ASIGNATURA:

Movimiento de Inventario en Bodega

GESTIÓN DE PEDIDO

Docente: Juan Carlos Perozo Rago

Facultad de Ingenierías

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 ¿QUE ES UN PEDIDO?
Es un compromiso entre dos partes
(proveedor y cliente) que reúne todas las
condiciones mínimas necesarias para
establecer una relación comercial entre
ellas de manera que una de las partes
(proveedor) pone a disposición de la otra
(cliente) los productos o servicios
comprometidos, bajo las condiciones
pactadas.

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INTENCIÓN DE COMPRA
Cabe destacar la diferencia entre un pedido y la intención de
compra, la cual no implica compromiso firme entre ambas partes
de la gestión de pedidos y distribución, aunque si para la
realización de previsiones. Es decir, una intención de compra es
un pedido en estado potencial.

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LA GESTIÓN DE PEDIDOS
La gestión de pedidos se considera como parte de la
gestión de los clientes. Consiste en actividades que
resultan del cumplimiento de ordenes de pedido del
cliente, a la vez que se asegura el máximo valor de la
cadena de suministro y servicio al cliente.

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LA GESTIÓN DE PEDIDOS
Es importante tener en mente que la gestión de pedidos
y distribución abarca todos los pedidos que lleguen a la
compañía, bien sean externos (los mas habituales) o
internos (pedidos entre plantas, almacenes a los que
realiza producción).

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IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE
LA GESTIÓN DE PEDIDOS
La gestión de pedidos es un proceso critico para toda
empresa puesto que supone un punto de contacto con el
cliente. En consecuencia, el éxito depende de ofrecer
alternativas múltiples en el servicio, como por ejemplo
la facturación personalizada y la facilidad de acceso a la
información del pedido.

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IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE
LA GESTIÓN DE PEDIDOS
Además, también aporta valor el recoger información
del cliente que permita enfocar programas de promoción
y fidelización, y desarrollar una previsión de la demanda
precisa.

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UNA CORRECTA GESTIÓN DE
PEDIDOS SIGNIFICA:
o Conocer los requerimientos del cliente de manera
precisa en lo que respecta al producto, la cantidad,
los plazos, la entrega y el precio.
o Asegurar plazos y fechas de entrega precisas.
o Mantener informado al cliente a lo largo del proceso
de entrega del pedido.
o Transmitir eficientemente la información de los
pedidos a la cadena de suministro.

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EL PEDIDO PERFECTO
La gestión de pedidos permite alcanzar el pedido perfecto; un
pedido que se ha enviado completo, a tiempo, sin deterioro ni
daño físico y con la documentación correcta y completa.

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¿QUIÉN CALIFICA UN PEDIDO
COMO PERFECTO?
El cliente es quien determina si un pedido es perfecto o no, ya que
es él quien especifica la fecha de entrega, cantidad,
documentación necesaria y el deterioro permisible. Cada cliente
representa diferentes necesidades, por lo que las empresas deben
definir el pedido perfecto para cada cliente en particular.

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ACTIVIDADES DE LA
GESTIÓN DE PEDIDOS
o Entrada de pedidos
o Comprobación de crédito
o Comprobación de disponibilidad en existencia
o Priorización de pedidos
o Preparación de pedidos
o Envío y entrega
o Facturación
o Cobro

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
ENTRADA DE PEDIDOS
Comienza cuando el cliente hace el
pedido y termina cuando el pedido
queda perfectamente registrado y
aceptado por el comprador.

El tiempo de entrada puede durar hasta

días (correo postal) o segundos
(Comunicación electrónica, Internet,
EDI)

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
ENTRADA DE PEDIDOS
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN LA ENTRADA DE
PEDIDOS:
o Personal capacitado para subsanar información y responder
rápidamente a quejas y reclamaciones.
o Utilización de elementos informáticos (Software, hardware)
actualizados.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
COMPROBACIÓN DE CRÉDITO
Implica el establecimiento, seguimiento y administración de las
solicitudes y elegibilidad del crédito de los clientes.

Las empresas y clientes deben estar en capacidad de pagar los

productos que desean adquirir. Las empresas deben controlar y
gestionar la morosidad estableciendo limites de crédito.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
COMPROBACIÓN DE
DISPONIBILIDAD DE EXISTENCIAS
Se debe comprobar que la compañía dispone
o dispondrá de las existencias suficientes
para asegurar la entrega del pedido con la
cantidad requerida en el plazo estipulado.

