Fundamentos

Gestión Proyectos
JUAN CARLOS ARANGUREN – PMP – OCTUBRE 2015
Contenido
 Introducción a proyectos

 Proceso de Inicio

 Proceso de planificación

 Proceso de Ejecución

 Proceso de Monitoreo y Control

 Proceso de Cierre
Introducción a Proyectos

 Proyecto vs Trabajo Operativo

 Dirección de proyectos

 Objetivos del proyecto y restricciones

 Ciclo de vida de los proyectos

Proyecto vs Trabajo Operativo
 Un proyecto es un esfuerzo temporal grupal para producir un
producto, servicio, o resultado, que es único.

 Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo

tanto tiene un alcance y recursos definidos.

 Es único ya que no es una acciones rutinarias, sino un conjunto específico de

acciones diseñadas para lograr una meta particular.

 Ejemplos de proyectos: Desarrollo de un software para mejorar un proceso de

negocio, la construcción de un puente o de un edificio, un esfuerzo de
recuperación luego de un desastre natural, o la entrada en un nuevo mercado
para vender.
Dirección de Proyectos
 Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para
ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.

 Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los
resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir.

 Comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo 20.
 Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
MONITOREO Y CONTROL
Supervisa el avance para aplicar medidas correctivas

PLANEACIÓN CIERRE
INICIO
Refina objetivos Formaliza la
Define y
Curso de acción para el éxito aceptación
autoriza inicio
del proyecto
EJECUCIÓN
Integra recursos para
implementar el
plan
Procesos de gestión Proyectos
MONITOREO Y CONTROL REVISAR AJUSTAR

PLANEACIÓ CIERR
INICI
N E
O
PLANIFICA
R
EJECUCIÓ
N
HACER
Procesos gestión calidad
Demming:
Planear- Hacer
Revisar - Actuar
Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
Objetivos del Proyecto
 Se establecen al Inicio del proyecto.

 Se detallan y perfeccionan durante la Planeación.

 Son responsabilidad del Director de Proyecto

 Son claros, alcanzables, y transferibles.

 Como sabemos si el proyecto esta completo?

 Simplemente tenemos que analizar si se cumplieron los objetivos.
Restricciones de un proyecto
 Los Proyectos necesitan ser
ejecutados y entregados bajo ciertas
restricciones.

1. Alcance
2. Tiempo
3. Recursos ($)
4. Calidad
Escenarios Restricciones
 Restricción en Alcance, Tiempo, Calidad (inamovibles)
  Variable de ajuste – ($) Presupuesto - número de recursos

 Restricción en Tiempo, Calidad, Presupuesto (inamovibles)

  Variable de ajuste – Alcance

 Restricción en Alcance, Tiempo, Presupuesto (inamovibles)

  Variable de ajuste – Calidad

 Restricción en Alcance, Calidad, Presupuesto (inamovibles)

  Variable de ajuste – Tiempo

 Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el Director de Proyecto debe evaluar el
impacto en el resto de las variables.
Proyecto Exitoso
Ciclo Vida del Software
Visión Integral de Proyecto
Areas conocimiento
Integración
10 areas especificas para la
Dirección de proyectos. Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Interesados
Proceso de Inicio

 Procesos de Inicio

 Acta de Constitución del proyecto

 Registro de Interesados

 Procesos de Gestion de Interesados

Procesos de Inicio
Factores ambientales
Empresa (cultura, sistemas,
recursos humanos etc)
Activos de los procesos de la
organización (politicas,
procesos, normas, info
historica, lecciones aperndidas)
Enunciado de trabajo por
parte del patrocinador o
cliente
Acuerdos contractuales o
requisito de negocios
Plan Estratégico: como
encaja el proyecto en la
estrategia de negocio.
Acta de
Constitución
Estándares de la industria
Disparadores del proyecto:
problema, oportunidad del
mercado, requisito de negocio, Registro de
cambio tecnologico, legislación Interesados
etc
Descripciones del producto
o servicio
Registro de interesados

