Preparación del Proyecto

“Solo podemos controlar lo que hemos planeado”

Refrán popular

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Creación de una Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT) – Cinco Pasos Genéricos
1. Definición del
4. Integración
3. Creación dedela
2. Determinación
EDT a la del
enfoque
deEDT
la las prioridades
proyecto(WBS)
organización

5.
C
o
di
fi
c
a
ci
ó
n
d
e
la
E
D
T

2
1. Definición del Enfoque del Proyecto
El alcance
Es lo que se espera
entregarle al cliente cundo
finalice el proyecto.

Definición
Gerente del Proyecto
Dueño

Lista de
verificación 3
Lista de verificación
Objetivo
●
Responde a las preguntas ¿Qué? ¿Cundo? ¿Cuánto?

Productos a entregar

Hitos
●
Presenta los hechos principales del proyecto
●
Calculo aproximado del tiempo, costo y recursos
●
Son puntos naturales y relevantes par el control del proyecto
●
El Equipo del Proyecto debe reconocerlo fácilmente
●
Se construyen a partir de los entregables que identifican los principales segmentos de mercado

Requerimientos técnicos

Limites y exclusiones

Revisiones con el cliente

●
Entender las expectativas del cliente
●
Esta obteniendo lo que quiere
●
La definición identifica logros, presupuesto, tiempo y requerimientos
●
Se cubren los limites y las exclusiones

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Acta de Inicio
• Documento de alto nivel que autoriza al GP a iniciar el proyecto
• Debe ser clara y especifica evitando ser muy amplia
• Amplitud igual a alcance variable
• Sistema de control de cambios
• Documentado
• Identifica a los interesados
• Impactos

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2. Prioridades del Proyecto

Triple Restricción

Tiemp Alcanc
o
Costo e

6
3. Creación de la EDT
Definido alcance y productos

Se subdivide el trabajo en unidades jerárquicas más pequeñas

Identificar todos los elementos y trabajo necesario para cumplir con los entregables

Es un diagrama del proyecto

No debe estar orientada a la funciones de la organización

No debe servir para controlar las salidas

Debe servir para obtener el fin.

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Jerarquía de la EDT
Nivel

Proyecto
1

2
Producto a entregar

Subproducto a entregar
4

Subproducto más pequeño a entregar

5

Cuenta de costo

Paquete de trabajo

8
Ventajas de la EDT
Facilita la Evaluación de los costos, tiempo y desempeño

Permite la estimación de costos y tiempo

Es un marco de referencia para rastrear costos y desempeño

Integra el trabajo con la organización

Permite agrupar costos y medir el desempeño de las unidades organizacionales y los logros

Ayuda a identificar los canales de comunicación

Presenta el trabajo y las unidades organizacionales responsables

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Revisión del Paquete de trabajo
Que se debe
Identifica los hacer
puntos de
monitoreo

Cuanto dura
la ejecución

Quien es el
responsable

Determina
el costo

Cuantos
recursos se
necesitan

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4. Integración de la EDT a la Organización
• Relaciona las áreas de la organización responsables de realizar el
trabajo EDO
• La EDT proporciona:
• Una referencia para evaluar el desempeño del área organizacional
• Identifica las áreas de la organización con los paquetes de trabajo
• Relaciona las áreas de la organización con las cuentas del control de costos

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Integración EDT con la EDO
ÁREA ORGANIZACIÓN PAQUETE TRABAJO 1 PAQUETE TRABAJO 2 PAQUETE TRABAJO 3 PAQUETE TRABAJO 4

Diseño Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo

Producción Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo

Pruebas Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo

Compras Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo Cuenta Costo

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5. Codificación de la EDT
Sirve para definir e identificar:

●
Los elementos de la EDT
●
Los elementos de la organización
●
Los paquetes de trabajo
●
La información sobre costos y presupuesto

Consolidación de reportes

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Ejemplo de Codificación de la EDT

1.0

1.1 1.2

1.1.1 1.1.2 1.2.1

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Estructura de Desglose del Proceso EDP
• Reemplaza la EDT en los proyectos donde el entregable es resultado
de un proceso
• Cada etapa provee los insumos para la siguiente etapa
• Hay listas de verificación para el visto bueno de las etapas
• Productos necesarios
• Puntos de verificación de la calidad
• Aprobación de los interesados

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Organización de una EDP
Proyecto

Proyecto
Nivel 1
Principales etapas

Nivel 2
Actividades

Etapa 1 Etapa 2
Nivel 3
Actividades

16
Matriz de Responsabilidad MR
En proyectos pequeños reemplaza a la EDT/EDO

En proyectos grandes sirve para aclarar responsabilidades en

subprocesos o etapas

Es un método para determinar

●
responsabilidades
●
Autoridad
●
Canales de comunicación

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Matriz de Responsabilidades por equipo del
Proyecto TAREA MIEMBRO 1 MIEMBRO 2 MIEMBRO 3
Tarea 1 R A A

Tarea 2 NA NA R

Tarea x A R A

….

Tarea n R A A

R: Responsable
A; Apoyo
NA: No participa

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Matriz de Responsabilidades por Área
OrganizacionalTAREA ÁREA1 ÁREA 2 ÁREA 3
Tarea 1 1 2 5

Tarea 2 5 1 2

Tarea x 3 1 4

….

Tarea n 2 5 1

1 Responsable
2 Apoyo
3 Consulta
4 Notificación
5 Aprobación
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Plan de Comunicaciones
Insumos:

●
Entregables
●
Tareas

Mitiga los problemas del proyecto

Dirigido a:

●
Clientes
●
Miembros del equipo
●
Otros interesados

Preguntas que resuelve el Plan de Comunicaciones

●
¿Qué información hay que recopilar?
●
¿Quién debe recaudar la información?
●
¿Quién recibe la información?
●
¿Cómo recauda y almacena la información?
●
¿Cuáles so las restricciones de acceso a la información?
●
¿Cuándo se comunicara la información?
●
¿Qué canales de comunicación se usaran?

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Pasos para un Plan de Comunicaciones

Canales para
Identificació Necesidades la Responsabili
Fuentes de
n de de divulgación dad y
información
interesados información de la oportunidad
información

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Matriz del Plan de Comunicaciones
Que Publico
Periodicidad Canal Proveedor
Información Objetivo

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