Un requisito indispensable para ello es que

la compañía tenga registros de inventario
precisos y actualizados. Los pedidos
internos deben seguir el mismo
procedimiento de comprobación de
existencia.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
PRIORIZACIÓN DE PEDIDOS
Consiste en la reserva o colocación de existencias para diferentes
clientes en base a información obtenida de la segmentación de
clientes. Cuando se trata de compañías con multitud de referencias
existe siempre la amenaza de que no sea capaz de entregar el pedido
perfecto.
Se debe contar con fiables sistemas
que rastreen y prioricen la
información de los pedidos, envíen
la información correcta a través de
canales establecidos y asignen los
recursos al cliente indicado.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
PREPARACIÓN DE PEDIDOS
Es la etapa en la que el pedido se integra con la
producción y la distribución . Suele estar asignado
operacionalmente como actividad del almacén. Es
importante tener un buen manejo de la información
desde la toma de datos en el área comercial hasta el
almacén.

Para la preparación de pedidos, así como para las

actividades de carga y descarga, es importante tomar en
cuenta los tipos de artículos y el numero de cada uno de
ellos. Lo ideal es formar lotes de pedidos a través de
análisis estadísticos de los pedidos en los que incluye
periodicidad para así optimizar su preparación.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
ENVÍO Y ENTREGA
Consiste en la actividades que comienzan en retirar la
mercancía de las existencias , seguido de la decisión de los
medios por las que estas serán transportadas al cliente y
finalmente la entrega al cliente en las condiciones
pactadas.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
ENVÍO Y ENTREGA
El equilibrio entre las actividades de selección de itinerarios y las
de consolidación se consigue a través de distintos factores:

1. Servicio al cliente
2. Rapidez
3. Coste
4. Seguridad
5. Trazabilidad
6. Tamaño del envío
7. Capacidad del medio de transporte
8. Fecha de entrega

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
Una vez una empresa tiene definida su red
de distribución, la ubicación de sus
almacenes y el modo de controlar su
inventario, debe llegar a cabo su gestión de
transporte.

Esta gestión impacta en la gran mayoría de

las paradas a lo largo de la cadena de
suministro. Planificación,
aprovisionamiento, Producción, distribución
y servicio al cliente, todos ellos dependen
de un cuidadoso plan de transporte.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
VÍAS DE TRANSPORTE
Todos los medios de transporte presentan ventajas e inconvenientes.
El medio seleccionado dependerá en gran medida, de los productos
comercializados, de las necesidades y preferencias del exportador y
desde luego de las exigencias de sus clientes o de los propios
productos.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
VÍAS DE TRANSPORTE
Para ello se consta con varias alternativas:

o AEREO: Ofrece rapidez pero a costes elevados.

o FERROCARRIL: Ofrece costes reducidos para grandes cargas.
o TERRESTRE: El transporte por carretera ofrece flexibilidad y
versatilidad
o MARÍTIMO: Costes muy reducidos para grandes cargas, a costa
de largos tiempos de transporte.
o TUBERIAS / CONDUCTOS: Acotado a cierta clases de
productos. (agua, gas, químicos…)

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
CRITERIOS PARA LA DECISIÓN DEL TRANSPORTE:
Costos.
Se debe evaluar si el medio de transporte vale lo que cuesta en
comparación con otros medios.

Tiempo de tránsito.
Tiempo que retiene la mercancía desde que la recibe hasta que la
entrega.

Confiabilidad.
Seguridad en el medio de transportación.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
CRITERIOS PARA LA DECISIÓN DEL TRANSPORTE:
Capacidad.
Espacio que da el transporte para dar un servicio adecuada a cada
tipo de mercancía.

Asequibilidad.
Conocimiento del transportista de la ruta específica.

Seguridad.
Entregar las mercancías en las mismas condiciones en las que fueron
embarcadas.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
GESTIÓN DE TRANSPORTE
MODALIDADES DE FLOTA DE TRANSPORTE
o El Transporte propio es una modalidad muy económica. Aporta
gran flexibilidad pero no siempre es tan eficiente como la
contratación a terceros, pues los vehículos suelen ser limitados.

o La contratación a terceros, o bien combinación de flota mixta

(Privada y contratada) dependiendo del tamaño de los productos.

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
COSTOS DE TRANSPORTE
Los costes de transportes, en muchos sectores, suelen ser
muy elevados sumándose estos al valor final de la
mercancía.

En general, los costes de transportes pueden ser debido al

producto o al mercado

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
COSTOS DE TRANSPORTE
COSTES DE TRANSPORTE DEBIDO AL PRODUCTO
o Densidad: Relación entre peso y volumen
o Flexibilidad para adaptarse al receptáculo del vehículo.
o Facilidad de la manipulación, incluyendo fragilidad.
o Grado de responsabilidad y seguridad, directamente proporcional
al valor.
o Otros

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ACTIVIDADES DE LA GESTIÓN DE PEDIDOS
COSTOS DE TRANSPORTE
COSTES DE TRANSPORTE DEBIDO AL MERCADO
o Ubicación de los mercados
o Normativas
o Equilibrio del trafico de transporte dentro y fuera del mercado
o Estacionalidad de los movimientos del producto
o Dependencia de si es transporte domestico o internacional

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FACTURACION
Son varias las maneras de facturar a un
cliente. Los clientes pueden escoger entre
ser facturados por pedidos, por entrega o
por consolidaciones mensuales de
facturas, pago sobre recibo o pago en el
momento que se proceda a dar uso.

