Artículo 5 del Decreto 2609 de

2012

SEIDY PATRICIA AGAMEZ BEDOYA

LEGISLACION DOCUMENTAL SENA
10 DE JUNIO 2020
 Decreto 2609 de 2012
 Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas,
en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y
electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión
Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para
cumplir los objetivos del Programa de Gestión Documental y brinda
los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las
Entidades el Estado.

 Este Decreto facilita la modernización del país y lo acerca más a los

lineamientos internacionales en materia de gestión documental y
archivo (Archivo General de la Nación 2012).
 Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012,

 Artículo 5°.Principios del proceso de gestión documental. La

gestión de documentos en toda la administración pública se regirá
por los siguientes principios. 

 PRINCIPIO DE LA PLANEACION

 La creación de los documentos debe estar precedida del análisis

legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos
como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de
dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento
¿QUE ES LA PLANEACION?
 Establecer el orden de los recursos y las funciones que deben
realizar los miembros de la empresa para lograr los propósitos.
 Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de
tiempo y números necesarios para su realización.
 Consiste en hacer que el personal trabaje para que se logren los
propósitos de la empresa
 ¿Cuáles son los elementos de la planeación?
 Objetivos, Cursos alternos de acción, Elección,
Futuro…
 Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elección…
 Elección, Objetivos, Futuro, Tiempo.

 ¿Cuáles son los principios de la planeación?

 Necesidad, Inspección, Compromiso, etc.
 Compromiso, Unidad, Estrategias, etc.
 Precisión, Flexibilidad, Factibilidad, Unidad, etc.
Importancia de la planeación
 La planificación analiza dónde estamos, establece dónde queremos ir, y señala
qué vamos a hacer para llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.
 La planeación es la primera función administrativa ya que sirve de base para las
demás funciones como son la organización, coordinación y control.
 Permite proponer objetivos y señala qué es lo que se va a hacer para poder
alcanzarlos.
 Permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa, coordinar mejor las
tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los resultados, ello gracias a que
nos facilitar comparar los resultados obtenidos con los planificados.
 Proceso de planeación

 Análisis de la situación: dónde estamos

 Establecimiento de objetivos: de qué forma avanzamos
 Formulario de estrategias: el cómo lograrlo a grandes
rasgos
 Diseño de planes de acción: el cómo lograrlo en detalle
Consecuencias de no planificar

 Incumplimiento de metas
 Desventaja competitiva
 Poca o ninguna eficiencia
 Asignación inadecuada de recursos
 Pérdida de oportunidades
GRACIAS!!!