ESTRUCTURA DE LA CARTA

COMERCIAL
 Está constituida por varias partes:
1. BASICAS 2. ADICIONALES
CIERRE
Se pueden dividir de la siguiente manera:
Despedida
Antefirma
ENCABEZAMIENTO Nombre del remitente y
•Membrete TEXTO puesto
•Fecha •Texto de la carta Visto Bueno
•Número de oficio Iniciales e Identificación
•Destinatario y dirección Anexos
•Saludo Copias
•Atención Nombre de archivo y ruta
de acceso
•Asunto
PARTES BASICAS

EL MEMBRETE Nombre de la empresa

Identifica y
Ciudad y país
responsabiliza a la Dirección postal o
oficina o a la empresa apartado postal
que envía el documento Número de Teléfono o
Aparece impreso en la facsímil
parte superior de la hoja. Dirección electrónica
La información que En ocasiones se incluye
contiene es: el tema de la
organización
 FECHA NUMERO DE OFICIO O
Sirve de referencia cuando se contesta la
CONSECUTIVO
carta Número que se asigna a cada
carta que se produce en una
Elemento para ordenar las cartas,
oficina.
cronológicamente al archivarlas.
Llevar un orden numérico
Sirve para establecer los periodos de
conservación y eliminación de Identificar la carta
documentos.
Llevar el control sobre la cantidad
Ejemplos: de cartas que se producen
durante el año
29 de febrero de 2008
Para localizar la carta en el
Costa Rica, 29 de febrero de 2008 archivo
Sarchí Norte, 29 de febrero de 2008 Como referencia para dar
respuesta

23 de febrero de 2008
ESP-145-2008
Está formado por letras y números.
 RECOMENDACIONES PARA ASIGNAR EL NUMERO DE OFICIO
Se asignan en forma consecutiva durante un periodo, un año,
de enero a diciembre.
Para evitar repetir el mismo número se recomienda lo siguiente:

001 002 003 004 005 006 007 008 009 010
011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 El
021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 número
031 032 033 034 035 036 037 038 039 040 que se
asigna
041 042 043 044 045 046 047 048 049 050
se tacha
051 052 053 054 055 056 057 058 059 060
con una
061 062 063 064 065 066 067 068 069 070
071 072 073 074 075 076 077 078 079 080 X
081 082 083 084 085 086 087 088 089 090
091 092 093 094 095 096 097 098 099 100
 Este control implica más tiempo, porque cada vez que se
va a hacer una carta hay que anotar el nombre a quien se
le envía y la fecha
CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

No. CONSECUTIVO OFICIO ENVIADO A FECHA

001

002

003

004

005

Estos cuadros se colocan en un lugar visible, preferiblemente cerca de

la computadora o máquina de escribir, escritorio u otro.
Se debe revisar el control antes de asignarle.
Es necesario anotar el número asignado a cada carta
 Se escribe el nombre del destinatario,
El Destinatario el cargo y la dirección completa de la
persona a quien se dirige la carta

Cuando se dirige a una persona:

1. El título académico o tratamiento de cortesía (profesora, bachiller,
licenciado, doctor, máster, ingeniero y otros); señor, señora, señorita)
Ambos se escriben abreviados cuando se coloca a la par del nombre de la
persona y completo cuando va en una línea aparte. Ejemplo

Sr. Roberto Morales Jiménez Doctor

Juan Francisco Morales Mora

2. El nombre completo de la persona

3. El puesto o el cargo que ocupa en la organización: Es el nombre que se le
da al cargo que tiene un funcionario de la empresa.

Sr. Rolando Campos Montero, Jefe Licda. Ana María Fonseca Mora
Departamento Financiero Contable Directora, Escuela de Historia
 Nombre de la institución oficina u otro
El nombre de cada institución, oficina, departamento,
sección o unidad debe escribirse completo.
Cuando son nombres muy largos como:
Junta Administrativa Portuaria de la Vertiente Atlántica
(JAPDEVA) se recomienda

19 de febrero de 2008
Se da una
JAPDEVA-133-2008
sangría de dos
espacios con
el fin de
indicarle al Sr. Julio Robles Mora
lector que lo Presidente Ejecutivo
escrito ahí, Junta Administrativa Portuaria
forma parte del
de la Vertiente Atlántica
renglón
anterior. Apartado 1320-7300
 Dirección
Debe escribirse completa, sin embargo, cuando se trata de cartas que
se envían entre funcionarios de la misma institución se pueden omitir
algunos datos.

Cartas entre Cartas entre funcionarios de otras

funcionarios de una
misma Institución:
Título académico o
tratamiento de cortesía
Nombre completo
destinatario
Cargo o puesto
Nombre del depto.
sección, oficina, unidad u
otro
organizaciones:
Título académico o tratamiento cortesía
Cargo o puesto
Nombre oficina, depto., sección
Nombre institución
Apartado postal, nombre, número calles y
avenidas
Lugar, Cantón, Provincia
 Apartado postal y Código postal

Servicio que ofrece la oficina de correos. Se digita

en el renglón siguiente después del nombre de la
institución y en ese mismo renglón, unido por un
guión, el código postal

Ing. Pablo José Arce Quirós

Lic. Marco A. Cordero Rojas Director
Jefe, Archivo Institucional Departamento de Ventas
Universidad Nacional Empresa Alta Vista
Apartado postal 86-3000 Heredia
Código Postal 3007
San Joaquín de Flores, Heredia
 Direcciones por calles, avenidas y otros
En zonas rurales de Costa Rica se utilizan nombres de
lugares como iglesias, supermercados, centros
educativos, restaurantes, en las zonas urbanas se
utilizan los nombres de calles avenidas.

Srita. Roxana Campos Hidalgo, Directora

Consorcio de Cooperativas de Consumo R.L.
Calle 8 y 10, Avenida Central, Edificio 308
4013 Atenas, Alajuela
M.Sc. Rosalinda Arias Ugalde
Directora, Escuela San Agustín
150 metros al norte de la Iglesia católica
4005 San Antonio de Belén, Heredia
 Correspondencia con
destinatarios particulares
Se omite el cargo de la persona y el
nombre de la institución
Ejemplo

M.Sc. Gabriela Campos Vargas Sr. Carlos Mora Pérez

Apartado postal 2213-1150
Calle 8, Avenida 12, Casa No.35
La Uruca, San José
3000 Heredia

Correspondencia fuera del país

Se deben escribir con las normas que
tengan cada país