Estas dos ultimas opciones evitan la

necesidad de factura, eliminando un paso
en el proceso y los costos asociados.

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 FACTURACION

La precisión de una factura es un problema para muchas empresas,

especialmente cuando una misma factura contiene múltiples líneas de
productos o cuando las asignaciones de precios o aspectos
promocionales son complejos. Este problema demora el pago entre
ambas partes y requiere esfuerzo para su resolución.

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COBRO DE PEDIDO
La gestión de pedidos y distribución es responsable de coordinar
facturas, envíos y documentación de ventas de los productos
entregados.

El ciclo del pedido se completa cuando el pago es cobrado. El pago y

la recaudación son imprescindibles para mantener la vida de la
organización.

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DOCUMENTACION DEL PROCESO
DE GESTION DE PEDIDOS
Lista de Picking
En el campo de la logística, Picking es el proceso de recogida de material
extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de
empaquetado superior que contiene más unidades que las extraídas. En
general, el proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de
empaquetado.
Debe indicar, al menos:
o Descripción del articulo
o Cantidad
o Fecha de recuperación
o Ubicación en el almacén
o Ubicación en el almacén/centro de distribución
para preparación

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DOCUMENTACION DEL PROCESO
DE GESTION DE PEDIDOS
Packing Slip (Hoja de embalaje)
También conocido como listas de entrega. Son documentos que acompañan
a los productos que se entregan. En la mayoría de los casos, el documento se
coloca dentro de la bolsa, caja o cualquier otro recipiente que se utiliza para
el envío. Este documento está diseñado para ayudar a los destinatarios del
envío para confirmar que todos los elementos que debían incluirse en el
embarque en realidad han llegado.
Debe indicar:
o Listado de todos los artículos que incluye el envió con su descripción y
cantidad
o Artículos del pedido que no se incluyen en el pedido.

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DOCUMENTACION DEL PROCESO
DE GESTION DE PEDIDOS
Bill of Landing
Conocimiento de embarque o B/L (por sus iniciales en inglés, Bill of lading)
es un documento propio del transporte marítimo que se utiliza como
contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular. La
finalidad de este contrato es proteger al cargador y al consignatario de la
carga frente al naviero y dar confianza a cada parte respecto al
comportamiento de la otra.

Es un acuerdo legal entre la parte que realiza el envío y la que realiza en

transporte en el que se refleja lo que es enviado y cuando debe ser
entregado. Habitualmente no llega al detalle de Packing Slip.

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DOCUMENTACION DEL PROCESO
DE GESTION DE PEDIDOS
Advance Ship Notice (ASN)
Aviso anticipado de embarque. Documento que usualmente se envía
mediante mensajes digitales, es una notificación que se envía desde el punto
de embarque al punto de destino de bienes o mercancías, contiene los datos
el embarque correspondiente incluyendo códigos y descripción de los
materiales, cantidades, tipos de empaque, medio de transporte, origen, etc.
Su finalidad es optimizar los procesos logísticos.

Enviado vía fax o EDI, informa al destinatario los artículos que son
enviados, la cantidad, cuando llegarán y el numero de unidades de transporte
enviadas.

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DOCUMENTACION DEL PROCESO
DE GESTION DE PEDIDOS
Cross-border Shipping
Documentos legales de Envíos Transfronterizo. Los requerimientos de
documentación pueden ser complejos, como por ejemplo declaraciones de
exportación / importación y formularios para aduanas.

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BIBLIOGRAFÍA

• ÁLVAREZ LÓPEZ, José. (1996). Contabilidad de gestión avanzada, planificación, control y

experiencias prácticas. 1ra ed. McGraw-Hill. 448 p.
• INZA AITOR, Urzelai, Manual Basico de logistica Integral, Diaz Santos
• MORA GARCÍA, Luis Aníbal. Logística Integral, Bogotá, Editorial ECOE 2007
• MORA GARCÍA, Luis Aníbal.(2011). Gestión Logística de Recepción y despacho de
mercancías, High Logístics. 142 p.
• NARASIMHAN, S. & Mcleavey, D. (1996). Planeación de la producción y control de
inventarios (2ª ed.). México: Prentice Hall Hispanoamericana. Christopher, M. (2002).
Logística: aspectos estratégicos (1ª ed.). México: Limusa.

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 FIN DE LA PRESENTACIÓN

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Autor: Juan Carlos Perozo Rago

Docente Facultad de Ingeniería
ITSA Institución Universitaria
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