Mantener Gestionar de cerca

+
Satisfecho (Defensores)
(Detractores) (A-A)
(A- B)

Poder
Monitorear Mantener
(Adversarios) Informados
(B-B) (Aliados)

-
(B-A)

- interés +
Procesos Gestión Interesados
Dinámica de Costos e Interesados
Proceso de Planificación

 Procesos de planificación

 Alcance

 EDT

 Planificar tiempo:
 Definir, secuenciar, estimar recursos, estimar duración, definir cronograma
Proceso de Planificación
Plan de Recurso • Planificar Recurso Humano
Plan de • Plan de proyecto humano
Integración

• Recopilar Requisitos Plan de • Planear Comunicaciones

Plan Alcance • Definir Alcance comunicaciones
• Crear EDT

• Definir Actividades • Identificar Riesgos

• Secuenciar Actividades • Analisis Cualitativo Riesgos
Plan Tiempo Estimar Recursos
Plan de Riesgos
• • Analisis cuantitaivo Riesgos
• Estimar Duración • Plan Respuesta a Riesgos
• Desarrollar Cronograma

• Planificar Costos
Plan Costos • Estimar Costos Plan Adquisiciones • Planear adquisiciones
• Determinar Presupuesto

Plan Calidad • Planificar la Calidad Plan Interesados • Planificar Interesados

ALCANCE
 Es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto, abarca el alcance del
producto.

 Ejemplo:
 construir una terminal de trenes que cumpla con estas especificaciones
tecnicas…

Planificar Recopilar
Definir el Alcance Alcance
Alcance Requisitos

EDT

Diccionario EDT
 EDT
 (WBS)
Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, se define con
base a los entregables (paquetes de trabajo) definidos en el alcance del proyecto.
EDT
(WBS)
 La EDT no incluye actividades, unicamente entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo (ultimo
nivel de división de una EDT)

Ventajas de crear una EDT:

 Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia al

equipo de proyecto.

 Tener una visión completa del proyecto para que el equipo comprenda rapidamente
su lugar en el proyecto.

 Sirve como base para estimaciones de actividades, personas, tiempos, costos y riesgos del
proyecto.

 Facilita la comunicación.

 Facilita el control integrado de cambios.

PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
 Se define como se realizara la gestión del cronograma y tambien como se gestionaran los
cambios.

Plan de gestión de cronograma: considera

 El nivel de precisión en los estimados de tiempo.

 Como se estimará la reserva para contingencias (riesgos conocidos) ó reserva de

gestion (imprevistos).

 Como y cuando se actualizará la linea base de tiempo.

 Cual será los niveles de tolerancia de los desvío del cronograma de la linea base.

 Que reglas se utilizaran para definir el porcentaje de avance del cronograma.

 Que metodologia y reglas se utilizarán patra reportar el avance del cronograma, por ejemplo: metodo
del valor ganado etc.

 Cómo y cuando se presentaran informes de avance.

PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA

Definir
Actividades
Alcance
Secuenciar
Actividades Linea base
EDT - Diccionario Cronograma

Estimar recursos
Plan Gestión Cronograma
cronograma
Estimar duración
actividades
Riesgos
PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
Descomposición
los paquetes de
trabajo
Definir
Actividades
Determinar el
orden y Secuenciar
dependencia Actividades Calcular los
recursos
requeridos
Estimar recursos
Exige gran esfuerzo
y tiene alto riesgo
de no acertarse Estimar duración
actividades
ESTIMACIÓN DURACIÓN
ACTIVIDADES
Estimación • Por analogía, en función de actividades
similares realizadas anteriormente.
Análoga

Estimación • Utiliza parametros en base a información

historica para estimar la duración futura. (ej.
Paramétrica tiempo cargue formularios)

Estimación • Considera tres estimaciones: Pesimista, más

probable y optmista. Duración=(P+4M+O/6)
PERT
DESARROLLO CRONOGRAMA
Método Ruta • Identificar cuales son las actividades criticas que forman el camino
más largo del proyecto que por tanto no pueden atrasarse.
Crítica

