depreciación 800
 Depreciación Acumulada 800

 Si el activo depreciado es maquinaria, que tiene un costo de $8.000 se presentará en el

balance general así:

 Activo fijo – maquinaria y equipo 8.000

 Menos: depreciación acumulada de maquinaria -800

 Vida Útil de los activos para depreciación

Activo Vida Util (años) % Depreciación

anual
Construcciones y edificios 20 5
Maquinaria y equipo 10 10
Muebles y enseres 10 10
Vehículos y equipo de transporte 5 20
Equipo de cómputo y comunicaciones 5 20
Agotamiento de reservas mineras o
petroleras Balance General

 El agotamiento es un
costo de operación del Reservas minerales
negocio, mediante el Reservas petroleras
Plantaciones forestales
cual se va trasladando
el valor del consumo de
reservas mineras, Estado de Resultado

reservas petroleras o
plantaciones forestales, Costo
Agotamiento
realizado en el período.
Amortización de activos diferidos

 Un gasto diferido, es un gasto que se

desembolsa al inicio de un período contable,
pero que se va causando a medida que
transcurre el tiempo, dentro del mismo
período. Por ejemplo, arrendamientos
pagados por anticipado, cuando se paga
todo el año.
Pasivos diferidos

 Se presentan cuando se recibe una suma de

efectivo, como anticipo por un producto o
servicio. El dinero recibido entra a la cuenta
de efectivo y, como contrapartida, se
contabiliza un pasivo a favor de cliente que
hizo el anticipo.
Provisiones
 Las provisiones nacen como gastos que se causan
en el estado de resultados, con el fin de atender
eventos futuros. En lenguaje más sencillo, es un
ahorro de utilidad , a través de un gasto, para un
futuro desembolso.

 Provisión de Cartera
 Las ventas a crédito, por su propia naturaleza,
implican un riesgo causado por el hecho de que
algunos clientes no paguen el crédito que se les ha
concedido. Por esta razón es necesario anticiparse
a esa posible pérdida, lo cual se maneja
financieramente mediante provisiones.
Estado de Resultados
 El estado de resultados es un estado financiero básico, de
naturaleza dinámica, que presenta, para un período determinado
de tiempo, los resultados de un negocio en cuanto a sus
ingresos, costos, gastos y utilidad o perdida.

 Igualmente se utilizan otros nombres como los siguientes:

 Estado de rentas y gastos
 Estado de ingresos y egresos
 Estado de utilidades

 Es también un estado dinámico porque refleja actividad; y es

acumulativo porque resume las operaciones de una compañía
desde el primero hasta el último día de período estudiado.
Encabezamiento del Estado de resultados
 Con el fin de presentar de manera idónea el estado de resultados,
debe encabezarse adecuadamente y tener todos sus datos
claramente estipulados.

 Dicho encabezamiento debe llevar por lo menos la siguiente

información:

 Nombre completo de la empresa y tipo de sociedad según como

este constituida.
 Nombre del estado financiero: estado de resultados.
 Periodo exacto al que corresponde este estado financiero. Ejemplo:
de enero 1 a diciembre 31 del año 1.
 Clase y expresión de la moneda: este estado financiero puede estar
expresado en cualquier tipo de moneda como pesos, dolares,
euros, etc.
Distribuidora de alimentos ltda.
Estado de resultados
De enero 1 a diciembre 31 de año 1
Cifras en miles de $
Clasificación y ordenamiento del estado
de resultados
 Las cuentas del estado de resultados se clasifican y ordenan como sigue:

Ventas o ingresos operacionales

 Los ingresos operacionales son aquellos que se producen en desarrollo de la
actividad propia del negocio y pueden originarse en la venta de bienes o
servicios.
 Dentro de este grupo no pueden incluirse los ingresos que se producen por otros
conceptos no operacionales, como ingresos financieros, rendimiento de
inversiones o utilidad en venta de activos fijos.

 Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas

 Restando de las ventas o ingresos operacionales, se contabilizan los siguientes
conceptos:
 La devolución de mercancías que hayan hecho los clientes.
 Las rebajas de precio en las ventas.
 Los descuentos por volumen comprado.
 Hecha la deducción de los conceptos anterioRes se obtienen las ventas netas.
 Modelo 1
Distribuidora de alimentos ltda.
estado de resultados
de enero 1 a diciembre 31 de año 1
cifras en miles de $
 Ventas o ingresos brutos
 Menos: devoluciones, rebajas y descuentos
 Ventas netas
 Menos: costo de ventas
 Utilidad bruta
 Menos: gastos operacionales
 Gastos de administración
 Gastos de ventas
 Utilidad Operacional
 Menos: gastos financieros
 Más: otros ingresos no operacionales
 Menos: otros gastos no operacionales
 Utilidad antes de impuestos
 Menos: provisión para impuesto de renta
 Utilidad neta
 Modelo 2
Distribuidora de alimentos ltda.
estado de resultados
de enero 1 a diciembre 31 de año 1
cifras en miles de $
 Ventas o ingresos brutos
 Menos: devoluciones, rebajas y descuentos
 Ventas netas
 Menos: costo de ventas
 Utilidad bruta
 Menos: gastos operacionales
 Gastos de administración
 Gastos de ventas
 Utilidad Operacional
 Menos: gastos financieros
 Utilidad operacional después de gastos financieros
 Más: otros ingresos no operacionales
 Menos: otros gastos no operacionales
 Utilidad antes de impuestos
 Menos: provisión para impuesto de renta
 Utilidad neta
Costo de ventas
 Es lo que cuesta producir o comprar el producto que la empresa vende en el período.

 Empresas comercializadoras
 En el caso de las empresas comercializadoras el costo de ventas corresponde al valor de compra
asignado a las mercancías que se están vendiendo. Debe quedar claro que el costo de ventas no es lo
mismo que el valor de las compras, porque si quedan inventario finales, estos no hacen parte del costo
de ventas del periodo.

 Empresas manufactureras o productivas

 En las empresas productivas, el costo de ventas es un concepto más elaborado que en el caso de las
empresas comerciales. Para las empresas productivas, el costo de ventas es el conjunto de
erogaciones necesarias para que el producto quede totalmente terminado y listo para iniciar su
comercialización.
 Los elementos básicos que configuran el costo de ventas en una empresa manufacturera son:
 Materia prima (MP): es el costo de los insumos que se van utilizando en la fabricación de los productos.
 Mano de obra directa (MOD): esta constituida por el total de los costos laborales correspondientes a las
personas que trabajan directamente en la producción, como los operarios y supervisores.
 Costos indirectos de fabricación (CIF): Los mas importantes son la mano de obra indirecta – gerente de
planta, secretarias de planta, personal de mantenimiento, etc.
 Costo de la mercancía terminada: es el costo de los productos terminados y que se encuentran
disponibles para la venta.
 Costo de producción: es el total de los costos que se imputan al proceso productivo en un periodo
determinado.
Empresa de servicios

 Para muchas de las empresas de este tipo,

especialmente en servicios profesionales, no
aplica el concepto de costo, de manera que
solamente registran gastos en su estado de
resultados.
 Utilidad bruta
 Es el resultado de restarle el valor de las ventas o ingresos el respectivo costo
de ventas. En otras palabras, es la diferencia entre el valor de venta y el costo
de los productos.
 Gastos operacionales
 Constituyen gasto todas las erogaciones que se producen después que se tiene
el producto terminado y listo para salir de la fábrica y, en el caso de las
empresas comercializadoras, recibido del proveedor.
 Gastos de administración
 Se refieren al conjunto de egresos directamente relacionados con el manejo
administrativo de la empresa:
 Gastos de administración
 Sueldos y otros gastos de personal
 Honorarios
 Arrendamientos
 Seguros
 Gastos de viaje
 Depreciaciones
 Servicios públicos
 papeleria
 Gastos de ventas
 Se refieren al conjunto de egresos directamente relacionados
con la actividad comercial de la empresa.
 Sueldos y otros gastos de personal
 Comisiones de ventas
 Arrendamientos
 Fletes y seguros
 Publicidad
 Gastos de viaje
 Depreciaciones

 Utilidad operacional
 Resulta de restarle a la utilidad bruta los gastos operacionales
de administración y ventas. Este resultado es el mas importante
para la empresa, puesto que reporta la utilidad propia del
negocio, indicando si este es bueno en sí mismo o no.
 Gastos no operacionales
 Son aquellos que no se derivan de la actividad propia del negocio sino
que surgen de otras actividades permanentes o esporádicas, pero
diferentes del negocio principal. Como ejemplo se tienen los ingresos
por intereses, por rendimiento de inversiones, por utilidades recibidas
de la venta de activos fijos, etc.

 Provisión para impuesto de renta

 Es un gasto en el estado de resultados, que se causa o se descuenta
en el mismo periodo en el cual se contabilizan los ingresos que
originan el impuesto.

 Utilidad neta
 Es el resultado de restarle a la utilidad antes de impuestos, la
correspondiente provisión para impuesto de renta.
 La utilidad neta es el resultado que mas se tiene en cuenta,
especialmente por parte de los dueños del negocio, porque es la que
sirve de base para el pago de dividendos o reparto de utilidades. Sin
embargo es importante evaluar la calidad de dicha utilidad, porque en
ocasiones dos cifras iguales pueden indicar resultados diferentes.