Optimización • Modifica la organización del proyecto para mejorar la eficiencia de la

asignación de recursos y lograr la nivelación de los mismos.
de recursos
• Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar el
Compresión del alcance. Dos técnicas: 1. Intensificación: Agregar más recursos
(+costos). 2. Ejecución rápida: Paralelizar tareas (+riesgos)
cronograma

Adelantos y • Adelantar y retrasar la vinculación entre actividades.

retrasos
Proceso de Ejecución

 Procesos de Ejecución

 Adquirir, Desarrollar, Dirigir el equipo

Proceso de Ejecución
• Gestionar las
• Dirigir y gestionar la Comunicaciones
Integración comunicaciones
ejecución del proyecto

Calidad • Asegurar la Calidad Adquisiciones • Efectuar las adquisiciones

• Adquirir el equipo
Recurso • Desarrollar el equipo Interesados • Gestionar los Interesados
Humano
• Dirigir el equipo
Desarrollar el equipo
Cuando el proyecto esta en ejecución hay que desarrollar las capacidades
individuales y grupales de los miembros del equipo.
Herramientas desarrollo de equipo
Habilidades
Interpersonales Capacitación
• Liderazgo
• Actividades de formación de Actividades de desarrollo de
• Motivación
competencias equipo
• Trabajo en equipo
• Empatia
• Creatividad

Reglas basicas
Reconocimiento y
• Normas de convivencia, de
reuniones, de entregas
Coubicación recompensas por
objetivos

Herramientas de
evaluación
• Encuestas de actitud Evaluación de
• Pruebas de habilidad
• Grupos de enfoque
desempeno del
• Entrevistas focalizadas equipo
Dirigir el equipo Cronograma
Prioridades
Costos
Personalidad

Observación y
Plan de recursos conversación
humanos
Evaluaciones de Solicitudes de
Informes de desempeno cambio
desempeno
Gestión
Conflictos Actualizaciones
Registro de
conflictos
Habilidades
interpersonales
• Identificar la causa del
problema
• Analizar el problema
• Identificar alternativas
solución
• Implementar una solución
• Revisar si decisión solucionó
problema
Proceso de Monitoreo y Control
 Procesos de control

 Control Cronograma

 Control de cambios
Proceso de Control
• Controlar el trabajo • Controlar
Integración Comunicaciones
• Controlar los cambios Comunicaciones

Control • Validar Alcance

Alcance • Controlar Alcance
Riesgos • Controlar Riesgos

• Controlar
Tiempo
Cronograma
• Administrar
Adquisiciones
adquisiciones
Costos • Controlar Presupuesto

• Controlar
Interesados
Calidad • Controlar la Calidad Interesados
Control del cronograma
Revisiones del
desempeno Determinar variación
planeado Vs. Real
proyecto-EV

Software MS Project Información

indicadores
Cronograma desempeño
Optimizar Nivelar recursos
Datos de recursos
Pronóstico
desempeno Analizar diferentes cronograma
trabajo Simulaciones
escenarios para
intentar ajustar
cronograma
Solicitudes de
Acelerar los adelantos o
Adelantos y acortar los retrasos
Cambio
respecto a la linea base
retrasos
Acelerar actividades
retrasadas agregando
recursos o paralelizar
Compresión
actividades
Control de cambios
Proceso de Cierre

 Procesos de cierre

 Cierre administrativo del proyecto

Proceso de Cierre

Integración • Cerrar Proyecto

Adquisiciones • Cerrar adquisiciones

Cierre del proyecto
 Se busca la aceptación formal de los entregables por parte de cliente.
 Todo proyecto que comienza debe cerrarse

Dejar por
Liberar los Archivar toda escrito las
Festejar!
recursos la información lecciones
aprendidas
Video bichos – gestión de proyectos

 https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk
GRACIAS
!
Referencias bibliograficas

Lledó Pablo, 2013: Director de Proyectos, 2da edición, Canadá, pablolledo

Imágenes aluisvas a gestión de proyectos, internet